徐鴻飛 汪躍春 胡 敏 （金陵科技學(xué)院圖書館 江蘇 南京 210038）

我國高校圖書館館舍面積已經(jīng)從數(shù)千平方米發(fā)展到數(shù)萬平方米，館藏數(shù)量從數(shù)十萬冊（件）發(fā)展到數(shù)百萬冊（件），在這種情況下如果圖書館書庫仍用以前的經(jīng)驗式管理是難以駕馭的，必然導(dǎo)致人力與物力的浪費，這也是目前許多圖書館書庫管理工作量大、人員管理跟不上、書庫亂的重要原因。尤其是在書庫搬遷與大范圍倒架時，以前書庫小、圖書少，圖書館工作人員可以憑經(jīng)驗，而目前動輒一個書庫數(shù)十萬冊圖書，想憑經(jīng)驗控制好是不可能的。根據(jù)2005年金陵科技學(xué)院（以下簡稱我校）江寧校區(qū)臨時圖書館搬遷和2007年我校江寧新館搬遷的兩次經(jīng)驗教訓(xùn)，在2012年我校幕府校區(qū)圖書館組織新館搬遷時，面對當時經(jīng)過多次搬遷，打包的圖書順序已經(jīng)無法理清的情況，幕府校區(qū)新館不得不考慮對書庫架位進行更為精確的定量控制。實踐證明，通過利用入藏圖書書目順序表對書架進行定量控制，不僅在搬遷時省事省力，且經(jīng)過兩年后書庫內(nèi)書架仍然疏密有度，無需任何調(diào)整，有效降低了工作人員的勞動負荷。筆者認為有必要對這一經(jīng)驗進行總結(jié)，以供同行參考指正。

1 具體步驟

1.1 管理系統(tǒng)內(nèi)建庫與圖書調(diào)撥

根據(jù)我校幕府校區(qū)新館內(nèi)部結(jié)構(gòu)與原來館藏結(jié)構(gòu)布局，幕府校區(qū)新館將原幕府校區(qū)圖書館的社科書庫、自科書庫、文藝書庫合并，再將2003年原金陵職業(yè)大學(xué)與南京農(nóng)業(yè)?？茖W(xué)校合并前的圖書及并校后的經(jīng)濟類（F類）圖書調(diào)撥到新館基藏書庫（二線書庫），2003年并校后的其他圖書（除經(jīng)濟類圖書）調(diào)撥到新館流通書庫（一線書庫）。另根據(jù)總體安排，我校從江寧校區(qū)圖書館調(diào)撥約兩萬冊圖書到幕府校區(qū)新館流通書庫，將原曉莊校區(qū)臨時圖書館內(nèi)的圖書調(diào)撥到幕府校區(qū)新館流通書庫，將原幕府校區(qū)教師資料室的圖書調(diào)撥到幕府校區(qū)新館的工具書書庫。這樣，幕府校區(qū)新館流通書庫的圖書有三個不同的來源。

1.2 書目數(shù)據(jù)提取與處理

在圖書館書刊管理系統(tǒng)（我校圖書館使用的書刊管理系統(tǒng)是匯文管理系統(tǒng)）內(nèi)完成圖書調(diào)撥之后，筆者利用書刊管理系統(tǒng)中統(tǒng)計模塊的館藏清點功能，分別將三個不同館藏地的書目以種清點，再以Excel格式導(dǎo)出。為了便于表格的操作，筆者盡可能縮小文件大小，將導(dǎo)出的表格中不需要的項刪除，僅保留索書號、書名與冊數(shù)三項，處理完成后保存?zhèn)溆谩?/p>

圖書館館藏機讀目錄或多或少存在一些問題，如機讀目錄中905字段標識的索書號不全或無905字段，這時導(dǎo)出的表格中就會出現(xiàn)索書號不全或缺少索書號的情況。為了達到數(shù)據(jù)的完整性，筆者以索書號排序，即可集中表格中缺少索書號的記錄，再以書名為關(guān)鍵詞通過圖書館檢索系統(tǒng)分別檢索，補齊相應(yīng)的索書號。

