作者簡介：張驍勇（1993—），男，漢族，安徽省阜陽市人，2014級碩士研究生，安徽大學(xué)管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)。

摘 要：在信息時代，傳統(tǒng)意義上的開發(fā)利用因存在各種局限而難以向用戶提供滿意服務(wù)，把知識管理引入檔案工作中，分析兩者的關(guān)系，運(yùn)用知識管理的理念和方法分析目前的檔案開發(fā)利用工作存在的問題，并提出對應(yīng)的策略，以期更好的推動檔案實踐的發(fā)展與檔案學(xué)理論和知識管理理論的融合創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：知識管理；檔案信息資源；開發(fā)利用

1.知識管理與檔案開發(fā)利用的關(guān)系

知識管理理論一般將知識劃分為顯性與隱性，而檔案作為社會實踐的原始記錄，承擔(dān)了隱性知識的顯性化和顯性知識固化的作用，因此，檔案具有知識屬性，檔案信息資源中包含了對組織和個人十分重要的亟待挖掘的知識。

筆者認(rèn)為，用知識管理理論指導(dǎo)檔案信息資源的開發(fā)利用就是要用知識管理的理念武裝檔案工作者的頭腦，促使檔案工作者成為知識工作者，把檔案部門作為一個知識管理和交流創(chuàng)新的平臺，成為知識的加工者、分享者、服務(wù)者，把檔案信息服務(wù)提升到知識服務(wù)的層面上來，從而做好開發(fā)利用工作[2]。

2.傳統(tǒng)的檔案開發(fā)利用存在的問題

2.1 利用的意識淡薄

檔案的利用是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，對于檔案館來說，做好檔案的利用工作，不僅是實現(xiàn)檔案價值的重要途徑，更是檔案部門賴以存在和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。但目前，一方面，檔案工作者主動提供利用的意識不強(qiáng)，檔案工作多重視收集和保管，利用上以被動等待為主，缺少以用戶為中心的服務(wù)思想。另一方面，公眾利用意識不足，社會檔案意識淡薄，許多人對于檔案有何價值，如何利用檔案解決工作學(xué)習(xí)上的問題不清晰、不了解，利用檔案的熱情不高。

2.2 利用方式單一

目前大多數(shù)檔案館提供的信息利用方式處于初級階段，多是以利用者到實體檔案館查詢記錄為主，并提供檔案的題錄、文摘等基礎(chǔ)性在線查詢服務(wù)。這種落后的服務(wù)理念和服務(wù)方式也很難適應(yīng)社會的利用需求。

知識經(jīng)濟(jì)時代，用戶關(guān)注的已不再是簡單的獲取文獻(xiàn)而是如何從繁雜的信息環(huán)境中找到能解決所面臨問題的信息內(nèi)容，并將這些信息融化和重組為相應(yīng)的知識或解決方案。單一的利用方式必然限制檔案利用工作的開展。

2.3 開發(fā)的寬度不夠

表現(xiàn)為重視顯性信息的開發(fā)而忽視隱性的信息、知識。大量的信息和知識不僅存在于文件或檔案庫中，也根植于各類組織日常管理、生產(chǎn)運(yùn)行的程序、慣例以及規(guī)范之中，更有一大部分存在于組織成員的頭腦中。傳統(tǒng)的檔案開發(fā)工作，往往限于檔案的定期接收，缺少主動開發(fā)，缺少對隱性信息資源的挖掘。

檔案開發(fā)工作除了要對顯性的帶有知識性質(zhì)的檔案信息進(jìn)行開發(fā)外，也應(yīng)該盡可能的對分布在個人或不同部門中的片段式的知識資源進(jìn)行開發(fā)，避免因單一形式的檔案開發(fā)客體而流失一些珍貴的知識信息[3]。應(yīng)該注重廣泛的收集、開發(fā)那些零碎、隱形的信息。

2.4 開發(fā)的深度不足

檔案信息的開發(fā)多以一次開發(fā)為主，即收集、分類、立卷、排列、編目、鑒定、編制檢索工具以及統(tǒng)計等基礎(chǔ)性工作，少部分深層次開發(fā)就是傳統(tǒng)的檔案編研，缺少對于包含有知識的檔案信息的深入挖掘。難以滿足用戶對相關(guān)知識的需求。對于某個主題或類別的檔案，只有從更加深入的層次去思考檔案信息內(nèi)容以及與其相關(guān)的知識分布，才能使相關(guān)檔案信息最大限度地集結(jié)在一起，才能進(jìn)行深度加工，成為系統(tǒng)、全面的知識成果。

3.知識管理指導(dǎo)下檔案開發(fā)利用的策略

3.1 加強(qiáng)檔案宣傳培訓(xùn)，提高檔案利用意識

檔案工作歸結(jié)起來需要人去做，要加強(qiáng)隊伍建設(shè)，加大檔案宣傳，從檔案工作者和檔案用戶兩方面提高檔案意識。

第一，把好入口，強(qiáng)化培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的人才隊伍。明確檔案開發(fā)利用工作是一項以專業(yè)知識為基礎(chǔ)的不同于機(jī)械性和體力勞動的工作，樹立檔案工作是知識工作，檔案利用是向用戶提供知識服務(wù)的觀念，營造學(xué)習(xí)知識、分享知識的良好文化環(huán)境，促使館員有意識的創(chuàng)新開發(fā)利用工作。

