楊增凡

摘要：存貨在企業(yè)資產(chǎn)管理中占有重要地位，加強對存貨的管理，并建立行之有效的內(nèi)部控制制度是很有必要的。對B有限公司內(nèi)部控制制度進行分析，結(jié)合實地調(diào)研查找公司現(xiàn)行的存貨內(nèi)部控制制度存在的缺陷，提出相應的解決建議。

關鍵詞：中小企業(yè)；存貨；內(nèi)部控制；優(yōu)化

中圖分類號：F23

文獻標識碼：A

文章編號：16723198（2015）17013502

近年來，中小企業(yè)在我國經(jīng)濟建設的發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用，但是其內(nèi)部控制體系的發(fā)展卻跟不上中小企業(yè)發(fā)展速度。存貨內(nèi)部控制在整個企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中占有重要位置。制造業(yè)中，存貨是創(chuàng)造價值和提高價值的基礎物類，在流動資產(chǎn)中所占比重較大。因此，存貨保管情況的好壞、管理效率的高低對實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標，維護其流動資產(chǎn)安全與完整、保證企業(yè)財務收支合法及會計信息真實性影響很大。目前，存貨內(nèi)部控制體系的設計與建設不足使得中小企業(yè)的進一步發(fā)展受到制約，這就要求中小企業(yè)建立并完善本身的存貨內(nèi)部控制體系。

1B有限公司存貨內(nèi)部控制情況

B有限公司主要經(jīng)營機械設備、電子產(chǎn)品、五金交電、儀器儀表、水泵、服裝、日用百貨等名優(yōu)產(chǎn)品及進口類產(chǎn)品項目。公司實行積極擴張與穩(wěn)健的發(fā)展戰(zhàn)略，與當?shù)氐拇笮瓦B鎖超市、高端百貨、分銷渠道和團購客戶建立了良好的合作關系。該公司存貨品種繁多、形態(tài)各異、收發(fā)頻繁，且占用資金大。因此，各項存貨物資從采購、驗收、入庫、付款等環(huán)節(jié)實施嚴格控制和監(jiān)督是非常重要的。為保證經(jīng)營目標的實現(xiàn)，公司設置了一些存貨控制活動，包括采購控制、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗控制、倉庫管理控制等。這些控制活動雖然存在，但控制效果均不理想，沒有起到應有的作用。由于該企業(yè)內(nèi)部控制制度不完善，并且內(nèi)控執(zhí)行的力度不夠，內(nèi)控制度就成了一紙空文。

2公司存貨內(nèi)部控制存在的問題

2.1存貨內(nèi)部控制制度不健全

存貨內(nèi)部控制制度不健全導致該企業(yè)在存貨管理過程中出現(xiàn)許多問題。比如，在采購過程中未建立釆購詢價制度，同時缺乏對存貨采購的監(jiān)督，沒有審核采購與供應商所簽署的合同、協(xié)議等各種單據(jù)。采購過程的不透明容易導致采購人員暗箱操作、營私舞弊、收受回扣等問題。另外，企業(yè)對預付款支付情況也沒有開展有效的管理。該企業(yè)的部分商品與設備采購是經(jīng)由預付款形式進行的，但是采購部門和財務部門沒有建立供應商信用檔案以確保預付款的安全，也未能及時和供應商對帳。在存貨發(fā)出方面，目前提貨時僅僅根據(jù)提貨單對所提取存貨的數(shù)量進行盤點，缺少對訂貨單據(jù)的驗證與復核，存在可被利用的漏洞，容易造成存貨發(fā)出的數(shù)目與實際不符合。

2.2賬務處理的隨意造成存貨賬實不符

中小企業(yè)存在著財務制度不健全，會計機構(gòu)及崗位設置混亂，財務人員素質(zhì)參差不齊，賬目混亂的情況。該企業(yè)存貨的會計資料過于簡化，未設置采購、銷售等日記賬，也沒有設置相應的備查賬。出于節(jié)省工資成本的考慮，一人身兼數(shù)職辦理有關的全部業(yè)務，因此，財產(chǎn)不實、數(shù)據(jù)失真等等現(xiàn)象時有發(fā)生。對存貨實物進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧和保管不善而損毀的存貨無人員進行實地核查，所報廢存貨的價值認定也沒有規(guī)范性的文件加以規(guī)定。財務上對此類業(yè)務有的不作處理，有的將發(fā)生的非常損失或溢出金額相互沖銷。該企業(yè)賬務處理的隨意性容易造成存貨賬實不符。