1.3 書目數(shù)據(jù)的排序

書目數(shù)據(jù)的排序是決定本次架位定量控制的關(guān)鍵，書目數(shù)據(jù)在Excel表格中是無法直接以索書號準確排序的。因此，筆者采用了如下的方法處理：以索書號“TU723.3-44/N13:5”為例，第一步將索書號中的分類號（TU723.3-44）與種次號（N13:5）分開，第二步將分類號的主分類號（TU723.3）與復(fù)分號（44）之間的分隔符“-”轉(zhuǎn)化為空格，第三步將種次號中的卷冊號（5）分開，第四步將種次號與卷冊號中帶有“=”的版本或版次號刪除，第五步將種次號前綴“N”刪除，第六步將處理好的種次號與卷冊號從文本格式轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式。具體的操作方法如下。

第一步，假設(shè)表格中A列為索書號，A1為第一個索書號，B、C列分別為書名與冊數(shù)，筆者在D1中鍵入宏命令''=LEFT(A1,SEARCH("/",A1)-1)''，讀取分隔符“/”前的分類號，在E1中鍵入宏命令“=IF(ISERR(RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(''▲'',SUBSTITUTE(A1,''/'',''▲",LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,''/'','' '')))))),'''',RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(''▲'',SUBSTITUTE(A1,''/'',''▲'',LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,''/'','' ''))))))”，讀取分隔符“/”后的種次號，用拖動功能完成全部操作，再選中這時表格中的D、E兩列復(fù)制，選擇數(shù)值粘貼到右邊空白列內(nèi)，再刪除原來的兩列，這樣第一步操作完成了。這時表格中粘貼到右邊空白列的兩列仍為D、E列，分別為分類號與種次號。

第二步，筆者先選中分類號這一列（D列），利用查找與替換功能，在查找框內(nèi)輸入分隔符“-”，在替換框內(nèi)輸入空格，點擊“全部替換”即完成操作。

第三步，由于不是所有的種次號中都含有卷冊號，上文中的第一條宏命令使用時找不到分隔符“:”就讀不出種次號，因此筆者不能先用上文中的第一條宏命令，只能先用上文中的第二條宏命令。筆者在表格F1中鍵入第二條宏命令，鍵入時將宏命令中的“A1”改為“E1”、“/”改為“:”，并使用拖動功能完成操作，通過復(fù)制、選擇數(shù)值粘貼，再將原來列刪除；選中表格以F列降序排序，使得含有卷冊號的記錄連續(xù)排列于表格的上部；在G1中鍵入上文的第一條宏命令，同樣將宏命令中的“A1”改為“E1”、“/”改為“:”，通過拖動功能完成含有卷冊號記錄的全部操作；同樣，通過復(fù)制、選擇數(shù)值粘貼，再將原來列刪除；將E列中不含卷冊號的種次號通過復(fù)制粘貼到該列的后部即完成操作。

分類號是以文本方式排序，而種次號是以數(shù)字方式排序，當種次號中含有版本或版次號時，無法轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，需將其刪除。具體方法為：首先，選中種次號列（G列），使用查找功能，輸入“=2”，點擊“替換”，在替換框內(nèi)不輸入任何內(nèi)容，點擊“全部替換”；再在查找框內(nèi)輸入“=3”、“=4”等，重復(fù)操作；完成后，再將查找框內(nèi)輸入“N”，點擊“全部替換”。這樣就完成了第四步與第五步操作，這時不含有其他符號的種次號就自然轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式。筆者選中全表格，以G列降序排列，少量含其他符號的表格（如有的種次號后含有小括號等）仍為文本格式，排列在表格前部，也有少量的含有“-”等符號的表格會轉(zhuǎn)化為日期等其他格式，排列在表格的最后。筆者通過手工加以修正，使其全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式。但這時卷冊號仍為文本格式，使用鼠標選中該列，通過復(fù)制和選擇性粘貼中的運算“加”來實現(xiàn)轉(zhuǎn)換，這樣就完成了第六步操作。

