康勝利

（遼寧大學(xué)歷史學(xué)院,遼寧沈陽,110036）

本溪市檔案館是省一級檔案管理先進單位，成立于1960年8月1日，現(xiàn)保存207 個全宗，檔案和資料共計15 萬卷（冊）。本溪市檔案館信息資源按照載體與保管方式的不同，主要可分為實體檔案信息資源和數(shù)字檔案信息資源；根據(jù)檔案信息資源邏輯老化和物理老化機理，可以分別對實體檔案信息資源和數(shù)字檔案信息資源老化情況進行研究。

1 實體檔案信息資源老化情況

1.1 實體檔案信息資源的邏輯老化情況

實體檔案信息資源的邏輯老化主要是指它所包含的信息內(nèi)容逐漸失效或已經(jīng)被廣泛接受因而較少被利用等情況［4］。筆者以最為常見和典型的紙質(zhì)檔案作為研究對象，以利用頻次作為測度指標，對不同類別和不同時期的檔案信息資源進行考察、對比來說明其老化情況，并對其編研成果進行普賴斯指數(shù)測度。

（1）利用頻次測度。如表1 所示，從被利用檔案所屬時期和類別兩個方面對所收集數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，結(jié)論如下：

a.按時期劃分，在被查詢利用的12 卷（冊）檔案中，僅有1 卷（冊）屬于建國前形成，占8%；其余11卷（冊）均為建國后形成，占92%。相對于建國前檔案，建國后檔案被利用頻繁，查閱次數(shù)也更多，其對利用者的價值相對較大，老化速度就相對較慢。然而，由于建國前檔案具有特殊的歷史文化價值，特別是對于歷史研究發(fā)揮著不可替代的作用，因此雖然歷史檔案中的大部分信息并不為人們所使用，已經(jīng)處于老化狀態(tài)，但是仍應(yīng)當作為高齡檔案妥善保管。

b.按類別劃分，在這12 份檔案中，黨群、行政共8 份，人事、會計、人物、綜合各1份。由此可見，相比于人事、會計等類別檔案，黨群、行政檔案被利用頻繁，是出具檔案證明、維護個人權(quán)益的重要憑證，因此其老化速度緩慢，半衰期較長。

（2）普賴斯指數(shù)測度。普賴斯認為，可以把5年作為劃分文獻情報利用的標準，出版年小于5年的文獻稱為“現(xiàn)時有用”的文獻，出版年限超過5年的稱為“檔案性”文獻。出版年限不超過5年的文獻數(shù)量與文獻總量之比，可作為研究對象的普賴斯指數(shù)（PI）［6］。人們利用檔案信息資源的目的各不相同，或是為了工作需要，或是為了證明某項事項，或是為了撰寫著作、出版學(xué)術(shù)論文?，F(xiàn)通過知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫檢索出利用本溪市檔案館信息資源編研出版的學(xué)術(shù)論文共20篇，對其進行普賴斯指數(shù)分析。

經(jīng)筆者統(tǒng)計在20 篇文獻中出版年限不超過5年的共有5 篇文獻，代入普賴斯計算公式可得：

表1 本溪市檔案館檔案利用情況統(tǒng)計表［5］

即在限定范圍內(nèi)，本溪市檔案館信息資源普賴斯指數(shù)（PI）為0.25，數(shù)值較小，而普賴斯指數(shù)越小則說明檔案信息資源老化速度越慢，相應(yīng)的利用價值衰減也越慢。顯而易見，檔案信息資源作為人類社會活動的原始記錄，與其他文獻資料相比，其憑證價值和參考價值是最為突出的，其老化速度較慢。

1.2 實體檔案信息資源的物理老化情況

實體檔案信息資源的物理老化表象特征明顯，在實地調(diào)研過程中通過肉眼即可觀察到其老化現(xiàn)象。根據(jù)載體性質(zhì)不同，可將物理老化情況歸納為以下幾個方面：

（1）紙質(zhì)檔案。在本溪市檔案館館藏的紙質(zhì)檔案中，最古老的檔案已經(jīng)有100多年歷史。雖然在保管過程中采取了各種技術(shù)性措施，也已被限制直接利用原件。但是，這一類年份較遠的檔案仍然出現(xiàn)了老化現(xiàn)象，最明顯的就是字跡已經(jīng)模糊不清，難以辨認，紙張還出現(xiàn)了不同程度的發(fā)黃、變脆。由于老化，這部分檔案已經(jīng)被密閉封存，不再提供利用，有些檔案在接收進館時已經(jīng)不能清晰地辨認出其所記錄的內(nèi)容，也無法提供利用。

