摘 要:對糧食加工企業(yè)而言,銷售款和倉庫管理環(huán)節(jié)存在著較大的風險。本文對規(guī)避這兩方面的風險控制手段進行了探討。
關鍵詞:糧食加工企業(yè);銷售款;倉庫管理;控制
糧食加工企業(yè),如果能有效控制銷售款和倉庫管理活動,不僅會在與競爭對手的競爭中處于有利的地位,提高其利潤水平,也可以抑制快速上漲的糧食價格,獲得更高的社會評價。
一、銷售款風險的控制措施
產(chǎn)品加工是糧食加工企業(yè)達成銷售的經(jīng)濟資源,貨款標志著公司的經(jīng)營業(yè)績,企業(yè)依靠其生存和發(fā)展。產(chǎn)品和貨款的安全性和完整性,是衡量企業(yè)是否健康經(jīng)營的試金石,也是其減少和杜絕經(jīng)營風險的有效手段。因此,銷售收款業(yè)務的主要目標應當是銷售的應收帳款風險控制措施是否到位,并作為重點在控制過程中予以關注。
1.客戶訂單和銷售傳票的開具。企業(yè)業(yè)務人員將訂單通過電子郵件交銷售內(nèi)勤,由內(nèi)勤人員統(tǒng)一填制一式三份的銷售發(fā)運單,一份交運輸部門做發(fā)貨依據(jù),一份交業(yè)務室開票員處。開票員核對價格、是否現(xiàn)款還是賒銷、賬期和客戶是否存有舊賬問題,開銷售傳票一式六聯(lián),傳交給財務部門發(fā)票開具人員。內(nèi)勤每天在和運輸部門核對銷售訂單后,編制匯總表連同訂單交銷售統(tǒng)計,憑此銷售統(tǒng)計方可計算運量,并作為月底公司財務部門結算運費的依據(jù)。
2.財務部門銷售發(fā)票的開具。開發(fā)票人員認真核對價格、是否現(xiàn)款還是賒銷、賬期和客戶是否存有舊賬問題,是賒銷的,蓋“賒銷”章,是現(xiàn)金銷售的蓋“現(xiàn)銷”章。發(fā)票開出后,財務聯(lián)和銷售統(tǒng)計聯(lián)留存,另四聯(lián)由銷售內(nèi)勤轉(zhuǎn)交運輸部門。
3.車輛空車過磅和庫房提貨。運輸部門車輛一旦提貨,必須先去磅房稱出空車重量,空車重量磅單由磅房打印出來,交給運輸部門司機。提貨時,庫房人員先要核對空車磅單,并按照銷售傳票上的數(shù)量和品名發(fā)貨。發(fā)貨并簽字后,提貨聯(lián)留存,其余交給運輸部門提貨人員。提貨車輛裝載貨物后,仍需到磅房進行貨物凈重和銷售傳票上的數(shù)量的核對,核對清楚后加蓋“檢重”章并簽字,提貨車輛出廠時憑出門聯(lián)和上述簽章仔細核對,無誤后予以放行。
4.到貨確認收款和欠款處理。運輸部門送貨到目的地后,銷售傳票中的“客戶聯(lián)”交由客戶驗收并在另一聯(lián)上簽收,交運輸人員,貨物收貨完成;賒銷的品種,由客戶出具欠款欠據(jù)交運輸部門帶回。賒銷的情形發(fā)生后,每周一由銷售統(tǒng)計人員列出超期未交回的應收款報企業(yè)財務部門,由財務部門通知關聯(lián)的業(yè)務人員催收。在期限內(nèi)沒有催收回來的欠款,業(yè)務人員需作出書面說明,財務部門也應和客戶進行電話溝通。5萬元以上欠款,每年底需要財務部門和業(yè)務人員一并去客戶處對賬書面確認。
以上列出了糧食加工企業(yè)貨款安全的控制程序,有利于糧食加工企業(yè)實行不相容職務分離和改善授權機制,以防止雖然有清晰的制度約束,但執(zhí)行不力而導致欺詐行為。從監(jiān)管的角度來看,它有助于實現(xiàn)內(nèi)部審計職能的一個很好的監(jiān)測和評估,使內(nèi)部審計機構不是形式上的擺設,實現(xiàn)內(nèi)部控制框架的有效性和真實行。
