劉國明

[摘 要]任何管理活動(dòng)，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對(duì)象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對(duì)檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對(duì)這些不同的部分、門類、類別等實(shí)施分別管理。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)期；電子文件檔案；檔案管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201528094

作為一種知識(shí)管理，檔案管理在社會(huì)發(fā)展中表現(xiàn)出來的重要性越來越明顯。面對(duì)社會(huì)新形勢(shì)的發(fā)展、新時(shí)期檔案工作的需要，如何將檔案管理工作做好，促進(jìn)檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，并以此來指導(dǎo)檔案管理工作，應(yīng)從以下幾個(gè)方面抓起。

1 電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展

計(jì)算機(jī)的誕生帶來了電子商務(wù)、電子貨幣、電子軍事、電子政府等一系列新工作方式與生活方式。隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子文件檔案。

由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時(shí)間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄露或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，對(duì)電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個(gè)全球面臨亟待解決的重要課題。

電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，不但能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的不足，改進(jìn)電子技術(shù)措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，更能加強(qiáng)檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

2 檔案是社會(huì)文明進(jìn)步的重要標(biāo)志

從歷史的角度看，檔案是歷史的記錄，通過檔案可以摸清歷史脈絡(luò)，了解重要史實(shí)，從歷史的發(fā)展和演變中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，探索歷史發(fā)展規(guī)律。從現(xiàn)實(shí)的角度看，檔案是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的真實(shí)寫照，它記錄了黨和國家在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)建設(shè)等方面的路線、方針、政策，讓老百姓有廣泛的知情權(quán)、參與權(quán)；檔案是人類智慧的源泉，是社會(huì)文明的思想寶庫，是科學(xué)研究不可缺少的第一手資料，借助珍貴的檔案資料研究和解決實(shí)際問題，可以減少人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，不斷提高工作效率。

檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)非常明顯。經(jīng)過認(rèn)真、細(xì)致的分析，得出如下結(jié)論：科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3 檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求

隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，也是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。

電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件歸檔部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對(duì)我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。

要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對(duì)于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

總之，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起給檔案界提供了一個(gè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的契機(jī)；趕上這次浪潮，我們就會(huì)縮短與先進(jìn)國家的差距，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中大顯身手。相信經(jīng)過全體檔案界同人的共同努力，我們定會(huì)在新世紀(jì)這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

（上接P93）穩(wěn)定發(fā)展，應(yīng)該予以重視。高職院校在學(xué)生公寓管理實(shí)施的過程中，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)安全相關(guān)工作的開展，責(zé)任到個(gè)人，及早發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，將一切威脅到安全的因素扼殺在萌芽狀態(tài)。加強(qiáng)學(xué)生公寓安全管理，首先要注意做好基礎(chǔ)設(shè)施的檢查工作如滅火器、消防栓、安全通道設(shè)施等，對(duì)于損壞的部分及時(shí)予以維修或更換，確保其可以在任何時(shí)段都可以正常使用。其次，要定時(shí)組織學(xué)生開展安全培訓(xùn)活動(dòng)。強(qiáng)化學(xué)生對(duì)安全的認(rèn)知，杜絕一切危險(xiǎn)行為，對(duì)學(xué)生進(jìn)行安全培訓(xùn)，讓其掌握一定的安全知識(shí)和技能，以保證學(xué)生在安全的環(huán)境中健康成長(zhǎng)。

3 將思想政治教育融入到高職院校學(xué)生公寓管理工作當(dāng)中

思想政治教育是我國高等教育的重要部分，是樹立學(xué)生正確意識(shí)觀念的基礎(chǔ)教育，應(yīng)滲透到高校教育工作的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。黨中央也就此做出了重要批示，在《中國中央國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)大學(xué)生思想政治教育工作的意見》中提出：“要高度重視大學(xué)生生活社區(qū)、學(xué)生公寓、網(wǎng)絡(luò)虛擬群體等新型大學(xué)生組織的思想政治教育工作，選拔大學(xué)生骨干參與學(xué)生公寓、網(wǎng)絡(luò)的教育管理，發(fā)揮大學(xué)生自身的積極性和主動(dòng)性，增強(qiáng)教育效果?！币虼?，將思想政治教育融入到高職院校學(xué)生公寓管理工作當(dāng)中，是黨對(duì)高校思想政治教育的要求，也是高校加強(qiáng)學(xué)生公寓管理工作的重點(diǎn)。

將思想政治教育工作融入到高職院校學(xué)生公寓管理工作當(dāng)中，需要高職院校深化對(duì)思想政治教育和學(xué)生公寓管理的認(rèn)識(shí)，依托于高職院校學(xué)生公寓管理新模式，從學(xué)生教育的角度出發(fā)將思想政治教育與學(xué)生公寓管理結(jié)合在一起。具體而言，要加強(qiáng)高職院校學(xué)生公寓的文化建設(shè)。文化映射出了人類的精神和思想，學(xué)生公寓文化對(duì)學(xué)生正確思想意識(shí)的形成產(chǎn)生了積極的影響。高職院校學(xué)生公寓文化的建設(shè)方式是多種多樣的，可以在學(xué)生公寓內(nèi)設(shè)置文化宣傳墻，以文化、圖畫等方式將學(xué)生公寓管理規(guī)章制度展示給學(xué)生，讓學(xué)生自主規(guī)范自己的行為；組織學(xué)生開展公寓管理知識(shí)競(jìng)賽、海報(bào)制作等活動(dòng)，使學(xué)生在感受快樂的同時(shí)樹立自我管理的意識(shí)等。另外，加強(qiáng)高職院校學(xué)生的文明教育，以促使其形成良好的行為習(xí)慣。只有樹立學(xué)生正確的思維意識(shí)，才能指導(dǎo)其形成正確的行為。由此看來，高職院校思想政治教育從生活實(shí)踐中抓起是非常有必要的，對(duì)提高教育實(shí)效具有重要的現(xiàn)實(shí)意義?？梢栽诟呗氃盒Ｋ枷胝谓逃倪^程中，穿插公寓生活實(shí)例，樹立學(xué)生的是非觀，培養(yǎng)學(xué)生的自主判斷能力，借此幫助學(xué)生形成良好的文明習(xí)慣；在高職院校學(xué)生公寓管理過程中，指正學(xué)生錯(cuò)誤行為的同時(shí)加入思想政治教育的部分，深化其對(duì)文明公寓的認(rèn)識(shí)，從自我做起，從生活的點(diǎn)點(diǎn)滴滴做起，為學(xué)生公寓文明建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

顧書創(chuàng)新高校學(xué)生宿舍管理模式 創(chuàng)建和諧高校環(huán)境[J].社會(huì)視窗，2010（10）.