何泓枚

學(xué)校管理是一項完善的科學(xué)的教育工程，一般分行政管理、教育教學(xué)管理、學(xué)生管理、教師管理、總務(wù)管理、校園管理、檔案管理等幾部分。但是唯一不能忽視檔案管理，不懂得檔案管理是學(xué)校管理的一個重要組成部分，沒有檔案管理是不完善的學(xué)校管理。學(xué)校檔案，是學(xué)校一切工作的綜合反映。一所學(xué)校，如果能把自己歷年工作實績的所有資料，全面系統(tǒng)地劃類歸檔，建立起規(guī)范化的學(xué)校檔案，對進一步加強和改善學(xué)校管理，全面貫徹教育方針，提高教育教學(xué)質(zhì)量，促進學(xué)?！鞍l(fā)揚成績，糾正錯誤”，在揚長補短中不斷前進，有著極其重要的意義。

一、檔案管理的內(nèi)容

1、學(xué)校行政管理方面：校史及學(xué)校平面圖、建筑圖紙;上級的文件、通知及有關(guān)批復(fù);工作計劃、總結(jié)及大事記;各種規(guī)章制度、會議紀(jì)錄及有關(guān)決定;固定財產(chǎn)登記表、統(tǒng)計報表及財務(wù)資料;受各級各部門表彰 情況及證件;歷年學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子的組成人員及基本情況等。

2、教育教學(xué)管理方面：教導(dǎo)處、教研組及團隊組織的工作計劃、總結(jié);每學(xué)期教師任課情況安排表;每學(xué)期期終考試、各類學(xué)科競賽及每學(xué)年升級、畢業(yè)考試試卷、質(zhì)量分析、成績統(tǒng)計表、分?jǐn)?shù)冊;不同版本的教材、教參;歷年所訂主要報紙、雜志;圖書資料、教學(xué)儀器、文體器材、電教設(shè)施（含自制軟件）的登記冊; 學(xué)校和教師在各種報章雜志上發(fā)表的論文、經(jīng)驗材料及他人發(fā)表的（含廣播、電視）報道本校事跡的新聞、通訊、經(jīng)驗材料;完整的教育教學(xué)檔案資料等。

3、教師管理方面：逐年逐學(xué)期教職員工的花名冊及基本情況登記表;逐月逐日教職員工的考勤原始記載;教師在校級以上（含校級）進行示范課、觀摩課、教改實驗匯報課、新教師轉(zhuǎn)正定級公開課的教案及評教記錄、指導(dǎo)意見及結(jié)論;教師在縣級以上有關(guān)會議交流過但未發(fā)表過的經(jīng)驗材料;每學(xué)期教師的學(xué)科教學(xué)計劃及班主任工作計劃;教職員工的年度工作總結(jié)及考核評定材料;學(xué)歷不合格教師的文化、業(yè)務(wù)進修資料及學(xué)歷合格教師的繼續(xù)教育資料;逐學(xué)期填寫的《教師業(yè)務(wù)檔案》等。

4、學(xué)生管理方面：每學(xué)年的分年級、分班學(xué)生花名冊及基本情況登記表;學(xué)籍登記表（學(xué)籍卡或借讀卡）;轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級的有關(guān)證件、存根及失學(xué)、死亡原因的情況登記;學(xué)生體檢登記表及體育達標(biāo)成績 測查表;學(xué)生獎懲情況登記表;學(xué)生去向及畢業(yè)生花名冊、畢業(yè)證存根、畢業(yè)生合影、畢業(yè)生去向等。

二、檔案管理的方法

1、人人樹立檔案意識。一個學(xué)校能否把檔案建起來，并管好、用好，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)。校長重視檔案建設(shè)，善于用檔案資料統(tǒng)管學(xué)校各項工作，是做好檔案工作的根本保證。校長重視了，就必然會要求全校教職員工人人樹立檔案意識，在日常工作過程中養(yǎng)成積累資料的良好習(xí)慣，避免平時不注意收集保存，遺失了，期末交不回檔案室，入不了檔。

2、校校設(shè)立管理人員。一般地說，在不增加編制的條件下，盡可能設(shè)檔案專職管理人員（如聘用有一定管理能力、工作認(rèn)真負責(zé)、身體健康的離退休教師），其他規(guī)模較小的學(xué)?？稍O(shè)兼職管理人員。要制訂管理人員職責(zé)和管理制度，除建好、管好、用好檔案資料等內(nèi)容外，要特別注意在管理人員變更時，做好交接工作，防止人員變、資料丟的混亂現(xiàn)象。