這里需要說明的是筆者刪除了版本或版次號是不會影響排序的，即使將其保留在Excel中也無法實現(xiàn)涉及4個條件的排序。因為在分類號中標志了版本或版次號不等于圖書館就有各種不同的版本或版次，在同一書庫內(nèi)也不一定有，即使同一書庫中有，它們也已經(jīng)排號在一起，在架位分割時也不一定有影響，如確實有個別需要調(diào)整的通過手工就可調(diào)整。

完成上述操作后就可以實現(xiàn)排序了，筆者以主關(guān)鍵詞“分類號”、次關(guān)鍵詞“種次號”、第三關(guān)鍵詞“卷冊號”升序排列，即完成了排序工作。

1.4 統(tǒng)計與圖書架位的定量控制

筆者以我校幕府校區(qū)新館的流通書庫為例說明統(tǒng)計與圖書架位定量控制的具體方法。

第一步，統(tǒng)計圖書與書架數(shù)量。筆者根據(jù)上文中已經(jīng)完成排序的表格統(tǒng)計各類圖書的冊數(shù)（m），統(tǒng)計結(jié)果如表1所示。筆者再統(tǒng)計新館流通書庫的書架數(shù)，書庫使用的是六層雙面書架，每排13節(jié)，共34排，中間有4根柱子占4節(jié)書架，因此共438節(jié)，如將每節(jié)書架的一面稱為一列書架，即有876列書架?？紤]到實際排架中在一列內(nèi)移動圖書較為方便，如果細分到每列的每一層將增加圖書架位控制的工作量，得不償失。因此，筆者對圖書架位定量控制到每一列書架。

第二步，確定每列書架的合理滿架數(shù)（a）。所謂合理滿架數(shù)是指流通書庫在方便工作人員經(jīng)常性上書、整架及讀者借閱基礎(chǔ)上確定的滿架排放圖書數(shù)量。例如，郝朝軍認為，開架書庫的書架擺放的圖書每格應(yīng)不超過4/5，這是為了取放書留有空間，便于整架，防止人為破損，從而提高藏書使用壽命[1]。同時考慮到流通書庫的特點，為了更加方便讀者和盡可能地降低工作人員的工作量，筆者確定頂層書架不用，底層書架備用。在此基礎(chǔ)上再考慮不同類別圖書的厚薄來確定每列書架的合理滿架數(shù)。筆者根據(jù)我校幕府校區(qū)新館的實際館藏進行了抽樣統(tǒng)計，結(jié)果表明工業(yè)類（T類，尤其是TP類與TU類）、藝術(shù)類（J類）圖書與其他類別圖書有明顯的差異。對于有效寬約85cm的六層書架，在不計最上與最下兩層后，每列書架的合理滿架數(shù)為工業(yè)類圖書約160冊，其他類圖書約180冊。藝術(shù)類圖書統(tǒng)計結(jié)果顯示雖然比其他類別的圖書更薄一些，但藝術(shù)類中比較薄的圖書主要為字帖與畫冊，這類圖書有相當一部分開本較大，需要橫放在書架上，因此其合理滿架數(shù)也約為180冊。

第三步，根據(jù)合理滿架數(shù)計算現(xiàn)有各類圖書所需要的書架數(shù)（b）及總和（∑bi），計算結(jié)果如表1所示。

第四步，確定各類圖書的發(fā)展系數(shù)（x）。一般來說，圖書館的圖書采購都有一定的連續(xù)性，如果沒有任何因素的變化，即今后入藏的圖書與現(xiàn)有館藏所需的架位比例是一致的，則發(fā)展系數(shù)x=1。但如果讀者群體等因素發(fā)生變化，則圖書采購策略也會發(fā)生相應(yīng)的變化，發(fā)展系數(shù)就應(yīng)適當調(diào)整。同時筆者也要考慮到書庫的長遠發(fā)展，根據(jù)圖書不同的老化速度進行適當調(diào)整。對于老化較快的圖書可適當降低發(fā)展系數(shù)，因為老化較快的圖書，其剔舊也比較快。綜合上述兩個因素，結(jié)合我校幕府校區(qū)新館讀者的具體情況，筆者作如表1中所示的調(diào)整。因為我校幕府校區(qū)新館目前已經(jīng)沒有經(jīng)濟類專業(yè)的讀者，以及經(jīng)濟類圖書的老化周期較短（2008年汪躍春對該校區(qū)圖書館圖書老化進行過統(tǒng)計分析[2]），所以筆者將F類圖書的發(fā)展系數(shù)定為0.5；考慮到S類圖書的老化周期較長，且該校區(qū)有兩個農(nóng)業(yè)類學(xué)院，讀者較多，將S類圖書的發(fā)展系數(shù)定為1.3；而工業(yè)類圖書主要為TP類與TU類，TP類老化較快，而TU類老化較慢，因此T類圖書總體上不作調(diào)整，只是在T類內(nèi)部對這兩類圖書作相對調(diào)整。