（2）縮微膠片檔案。為了節(jié)省庫存空間，提高檢索效率，本溪市檔案館館藏縮微膠片的數(shù)量僅次于紙質(zhì)檔案。由于最開始對新技術(shù)應(yīng)用不熟練以及在保管和利用過程中不斷發(fā)生的機械磨損，部分縮微膠片檔案由于片基材料變形、污損或者影像消退等原因已經(jīng)無法讀取，喪失了利用價值。

（3）照片檔案。由于各種原因，部分照片檔案只有照片而無原底片；又因年代久遠，出現(xiàn)影像變黃、退色、污損、乳劑層脫落等老化現(xiàn)象，這嚴重影響了照片檔案的保管壽命和利用價值的發(fā)揮。

（4）光盤檔案。本溪市檔案館的光盤檔案一般都收納在專用的光盤盒或光盤塔內(nèi)，保存完好，避免了陽光直射及高溫、高濕環(huán)境的影響，但由于部分光盤檔案反復(fù)讀取造成光盤記錄面發(fā)生污損和劃痕，影響了其耐久性；在使用過程中手上的油性物質(zhì)和汗?jié)n也在一定程度上侵蝕了光盤表面導(dǎo)致灰塵粘附，出現(xiàn)了壞道，部分光盤檔案尤其是保存年限較久的光盤檔案已經(jīng)無法讀取。

2 數(shù)字檔案信息資源老化情況

2.1 數(shù)字檔案信息資源的邏輯老化情況

本溪市檔案館數(shù)字檔案信息資源包括兩部分，一是將館藏紙質(zhì)檔案或聲像檔案經(jīng)過數(shù)字化加工后形成的，是數(shù)字檔案信息資源的主要組成部分；另一是其產(chǎn)生、收集直到保管整個環(huán)節(jié)都是以數(shù)字檔案的形式存在的，這種類型的數(shù)字檔案信息資源只占很小一部分。本溪市檔案館建設(shè)有本溪市檔案信息網(wǎng)，涵蓋了館藏可供公開和利用的部分檔案，自2004年上線以來，總訪問量已達35萬人次。本文選取本溪市檔案信息網(wǎng)“政策法規(guī)”和“規(guī)范標準”兩項信息資源對其邏輯老化進行比較研究。鑒于“規(guī)范標準”最新數(shù)據(jù)為2010年，為保證數(shù)據(jù)具有可比性，故選取時間段統(tǒng)一為2004—2010年，隨機選取15個樣本數(shù)據(jù)量進行統(tǒng)計。

為便于對比分析，將統(tǒng)計數(shù)據(jù)利用EXCEL 表格工具制作成折線圖，如圖1所示。

這里需要說明兩個問題：第一，以上統(tǒng)計數(shù)據(jù)來源于本溪市檔案信息網(wǎng)，2004—2010年為“政策法規(guī)”或“規(guī)范標準”上傳到網(wǎng)頁時間，可能與該文件發(fā)布或批準生效時間存在不一致。但是，作為信息資源主體，其存在于同一個環(huán)境（本溪檔案信息網(wǎng)）、具備相同的利用條件（可直接瀏覽使用）以及相同的上傳時間，它們即具備了進行訪問量對比的同等條件。第二，雖然本溪檔案信息網(wǎng)2004年就已經(jīng)建立并開放訪問，但是由于前期網(wǎng)絡(luò)并未普及、人們網(wǎng)上查檔用檔意識薄弱等客觀原因，網(wǎng)站和信息訪問量均不高，但即使在這個階段仍然可以清晰地看出相比于“規(guī)范標準”類檔案信息資源，“政策法規(guī)”類檔案信息資源的利用需求較大，訪問量較高。

圖1 “政策法規(guī)”、“規(guī)范標準”訪問量對比折線圖（2004-2010）

結(jié)論：對于網(wǎng)站訪問用戶來說，“政策法規(guī)”類檔案信息資源比“規(guī)范標準”類檔案信息資源利用價值更高，瀏覽頻繁，因此其老化速度較慢，半衰期較長。在該統(tǒng)計數(shù)據(jù)中，訪問量最高的是“政策法規(guī)”類中的“行政審批許可”，共7227次，該信息內(nèi)容主要為日常行政工作中許可登記表，相比于其它已歸檔文件或法規(guī)性文件，其現(xiàn)行價值較高，對日常工作仍具有很高的利用價值，因此其利用頻次相對較高，老化速度緩慢。這也從側(cè)面反映了利用需求的高低對檔案信息資源邏輯老化具有重要影響。

