房翠蘋

（安徽建筑大學，安徽 合肥230022）

教學管理工作是高等院校常規(guī)的中心工作，在高校管理中占有特別重要的地位。伴隨著教學管理工作而產生的教學檔案，真實地反映了教學管理工作的整個過程，是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志。在一定程度上可以說，教學檔案是高校檔案的主體、核心和重點。教學檔案理應是高校檔案中收集最為齊全、管理最為完善的門類，然而事實并非如此，高校教學檔案管理工作還存在不少棘手的問題。鑒于此，不妨就其管理的缺失和對策進行有益的探討。

一、高校教學檔案管理工作的缺失

（一）頂層設計的不足

我國檔案工作法規(guī)體系是以《檔案法》為核心，由符合《立法法》規(guī)定的若干有關檔案工作的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、規(guī)章和其他規(guī)范性文件構成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調的統(tǒng)一體。在高校檔案管理中，教學檔案除了接受檔案法律調整之外，還接受教育部門規(guī)章的規(guī)范。縱觀這些法律法規(guī)，不難看出，其制定的時間較為久遠，無論是在內容設計上，還是在執(zhí)行力和協(xié)同發(fā)展方面，都與當前現(xiàn)實要求相差甚遠。

1、內容設計滯后

改革開放后，我國高等教育事業(yè)得到了快速發(fā)展，檔案工作體系也逐步建立起來。就教學檔案工作而言，《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（教辦字［87］016號）和《高等教育檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規(guī)范》（教辦［1993］429號）的頒布和實施有力地促進了當時教學檔案工作的發(fā)展，具有積極的意義。隨著高等教育的深入發(fā)展，這些規(guī)范性文件暴露出的弊端愈發(fā)明顯。宏觀上，部門規(guī)章和規(guī)范性文件未做到實質性的銜接?！陡叩葘W校檔案管理辦法》第15條對教學檔案的歸檔范圍進行了闡述，對其規(guī)定上升到了部門規(guī)章的高度。乍一看，2者似乎已經(jīng)銜接的天衣無縫了。然而，規(guī)章的規(guī)定是在原封不動的套用原國家教委、國家檔案局發(fā)布的教學文件材料歸檔范圍，顯然不合時宜，多少讓人感到有點遺憾。微觀上，通覽這些規(guī)定，其在教學計劃管理、運行管理、質量管理與評價方面進行了簡單羅列，而在教學基本建設管理、教學組織系統(tǒng)建設、教學管理與教育研究方面不是輕描淡寫，就是無據(jù)可查。

2、執(zhí)行力不足

執(zhí)行力問題，是制度建設的核心問題，更是當前高校教學檔案管理頂層設計面臨的一個亟待解決的問題。結合制度執(zhí)行力的構成要素，筆者認為，教學檔案制度體系執(zhí)行力的不足主要體現(xiàn)在制度自身質量和制度主體行為2個方面。

不可否認，就20世紀八、九十年代的時代環(huán)境而言，教育部頒發(fā)實施的一系列規(guī)章制度是與時俱進和切合實際的，可謂質量上乘，對當時教學檔案工作的發(fā)展功不可沒。然而，一切事物都處在不斷的運動、變化和發(fā)展之中，我們要用發(fā)展的眼光來看待不斷變化的實際。眾所周知，制度來源于實踐，又高于和指導著實踐，應隨著實踐的發(fā)展而發(fā)展。發(fā)展性是制度的生命力所在。1987年原國家教委、國家檔案局頒布的《高等學校教學文件材料的歸檔范圍》，1989年原國家教委又頒布了《普通高校檔案管理辦法》和《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》，這幾個文件雖然對教學檔案的歸檔范圍、實體分類作了一定的規(guī)定，但經(jīng)過10余年的應用和實踐，相關規(guī)定多未得到更新，與現(xiàn)實結合得不夠緊密，明顯滯后于時代給我們提出的新任務。2008年國家教育部和國家檔案局頒布了《高等學校檔案管理辦法》（27號令），此文只有教學檔案的歸檔范圍和保管期限的簡單劃分，沒有任何具體實務的規(guī)定，內容少，覆蓋面狹窄，甚至要求教學檔案管理仍然按照1987年原國家教委［教辦字016號］文件執(zhí)行，無法滿足新型學科建設中產生的新型教學材料的歸檔要求。通過梳理這些規(guī)章制度，可以發(fā)現(xiàn)教學檔案的制度建設甚為薄弱，存在與現(xiàn)實脫節(jié)的問題。與此同時，陳舊的制度給執(zhí)行主體帶來了認同的障礙。高等教育的發(fā)展給教學檔案工作的開展帶來了新情況和新問題，若無法可依，勢必會使高校檔案工作者對該項制度產生疑慮。久而久之，檔案工作者對制度的認同感會大幅降低，從而會阻礙制度的有效執(zhí)行。

