王喜梅

摘 要：針對(duì)目前科技項(xiàng)目管理過程中存在的管理結(jié)構(gòu)不合理、信息分析和綜合能力較弱、動(dòng)態(tài)管理不規(guī)范等問題，提出了科技管理機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)和功能改革的探索性建議，應(yīng)將科研項(xiàng)目管理辦公室按項(xiàng)目執(zhí)行過程設(shè)置，并采用信息管理手段，實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目過程管理的精細(xì)化、自動(dòng)化和規(guī)范化，從而保證科技管理檔案完整性和系統(tǒng)性，提高科技管理的效率。

關(guān)鍵詞：科研經(jīng)費(fèi)；過程管理；項(xiàng)目管理；機(jī)構(gòu)改革

中圖分類號(hào)：G31 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.18.003

自《國(guó)家中長(zhǎng)期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要（2006—2020年）》實(shí)施以來，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)科技的要求不斷提高，政府不斷加大對(duì)科技創(chuàng)新的投入力度，財(cái)政科技撥款繼續(xù)保持高速增長(zhǎng)。據(jù)全國(guó)科技經(jīng)費(fèi)投入統(tǒng)計(jì)公報(bào)數(shù)據(jù)顯示，2006年國(guó)家財(cái)政科技撥款1 688.5億元，到2013年達(dá)到了6 184.9億元，這為科技事業(yè)的發(fā)展提供了有力支撐。以中山大學(xué)理工科為例，其科研經(jīng)費(fèi)從2006年的2億元提高到了2013年的7億元。目前，高校的管理模式已無法適應(yīng)龐大的項(xiàng)目管理要求，各高校紛紛成立科研院，并采取了大布置，但多數(shù)高校的科研院布置徒有虛名，實(shí)際的管理結(jié)構(gòu)和功能與以往的科研處沒有太大變化，管理過程中存在諸多問題。

針對(duì)上述問題，本文分析了科技管理機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)和功能，并提出了改革建議，以達(dá)到提高科技管理效率的目的。

1 管理過程中存在的問題

1.1 重申報(bào)輕管理

課題獲資助的情況被視為衡量高校綜合實(shí)力、科學(xué)研究能力和科學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，各大高校歷來重視科研課題的申請(qǐng)。項(xiàng)目過程管理制度的實(shí)際執(zhí)行效率不高，影響了科技成果的產(chǎn)出。

1.2 項(xiàng)目分類管理不合理

傳統(tǒng)的科技管理主要按項(xiàng)目主管單位和項(xiàng)目性質(zhì)分類管理，一般分成基礎(chǔ)研究、計(jì)劃項(xiàng)目和產(chǎn)學(xué)研等。由于項(xiàng)目類別越來越多，項(xiàng)目過程管理的重要環(huán)節(jié)完全由各類項(xiàng)目管理人員憑經(jīng)驗(yàn)設(shè)定，但管理人員的素質(zhì)參差不齊，很難使資源管理最優(yōu)化。項(xiàng)目管理過程中產(chǎn)生的各類文檔被分散存儲(chǔ)在各個(gè)科研管理人員的辦公電腦中，難以充分共享。因此，項(xiàng)目管理資料會(huì)受到人為因素的影響，甚至有的重要項(xiàng)目文檔會(huì)因某些科研人員的職位變遷或流動(dòng)而丟失，影響了工作的延續(xù)性。

1.3 項(xiàng)目管理程序煩瑣

在項(xiàng)目申報(bào)和管理過程中，因處室不同或具體管理人員不同，都會(huì)造成管理要求的不同，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)來自同一上級(jí)主管部門的工作通知因內(nèi)容涉及面廣而由不同的業(yè)務(wù)處室分別發(fā)給二級(jí)單位，導(dǎo)致二級(jí)單位和科研教師應(yīng)接不暇；有的工作因?yàn)樯婕肮芾斫徊?，衍生出各種名目的審核手續(xù)，導(dǎo)致簡(jiǎn)單的事變得復(fù)雜。