第二，因地制宜開展檔案宣傳工作，助力社會檔案意識的提升。除了利用網(wǎng)絡(luò)，多方式的、長期的開展檔案宣傳外，要充分認(rèn)識到，滿足用戶的利用需求，就是最好的宣傳。做宣傳工作，不能僅依靠幾場展覽，幾個網(wǎng)頁，更多的是要思考如何提供利用。要針對用戶的不同需求，提供小眾化的信息知識服務(wù)，對服務(wù)窗口和平臺精心設(shè)計，將知識性和趣味性相結(jié)合，推送一些貼近大眾生活的通俗易懂的宣傳材料，消除檔案與公眾生活的隔閡。

3.2 推動檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案利用方式

創(chuàng)新檔案利用方式，使以用戶到館查詢?yōu)橹鞯睦棉D(zhuǎn)變?yōu)橐詰?yīng)用信息技術(shù)提供檔案產(chǎn)品為主的方式，要做到這一點，必須要建設(shè)數(shù)字化的信息資源庫，并著力打造檔案館網(wǎng)站。

一是推動紙質(zhì)檔案數(shù)字化、信息化。具有相當(dāng)數(shù)量和規(guī)模的數(shù)字化信息、知識是實施知識管理的前提條件。一方面，檔案館應(yīng)加快檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)，快速、準(zhǔn)確、有計劃、有步驟地變紙質(zhì)檔案為數(shù)字化的檔案信息；另一方面，檔案館應(yīng)加強(qiáng)與科研單位、其他檔案館、圖書館等信息機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，通過對多方數(shù)據(jù)資源的整合，及時更新與補(bǔ)充數(shù)據(jù)庫資源。

二是著力打造檔案館網(wǎng)站。在服務(wù)理念上，檔案館網(wǎng)站要從“宣傳型”、“展示型”轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型。樹立檔案館網(wǎng)站只有為用戶提供信息乃至知識服務(wù)才是它最大價值所在的觀點。在服務(wù)內(nèi)容上，要主動提供多途徑的檢索方式，根據(jù)對用戶的分析提供針對特定服務(wù)人群的信息服務(wù)。在網(wǎng)站設(shè)計上，做到版式欄目設(shè)置合理、色彩搭配和諧、操作簡單直觀。

3.3 注重對隱性知識的挖掘，拓展檔案開發(fā)寬度

隱性知識一般存在于人的思維之中，注重對隱性知識的挖掘，需要檔案部門加強(qiáng)與其他單位部門的協(xié)同合作。首先，可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建設(shè)知識和經(jīng)驗的共享機(jī)制。使得不同的人員都可以在網(wǎng)絡(luò)上分享自己的體驗、經(jīng)驗和知識。其次，檔案部門加強(qiáng)電子文件的收集與管理，對網(wǎng)絡(luò)上相對顯性化的信息進(jìn)行收集、整合。

3.4 建立特色專題檔案庫，延伸檔案開發(fā)深度

檔案開發(fā)寬度的拓展并不代表開發(fā)深度的延伸。通過檔案編研和對檔案知識的整合加工形成專題檔案庫。專題檔案庫能將檔案的歷史價值充分體現(xiàn)出來，形成知識密集型的服務(wù)內(nèi)容從而很好的解決這個問題。專題檔案庫的建設(shè)應(yīng)根據(jù)館藏特色和地域特色，收錄有價值的連續(xù)性歷史事件相關(guān)資料，可以是對某一問題的系統(tǒng)探討，也可以是對某一事件、某一歷史人物的專題介紹，通過對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行鑒定、取舍，并充分利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行整序和重組，把零散的，已經(jīng)顯性化的知識再加工，形成系統(tǒng)的知識產(chǎn)品。這一活動過程必然需要檔案工作者投入大量的精力和時間，而這種凝結(jié)著檔案工作者勞動的知識產(chǎn)品就是檔案深度開發(fā)的產(chǎn)物[5]。

實踐發(fā)展是理論進(jìn)步的源泉，檔案開發(fā)利用中對知識管理的運(yùn)用也會為整個檔案實踐和檔案理論開拓一片新天地。

（作者單位：安徽大學(xué)）

參考文獻(xiàn)：

[1] 尹曉慧.基于知識管理的圖書館創(chuàng)新研究[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010年（13）.

[2] 姜媛.知識管理背景下高校檔案館功能拓展探究[J].檔案學(xué)通訊，2014（4）.

[3] 劉榮.高校檔案開發(fā)：基于知識管理的新思考[J].山西檔案，2014（1）.

[5] 楊力，姚樂野.基于知識管理的數(shù)字檔案館服務(wù)體系構(gòu)建[J].檔案學(xué)通訊，2010（1）.