田曉瓊

隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，傳統(tǒng)的以手工勞動為主的重館藏、輕利用的人事檔案管理方式已不能很好適應(yīng)現(xiàn)代組織人事工作的需求，正在飽受非議。人事檔案數(shù)字化越來越受到人們的追捧和關(guān)注。對于檔案材料的數(shù)字化處理，國外早在20世紀(jì)80年代就開始了，我國則開始于20世紀(jì)90年代末。所謂人事檔案數(shù)字化就是把人事檔案進(jìn)行信息加工，將其轉(zhuǎn)化為可以儲存在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。用現(xiàn)代信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，實現(xiàn)無紙化運(yùn)行。人事檔案數(shù)字化通過授權(quán)可以實現(xiàn)檔案資源信息共享，具有容量大、占用空間小、易保管、查閱信息快捷、減少原始紙質(zhì)檔案破損、可多人在線查閱、不受時空限制等優(yōu)勢，極大地提高了檔案管理人員的工作效率。因此，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化勢在必行。

一、全面推行人事檔案數(shù)字化管理模式面臨的問題

1.缺乏全國統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案數(shù)字化軟件

人事檔案的數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案材料，按照國家規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)先進(jìn)行分類、編碼，掃描后以電子版形式儲存在各種介質(zhì)載體上并能被計算機(jī)識別，通過技術(shù)手段，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)閱讀到電子版人事檔案的內(nèi)容。由于我國的人事檔案數(shù)字化起步較晚，在實際工作中還存在諸多問題，諸如目前全國尚無一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件或權(quán)威部門來統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)管理人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及資源共享等工作。很多單位為了使用方便，自己開發(fā)軟件或服務(wù)外包，由于所采用的技術(shù)與方法不同，致使人事檔案數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，格式不盡相同，相互獨(dú)立，各自為政，人事檔案信息資源處于孤立、分散的狀態(tài)之中，形成信息壁壘，資源無法共享，將來很難納入國家統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的“大數(shù)據(jù)”平臺的管理之中。

2.專業(yè)管理人員匱乏

長期以來人事檔案總是處于被邊緣化的狀態(tài)，正如人們常說的“檔案工作用起來重要，用罷忘掉”的尷尬境地，很多單位領(lǐng)導(dǎo)并不重視此項工作。人事檔案工作是我國檔案工作的重要組成部分，是國家重要的信息資源，但只停留在了口頭上。由于受編制、資金的限制，專職、專業(yè)管理人員少之又少。人事檔案數(shù)字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特點(diǎn)，根據(jù)《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護(hù)管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，實行人事檔案數(shù)字化，檔案部門應(yīng)同時設(shè)置系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審計員，實現(xiàn)涉密應(yīng)用系統(tǒng)“三員分離”。目前許多單位一下無法配備這么多的專業(yè)人員，只能是一種構(gòu)想。

3.耗時費(fèi)力，重復(fù)建設(shè)

由于人事檔案具有動態(tài)性的特征，每年都有大量諸如年度考核表、聘期滿考核表、工資表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)呈報表、干部任免材料、學(xué)籍材料等散材料入檔。首先，檔案管理人員要仔細(xì)甄別，去偽存真，要做到取之有章、拒之有據(jù)，確保人事檔案的權(quán)威性、真實性和準(zhǔn)確性。其次，為了保證整卷檔案內(nèi)容的完整性，還要對散件進(jìn)行分類編號、編注頁碼，然后才能進(jìn)行掃描。

在進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描時，為保證掃描圖像的質(zhì)量，真實再現(xiàn)檔案原件的內(nèi)容，確保檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，一方面要求電子文檔里面文字、表格、公章圖像等必須完整清晰，沒有黑邊，留白適當(dāng)，杜絕頁面歪斜、尺寸失真、曝光過度的圖像進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案同步共存，相互印證;另一方面，由于檔案材料形成于不同時代，紙質(zhì)良莠不齊，老舊脆弱易碎。檔案材料用紙改版前，紙型大小不一，材料格式不規(guī)范統(tǒng)一。如20世紀(jì)90年代前，許多高校的成績表，就是一本小冊子，這讓工作量無形中倍增，筆者的單位員工學(xué)歷高、職稱高，每卷檔案人均掃描350頁。加之以前檔案整理裝訂為了美觀要求四邊齊，幾乎所有的檔案材料都被剪切和裱糊過，掃描時只能小心翼翼地剝離裱糊紙。因此，耗時費(fèi)力，工作量大。