2.3忽視存貨內(nèi)部牽制制度

不相容職務主要包括授權批準、業(yè)務經(jīng)辦、會計記錄、財產(chǎn)保管、稽核等職務。不相容職務間實行分離的核心是內(nèi)部牽制，但是該企業(yè)崗位職責劃分不清，缺乏監(jiān)督和牽制機制。如驗收程序不規(guī)范，采購員和驗收員為同一人驗收，驗收時僅僅清點數(shù)量，不檢查原始單據(jù)之間及與待驗貨物之間是否相符。本來應由相互獨立的兩個部門或人員協(xié)調(diào)運作與相互監(jiān)督的工作，由于混崗和職能的交叉，容易使職員或者管理者串通起來，最終影響內(nèi)部控制的有效性，甚至導致其失靈。

2.4存貨定期稽核制度沒有落實

倉儲管理是存貨管理的重要環(huán)節(jié)，經(jīng)過實地調(diào)查發(fā)現(xiàn)該企業(yè)對存貨內(nèi)部控制的重視度不夠，存貨稽核制度沒有很好地落實。首先，該企業(yè)存貨日常盤點制度不完善，入庫后的定期或者不定期盤點沒有嚴格的規(guī)定，倉庫部門僅有年末盤點而并不進行月末、季末盤點。盤點過程中主要依靠倉儲管理員自覺進行，財務部門通常不參與存貨盤點工作，也無人員進行實地核查，賬實是否相符無法確定。其次，企業(yè)對發(fā)生破損的物品沒有進行登記，更沒有對之采取相應的預防措施，對于出入庫人員也沒有嚴格的審批制度，這些都造成了倉儲管理的漏洞，引起庫存物資的損毀、丟失、失盜等情況的發(fā)生。

3存貨內(nèi)部控制存在問題的原因

3.1內(nèi)部控制意識薄弱

大部分中小企業(yè)是民營企業(yè)，基本上還沿襲著家庭式的管理模式。在企業(yè)內(nèi)部，決策人的意圖往往影響內(nèi)部控制的執(zhí)行，內(nèi)部控制常常受到忽略。該企業(yè)經(jīng)常安排親屬在重要的崗位，這些人員不能夠勝任自身所處職位，工作中不按流程辦事、越權審批的案例時有發(fā)生。由于企業(yè)內(nèi)部未能形成出色的內(nèi)部控制的實施環(huán)境，即使出臺了系列存貨內(nèi)部控制制度，內(nèi)部控制制度執(zhí)行過程中的敷衍了事也直接影響了內(nèi)部控制得效果，給企業(yè)帶來了風險，這也是中小企業(yè)內(nèi)部控制存在缺陷的主要原因。

3.2監(jiān)督機制缺失

調(diào)查發(fā)現(xiàn)該企業(yè)出于管理成本的考慮，沒有專門的內(nèi)部審計部門。管理層并不了解內(nèi)部審計，認為有外部審計就已足夠，沒有必要設立內(nèi)部審計制度。該企業(yè)內(nèi)部控制僅靠各部門和相關人員的自主執(zhí)行，缺失對內(nèi)部控制執(zhí)行情況以及內(nèi)部控制健全性和有效性的評價和審查，這就導致內(nèi)部控制可能因為相關部門和相關人員的串通作弊或不作為而失效。因此，缺少健全的監(jiān)督機制是導致內(nèi)部控制執(zhí)行力度缺乏的重要原因。

3.3企業(yè)在崗人員專業(yè)素質(zhì)不高

中小企業(yè)存貨管理存在問題與企業(yè)相關崗位的管理人員知識結(jié)構(gòu)不建全、管理人員專業(yè)素質(zhì)低有關。管理者們習慣用傳統(tǒng)的主觀經(jīng)驗來管理企業(yè)，在組織、人事、勞動、財務會計、生產(chǎn)經(jīng)營、市場營銷等方面的管理缺乏規(guī)范。在財務處理方面，該企業(yè)財務人員一方面理論知識缺乏，對業(yè)務處理不精通，職業(yè)判斷能力不高，不能夠及時準確核定存貨的價值，另一方面不按照內(nèi)部控制制度的規(guī)定辦事，領導怎樣說就怎樣辦，無原則地順從領導意圖辦事，從而導致存貨的會計信息失真。