2.2 數(shù)字檔案信息資源的物理老化情況

數(shù)字檔案信息資源的物理老化主要是受其形成、傳輸、利用過程中計算機環(huán)境中的各種設(shè)備、設(shè)施的安全和數(shù)字檔案物理歸檔后制成材料的耐久性等因素的影響。由于數(shù)字檔案可以實現(xiàn)在不同存儲系統(tǒng)之間的遷移，數(shù)字檔案存儲載體壽命一般都超過了讀寫它的計算機軟硬件技術(shù)生命周期。技術(shù)進步導(dǎo)致的系統(tǒng)升級，使原有系統(tǒng)過時而被淘汰，而基于原有系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息資源就有可能因無法識讀而變得毫無意義，發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的老化。而且，這種因系統(tǒng)升級而造成的信息無法識讀是全面性的，它可能導(dǎo)致所保管的全部數(shù)字檔案信息資源在其系統(tǒng)內(nèi)無法讀取。因此，數(shù)字檔案信息資源物理老化除了需要考慮存儲載體之外，更要重點考慮信息的長期可讀性問題。

由于檔案數(shù)字化工作多是近幾年才啟動，考慮到成本和技術(shù)成熟性等因素，本溪市檔案館數(shù)字檔案大多采用縮微膠片進行保管。因此，數(shù)字檔案信息資源老化現(xiàn)象并不明顯，只有少部分光盤文件由于頻繁使用造成表面出現(xiàn)劃痕，使得內(nèi)部部分數(shù)據(jù)無法讀取；另有較早歸檔的電子文件由于所使用軟件和系統(tǒng)版本較低，現(xiàn)在已被淘汰，從而造成這部分檔案信息資源無法讀取。然而，由于網(wǎng)絡(luò)信息的不斷更新，本溪檔案信息網(wǎng)老化問題較為突出。主要表現(xiàn)在兩個方面：一是網(wǎng)頁信息更新不及時，大多數(shù)信息內(nèi)容的更新時間都滯后于實體信息的發(fā)布時間，造成網(wǎng)頁信息內(nèi)容陳舊，大多為幾年之前的信息；二是網(wǎng)站建成之后，運營和維護工作不佳，造成部分鏈接已經(jīng)失效，經(jīng)核查這些信息鏈接已經(jīng)消失。

3 結(jié)語

檔案信息資源老化是不可避免的，同時又是一個復(fù)雜的現(xiàn)象和過程。一方面，社會、經(jīng)濟、科技的進步導(dǎo)致檔案信息資源不斷增長，從而使新舊信息更替，檔案信息資源老化；另一方面，檔案信息資源的類型不同、性質(zhì)不同，其老化的速率、特點也不相同。檔案信息資源增長的越快，其半衰期就越短，老化速度也相應(yīng)加快。當今社會，人們在生產(chǎn)和生活中產(chǎn)生的信息數(shù)量急劇增長，現(xiàn)有的檔案人員編制與庫房建設(shè)的規(guī)模明顯不能滿足需求，這就使得檔案信息資源老化研究愈發(fā)重要。具體來說，對檔案館信息資源老化狀況進行動態(tài)監(jiān)測，不僅有助于延長其保管壽命，而且可以及時進行剔舊處理，釋放館庫空間，緩解庫容危機。

本文是基于對本溪市檔案館檔案信息資源保管及利用數(shù)據(jù)的全面統(tǒng)計來研究檔案信息資源老化的一次嘗試，在統(tǒng)計上努力做到準確，方法上努力做到科學(xué)，對研究結(jié)果的判斷也盡量做到全面客觀。然而因為條件所限，目前僅實現(xiàn)對本溪市檔案館的實證研究，并且在分析檔案信息資源老化情況時，也只能選取部分較具代表性的對象進行比較研究，其結(jié)論推斷可能具有一定的局限性。但另一方面，本文亦具有一定的現(xiàn)實和理論意義，作為理論聯(lián)系實踐的一次嘗試，它不僅能夠指導(dǎo)實踐工作，改善和提高檔案信息資源管理工作的水平和質(zhì)量；而且它還可以檢驗該理論是否科學(xué)、有效，以實證分析的形式進一步豐富和完善檔案信息資源研究體系。

［1］冷靜，康勝利.檔案信息資源實體老化機理的分析［J］.遼寧科技學(xué)院學(xué)報，2014(1):41-42.

［2］康勝利，黎華.檔案信息資源老化機理和測度指標界定［J］.云南檔案，2014(4):52-55.

［3］［4］康勝利.論檔案信息資源的邏輯老化［J］.蘭臺世界，2014(29):7-8.

［5］注:因原始數(shù)據(jù)量較多，不便展示，筆者從2012年檔案利用情況中選取了代表性信息以作示例說明，但相關(guān)結(jié)論均是基于全年數(shù)據(jù)驗證得出.

［6］邱均平主編.信息計量學(xué)［M］.武漢:武漢大學(xué)出版社，2007:73.