馬鳳杰

摘要：辦公自動化（OA），將辦公特定流程、環(huán)節(jié)與日常事務聯系，使得辦公文件在不同工作點進行傳輸、審批，大大提高了辦公效率，該文主要闡述了OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的重要性，同時對現代企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的應用進行分析，闡述了構建OA系統(tǒng)的方式。

關鍵詞：OA系統(tǒng)；企業(yè)信息管理；應用

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）02-0006-02

Abstract： Office automation （OA）， the office specific process， links and the daily routine contact， making office documents in different working points for transmission， approval， greatly improving the efficiency of the office， this paper mainly expounds the importance of the OA system in the enterprise information management， at the same time， the modern enterprise office automation system application analysis， elaborated the construction of OA system.

Key words： OA system； enterprise information management； application

隨著科技的發(fā)展，企業(yè)引入了辦公自動化，提升了管理專家關注重點——企業(yè)管理效率，減少不必要的人員，以及公司內部管理層，采用信息技術，追求投入產出比的最優(yōu)化。在管理過程中，實現資源共享、用戶訪問統(tǒng)計、信息反饋等。以用戶為起點，減少繁瑣的信息傳遞環(huán)節(jié)，實現異地數據資料傳播，便于公共信息的共享，最終滿足用戶信息需求。其定位優(yōu)勢，提高了企業(yè)管理人員的管理能力與效率，為管理者提供了決策依據。

1 信息管理系統(tǒng)的概念與功能

可由人、計算機和其他外圍設置對信息采集、傳遞、存儲、加工并維護、使用等操作的系統(tǒng)，為信息管理系統(tǒng)（Office Automation System）。以達到企業(yè)信息管理水平為目的，充分利用網絡通信技術及計算機軟硬件是它需要完成的主要任務。通過調研企業(yè)內部的人力、物力、財力和技術設備等各方面資源，發(fā)現問題并建立相對完善的基礎數據庫，根據需求的不同，分別處理加工，最終編制各種信息，為公司管理層的正確決策提供準確數據，為公司的決策層提供最新且最準確的信息，提高管理水平、經濟效益，從而促進企業(yè)的整體發(fā)展。

1）登錄的管理：每位用戶都擁有屬于自己的賬號和密碼，設置了使用權限，保障了用戶的隱私。2）公文收發(fā)管理：是需要重點實現的功能模塊，主要用來實現收發(fā)文的自動處理，使傳閱文件變得簡單省時，提高了每個部門的辦公效率。3）企業(yè)工作流：公司辦公流程將全部轉移至系統(tǒng)中操作，實現工作報告的提交與審批等業(yè)務流的操作。4）辦公事務：通過請示匯報并實現及時事先傳達相關信息，根本上提高了辦公處理效率。5）個人事務：個人郵件的收發(fā)管理，修改個人信息，實現所需要的日程安排與密碼等信息的修改和出差授權等功能。6）檔案管理：系統(tǒng)管理員可實現登陸、打印、統(tǒng)計、注銷、借閱等一系列操作，還可上傳文件實體等，可操作案卷排序、合并等編輯工作。7）網上交流：集成在線交流與網絡論壇的功能，滿足工作人員及時交流的需要，使辦公環(huán)境更加靈活，自動化系統(tǒng)更加人性化。8）輔助辦公：可管理車輛、辦公用品等，以便滿足辦公室內資源的合理使用。

2 企業(yè)引進與實施OA系統(tǒng)管理的意義

1） 發(fā)揮作用

企業(yè)引進發(fā)展OA系統(tǒng)，改進了信息管理工作，促進了企業(yè)辦公自動化，使企業(yè)信息管理方式得到大規(guī)模改革。通過搜索方式，查詢文件節(jié)約了大量時間。OA系統(tǒng)實施辦公自動化，主要將企業(yè)成員加入系統(tǒng)，采用共享文件或群發(fā)郵件形式規(guī)范日常工作，從而實現公司內部人員的信息交流傳遞，達到高效的信息使用，節(jié)省了信息搜索時間，減少勞動力，為員工工作提供了方便。OA系統(tǒng)的使用使得企業(yè)所有事務在管理過程中形成了較大的信息網絡集成，企業(yè)上下級人員均可在信息網絡中進行工作并交流，打破傳統(tǒng)信息傳遞模式與傳統(tǒng)交流方式，實現了信息橫向傳播，促進企業(yè)信息管理。

2） 提高了管理人員的綜合素質

OA系統(tǒng)在企業(yè)辦公自動化管理上帶動了信息管理工作的變更，也使得管理人員思想觀念以及認識新事物能力有所提升。OA系統(tǒng)的使用，實現辦公自動化同時也不斷豐富了管理人員的知識，使其掌握科學的管理模式與先進的管理技術。OA系統(tǒng)的使用深化了信息管理人員的管理概念，突破了陳舊思想，引領工作者管理手段步入更加現代化、科學化發(fā)展水平，改變其對信息的概念與管理模式，有效提升管理效率，最終達到提高信息管理水平，增強了管理人員的綜合素質。

3） 提高信息管理質量

傳統(tǒng)方式使用人力管理企業(yè)內部信息，通過工作人員對大量信息數據進行統(tǒng)計分析，隨著信息時代的到來和信息技術的發(fā)展，計算機技術在信息管理過程中逐漸得到使用，一定程度上輔助了信息管理工作，但當數據過多時，借助計算機處理也需要較多時間，從而影響到工作人員工作，在此情況下，需要加大工作人員的工作量。OA系統(tǒng)的使用至今還存在一系列問題，然而該系統(tǒng)使用的自動化上報程序可將文件通過網絡形式層層上報，上級人員可分工審批及文件簽字，大大提高了工作效率，避免數據處理中的數據損失浪費的較多時間。OA系統(tǒng)具有自動保存功能，可將大數據進行保存，使得信息管理質量得到保障。

