徐暢

摘要：公文管理模塊是辦公自動化系統(tǒng)中最重要的部分，主要實現(xiàn)了公文的發(fā)送和接收。本文針對公文管理模塊的功能結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和工作流程進行了設(shè)計，并對模塊的實現(xiàn)進行了討論。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；公文管理模塊；J2EE；工作流

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）18-0195-03

在傳統(tǒng)辦公中各部門之間傳遞文件、發(fā)布通知公告，主要采用的方法還停留在紙質(zhì)文檔的傳閱、電話、電子郵件等方式；而這些方式主要依靠人工，以及一些外部通訊工具或軟件，非常不利于信息的管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的蓬勃發(fā)展，政府部門和各事業(yè)單位紛紛開始引入辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）來協(xié)同辦公[1]。本文所介紹的OA系統(tǒng)基于工作流技術(shù)，采用先進的J2EE技術(shù)體系和平臺化的實現(xiàn)方式。在整個辦公自動化系統(tǒng)中，公文管理模塊是其中最重要、也是使用最頻繁的部分，主要包括發(fā)文管理、收文管理兩大部分，提供了自動化公文流轉(zhuǎn)管理的功能，以下針對該模塊進行詳細的設(shè)計和實現(xiàn)。

1 公文管理模塊功能設(shè)計

1）發(fā)文管理

發(fā)文管理模塊的主要作用是用來管理發(fā)送文檔，實現(xiàn)了文檔的流程化管理。主要提供了新建發(fā)文、發(fā)文草稿、在辦發(fā)文、辦結(jié)發(fā)文、終止發(fā)文和發(fā)文傳閱幾個功能，如圖1所示。

2）收文管理

在收文管理中，主要用于管理外來單位的公文，實現(xiàn)了來文的簽收、來文的傳閱、來文的擬辦、來文的承辦等管理工作。主要提供了在辦收文、辦結(jié)收文、終止收文和收文傳閱功能，如圖2所示。

2 公文管理模塊流程設(shè)計

在辦公過程當中，任何一項工作都包含有許多個業(yè)務(wù)流程，簡單的模塊說明是無法對工作進行描述的[2]。下面對發(fā)文管理和收文管理這兩部分進行業(yè)務(wù)流程分析，并對其工作流程進行設(shè)計[3]。

1）發(fā)文管理流程設(shè)計

在發(fā)文之前，系統(tǒng)管理員首先會根據(jù)不同的工作內(nèi)容，定義好公文所需要的各類模板，并且還要定義好公文發(fā)布的整個流程，包括流程序號、名稱、后繼流程序號、參與流程的用戶等等。定義好流程后，發(fā)文操作就會按照事先定義好的工作流程自動進行流轉(zhuǎn)，如表1所示。

根據(jù)以上發(fā)文管理流程的分析，在整個發(fā)文的過程中涉及了很多的部門和人員，每個人員的權(quán)限也是不一樣的，如表2所示。

發(fā)送的文件內(nèi)容統(tǒng)一采用Word進行編寫，而公文當中領(lǐng)導(dǎo)的手寫簽名、痕跡保留、定稿、套紅、簽章等則以O(shè)CX控件技術(shù)來實現(xiàn)。同時，系統(tǒng)還提供了嚴密的授權(quán)管理和數(shù)據(jù)加密功能，確保文件的保密性、完整性，實現(xiàn)了對文檔傳遞過程中的有效監(jiān)控。

2）收文管理流程設(shè)計

收文管理主要針對的是對于外來文件的收集、歸檔、整理與管理操作。用戶收文時，一般需要將文檔電子化歸檔。

3 公文管理模塊的實現(xiàn)

整個OA系統(tǒng)是在MVC框架模式，采用J2EE技術(shù)體系和SQL Server 2005關(guān)系型數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)的。下面是發(fā)文管理的實現(xiàn)過程。

3.1 定義發(fā)文工作流程

管理員需要事先定義一個發(fā)文流程，以及定義好公文的模板。發(fā)文流程的步驟應(yīng)該包括公文擬稿、審核、會簽、核稿和簽發(fā)，完成公文流轉(zhuǎn)的要求。

1）模板定義：系統(tǒng)管理員根據(jù)不同的辦公內(nèi)容，在系統(tǒng)的工作流管理中，定義各類模板。主要包括模板號、模板名，而模板的制作可以使用Word文檔，方便易用。

2）流程定義：系統(tǒng)管理員進行流程定義，包括流程的序號、名稱、后繼流程序號、參與流程的用戶等信息。

3）發(fā)文擬稿：擬稿人選擇公文模板表DocModel中，已定義好的公文模板，進行文檔編輯；編輯完后，文檔會按照先前已定義好的發(fā)文流程進行發(fā)送。

4）發(fā)文審核：按照發(fā)文流程的定義， 從步驟表Step中讀取出該流程定義的下一個節(jié)點及其處理人。公文將會按照流程的定義，發(fā)送到相關(guān)部門進行審核。審稿人員開始審核時，相關(guān)信息將會寫入到公文處理表DocOperate中。

5）發(fā)文會簽：判斷當前公文狀態(tài)state，是否滿足會簽條件。當滿足條件時，從步驟表Step中讀取出該流程定義的下一個步驟及其處理人。系統(tǒng)會簽提供了多部門會簽功能，系統(tǒng)會按照會簽順序?qū)⑽臋n發(fā)往該部門。

6）發(fā)文簽發(fā)：判斷當前公文狀態(tài)state，是否滿足簽發(fā)條件。當滿足條件時，從步驟表Step中讀取出該流程定義的下一個步驟及其處理人。公文發(fā)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處，由領(lǐng)導(dǎo)提出修改意見并簽發(fā)。

3.2 發(fā)文管理具體實現(xiàn)

點擊系統(tǒng)左側(cè)功能樹中的“全院發(fā)文——新建發(fā)文”，可以填寫公文撰制單，實現(xiàn)公文的創(chuàng)建和發(fā)送，如圖5所示。

4 結(jié)論

公文管理模塊是OA系統(tǒng)中最關(guān)鍵的部分， 管理了單位內(nèi)部所有公文的發(fā)送、接收和審核?；?B/S 結(jié)構(gòu)，采用工作流技術(shù)， 能開發(fā)出功能齊備、易于操作、界面友好的功能模塊，滿足了辦公的實際需求，實現(xiàn)了高速高效的現(xiàn)代化辦公。

參考文獻：

[1] 王碩，劉翀，秦孌孌. 基于B/S三層架構(gòu)的OA智能辦公系統(tǒng)的研究與設(shè)計[J]. 價值工程，2012（12）.

[2] 劉丹. 淺談信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作[J]. 科技展望，2016（16）.

[3] 韓志雄，云影. 公文電子化處理的幾點技巧[J]. 華南金融電腦，2010（12）.