3、協(xié)同程度不高

當前，我國高校教學檔案建設存在條塊分割、各自為政的問題。各高校往往按照現(xiàn)行的管理機制做好本單位的檔案管理工作，缺乏高校間業(yè)務協(xié)同的組織規(guī)劃，造成優(yōu)質教學資源業(yè)務分立、數(shù)據(jù)隔離，跨高校、跨地區(qū)協(xié)調決策難度很大，協(xié)同程度亟待提高。此外，各校的教學檔案側重于內部服務，是以提升內部教學水平為目標，在資源共享和面向服務社會方面存在欠缺。反觀北美，其高校教學資源數(shù)據(jù)庫建設呈現(xiàn)共建、共享和共贏3個特征?！氨泵栏咝＝虒W資源庫有的以政府機構為主體，有的以高?；蚋咝Ｂ?lián)合體為主體，有的以專業(yè)協(xié)會為主體；既有國家基金投資，也有專業(yè)機構投資，還有企業(yè)投資，充分體現(xiàn)了組織主體和開發(fā)途徑的多樣化。”［1］學校之間資源共享較為普遍，運營方式也比較靈活。

（二）行為層面的缺失

在檔案利用方面，教學檔案利用程度最為頻繁，為高校檔案工作者所津津樂道。然而對這些檔案的內容和利用的對象進行分析后不難發(fā)現(xiàn)，所利用的多數(shù)為學生的學籍檔案，利用者大多為在校或者畢業(yè)的學生，真正利用教學檔案進行教學和研究的甚少。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)在很大程度上與教學檔案管理行為層面的缺失有關。

1、管理理念偏頗

厚此薄彼是現(xiàn)今教學檔案管理偏頗的重要體現(xiàn)，具體表現(xiàn)在有“學”無“教”、有“內”無“外”2個方面。有“學”無“教”指的是有學籍檔案而沒有相應的教師業(yè)務檔案。教學檔案生成的主體是管理層、教師和學生，他們在教學過程中相互交融，生成了獨特的教學檔案。教學檔案內容應該包含教學綜合、學籍檔案和教師業(yè)務檔案，3者缺一不可?？墒乾F(xiàn)實與理想往往不是一條直線，相差較遠。在教改核心理念“一切為了學生，為了一切學生，為了學生一切”的指導下，各高校對教學綜合和學籍檔案重視程度較高，收集較為齊全。但是，在重視學籍檔案的同時，人們卻忽視了同樣重要的教師業(yè)務檔案的收集工作，人為地割離了原本集“教”“學”于一體的檔案工作。有“內”無“外”指的是重視理論教學檔案工作，忽視了實踐教學建設檔案工作。理論教學和實踐教學是教學的2個基本形式，是辯證統(tǒng)一的關系。因此，從另一個方面來說，高校教學檔案理應是理論教學檔案和實踐教學檔案的統(tǒng)一體，而這在實際工作中未得到很好的體現(xiàn)。

2、信息化水平整體落后

信息化水平落后主要表現(xiàn)為基礎設施建設落后和對外協(xié)同服務能力差2個方面。目前，高校檔案信息化建設整體較為落后，作為高校優(yōu)質資源的教學檔案信息化建設也不容樂觀，不同地區(qū)、不同層次的高校信息化水平參差不齊。具體來說，可以歸納為3種類型：其一，信息化建設尚未起步。究其原因，除了人力和財力的限制以外，發(fā)展意識的薄弱也占了很大的成分。與綜合性檔案館相比，高校檔案館館藏檔案規(guī)模較小，在利用中，人工調閱已經(jīng)能滿足需求。這就使得管理層和檔案工作者產生了一種錯覺，認為信息化除了會帶來繁瑣的工作任務之外，并不能給實際利用工作帶來多少便捷。其二，信息化建設已經(jīng)開始，但仍處于起步階段。通過分析教學檔案的利用頻率，很多高校開始對招生錄取信息、成績信息和畢業(yè)信息進行了數(shù)字化掃描；對教學過程中形成的電子檔案進行有意識的收集。但這種掃描和收集工作還處于局部和初步的階段，往往還是個人自發(fā)性的一項工作，尚未全面正規(guī)化開展。其三，高校內部檔案信息的全方位對接。在做好館藏教學檔案數(shù)字化進程的同時，與教學、招生就業(yè)部門進行數(shù)據(jù)對接，做好教學電子檔案的前端控制。筆者通過走訪和咨詢省內外部分高校得知，大多數(shù)高校的信息化水平還處于第一、二階段，整體形勢不容樂觀。此外，高校教學檔案利用現(xiàn)代手段對外服務方面也顯得不足，利用者利用高校教學檔案往往需要本人或者委托人到現(xiàn)場辦理，在時空方面受到極大的限制。