掃描只是人事檔案數(shù)字化發(fā)展邁出的第一步，為了能早日實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，各單位還需要投資開發(fā)軟件、架設(shè)局域網(wǎng)以及系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等，需要投入大量的資金和技術(shù)。

二、推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建議

1.建立國家級的大數(shù)字平臺

國家應(yīng)有計劃、有步驟、有重點(diǎn)地盡快制定人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的總體規(guī)劃及各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。研發(fā)統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)軟件，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中數(shù)據(jù)庫格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和信息處理界面等工作都要有明確的要求并在全國推行。例如美國國家人事檔案部門就開發(fā)了先進(jìn)的人事檔案管理自動化系統(tǒng)軟件進(jìn)行管理，采用先進(jìn)的縮微技術(shù)來存儲每個公民的人事檔案信息，從而節(jié)約了大量儲存空間。借鑒國外文件中心等先進(jìn)經(jīng)驗，建立起國家級的人事檔案大數(shù)據(jù)庫平臺，設(shè)立專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)。各單位設(shè)專職聯(lián)絡(luò)員，周掃描、月上報每名員工近期形成的檔案信息材料，逐步將各地分散的檔案信息數(shù)據(jù)連接起來，既可避免各地因重復(fù)建設(shè)造成人財物的浪費(fèi)，又可以實現(xiàn)全國人事檔案信息共享。國家通過公民身份證代碼和人事檔案號，使數(shù)據(jù)庫里的檔案數(shù)據(jù)與每一個人信息關(guān)聯(lián)，從而無論人員如何流動，都會處于國家數(shù)據(jù)平臺的監(jiān)控和管理之中，使得數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案具有無與倫比的“記錄性”和“追溯性”，真正實現(xiàn)“單位人”向“社會人”的轉(zhuǎn)變，從而有效地遏制“人檔分離”的現(xiàn)狀。

2.領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入

實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，無論是檔案材料電子信息積累，還是軟件的開發(fā)、系統(tǒng)平臺的運(yùn)行搭建，工作量大，任務(wù)繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人員、技術(shù)和資金。要把人事檔案數(shù)字化建設(shè)列入單位整體發(fā)展規(guī)劃，充分認(rèn)識到現(xiàn)代檔案信息化管理的重要意義，分步驟、有重點(diǎn)地推進(jìn)實施，才能實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的“大數(shù)據(jù)夢”。

3.培養(yǎng)和造就一支適應(yīng)人事檔案數(shù)字化發(fā)展需要的高素質(zhì)的人才隊伍

檔案信息化建設(shè)亟須具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的全方位要求。面對新形勢、新要求，管理人員要轉(zhuǎn)變檔案“你送我裝，你來我查”的“守攤式閑人”的陳舊觀念，建立健全科學(xué)合理的檔案人才引進(jìn)和培養(yǎng)體系，新引進(jìn)人才要注重其專業(yè)背景，諸如力爭引進(jìn)具有檔案和計算機(jī)專業(yè)知識背景的人才。引育結(jié)合，對現(xiàn)有的非專業(yè)背景的員工，要加大專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員不但精通人事檔案業(yè)務(wù)知識，而且還熟知計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，不斷提升專業(yè)知識水平，改善知識結(jié)構(gòu)，拓寬服務(wù)視野，更好地為新時期組織人事工作服務(wù)。

三、結(jié)語

人事檔案的管理是組織人事工作的重要組成部分，面對新情況、新形勢，如何做好人事檔案數(shù)字化工作是目前組織人事部門面臨的重要課題。人事檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一蹴而就。因此，在工作中需要制定分步戰(zhàn)略，求真務(wù)實，講求實效，早日實現(xiàn)“紙質(zhì)人事檔案、數(shù)字化人事檔案、人事信息庫”三位一體的管理格局。

[作者單位：山東大學(xué)（威海）]