3、件件資料分類入檔。檔案資料，通常一學(xué)期收集整理一次。對所收集的資料，在入檔前一定要進行審查整理，認(rèn)真鑒別，決定取舍，然后系統(tǒng)地分類、分項、分卷裝入檔案袋。一般學(xué)校要建立檔案柜，檔案袋入柜存放;凡有條件的都要建立檔案室，檔案室除放置檔案柜存放文書資料等檔案袋外，還要陳列、存放學(xué)校有史以來保存下來的有價值的珍貴實物（如獎旗、獎杯、獎匾、獎品，用過的校牌、校旗、國旗等）和報紙、雜志、教材、試卷等不能入袋的資料。

4、事事處處注意“四性”。即檔案資料的連續(xù)性、完整性、系統(tǒng)性和價值性。連續(xù)性，是指跨學(xué)年的重要事件，如教改實驗課題，一般都不是一個學(xué)年能夠完成的，周期較長，一輪實驗要延續(xù)幾年、十幾年，對每學(xué)期、每學(xué)年的階段性實驗報告和終結(jié)性的實驗成果報告，以及其他有關(guān)資料，或二輪、三輪的實驗資料，都要注意連續(xù)性;完整性，是指本學(xué)期、本學(xué)年的某件事、某項活動要有頭有尾，善始善終，防止有部署沒檢查，有計劃沒總結(jié);系統(tǒng)性，是指分類立卷工作要規(guī)范化。要科學(xué)地系統(tǒng)地分類分項，便于查找資料，發(fā)揮檔案資料對學(xué)校工作的指導(dǎo)作用;價值性，是指對收集起來的資料，要嚴(yán)肅認(rèn)真地審查整理，對那些沒有教育價值、科研價值、保存價值和歷史資料查找使用價值的就不必入檔，可另作處理。檔案資料不能兼收并蓄，把凡是收集到的東西統(tǒng)統(tǒng)塞進檔案袋里。即使入檔的資料，也要標(biāo)明保存期--“永久”、“長期”，或“30年”。

三、檔案管理的優(yōu)越性

1、實行檔案管理，能增強對學(xué)校檢查評估的真實性和準(zhǔn)確性。檔案，是督查、評估和指導(dǎo)學(xué)校工作的可靠依據(jù)。有的學(xué)校，平時做了許多工作并卓有成效，但督導(dǎo)檢查時，聽匯報成績不少，查資料證據(jù)不足，有的已經(jīng)失落，有的一時找不到，而評估“重證據(jù)，不輕信口供”，積分自然受到影響。有了檔案資料，就是真憑實據(jù)，督查評估就能做到公平合理。

2、實行檔案管理，能調(diào)動教師的工作積極性，激勵教師的競爭意識。比如《教師業(yè)務(wù)檔案》，每學(xué)期根據(jù)各人的工作實績填寫一次，內(nèi)容和本人見面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教研組長和本人共同簽字方能生效。由于絕大多數(shù) 教師的上進心、自尊心很強，這樣做對每個教師都是一個有力的鞭策和鼓舞，增強其事業(yè)心和責(zé)任感，對全面貫徹教育方針，面向全體學(xué)生，全面提高教育教學(xué)質(zhì)量，都有極大的促進作用。評模范，評職稱、民辦教師轉(zhuǎn)公辦等，“模范不模范，翻開檔案看”，按工作實績排隊上，這幾個過去的“老大難”，就會變成再也不難。

3、實行檔案管理，便于查找和使用有關(guān)資料，便于利用校史及有關(guān)實物（包括錄音、錄像等），對學(xué)生進行校史教育、傳統(tǒng)教育、愛國主義教育等。

4、實行檔案管理，能進一步加強和完善學(xué)校的科學(xué)管理體制，使每所學(xué)校都能從本校的實際出發(fā)，摸索經(jīng)驗，按照教育教學(xué)規(guī)律辦好自己的學(xué)校。教育是一門科學(xué)，有其本身的規(guī)律，但這個規(guī)律并不是任何人隨便都可以掌握的，只有在工作實踐中，不斷總結(jié)成功的經(jīng)驗，記取失敗的教訓(xùn)，得而不驕，失而不餒，才能從中找出規(guī)律，指導(dǎo)自己的工作在曲折的道路上不斷前進。檔案資料為此提供了有利條件，使學(xué)校管理從隨意性、 經(jīng)驗型向自覺型、科學(xué)型發(fā)展。

總之，建立健全學(xué)校檔案，實行檔案管理，有利于學(xué)校查找和使用歷史資料。