鄭 丹

（常州市武進(jìn)區(qū)婦幼保健所，江蘇常州，213164）

婦幼保健機(jī)構(gòu)是我國(guó)公共衛(wèi)生服務(wù)體系的重要組成部分。按照國(guó)家衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》和《婦幼保健機(jī)構(gòu)管理辦法》的規(guī)定，我國(guó)婦幼保健機(jī)構(gòu)實(shí)行省、市、縣三級(jí)分級(jí)管理制度。縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)是最基層的婦幼保健機(jī)構(gòu)，它的基本職能是貫徹落實(shí)以保健為中心、保健與臨床相結(jié)合的婦幼衛(wèi)生工作方針，堅(jiān)持群體保健為重點(diǎn)，為婦女兒童提供婦幼保健服務(wù)和與其相關(guān)的臨床醫(yī)療服務(wù)。縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案工作不僅是本單位內(nèi)部的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作，也是整個(gè)地方公共衛(wèi)生服務(wù)體系建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)條件。本文結(jié)合筆者工作實(shí)際，就如何加強(qiáng)縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案工作談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

常州市武進(jìn)區(qū)婦幼保健所

一、充分了解縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀

建國(guó)后很長(zhǎng)時(shí)期，縣級(jí)都沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的婦幼保健機(jī)構(gòu)，只是作為衛(wèi)生行政管理機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)的一個(gè)部門(mén)。直到上世紀(jì)70年代初，縣級(jí)才設(shè)置直屬衛(wèi)生行政管理機(jī)關(guān)的獨(dú)立事業(yè)機(jī)構(gòu)。但當(dāng)初由于職能單一、規(guī)模偏小、人員較少，特別是沒(méi)有列入同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的進(jìn)館范圍和檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)范圍，所以一般來(lái)說(shuō)，檔案工作基礎(chǔ)薄弱、規(guī)范化程度不高，難以適應(yīng)地方醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)特別是婦幼衛(wèi)生工作發(fā)展的需要。

縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)工作中形成的大量檔案是本單位加強(qiáng)婦幼保健工作規(guī)范化、科學(xué)化管理，以及衛(wèi)生技術(shù)人員開(kāi)展婦幼保健課題研究必不可少的原始記錄，同時(shí)也是地方衛(wèi)生行政管理部門(mén)制定本地區(qū)婦幼保健工作政策，加強(qiáng)所轄區(qū)域內(nèi)婦幼保健工作管理的重要依據(jù)。隨著醫(yī)改工作的不斷深入，縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案工作不僅被擺上了本單位領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，而且已經(jīng)列入了同級(jí)衛(wèi)生行政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)范圍，得到了前所未有的重視。

從目前實(shí)際狀況來(lái)看，縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)都普遍建立了檔案工作，形成了門(mén)類較為齊全、構(gòu)成較為豐富的檔案資源?？h級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案中最主要的是文書(shū)類檔案和業(yè)務(wù)類檔案。其中文書(shū)類檔案主要包括本單位黨務(wù)工作、行政管理等日常工作中形成的規(guī)章制度、規(guī)劃計(jì)劃、改選、干部任用、職稱評(píng)審、評(píng)先表彰、定編定崗、效能建設(shè)、支部工作、綜合事務(wù)和后勤保障等方面工作和活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料。業(yè)務(wù)類檔案主要包括本單位婦女保健、兒童保健、婚前檢查等醫(yī)療保健工作中形成的目標(biāo)考核、技術(shù)規(guī)程、信息資料、工作報(bào)表、普查材料等各種業(yè)務(wù)文件材料。