第五步，計算各類圖書的書架列數(shù)(r)。具體計算方法為:

（l表示書庫中總的書架列數(shù)，x是發(fā)展系數(shù)，b是現(xiàn)有各類圖書所需要的書架數(shù)）

計算結(jié)果如表1所示。

第六步，計算各類圖書的每列書架平均圖書排放量（s）。計算方法為：

（m是各類圖書的冊數(shù)）

計算結(jié)果如表1所示。此時筆者就完成了圖書架位理論上的定量控制，并為每列書架確定起止索書號提供依據(jù)。

第七步，確定每列書架的起止索書號。具體操作依據(jù)表1中的計算結(jié)果，通過手工的方式在上文中已經(jīng)排序好的表格內(nèi)進行。筆者分割書架時結(jié)合分割過程中的具體情況，依據(jù)各類圖書的每列書架的平均排書量（s），同一分類號圖書跨架量較少時（小于10冊圖書），將其歸在上列書架內(nèi)，盡可能避免同一分類號圖書跨架排放，以便于今后圖書的上架與整架，同時在計算下一列書架時在平均排書量（s）的基礎(chǔ)上減去這一數(shù)量再計算，保證分割結(jié)果與表1中計算結(jié)果一致。筆者一邊計算分割，一邊將每列書架計算獲得的截止索書號按順序復(fù)制到另一表格內(nèi)，分割完成后就獲得了各列書架圖書排列的截止號，再以上列圖書的截止號作為一列書架的起始號，第一列書架的起始號為表格中的第一種圖書的索書號，這樣就得到了各列書架圖書排列的起止索書號，分割結(jié)果如表2所示。

表1 各類圖書統(tǒng)計與書架分割結(jié)果

表2 各列書架調(diào)整前后索書號分割結(jié)果

第八步，索書號分割調(diào)整。調(diào)整的目的是為了在書庫達到合理滿架前減少倒架，并針對少量同一分類號下圖書數(shù)量較大的類別進行調(diào)整。具體操作是根據(jù)表2中調(diào)整前的起止號來判斷，筆者對同一分類號圖書占有兩列以上的書架進行調(diào)整，使其除了實際排架的最后一列外，前面每列書架均以最大的合理滿架數(shù)（a）來確定，如表2中B821-49圖書都作了調(diào)整。調(diào)整后如出現(xiàn)整列空架的情況，下一列的起始號取該列中排列的第一個索書號。排架時筆者對起始號與截止號的理解為：第一列書架與前一列為空架的書架排列圖書時包含起始號與截止號圖書，其余列排列的是起始號后（不含起始號）到截止號（含截止號）的圖書。

第九步，筆者將調(diào)整后的各列書架的起止號制成標識，分帖到對應(yīng)書架的每一列，同時在每排書架橫頭也帖上該排書架各列的起止號。至此書架的定量控制全部完成。