1.4 綜合管理能力弱，信息化程度低

雖然各大高校建立了各自的科研項(xiàng)目綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，但管理系統(tǒng)并不統(tǒng)一，且系統(tǒng)的綜合分析能力差。一些高校的科研統(tǒng)計(jì)仍由各業(yè)務(wù)處室人工核算后交由綜合處匯總，沒有設(shè)置科研管理部門內(nèi)部動(dòng)態(tài)管理功能，各種管理文件的歸檔流程比較混亂。

2 管理機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)改革的基本思路

2014年，國(guó)務(wù)院按照《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于深化科技體制改革加快國(guó)家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》（中發(fā)〔2012〕6號(hào)）的要求，發(fā)布了《國(guó)務(wù)院關(guān)于改進(jìn)加強(qiáng)中央財(cái)政科研項(xiàng)目和資金管理的若干意見》（國(guó)發(fā)〔2014〕11號(hào)），明確了“堅(jiān)持規(guī)范、高效”的基本原則。這就要求高校優(yōu)化管理流程，提高管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化水平。

針對(duì)目前科技管理過程中存在的問題，本文通過應(yīng)用科學(xué)的管理理念、改革科技管理的結(jié)構(gòu)和功能，制定了一種新的管理模式，可實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目過程管理的精細(xì)化、自動(dòng)化和規(guī)范化，保證科技管理檔案的完整性和系統(tǒng)性，從而提高科技管理的效率。

2.1 建立項(xiàng)目階段管理的結(jié)構(gòu)模式

2.1.1 申報(bào)管理

申報(bào)管理負(fù)責(zé)各類縱向項(xiàng)目的組織、策劃、培育和申報(bào)等工作。項(xiàng)目申報(bào)統(tǒng)一運(yùn)作，可集中分析申報(bào)要求，保證了申報(bào)成功率。

2.1.2 過程管理

過程管理包括已立項(xiàng)的各類項(xiàng)目過程管理和科技檔案管理等。各類項(xiàng)目管理過程相似，集中管理可消除人為差異因素，提高了辦事效率。

2.1.3 成果管理

成果管理包括項(xiàng)目鑒定、科研論文、科技獎(jiǎng)勵(lì)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等的管理。其是體現(xiàn)學(xué)校成果產(chǎn)出的重要數(shù)據(jù)來源，集中管理有利于數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計(jì)。

2.1.4 統(tǒng)計(jì)管理

統(tǒng)計(jì)管理包括提供科技規(guī)劃、政策研究、統(tǒng)計(jì)分析、信息年鑒編制等工作。所有數(shù)據(jù)從系統(tǒng)直接讀取，不再分別由各原始數(shù)據(jù)錄入者提供，減少了數(shù)據(jù)因多層統(tǒng)計(jì)匯總而產(chǎn)生的誤差，提高了工作效率。

2.2 集中處理常規(guī)業(yè)務(wù)

應(yīng)創(chuàng)新管理模式、成立項(xiàng)目管理辦公室、設(shè)置對(duì)外業(yè)務(wù)受理窗口，從而集中處理常規(guī)業(yè)務(wù)；規(guī)范審批流程、明確審批要求，嚴(yán)格依據(jù)審批規(guī)則辦理業(yè)務(wù)。所有項(xiàng)目獲批后，由申報(bào)管理辦公室轉(zhuǎn)交過程管理辦公室。主要包括以下四大管理業(yè)務(wù)：

2.2.1 項(xiàng)目過程管理

對(duì)在研縱向項(xiàng)目、橫向項(xiàng)目和校內(nèi)基金等項(xiàng)目進(jìn)行節(jié)點(diǎn)管理，具體包括項(xiàng)目中期檢查、年度進(jìn)展（含項(xiàng)目財(cái)務(wù)執(zhí)行情況報(bào)告）、結(jié)題驗(yàn)收（含經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)審計(jì)）、項(xiàng)目后評(píng)估和研究計(jì)劃變更申請(qǐng)等。