4） 加強辦公安全可靠性

企業(yè)信息管理中存在大量數據內容，非授權用戶對系統(tǒng)的非法訪問會使得企業(yè)信息泄露或發(fā)生信息破壞丟失等現象，對此，OA系統(tǒng)根據權限對企業(yè)內部信息數據分層管理，不同權限分為不同級別的管理者和用戶，管理者對重要文件設置訪問密碼，避免非相關人員的非法訪問。管理者可使用辦公自動化系統(tǒng)建立用戶管理表或管理數據庫，當用戶登錄輸入準確用戶名和驗證碼的同時，系統(tǒng)對用戶權限進行自動分配。

2 OA系統(tǒng)在企業(yè)管理中的實現

1） 系統(tǒng)設計原則

OA管理系統(tǒng)的構建須遵循以下原則：（1）數據管理：對已歸檔業(yè)務，需要終端用戶輸入業(yè)務關鍵字，以此作為查詢的基礎。同時管理人員還可對無效業(yè)務進行刪除操作。（2）相關數據集成：OA管理系統(tǒng)需要具備處理考勤類型數據的能力，人事管理人員可通過該數據獲取工作人員考勤情況。（3）信息發(fā)布：根據公司內工作需要，管理人員發(fā)布相關信息至OA信息發(fā)布區(qū)，所有公司內工作者可以通知的形式接受此類消息。（4）支持移動辦公：出差人員可通過網絡隨時登陸OA辦公系統(tǒng)，訪問公司內信息。

2） 系統(tǒng)的實現

OA系統(tǒng)實現復雜業(yè)務流程的電子化流轉，其中每項工作的設計均包括表單定義、流程定義和工作流引擎。OA系統(tǒng)主要包括了以下幾大流程的處理模塊：（1）日常工作模塊：包含了工作人員向上級主管領導提交的工作計劃申請，由經營管理部門指定權限部門發(fā)布的公司內消息通知。（2）費用相關模塊：基于財務部門的特殊性及其特殊要求，目前設計了三項流程，借款申請、差費報銷、生產采購費用報銷，實現紙質與OA系統(tǒng)信息管理審批的同步進行。紙質文件將作為財務人員行為依據，電子文件則是以信息共享的方式讓管理部門進行數據統(tǒng)計與分析。（3）公文管理：日常公文管理主要包括了印章的使用與申請、外來文件發(fā)布等模塊，經營管理部門相關人員將對此模塊的內容進行審批與發(fā)布。（4）考勤模塊：此模塊提供的信息可統(tǒng)計人員流動具體情況，包括請假申請、加班申請、市內公出申請等。（5）服務支持：由車輛使用申請、辦公用品申領、復印文件申領、耗材申領、會議室使用申請等幾大部分組成，模塊審批同樣需要管理部門相關人員的實施。

3） OA管理系統(tǒng)的信息安全

通過B/S方式，OA系統(tǒng)實現了終端用戶對數據的訪問，確保了終端用戶的身份真實性，是推廣該系統(tǒng)應用所要解決的首要問題之一。基于傳統(tǒng)的用戶名加密碼的認證模式，極易造成用戶的密碼泄漏，導致OA系統(tǒng)數據被非法訪問甚至破壞，使得信息無法得到安全保障。

可基于數字證書共建OA管理系統(tǒng)，利用PKI技術進行身份認證，提出安全解決方案。企業(yè)CA負責向終端用戶發(fā)布數字證書，為該用戶提供合法身份證明。采用USB Key作為介質，使用限于該介質內的密鑰。此模式可解決OA用戶認證安全，加上目前OA應用上的單點登錄，為OA系統(tǒng)的推廣提供了安全保障。

3 OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的應用效果

1） 提高辦公效率：OA系統(tǒng)的應用可以更方便、更快捷地傳輸共享信息，使辦公資源運用合理。改變過去加上手工辦公方式，實現全方位信息的采集與處理，根本上提高辦公的質量，從而改變辦公環(huán)境條件，減輕工作壓力與勞累度，做到高速、高效、協同工作，防止或盡可能減少人為失誤，提高工作效率的同時，實現管理、決策科學化發(fā)展。

2） 節(jié)約辦公經費：OA系統(tǒng)應用在信息管理上，大大減少了過去企業(yè)信息管理模式耗費的人力物力。過去一份公文從擬稿到成文，滿篇涂改的時代已經過去了，取而代之的是文件資料的電子化，清晰明了，可以通過電腦即時管理與存取，減少紙質浪費，實現無紙化辦公，根本上節(jié)約了經費，減少了辦公成本。

3） 工作人員責任心增強：企業(yè)中信息管理應用OA系統(tǒng)，實施此自動化系統(tǒng)后，系統(tǒng)將會記錄工作人員在系統(tǒng)中辦公的所有操作，這樣使得每位工作者的工作細節(jié)都有據可查，出現問題時責任可明確到人，提升了每位工作者的責任心。

4） 提高工作人員素質與管理能力：信息管理系統(tǒng)變革為自動信息管理系統(tǒng)的網絡辦公模式，對每位工作人員的個人素質都有了更高的要求，這不僅是管理方式的升華，更是一種改革。所以只有學好計算機等知識，才能適應時代要求，工作者只有規(guī)范日常操作，養(yǎng)成一個好的習慣，才能使公司的信息管理更加規(guī)范化，整體提高管理水平。

4 結語

OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理的推廣應用為企業(yè)信息管理的發(fā)展帶來了極大的促進作用，提高了企業(yè)綜合管理水平和辦事功效，進而提高企業(yè)運營能力。

參考文獻：

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