2 圖書搬遷

仍以我校幕府校區(qū)新館流通書庫為例，由于其圖書來源于三處，所以工作人員首先搬運來源于原曉莊校區(qū)臨時圖書館的圖書，這一處圖書量最多，約5萬余冊，除文學(xué)類沒有順序外，其他類整包圖書都是連號的；其次搬運原幕府校區(qū)圖書館2003年并校后的圖書，這類圖書因進行了磁條改造，基本上沒有順序，約有4萬冊；最后搬運江寧校區(qū)調(diào)撥的約2萬冊圖書，基本上也沒有順序。負責上架的人員為幕府校區(qū)10名工作人員與20名勤工助學(xué)的學(xué)生（利用課余時間），分為10個小組，每個小組負責一定類號范圍內(nèi)的圖書上架。這樣當搬運工將圖書搬運到書庫后，各小組領(lǐng)取自己負責的圖書，在書車上按順序排列，再按順序?qū)D書上架到所在的書架上。除了第一處圖書基本在一列或相鄰的兩列書架上，后兩處圖書與平時圖書上架一樣。整個書庫上架排列整齊用了約一周的時間就完成了，可以說十分的順利。

3 效果評述

筆者在查閱相關(guān)圖書搬遷與書架控制方法后認為，圖書架位控制大致可分為三種類型。第一種是以張思輝2005年介紹的以實際搬遷圖書的長度控制書架為代表，將各類圖書的長度通過固定長度的捆來計算書架的實際需求，再將多余的書架根據(jù)圖書增長情況分配到各個類別[3]。這是一種傳統(tǒng)的圖書館搬遷方法，需要通過搬遷前的周密準備、搬遷過程的周密安排、上架時的細致檢查來保證工作的順利完成，其在傳統(tǒng)圖書館搬遷中不失為一種有效的方式。但這種搬遷方式顯然沒有發(fā)揮出現(xiàn)代圖書館各種書刊管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，如架位預(yù)留上沒有細化，而是將各大類圖書預(yù)留架位集中放在這類書的后面，即使架位預(yù)留是合理的，隨著圖書的增加，各類圖書也要不斷地向后倒架，再如外借圖書被忽視等。第二種是鄧友誠2010年介紹的以入藏圖書的長度控制書架為代表[4]。其與第一種方法的區(qū)別在于通過書刊管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能統(tǒng)計出了入藏圖書總量，并能通過對實際圖書的長度測量計算平均值的方法推算出入藏圖書的總長度，利用統(tǒng)計功能測算圖書的增長，并在架位控制時細化到了二級類目。顯然第二種方式比第一種方式在架位控制方面更為精確，但與第一種方式相比操作更為復(fù)雜，工作量龐大。且在實際圖書上架時仍然無法控制外借圖書，而高校圖書館的圖書借閱往往都有集中性，如在外語等級考試前圖書館有關(guān)外語等級考試的圖書就會出現(xiàn)集中外借，考試結(jié)束后會出現(xiàn)集中歸還。如不能準確預(yù)測，集中歸還時很容易出現(xiàn)爆架現(xiàn)象。第三種類型是嚴永康2008年介紹的利用書目館藏分類分布統(tǒng)計程序完成對館藏地書架分割的方法[5]。這種方式是完全通過圖書館書刊管理系統(tǒng)提供的書目館藏分類分布統(tǒng)計功能來實現(xiàn)圖書架位的控制，通過對類目的層層細化，最終到具體類目下2～3列書架。這種方式從理論上似乎可行，但在實際中仍有一定數(shù)量的類目即使細分到最后一級類目，其數(shù)量也遠遠超過2～3列書架。例如，我校幕府校區(qū)新館流通書庫中I247.5類目下有6 800余冊圖書，占用書架52列，表2中B821-49類目下有1 300余冊圖書，占用10列書架。上述三種圖書架位的控制方式盡管在形式上有所區(qū)別，但其本質(zhì)并沒有變化，都是將書架以列或?qū)訛閱挝挥嬎愀黝悎D書的書架數(shù)量，只是圖書類目細化層次有所區(qū)別。其共同的問題是圖書上架時必須先有順序，對外借圖書無法真正控制，對預(yù)留的書架無法精準分配。而我校的本次實踐是參照入藏圖書的書目順序表對書架進行控制，以索書號為基本單位確定每列書架的起止索書號，這有效解決了上述問題。