2.2.2 合同管理

校內(nèi)外科技合作協(xié)議、四大類科技合同（包括技術(shù)開發(fā)、技術(shù)委托、技術(shù)服務(wù)和技術(shù)咨詢）的審核、認(rèn)定、登記，以及合作糾紛處理。

2.2.3 經(jīng)費(fèi)管理

與財(cái)務(wù)處配合進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)劃撥、管理費(fèi)減免審核（批）、外轉(zhuǎn)經(jīng)費(fèi)審核（批）和項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整審核等。

2.2.4 人員及其他信息檔案管理

人員及其他信息檔案管理包括科研教師職稱評(píng)定材料審核、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人變更和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)聘用人員審批。

2.3 信息化管理平臺(tái)

應(yīng)建立科研信息化管理平臺(tái)，為科研管理部門的領(lǐng)導(dǎo)、科研管理人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供不同層面的信息服務(wù)。

2.3.1 項(xiàng)目信息管理

建立包括科技合同、計(jì)劃任務(wù)書、預(yù)算書、年度報(bào)告、中期報(bào)告、結(jié)題報(bào)告、經(jīng)費(fèi)決算和審計(jì)報(bào)告等項(xiàng)目的檔案資料管理制度。在集中處理常規(guī)業(yè)務(wù)的同時(shí)，保存辦理業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，并與相關(guān)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)、保持紙質(zhì)材料存檔與管理系統(tǒng)信息一一對(duì)應(yīng)。

2.3.2 內(nèi)務(wù)流程的記錄管理

利用學(xué)校已建的管理平臺(tái)，建立部門內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)、文件、信件收發(fā)和各類會(huì)議文檔信息管理制度，使每一個(gè)事件都在系統(tǒng)內(nèi)形成記錄，進(jìn)而可及時(shí)跟蹤其進(jìn)展，并可查詢歷史事件，最終完善學(xué)校大檔案。

3 建議

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念。

應(yīng)簡(jiǎn)化審批程序、提高辦事效率；弱化領(lǐng)導(dǎo)的日常事務(wù)審批權(quán)，使領(lǐng)導(dǎo)從煩瑣的日常事務(wù)中抽身，有更多的精力進(jìn)行政策研究和頂層設(shè)計(jì)。

3.2 完善審批和管理制度，實(shí)現(xiàn)程序化

應(yīng)細(xì)化管理流程、規(guī)范審批要求，建立審核、復(fù)核、確定等審批流程，保證審批的準(zhǔn)確和高效。

3.3 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

建立對(duì)外受理窗口輪值制、崗位人員流動(dòng)制，解放管理人員的時(shí)間，使管理人員有更多的機(jī)會(huì)參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以激發(fā)管理人員的創(chuàng)新性和積極性。

4 結(jié)束語

深化行政審批制度改革是各職能部門的一場(chǎng)自我革命，是對(duì)傳統(tǒng)行政管理體制的變革和揚(yáng)棄。高校要轉(zhuǎn)變科研管理職能、規(guī)范和正確行使權(quán)力、提高行政效率，深入推進(jìn)行政審批制度改革，切實(shí)做好科研服務(wù)和管理，實(shí)現(xiàn)科研管理部門從“小作坊”到“大集團(tuán)”的轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)

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〔編輯：張思楠〕

Discussion on the Structural Reform of University Science and Technology

Management Institution under the New Situation

Wang Ximei

Abstract： This paper in the light of the problems existing in the current science and technology project management process management structure is not reasonable， information analysis and synthesis ability is weak， the dynamic management is not standardized， proposed exploration of science and technology management organization structure and function of reform suggestions， the office of scientific research project management according to the project implementation process settings， and by means of information management， science and technology project process management of fine， automation and standardization of implementation， so as to ensure the science and technology management file integrity and system， improve the efficiency of management of science and technology.

Key words： scientific research funds； process management； project management； institutional reform