李立鵬

（漳州城市職業(yè)學院，福建 漳州 363000）

會計電算化ERP軟件應(yīng)用再探討
——以用友U8版為例

李立鵬

（漳州城市職業(yè)學院，福建 漳州 363000）

財務(wù)軟件的開發(fā)，是以系統(tǒng)的通用性和普適性為出發(fā)點。系統(tǒng)提供了一系列設(shè)置功能，既能滿足企業(yè)一般性賬務(wù)處理和財務(wù)管理，也能滿足不同行業(yè)企業(yè)個性化需求設(shè)置。財務(wù)軟件使用者應(yīng)對軟件加以探究和分析，盡可能發(fā)揮軟件最大效用來滿足管理的需要。

會計電算化；ERP財務(wù)軟件；預(yù)算控制；備查核算

2014年6-7月筆者有幸參加教育部國培計劃——浙江會計專業(yè)項目培訓。該項目培訓在國家示范性高職院?！獪刂萋殬I(yè)技術(shù)學院舉行。培訓內(nèi)容是會計綜合實訓，強調(diào)手工賬處理和電算化并行，從起草財務(wù)制度開始，開設(shè)手工賬簿，填制原始憑證和記賬憑證、登記賬簿、編制會計報表，同時，使用用友U8財務(wù)軟件完成折舊表計算、成本計算，利用總賬系統(tǒng)完成預(yù)算控制以及財務(wù)人員、部門、會計科目、項目、金額的授權(quán)控制。筆者在研學過程中，與培訓專家深入探討了預(yù)算自動控制、備查核算等財務(wù)軟件應(yīng)用的幾個專題，受益匪淺?，F(xiàn)梳理成文，以期對會計信息化教學和軟件實際應(yīng)用有所幫助。

1　探究預(yù)算控制

假設(shè)某企業(yè)使用用友ERP財務(wù)軟件進行會計電算化，在賬務(wù)處理中要實現(xiàn)如下預(yù)算控制:銷售科和采購科除工資以外的月費用計劃額度分別為15萬元和18萬元，要求能夠隨時提供銷售科和采購科經(jīng)費使用情況，不允許超計劃報銷。

下面以用友U8為例演示合計電算化環(huán)境下部門預(yù)算控制的設(shè)置及賬務(wù)處理。

第一步:增加“計劃支出”會計科目并增加項目大類

在會計科目的成本類（或資產(chǎn)類）增加“計劃支出—預(yù)算總額”和“計劃支出—預(yù)算明細”，同時設(shè)置成“項目核算”。然后在項目目錄增加一個“預(yù)算”的項目大類，把“預(yù)算明細”選作“預(yù)算大類”的核算科目，并在項目目錄里面增加101銷售科和102采購科。

第二步:財務(wù)分析

（1）業(yè)務(wù)→財務(wù)會計→財務(wù)分析→系統(tǒng)菜單→基礎(chǔ)設(shè)置→預(yù)算初始→預(yù)算類型:選擇“精細預(yù)算”。

（2）預(yù)算數(shù)→項目預(yù)算，做項目預(yù)算設(shè)置（見圖1） 。

（3）編制項目預(yù)算數(shù)，錄入部門預(yù)算金額（見圖2） 。

圖1　項目預(yù)算設(shè)置

圖2　編制項目預(yù)算數(shù)

第三步:設(shè)置部門預(yù)算控制

業(yè)務(wù)→財務(wù)會計→總賬→設(shè)置→選項→憑證:不勾選“超預(yù)算允許保存”選項，勾選“預(yù)算控制”選項（此處預(yù)算類型默認“精細型預(yù)算控制”）（見圖3）。

圖3　設(shè)置部門預(yù)算控制

第四步:業(yè)務(wù)處理

（1）當經(jīng)費下達時，填制一張反映下達部門預(yù)算總額的憑證

（2）相關(guān)后續(xù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，凡是涉及預(yù)算控制部門的費用，在做正常費用支出的同時，做一筆計劃支出的分錄，即借記:銷售費用等，貸記銀行存款等；借記:計劃支出——預(yù)算總額，貸記計劃支出——預(yù)算明細。