除此以外，還有進(jìn)口的四維B超儀、新生兒聽(tīng)力篩查儀等高精尖儀器設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收單、說(shuō)明書(shū)、維修記錄等文件資料構(gòu)成的設(shè)備儀器檔案；反映本單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)往來(lái)情況的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等構(gòu)成的會(huì)計(jì)檔案；反映本單位獲得各種榮譽(yù)、資質(zhì)等方面的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書(shū)等實(shí)物檔案；反映本單位重大活動(dòng)、重要會(huì)議等情況的照片檔案；上級(jí)督導(dǎo)、兩規(guī)評(píng)估、等級(jí)創(chuàng)建、基層指導(dǎo)等方面較為重要的電子文件的光盤(pán)檔案等。

二、不斷強(qiáng)化縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)期的建設(shè)和發(fā)展，縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案工作從無(wú)到有，具備了一定的基礎(chǔ)和規(guī)模，但是由于原來(lái)基礎(chǔ)較薄弱，規(guī)范化程度還有待進(jìn)一步提高。

首先，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，營(yíng)造依法治檔的良好環(huán)境。結(jié)合檔案管理的需要，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷建立和完善檔案工作規(guī)章制度，使檔案工作有章可循，有法可依，逐步走上制度化、規(guī)范化道路。一是通過(guò)建立和完善檔案收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，形成一整套科學(xué)有效的管理機(jī)制，保證各類檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；二是通過(guò)建立檔案保密和責(zé)任追究制度，強(qiáng)化檔案信息安全保密機(jī)制，切實(shí)做好檔案信息的安全保密工作；三是通過(guò)建立完善檔案保管制度，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案實(shí)體的安全保管，保證檔案實(shí)體安全萬(wàn)無(wú)一失；四是通過(guò)完善檔案查閱等制度，確保檔案利用過(guò)程中實(shí)體和信息的安全。通過(guò)建立和實(shí)施這些規(guī)章制度，為檔案工作有效開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

其次，規(guī)范文件材料收集歸檔，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。要不斷強(qiáng)化以文書(shū)檔案為基礎(chǔ)的多門(mén)類、多載體檔案的集中統(tǒng)一管理，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地接收各科室的歸檔文件材料，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。方法上要采取普遍收集與專門(mén)收集、定期收集與不定期收集相結(jié)合。把握好婦幼保健檔案形成規(guī)律，抓好年初、年末兩個(gè)主要時(shí)期集中收集。注意跟蹤各科室有價(jià)值的信息資源，做到特殊情況及時(shí)收，重要資料隨時(shí)交。每當(dāng)有重要會(huì)議、重要來(lái)訪、重要培訓(xùn)、重大項(xiàng)目、重點(diǎn)課題時(shí)，檔案工作人員應(yīng)提前介入，全程跟蹤，專項(xiàng)收集，確保文件材料齊全、完整和準(zhǔn)確。

第三，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加快檔案信息化進(jìn)程。大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使之與婦幼保健工作信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)。通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，逐步建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。由于檔案數(shù)量巨大，因此要優(yōu)先對(duì)重要的、利用率高的檔案進(jìn)行加工，不斷擴(kuò)大電子檔案存量。遵循紙質(zhì)文件和電子文件“雙套制”保管原則，注意收集整理在電子政務(wù)平臺(tái)上形成的各類電子文件，建立一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定、覆蓋面廣的文件資料收集網(wǎng)絡(luò)和運(yùn)行機(jī)制，從而將具有保存價(jià)值的電子文件安全地保存下來(lái)。

第四，加強(qiáng)檔案安全保密，確保檔案信息安全萬(wàn)無(wú)一失。隨著時(shí)代的發(fā)展和變遷，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)也配備使用了《出生醫(yī)學(xué)證明》、婦幼保健信息化系統(tǒng)等多種軟件，給工作帶來(lái)極大便捷，同時(shí)也對(duì)檔案的安全保密提出了新的要求。因此，要采用服務(wù)器雙機(jī)熱備、構(gòu)筑防火墻、設(shè)置安全密碼等多種計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，形成強(qiáng)有力的安全屏障，確保檔案安全保密防患于未然。