二、高校教學檔案管理工作的對策

（一）梳理法規(guī)，健全法制

立法總是時代的反映，作為立法的內在精神品格的立法原則，總要與時俱進。如前所述，就目前檔案法律體系來說，不僅立法時間較為久遠，而且立法內容和立法效果也不盡如人意。因此，在梳理相關法律法規(guī)時，需要注重法律法規(guī)形式的銜接和內容的調整，以此來健全教學檔案管理工作的制度。

1、形式建設

就法制形式建設來說，做好相關法律法規(guī)之間的銜接顯得尤為重要?！稒n案法》作為檔案管理領域的最高法律，規(guī)范和調整著全國檔案管理工作，因而教學檔案制度首先需要與《檔案法》進行有效地銜接。也就是說，在建設教學檔案制度時，要與《檔案法》的立法理念保持高度一致，參照其與時俱進的法律條款。不過，作為上位法的《檔案法》至1996年修訂以來，已接近20年時間，不少立法理念和內容已不合時宜，需要重新修訂。作為部門規(guī)章的《高等學校檔案管理辦法》第15條在規(guī)范教學檔案歸檔范圍時要求參照原國家教委、國家檔案局發(fā)布的教學文件材料歸檔范圍，雖然多少讓人感到遺憾，但是其立法理念和內容還是符合時宜的，同時在立法形式上為教學檔案的法制建設留下了充足的空間。換句話說，待教學檔案規(guī)章制度建設成熟時，只需要把《高等學校檔案管理辦法》第15條參照的規(guī)章制度修改一下就行了，具體程序操作起來相對比較簡單。

2、內容建設

完善的教學檔案管理制度應是高質量的制度內容和高度的認同主體的統(tǒng)一體，2者缺一不可。

高質量的制度，首先內容要全面、完整、系統(tǒng)，不能厚此薄彼。針對目前高校教學檔案制度內容缺失的情況，要適時增加教學基本建設管理、教學組織系統(tǒng)建設、教學管理與教育研究方面的內容，以確保教學檔案管理內容的完整性。其次，應體現(xiàn)出較高的協(xié)同程度。在宏觀上，以共建、共享和共贏為導向，組織規(guī)劃高校教學檔案資源的協(xié)同發(fā)展，實現(xiàn)高校優(yōu)質教學資源的整合。筆者認為，在教學資源協(xié)同發(fā)展方面，中國高等教育學生信息網(wǎng)（學信網(wǎng)）的畢業(yè)信息查詢就是一個比較典型的案例，具有一定的參考意義。在微觀上，能夠有助于實現(xiàn)高校二級學院教學檔案集成管理。具體來說，二級學院教學檔案集成管理就是“系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化的制度建設，形成母體系下由許多子體系群組成的金字塔式的網(wǎng)絡框架；提煉教學檔案內涵成為‘精品’，重視編研成果凝練‘特色’，打造開發(fā)利用的創(chuàng)新經(jīng)典，追求更高境界”［2］。

高度的執(zhí)行主體認同，需同時滿足2個條件：一是制度內容具有較高的質量，此處不再贅述；二是該項制度具有較好的操作性和執(zhí)行力。制定和完善教學檔案管理制度應從實際出發(fā)，注重時代發(fā)展而產生的變化，與現(xiàn)實緊密聯(lián)系，在兼顧一般性的同時，考慮到問題的特殊性，這樣才能讓高?；鶎訖n案人員感覺到制度易于貫徹執(zhí)行，也便于檔案執(zhí)法人員對照制度發(fā)現(xiàn)實際工作過程中的不足。

（二）強化理念，深入信息化

1、強化理念，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理

上世紀50年代，我國檔案分散的管理現(xiàn)狀暴露出了很大的弊端，與檔案管理的實際目標產生了嚴重脫節(jié)，鑒于此，國家發(fā)布了《關于加強國家檔案工作的決定》，決定明確指出：“檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用”，將集中統(tǒng)一管理確立為我國檔案管理的基本原則?，F(xiàn)階段，針對高校教學檔案管理厚此薄彼的現(xiàn)象，有必要強化集中統(tǒng)一管理的思想理念，實現(xiàn)精細化管理。

