朱 濤 張鴻業(yè)

（1.國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦公室，中國(guó) 北京 100038；2.河海大學(xué)，江蘇 南京 210000）

在日常工程檔案工作推進(jìn)過(guò)程中，如何尊重檔案工作的發(fā)展規(guī)律，做到科學(xué)管理，有效利用，協(xié)調(diào)發(fā)展，是目前檔案工作需要積極探索的課題之一，本文從南水北調(diào)工程檔案工作的實(shí)際出發(fā)，提出了正確處理南水北調(diào)工程檔案工作的七個(gè)關(guān)系。

1 正確處理南水北調(diào)工程檔案集中統(tǒng)一與分級(jí)管理的關(guān)系

南水北調(diào)工程檔案是國(guó)家建設(shè)與管理的工程，因此在檔案的歸屬上是國(guó)家所有的檔案，國(guó)務(wù)院南水北調(diào)工程建設(shè)委員會(huì)辦公室是南水北調(diào)工程建設(shè)的管理者，因此南水北調(diào)辦公室是檔案的集中統(tǒng)一管理主體，南水北調(diào)工程檔案集中管理的體現(xiàn)在對(duì)工程檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)工程檔案的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)工程檔案制度標(biāo)準(zhǔn)的制訂，對(duì)工程檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。而分級(jí)管理是檔案管理方式的體現(xiàn)，南水北調(diào)工程建設(shè)管理的基本架構(gòu)是國(guó)家南水北調(diào)辦——省南水北調(diào)工程建設(shè)管理機(jī)構(gòu) （南水北調(diào)工程管理公司）——工程項(xiàng)目建設(shè)管理（項(xiàng)目法人）。項(xiàng)目法人通過(guò)招標(biāo)選定施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備供應(yīng)商等。一般講工程檔案管理的基礎(chǔ)是工程建設(shè)的項(xiàng)目法人，在集中統(tǒng)一管理的原則下，要充分考慮分級(jí)管理的實(shí)現(xiàn)。要求各自的檔案管理要保證各自工程建設(shè)產(chǎn)生的檔案的齊全完整準(zhǔn)確系統(tǒng)。

2 正確處理南水北調(diào)工程檔案與其他檔案關(guān)系

南水北調(diào)工程檔案從檔案管理的全局來(lái)看，是南水北調(diào)工程管理所產(chǎn)生檔案一部分，在工程管理過(guò)程中，有文書(shū)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、書(shū)稿、雜志出版檔案、國(guó)際交流等檔案，在工程建設(shè)完成后，有工程運(yùn)行管理檔案。這些檔案的產(chǎn)生和存在，在南水北調(diào)全部檔案管理范圍內(nèi)，要有統(tǒng)一協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，同樣要體現(xiàn)所有檔案集中統(tǒng)一管理的思想。盡管南水北調(diào)工程檔案是南水北調(diào)工程建設(shè)管理檔案管理的主體，但必須統(tǒng)一協(xié)調(diào)各類(lèi)檔案工作關(guān)系，在保證工程檔案工作的同時(shí)也要保證其他各類(lèi)檔案的收集歸檔，保證全部各類(lèi)檔案的齊全完整準(zhǔn)確系統(tǒng)。保證各類(lèi)檔案集中管理的原則實(shí)現(xiàn)。

3 正確處理工程檔案電子化與紙制載體檔案的關(guān)系

信息社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)了各行各業(yè)的信息化建設(shè)的大力加強(qiáng)，南水北調(diào)工程檔案信息化建設(shè)要求和工程建設(shè)信息化同步發(fā)展。在信息化過(guò)程中，人們注意了電子文本的存儲(chǔ)，紙制載體的文本，有日漸忽視的趨勢(shì)。從檔案管理的角度看，電子文本在現(xiàn)在技術(shù)條件下，有很多不穩(wěn)定和不安全因素，信息的唯一性和證明性在法律層面不明確，給檔案管理帶來(lái)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，現(xiàn)在所講的電子檔案是什么，是否數(shù)字信息就是檔案，都存在著概念上的界定。在電子檔案的保管上誰(shuí)是正本。怎樣保證電子檔案的真實(shí)性，存在著諸多的技術(shù)和法律、制度的保證。電子檔案和紙制檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，應(yīng)該有制度作為保證。因此在南水北調(diào)工程檔案的管理中，在檔案的歸檔和移交中，要正確處理紙制檔案和電子檔案的關(guān)系處理，保證南水北調(diào)工程檔案能夠滿足生產(chǎn)、建設(shè)、管理的利用需要，又要滿足南水北調(diào)工程檔案的歷史需要。

4 正確處理歸檔移交與工程管理使用檔案單位檔案保管的關(guān)系

南水北調(diào)工程整個(gè)體系又是中國(guó)的水系中的調(diào)水統(tǒng)一體，整個(gè)調(diào)水是中國(guó)水環(huán)境生態(tài)的協(xié)調(diào)體。遵循自然規(guī)律，協(xié)調(diào)環(huán)境生態(tài)，統(tǒng)籌社會(huì)發(fā)展、促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展是南水北調(diào)工程的建設(shè)基礎(chǔ)。是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，工程檔案必須反映建設(shè)的全過(guò)程，組成工程檔案的有效利用體系。