二、倉庫管理的風險控制措施
加強日常管理,嚴格限制未經(jīng)授權的人員接觸倉庫。再次,建立倉庫存貨分類管理制度,對企業(yè)全部存貨按其重要程度、價值高低、耗用量大小和訂購難度等為標準,劃分出ABC類,分別管理,建立健全存貨的防火、防潮、防盜和防霉變措施。
1.關于成品入庫。入庫的加工成品,均需經(jīng)檢驗部門檢驗合格,出具批次產(chǎn)品檢驗合格證。倉庫管理員憑檢驗合格證辦理入庫手續(xù)。具體由檢驗部門開具合格證一式兩聯(lián),一聯(lián)自留,一聯(lián)由負責打包的人員交倉庫管理員。打包人員憑檢驗合格證開具入庫單,同時抄送生產(chǎn)統(tǒng)計和倉庫。倉庫核對無誤后雙方簽字,倉庫入庫成功,并及時將信息錄入內(nèi)部電腦管理系統(tǒng)。
2.關于換貨。如果客戶需要換貨,由客戶向企業(yè)業(yè)務人員提出,由企業(yè)業(yè)務人員和銷售內(nèi)勤人員親臨客戶單位查驗準備換貨的產(chǎn)品。倘若是質(zhì)量問題造成的換貨,需要及時通知檢驗部門人員一并前往。經(jīng)查驗,可以換貨的,填寫換貨申請單,在允許數(shù)量內(nèi)予以換貨;超過數(shù)量限制的,需要報請領導批準。換貨時,倉庫管理員開具其他產(chǎn)品入庫單三聯(lián),同時開具其他產(chǎn)品入庫單三聯(lián),其數(shù)量應當和換貨申請單上數(shù)量、品種一致,并據(jù)此發(fā)貨。
3.關于倉庫轉(zhuǎn)移。從甲倉庫轉(zhuǎn)移至乙倉庫的入庫單由銷售內(nèi)勤人員開具,由接受轉(zhuǎn)移入庫的倉庫負責人和生產(chǎn)負責人簽字同意,將接受庫的入庫申請單傳至庫房,庫房實施備貨。接受庫運輸部門到轉(zhuǎn)移出庫的庫房現(xiàn)場提貨,轉(zhuǎn)移出庫方開出轉(zhuǎn)移倉庫出庫單,辦理轉(zhuǎn)移出庫手續(xù)。接收方倉庫開具轉(zhuǎn)移倉庫入庫單辦理入庫,并將轉(zhuǎn)移入庫單連同轉(zhuǎn)移倉庫出庫單傳給銷售內(nèi)勤,由銷售內(nèi)勤將轉(zhuǎn)移倉庫出庫單和接受倉庫入庫單轉(zhuǎn)交財務部門,至此,倉庫轉(zhuǎn)移手續(xù)辦理結束,倉庫轉(zhuǎn)移移庫成功。
4.關于盤點。每個月月底,應當實行企業(yè)財務、生產(chǎn)、倉儲管理部門和總經(jīng)理辦公室共同盤點庫存。盤點后,倉庫管理員應當制作盤點表,盤點表應當如實記錄實際盤點庫存數(shù)、庫房臺賬記錄數(shù)字、財務部門明細賬目記載的數(shù)據(jù),由進行盤點的各方代表在盤點表上簽字。盤點表各方留下一份備查。倘若出現(xiàn)盤盈盤虧問題,由財務部門提出具體的處理意見申請,報企業(yè)行政負責人批準后進行處理。
倉庫管理措施至關重要的,是要定期檢查相關崗位和倉庫人員操作的設置;定期檢查倉庫業(yè)務的授權審批制度的執(zhí)行情況;定期檢查庫存入庫和發(fā)貨、保管制度的執(zhí)行情況;定期檢查庫存處分制度的執(zhí)行情況;定期監(jiān)測存貨會計核算制度的執(zhí)行情況。
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作者簡介:程愛華(1975.09- ),女,大專,江蘇省農(nóng)墾米業(yè)集團淮海有限公司會計師、副總經(jīng)理