三、有效發(fā)揮縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案的應(yīng)有作用

檔案工作的根本目的就在于有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，更好地為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。對(duì)于縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，就是要在做好日常檔案查閱利用和檔案參考資料編研的基礎(chǔ)上，緊密圍繞資質(zhì)認(rèn)證、業(yè)務(wù)許可等事關(guān)單位發(fā)展的重點(diǎn)工作，充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，有效發(fā)揮檔案信息資源應(yīng)有作用。我們著重開(kāi)展了以下三個(gè)方面的工作：

一是認(rèn)真做好日常檔案查閱利用工作。隨著新醫(yī)改工作的進(jìn)一步深入，檔案利用范圍也更為寬泛。以《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案資料為例，以前的利用者以單位內(nèi)部為主，現(xiàn)在擴(kuò)大到家屬、律師、司法機(jī)關(guān)等。為了滿足各方面的利用需要，我們充分利用現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)成手工和機(jī)讀相互結(jié)合、互為補(bǔ)充，能滿足多方位、多角度查檔需要的檢索體系。到目前為止，我們共編制各種檢索工具4 種24 冊(cè)，其中全宗指南1件、案卷目錄7冊(cè)、卷內(nèi)目錄8冊(cè)、歸檔文件目錄8冊(cè)，為提高查閱利用檔案的效率創(chuàng)造了條件，僅去年一年，我們共接待查檔325人次，提供檔案386件次。

二是有針對(duì)性地開(kāi)展相關(guān)檔案參考資料的編纂研究。在做好日常檔案查閱利用工作的同時(shí)，我們通過(guò)每月召開(kāi)的婦幼衛(wèi)生工作例會(huì)，及時(shí)掌握各個(gè)階段的工作重點(diǎn)，深入群體保健科等業(yè)務(wù)科室，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)人員的溝通交流，了解業(yè)務(wù)人員的檔案利用需求，有針對(duì)性地開(kāi)展編研工作。比如，新醫(yī)改實(shí)施以后，每年基本婦幼衛(wèi)生工作和重大婦幼衛(wèi)生項(xiàng)目查閱利用檔案資料非常頻繁。為此，我們將涉及這兩項(xiàng)工作的主要依據(jù)、基本情況、主要成果等重要數(shù)據(jù)和信息，進(jìn)行摘錄、匯總和組合，形成反映兩項(xiàng)工作主要脈絡(luò)的情況（或項(xiàng)目）簡(jiǎn)介，提供給有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)人員使用，減少了檔案原件的利用。

三是積極主動(dòng)提供考核論證必不可少的支撐材料。主動(dòng)配合上級(jí)檢查考核、業(yè)務(wù)資質(zhì)認(rèn)證、業(yè)務(wù)許可監(jiān)督和工作（或項(xiàng)目）深度推進(jìn)等重點(diǎn)工作，充分發(fā)揮擋案資源優(yōu)勢(shì)，積極準(zhǔn)備并系統(tǒng)提供相關(guān)臺(tái)賬資料，為順利通過(guò)各種考核、認(rèn)證、鑒定等創(chuàng)造有利條件。比如，在創(chuàng)建江蘇省甲等婦幼保健所過(guò)程中，我們通過(guò)復(fù)印、掃描、相機(jī)翻拍等各種手段，積極提供文書(shū)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案等共計(jì)575 件次，形成迎檢臺(tái)賬資料58盒。又如，在創(chuàng)建江蘇省婦幼衛(wèi)生先進(jìn)區(qū)工作中，我們及時(shí)主動(dòng)提供文書(shū)檔案321 件次，形成迎檢臺(tái)賬資料24本。這些迎檢臺(tái)賬資料，為我們順利實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建目標(biāo)加了分，創(chuàng)造了有利條件。

［1］曾為華.淺談農(nóng)村基層?jì)D幼保健檔案的建立與管理［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）.

［2］景軍芳.談寧夏固原市婦幼保健院檔案管理中的問(wèn)題與對(duì)策［J］.中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)雜志，2007年第5卷第9期.