徐偉亞

（南京鼓樓醫(yī)院財務處 江蘇 南京 210008）

一、引言

合同管理是對合同的審批、簽訂、履行全過程進行計劃、組織、控制、調節(jié)和監(jiān)督經(jīng)濟檢查等管理活動。我院作為大型三甲醫(yī)院，日常業(yè)務涉及各類經(jīng)濟活動，每年訂立合同上千份，總計金額億元以上。合同作為經(jīng)營活動的載體，合同管理的水平反應了經(jīng)濟活動質量的高低。不同于企業(yè)的經(jīng)營活動大多涉及購銷合同，醫(yī)院經(jīng)濟合同復雜，按內容分類：設備軟件采購合同、維保合同、行政物資采購合同、科研協(xié)作協(xié)議、臨床藥物試驗合同、租賃合同、合作協(xié)議等。

二、目前醫(yī)院的合同管理程序的缺陷

目前醫(yī)院的合同管理仍采用傳統(tǒng)模式下的簡化管理程序。在這種模式下對合同實行分級授權和審批制度，對不同金額和種類的合同，領導授權級別不同。明確合同管理的職責分工。合同擬定與審核，審核與執(zhí)行崗位分離，形成制約監(jiān)督機制。各環(huán)節(jié)確認前一環(huán)節(jié)簽字即可使合同流程運轉下去。在合同量比較少的情況下這種模式雖然投入少，成本低，仍可以有效的管理，而且方式靈活，比較節(jié)約人力成本。但是當合同數(shù)量多，類型繁復的時候各環(huán)節(jié)之間脫節(jié)的現(xiàn)象就顯現(xiàn)出來。整個合同管理流程長，溝通不到位，影響合同履行質量。當相關崗位人員流動的時候，容易出現(xiàn)交接不清的現(xiàn)象。同時，這種程序最大的缺點是缺少考核，也就是合同管理只能讓業(yè)務運轉下去，對醫(yī)院經(jīng)營的幫助不大，對今后訂立合同的借鑒意義不大，使合同管理流于形式，也是對各種有用信息的浪費。

三、如何完善合同管理內部控制制度

日常合同管理工作動態(tài)性非常強，可是在如此大量且金額巨大的情況下，傳統(tǒng)方式對其進行管理已經(jīng)非常吃力。因此需要完善合同管理內部控制制度，達到合同管理流程順暢、合同履行到位、合同信息歸檔科學合理、同時做好對相關信息的評估和再利用。

首先，要實現(xiàn)合同管理的標準化。實現(xiàn)從申購到履行以及合同履行后的評估都確定負責人、環(huán)節(jié)固定、流程明確，使合同管理形成一個閉合的環(huán)。標準化可以降低合同管理的溝通成本。在合同簽訂過程中經(jīng)常發(fā)生倒簽現(xiàn)象，因事先履行合同，需要付款時才補簽合同使合同管理失去防范和監(jiān)督做用，造成即使合同履行有瑕疵，項目負責人也容易忽略。標準化的程序可以防止合同倒簽。通過標準化可以降低合同履行過程中發(fā)生的成本，保證所有環(huán)節(jié)上的人都能參與到合同中去。比起讓領導了解合同、在合同上簽字，更加重要的是讓合同執(zhí)行人對合同透徹理解，特別是在合同流程都以手工簽字完成的情況下，實際上每個環(huán)節(jié)的簽字人不一定完全理解所簽的內容。這就造成前期調研以及進行商務談判時，相關人員非常盡責，為了一個細節(jié)甚至微小的利益甲乙雙方多次談判，但在履行過程中，由于項目負責人沒有注意到合同文本，憑借提出申購時的需求描述以及主觀經(jīng)驗，造成與合同真正標的的質量、數(shù)量、質保期、履行方式等之間形成差異，影響了合同履行質量。所以只有將合同管理標準化，項目負責人重視合同，對合同不折不扣的完成，才能徹底杜絕合同倒簽、履行不到位等現(xiàn)象。通過標準化的程序使合同相關人可以在任何一個環(huán)節(jié)通過反饋的方式了解進度、細節(jié)等，有利于合同履行。

其次，將前期論證與預算結合起來。做預算只能是縱向的經(jīng)濟或經(jīng)營商的預期和控制，但橫向與類似單位類似情況或市場行情的比較才是核心。杜絕申購只是從部門需要出發(fā)，論證過于簡單，對行情不夠了解的情況。根據(jù)建立供應商庫以及主要設備信息庫，搜集同類地區(qū)同類設備等的招標結果信息，掌握市場行情，使預算更加科學。力求每一份合同不但滿足每一次業(yè)務需求，同時也能對今后醫(yī)院的經(jīng)營有參考作用。

最后，完善的信息系統(tǒng)是合同管理的必要條件。我院與望海合作的合同管理系統(tǒng)對合同管理的完善起到了非常大的作用。該系統(tǒng)從醫(yī)院合同管理實際出發(fā)，逐步將合同管理相關的環(huán)節(jié)都納入到系統(tǒng)中來，使合同內容信息化，合同流程電子化。目前已將設備采購合同錄入信息系統(tǒng)，實現(xiàn)設備采購從合同內容到入庫、請款都有路徑可查。包括合同前期信息，如申購單、調研資料以及會簽表、合同正式文本等都以附件形式掃描到合同系統(tǒng)中。該系統(tǒng)大大方便了對合同以及相關資料的查閱、統(tǒng)計和分析。今后將逐步實現(xiàn)對所有合同信息化管理，通過設置系統(tǒng)提醒、引導合同履行進度，提供合同預警分析。通過利用財務系統(tǒng)中已經(jīng)存在的供應商字典，可以對供應商合同履行情況跟蹤分析，達到篩選優(yōu)質供應商，淘汰不合格供應商。在合同系統(tǒng)中設置合同考核表，以表格的形式讓不同環(huán)節(jié)的相關人員對合同訂立及履行填寫反饋信息，最終對合同履行形成考核數(shù)據(jù)。合同系統(tǒng)還能通過授權的方式明確查詢權限，更嚴格的對合同保密。

[1]徐小燕.規(guī)范合同管理，保障企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展—談內部控制在合同管理中的應用[J].經(jīng)濟研究導刊，2013，（18）.

[2]殷志昆，王曉燕.國企合同管理制度的優(yōu)化性探究[J].法制博覽，2014，（1）.