首先，統(tǒng)一領導關系，明確管理職責?！陡叩葘W校檔案管理辦法》第1章第5條明確規(guī)定，“高校檔案工作由高等學校校長領導，分管檔案工作的校領導協(xié)助校長負責檔案工作”。這在領導機制上為高校教學檔案工作提供了有力保障，各高校只需要有效執(zhí)行即可。在管理職責層面，校級主管領導在充分重視教學檔案管理工作的同時，積極搞好組織協(xié)調工作，從人力、財力上加大對教學檔案管理工作的支持力度；檔案管理人員應當提前介入學校教學管理工作，加大檔案重要性的宣傳，提升教職工的檔案意識；從事教學檔案管理工作的人員應在遵循學校檔案管理規(guī)章制度的前提下，按照精細化管理的原則做好教學檔案的收集和立卷工作。

其次，統(tǒng)一教學檔案管理制度，實現(xiàn)教學檔案管理工作的無縫對接。在教學檔案管理制度的制定上，不僅要做到與時俱進，與各項檔案管理規(guī)定有效銜接，而且還要與學校的教學管理工作規(guī)章制度無縫對接?！皩崿F(xiàn)教學檔案管理工作的無縫對接，能夠完善高校教學檔案和體現(xiàn)高校價值，同時會對高校評估的結果產生一定的影響?！保?］

最后，實現(xiàn)檔案實體相對集中。高校檔案管理部門收集和保管的教學檔案實體必須具有一定的全面性，在內容上有“學”有“教”、有“內”有“外”，在載體上是紙質檔案與電子檔案的統(tǒng)一。

2、深入教學檔案信息化建設

“現(xiàn)代技術在國內外一些高校檔案館成功應用的案例隨處可見，借助現(xiàn)代開放途徑，檔案工作充分展示了應有的價值和魅力?！保?］教學工作是高校經(jīng)常性的中心工作，其產生的檔案應用價值相對較高，從高校檔案利用情況來看，利用頻率也是最高的，深入教學檔案信息化建設勢在必行。

各高校檔案工作發(fā)展水平參差不齊，其信息化層次要求也各不相同，但總體目標都是完全實現(xiàn)教學檔案信息化管理。檔案信息化工作基礎落后的高校，應該首先從重點、局部開始信息化掃描工作，信息化孤島建設應當先行，在此基礎上不斷地推進信息化建設。檔案信息化建設有所推進的高校，應不斷豐富檔案信息化的內容。學籍檔案作為教學歷史信息的教學檔案在整個教學檔案中占據(jù)著很大的比重且是利用頻率較高的內容，對這部分檔案應進行數(shù)字化掃描，并按照一定的原則做好著錄和圖片上傳工作；對教學現(xiàn)實信息，尤其是教學數(shù)據(jù)庫里面的珍貴教學信息，要做好檔案管理系統(tǒng)與教學管理系統(tǒng)的對接，做好信息資源的前端控制。教學資源共享是教學檔案信息化建設的一個重要環(huán)節(jié)。除了涉及秘密和隱私的內容外，其余教學檔案應突破時空的限制，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡共享。以明尼蘇達大學為例，“該館已公開檔案中有10%的檔案上傳到網(wǎng)站上供利用者共享及利用”［5］。此外，在教學檔案大數(shù)據(jù)中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)精準挖掘應是信息化建設的靈魂和核心，值得進一步研究和探討。眾所周知，高校教學過程中產生的數(shù)據(jù)資源是極其豐富的，只有對這些大數(shù)據(jù)實現(xiàn)整合，并進行大數(shù)據(jù)深度分析和挖掘，才能及時、準確地找到利用者所需的信息。“高校檔案信息服務中心不僅面向高校的教學、科研和管理，還向社會提供服務，也是一個具有全局觀念、開放型的服務機構”［6］，教學檔案的信息化建設是高校檔案信息化的核心內容。

綜上所述，教學檔案在高校檔案事業(yè)發(fā)展中起著至關重要的作用，在一定程度上影響著高校教學水平評估的結果，是衡量學校辦學水平的重要標桿。在新常態(tài)下，如何深入剖析教學檔案管理的缺失，與時俱進地提出相應的對策，以進一步推進高校教學檔案建設，還需學界和基層檔案工作人員共同努力。

［1］王峰，涂寶軍，張仲謀．共建、共享與共贏：北美高校教學資源庫建設及其啟示［J］．中國大學教學，2011（8）：92-94．

［2］連紅．當代高校二級學院教學檔案集成管理模式透視［J］．檔案學研究，2008（2）：39-42．

［3］張敏捷．高校教學檔案的精細化管理研究［J］．蘭臺世界，2013（9）：50-51．

［4］劉社文．論高校信息公開對高校檔案開放的影響與對策［J］．蘭臺世界，2013（5）：57-58．

［5］張娟娟．明尼蘇達大學檔案工作特點及其啟示［N］．中國檔案報，2010-06-28（3）．

［6］何秀清．基于信息資源共享的高校檔案管理模式探討［J］．皖西學院學報，2013（6）：147-152．