在公開發(fā)表的文獻中，第一個介紹使用入藏圖書書目順序表對書架進行控制的是2012年徐敏的《館藏紙質(zhì)圖書架位合理測算實踐——以中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館為例》一文[6]。使用入藏圖書書目順序表對書架進行控制的關(guān)鍵是取得一份以索書號為順序準確排列的書目表，這是目前各書刊管理系統(tǒng)無法直接生成的，徐敏的文章中是采用人工手段分開分類號與種次號實現(xiàn)的，這對于大型圖書館來說并不實用，但在現(xiàn)代信息技術(shù)面前這顯然不是問題。本文是通過編輯了兩句宏命令來實現(xiàn)的，這樣就使得這種方式有了實用價值。在按架位分割書目時，筆者也采用了與該文論述的不同方式。該文是通過編程的方式進行機械分割，本文是采用人工分割的方式，這是因為在總體控制的原則下，人工分割可以讓同一分類號圖書有少量跨列時不跨列，讓同一分類號的圖書較多時，以合理滿架數(shù)分割，將空架集中到該分類號圖書的尾部，如本次實踐中我校幕府校區(qū)圖書館的流通書庫中I247.5類目圖書上架完畢后空出了13列書架，這樣新書入庫后可直接排在后面的空架上，不需要經(jīng)常性地倒架。

本文在計算一線書庫的合理滿架數(shù)時，采用了六層書架的頂層不用、底層備用的方式。80%以上的借閱量都是集中在一線書庫，該書庫也是讀者借閱與圖書館工作人員上架、整架集中的書庫。筆者在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，頂層書架在使用中對于許多身高不高的讀者十分不便，同時在借閱時更易于造成亂架，圖書館工作人員又大都是女同志，力氣小，身材也不高，每次頂層上書整架時都要使用梯子或凳子來完成。因此，使用頂層書架后，在相同情況下書庫的工作量明顯增加。經(jīng)過兩年的工作實踐，我校幕府校區(qū)圖書館流通書庫由于采用了頂層不用的方式，再加上架位預(yù)留到了每個類號，同種圖書數(shù)量較多的又作了調(diào)整，使得預(yù)留的架位集中在該種圖書架位的后面虛位以待，不需要經(jīng)常性地倒架，有效降低了工作人員的工作量，保證了流閱一體的書庫在人力與管理上并沒有采取特別措施的情況下始終能讓書架排列準確、整齊。

4 結(jié) 語

本次實踐的關(guān)鍵是具有以索書號排序的入藏圖書書目表，本文對排序的過程進行了詳述，使得圖書館工作人員只要對Excel具備一定的操作能力就能完成書目的排序；如果通過館藏清點出的書目大于6萬條時，則不能直接以Excel格式導(dǎo)出，應(yīng)當先以數(shù)據(jù)庫格式導(dǎo)出，再以大類分解成兩個或兩個以上的表格處理。并且，統(tǒng)計圖書長度與每冊圖書的平均厚度與直接抽樣統(tǒng)計每層書架平均排放圖書數(shù)量在理論上是一致的。因此，本次實踐的方法完全可以用來指導(dǎo)圖書館的倒架工作。

[1]郝朝軍. 架位預(yù)留技術(shù)是圖書館藏書搬遷的核心技術(shù)[J]. 圖書館建設(shè), 2007(6):125-126.

[2]汪躍春. 館藏圖書老化規(guī)律的實證及應(yīng)用[J]. 情報雜志, 2009(3):50-53.

[3]張思輝. 如何規(guī)劃與組織大型圖書館的藏書搬遷[J]. 圖書館建設(shè), 2005(4):104-106.

[4]鄧友誠. 書庫調(diào)整之解決方案:以重慶師范大學(xué)圖書館為例[J].大學(xué)圖書館學(xué)報, 2010(4):45-50.

[5]嚴永康. 館藏文獻架位測算中的統(tǒng)計應(yīng)用策略[J]. 圖書館建設(shè),2008(9):111-112.

[6]徐 敏. 館藏紙質(zhì)圖書架位合理測算實踐:以中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館為例[J]. 大學(xué)圖書情報學(xué)刊, 2012(2):56-58,79.