4完善中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制的對策

建設與優(yōu)化內(nèi)部控制體系是一項相對復雜且系統(tǒng)的工程。對于B有限公司來說，當務之急是堵塞漏洞、加大內(nèi)控制度的執(zhí)行力度來達到降低存貨控制的風險。

4.1完善內(nèi)部控制中的監(jiān)督機制

企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制其他要素發(fā)揮作用的基礎，影響著員工實施控制活動及履行控制責任的態(tài)度與行為。管理層重視內(nèi)部控制制度建設是企業(yè)建立良好控制環(huán)境的基礎。而內(nèi)部控制應該涵蓋企業(yè)各項業(yè)務及管理活動，深入到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督及反饋等各個環(huán)節(jié)。因此，為了確保內(nèi)部控制的有效性，監(jiān)督機的建設是必不可少的。設置完善的監(jiān)控體系，加強對企業(yè)部門管理的內(nèi)部控制監(jiān)督，加強對關鍵崗位管理人員的內(nèi)部控制監(jiān)督，充分發(fā)揮內(nèi)部審計部門對于企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督作用是該企業(yè)目前完善內(nèi)部控制的關鍵。

4.2充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)

目前中小企業(yè)會計處理過程中雖然使用了電算化軟件，但是大部分企業(yè)都是利用軟件方便會計處理。以信息技術為基礎，系統(tǒng)化的管理系統(tǒng)在中小企業(yè)中沒有被充分的重視。在存貨管理方面，引進現(xiàn)代化信息管理技術能夠及時明確存貨的真實信息，能夠確保存貨供應充足且不積壓。同時，信息流的暢通對于供應鏈的完善起著重要的作用，信息的及時能夠為企業(yè)節(jié)省不少時間及成本。因此，公司應當加快現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的進程，充分利用和發(fā)揮ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)的作用，提高信息傳遞的速度。

4.3健全企業(yè)存貨內(nèi)部牽制制度

中小企業(yè)應健全存貨不相容業(yè)務分離制度，明確審批人對存貨業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理存貨業(yè)務的職責范圍和工作要求，形成相互制衡的機制。通常情況下，企業(yè)的采購、驗收、保管、發(fā)貨等職責應由不同的人負責，或在全過程的某個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由兩個或兩個以上部門、兩名或兩名以上的工作人員分工負責，確保辦理存貨業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，防止部門之間或工作人員之間相互串通，盜用公共財務。

4.4完善日常存貨的控制活動

針對存貨的日?？刂苹顒?，一方面企業(yè)要針對具體情況，制定一套適合本公司的高效合理的存貨物資控制流程，嚴格要求采購部門、質(zhì)檢部門、領用部門、倉儲部門和財會部門遵守存貨物資控制制度，按照流程填制各類單證，保證物資的采購、驗收、退貨與折讓、付款與記錄、發(fā)貨和銷售等每一環(huán)節(jié)物流、單證流同步進行。財務部也要根據(jù)單證按照一定的方法及時記賬，做到賬、款、卡、物相符。另一方面企業(yè)要加強存貨的日常保管工作。對于盤點，財務部應當制定詳細的盤點計劃，合理安排獨立于存貨倉儲部門的人員定期對存貨進行檢查，及時處理盤盈、盤虧存貨變質(zhì)毀損等，提出處理意見，經(jīng)相關部門批準后，在期末結(jié)賬前處理完畢。

內(nèi)部控制是一個全方位的體系，它滲透了企業(yè)經(jīng)營活動整個過程。企業(yè)不僅要按照現(xiàn)代內(nèi)部控制原理建立完善的內(nèi)部控制體系，制定規(guī)范的工作程序和控制重點來加強存貨的內(nèi)部控制，還要在具體執(zhí)行中實施嚴格控制和監(jiān)督，確保內(nèi)控體系得到有效執(zhí)行。

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