假如一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù):支付產(chǎn)品廣告費20萬元。當錄入憑證，“計劃支出——預(yù)算明細”科目錄入20萬元（超過預(yù)算額度15萬元）時，系統(tǒng)就會自動提示超預(yù)算數(shù)（見圖4），憑證將不能成功錄入，這對操作者（制單人）是一個警示，從而對部門經(jīng)費進行有效的控制。

圖4　超預(yù)算數(shù)自動提示

2　探究備查核算

以本次國培項目里相關(guān)業(yè)務(wù)為例。針對“主營業(yè)務(wù)收入”等會計科目設(shè)置項目核算（華泰A、B型機床，奔騰電路板），填制憑證時只能填寫金額，而不能體現(xiàn)單位數(shù)量等信息的缺憾，我們可以探索同時再設(shè)置華泰A、B型機床的備查賬。具體步驟如下。

首先，打開自定義表結(jié)構(gòu)界面→增行；然后依次增加產(chǎn)品名稱、單位、數(shù)量、單價、金額等；接著進入設(shè)置→基礎(chǔ)檔案→財務(wù)→備查科目設(shè)置→選擇科目“主營業(yè)務(wù)收入”；然后把產(chǎn)品名稱、單位、數(shù)量、單價、金額選到右邊確定為已選項目；最后，以實訓材料里“2014年1月16日，向四川綿陽機械廠銷售A、B機床”的業(yè)務(wù)為例填制記賬憑證。因為之前已將“主營業(yè)務(wù)收入”科目設(shè)置為項目核算，憑證錄到“主營業(yè)務(wù)收入”時系統(tǒng)會要求輔助項錄入，選擇“華泰A型機床”，再進入“輔助明細”錄入金額。

此時，點擊此填制憑證界面的“備查”，增加相關(guān)備查資料信息（見圖5）。

圖5　科目備查資料

至此，該業(yè)務(wù)的憑證錄入完成（見圖6）。只要把光標放在金額欄972 000，憑證的下面?zhèn)渥诰蜁崾卷椖繛槿A泰A型機床。另外，我們點擊上面的“備查”，關(guān)于“主營業(yè)務(wù)收入”科目的備查資料——華泰A型機床的產(chǎn)品名稱、單位、數(shù)量、單價、金額等信息就都可方便查詢到。華泰B型機床等信息同理可得。

圖6　記賬憑證錄入

3　結(jié)　論

其一，針對用友 U8 軟件“財務(wù)分析”模塊中的“部門預(yù)算”不能區(qū)分經(jīng)費項目、“項目預(yù)算”不能區(qū)分部門的問題，如果探究利用用友ERP財務(wù)軟件將“項目”與“部門”內(nèi)容有機銜接，那么預(yù)算控制的自動化問題就能迎刃而解。對偏離計劃定額的情況，可給財務(wù)人員予以警示，從而防止錯誤和舞弊的產(chǎn)生，保證數(shù)據(jù)處理、預(yù)算制度的可靠性。

其二，財務(wù)軟件的開發(fā)，是以系統(tǒng)的通用性和普適性為出發(fā)點。系統(tǒng)提供了一系列自定義設(shè)置功能，既能滿足不同行業(yè)企業(yè)一般性賬務(wù)處理和財務(wù)管理的要求，也能滿足不同行業(yè)企業(yè)的個性化需求。財務(wù)軟件使用者對此加以探究和分析，可以發(fā)揮軟件最大效用來滿足管理的需要。

主要參考文獻

［1］王新玲，陳利霞，王晨.用友ERP財務(wù)管理系統(tǒng)實驗教程［M］.北京：清華大學出版社，2013.

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［4］羅邦清.淺議加強財務(wù)電算化管理的思考［J］.商業(yè)經(jīng)濟，2009（13）.

［5］周元花.財務(wù)軟件中的主要自定義設(shè)置功能分析［J］.襄陽職業(yè)技術(shù)學院學報，2014（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.029

F232

A

1673-0194（2015）04-0036-02

2015-01-13

福建省教育廳社會科學研究課題（JB11516S）；漳州城市職業(yè)學院教改研究課題（yjy201203）；漳州城市職業(yè)學院人才集聚工程“青年優(yōu)才”培養(yǎng)資助項目。

李立鵬（1975-），女，福建漳州人，漳州城市職業(yè)學院經(jīng)濟管理系講師，經(jīng)濟學碩士，主要研究方向:會計信息化、財務(wù)管理教學。