南水北調(diào)工程的每一條調(diào)水線路又是一個(gè)獨(dú)立的，有機(jī)協(xié)調(diào)統(tǒng)一的整體，而每一工程在工程建設(shè)和工程管理的環(huán)節(jié)是相對(duì)獨(dú)立的，特別是運(yùn)行過(guò)程中，工程檔案是基本的基礎(chǔ)條件，因此在設(shè)計(jì)南水北調(diào)工程檔案的管理的基本基礎(chǔ)和檔案的流向時(shí)，要有效把握工程檔案的管理布局，有效設(shè)計(jì)南水北調(diào)工程檔案最小管理單元，正確理解和把握檔案的集中統(tǒng)一管理的內(nèi)涵，要保證南水北調(diào)工程檔案的有效檔案整體和檔案的有機(jī)聯(lián)系，保證工程檔案的利用體系的發(fā)展和形成，又要保證工程運(yùn)行管理的需要，正確處理保管和利用的關(guān)系，達(dá)到南水北調(diào)工程檔案的有效管理和有效利用的統(tǒng)一。

5 正確處理檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化的關(guān)系

南水北調(diào)工程建設(shè)處在信息化社會(huì)飛速發(fā)展的時(shí)代，工程管理的科學(xué)化離不開(kāi)信息化，在工程的建設(shè)過(guò)程中要求工程管理和社會(huì)信息化接軌。檔案管理既要和工程建設(shè)信息化相容，又要和社會(huì)信息化想接。在工程建設(shè)過(guò)程中，重點(diǎn)工作是對(duì)工程建設(shè)的關(guān)注，而往往忽視了檔案工作，更不重視檔案信息化的配套和發(fā)展，這是管理的誤區(qū)。檔案作為知識(shí)管理的信息基礎(chǔ)，是現(xiàn)代管理不可或缺的要素，提高管理效能，達(dá)到科學(xué)管理的要求，檔案管理是重要的。因此在工程建設(shè)過(guò)程中重視檔案的管理，重視檔案信息化建設(shè)，是工程建設(shè)的需要，也是社會(huì)發(fā)展的要求。要正確處理工程建設(shè)信息化的發(fā)展和檔案信息化相容的關(guān)系，保證在工程建設(shè)的信息化系統(tǒng)中檔案信息化的地位和作用。

6 正確處理工程檔案管理與南水北調(diào)工程沿線地方檔案管理的關(guān)系

南水北調(diào)工程是國(guó)家統(tǒng)一建設(shè)與實(shí)施的工程，工程經(jīng)過(guò)不同的行政區(qū)域，工程建設(shè)過(guò)程中與當(dāng)?shù)卦诟鱾€(gè)方面發(fā)生千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種不同的檔案，而這些檔案是和工程建設(shè)緊密相關(guān)的，是工程建設(shè)歷史的見(jiàn)證。而工程建設(shè)本身產(chǎn)生的工程檔案作為本地域來(lái)說(shuō)是組成當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)的歷史組成部分，從檔案管理的完整性來(lái)看，要求工程檔案完整保存在當(dāng)?shù)匾彩呛侠淼?。因此正確處理南水北調(diào)工程檔案與工程沿線地方檔案管理的關(guān)系是非常重要的。南水北調(diào)工程檔案管理必須從檔案整體性來(lái)考察工程檔案管理，不能人為的割裂南水北調(diào)工程檔案組成的有機(jī)體。在這個(gè)前提下處理工程檔案與沿線地方檔案管理的關(guān)系，復(fù)制與地方有關(guān)的檔案，在設(shè)計(jì)南水北調(diào)工程檔案的流向時(shí)，要考慮地方檔案管理的需要，合理移交和地方有關(guān)系的檔案，保證地方檔案的完整，保證工程檔案在地方發(fā)展的歷史作用。同時(shí)要積極收集和征集地方和南水北調(diào)工程有關(guān)檔案，保證南水北調(diào)工程檔案完整和系統(tǒng)。保證南水北調(diào)工程文化內(nèi)涵發(fā)展，支持南水北調(diào)工程的歷史研究和歷史評(píng)價(jià)的需要。

7 正確處理工程檔案保密與工程檔案利用的關(guān)系

南水北調(diào)工程檔案的所有權(quán)歸國(guó)家所有，工程檔案是分級(jí)管理，工程檔案的利用頻率，在工程的管理運(yùn)行部門(mén)是最高的。工程檔案對(duì)社會(huì)開(kāi)放，提供社會(huì)利用是檔案法要求的，特別是涉及民生的檔案，提供社會(huì)利用是和諧社會(huì)發(fā)展的要求。要保證工程檔案的在工程管理運(yùn)行過(guò)程中和社會(huì)發(fā)展及民生檔案的利用，同時(shí)要保守國(guó)家秘密和南水北調(diào)建設(shè)過(guò)程需要保守秘密的事項(xiàng)。在工程檔案的流向和層級(jí)設(shè)計(jì)的過(guò)程中，要充分研究檔案的管理權(quán)限，確定利用的范圍，對(duì)于保密和內(nèi)部控制使用檔案的管理，要做出相應(yīng)的規(guī)定，要保證南水北調(diào)工程檔案利用的需要，也要保證南水北調(diào)工程檔案保密要求和檔案的使用控制要求。