李璦含

摘 要：現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展快速，以往的紙質(zhì)檔案管理無法滿足需求，所以電子檔案的地位不斷提升，現(xiàn)在檔案管理以及進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化管理模式。傳統(tǒng)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和知識無法勝任目前的工作需求，所以，隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作中也需要提升自己，解放思想，跟上時代的腳步，創(chuàng)新檔案服務(wù)，開拓新的領(lǐng)域。目前檔案工作者需要將檔案開發(fā)和利用作為自己的工作職責(zé)和使命，能夠主動為社會服務(wù)，推進(jìn)全面小康社會進(jìn)程。使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來為用戶提供檔案服務(wù)，做好管理事物，讓檔案管理工作能夠變得現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理 創(chuàng)新服務(wù) 網(wǎng)絡(luò)管理 新形勢

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（a）-0199-02

新的社會大環(huán)境下，信息化是主流旋律，檔案服務(wù)為了適應(yīng)時代的發(fā)展，需要對自己的工作進(jìn)行創(chuàng)新，滿足社會的需求，創(chuàng)新是一個國家發(fā)展的基礎(chǔ)，是民族進(jìn)步的靈魂，是推動社會發(fā)展的動力。創(chuàng)新也是檔案服務(wù)事業(yè)發(fā)展的前提和力量來源，特別是在目前的信息化社會環(huán)境下，檔案服務(wù)工作應(yīng)該跟上時代的發(fā)展腳步，不斷地開拓和創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維作為檔案服務(wù)管理工作的依據(jù)。

檔案服務(wù)創(chuàng)新需要有創(chuàng)新的想法、創(chuàng)新的意識，兩者缺一不可。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和信息時代是一個全新的時代，創(chuàng)新就是這個時代最重要的內(nèi)容，尤其是目前檔案工作電子化和網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新思想和創(chuàng)新理念應(yīng)該滲透到工作當(dāng)中。解放自己的思想，建立檔案服務(wù)的意識和工作理念，能夠貼近生活，接近社會，滿足大家的需求，這是檔案服務(wù)質(zhì)量的重要決斷指標(biāo)。創(chuàng)新需要有創(chuàng)新觀念的支持，能夠?qū)n案工作對社會服務(wù)功能的重要性有所認(rèn)識，能夠注重實(shí)體利用，對檔案原始憑證給予關(guān)注。由被動服務(wù)變成主動服務(wù)，讓檔案事業(yè)能夠和社會公共文化服務(wù)、社會公益、歷史文化傳承等連接在一起。

1 從服務(wù)手段上來革新

建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案部門現(xiàn)在都開始建立了自己的局域網(wǎng)，檔案部門也需要合理的利用單位網(wǎng)站來進(jìn)行檔案管理網(wǎng)頁制作，將檔案信息上傳，提供檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，讓用戶可以實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索，滿足不同的需求。國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的1種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將該單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

電子文件的自動上傳收集。電子檔案的產(chǎn)生過程和紙質(zhì)檔案產(chǎn)生過程存在很大的差異性，電子檔案的產(chǎn)生需要由上傳和下載兩個部分組成，在單機(jī)上進(jìn)行電子文件的收集工作是現(xiàn)代檔案管理中非常重要的內(nèi)容。檔案部門如果按照傳統(tǒng)的工作模式來進(jìn)行，就很難完成，需要對現(xiàn)有的工作模式進(jìn)行調(diào)整，提供網(wǎng)頁工作窗口，能夠使用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案的上傳，進(jìn)行檔案的收集，在檔案館的服務(wù)器進(jìn)行檔案的歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。使用軟件就能夠通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來將電子文件上傳，在服務(wù)器進(jìn)行歸檔，不需要往返檔案館進(jìn)行檔案的交接，也不需要將檔案以光盤的形式進(jìn)行交接。

提供在線服務(wù)。傳統(tǒng)檔案利用需要到檔案館或者展覽館去閱讀復(fù)制或原文件，需要使用者到檔案部門去利用，信息化社會中，這項過程能夠簡化。社會的全面信息化讓工作、生活和學(xué)習(xí)變得更加便利，人們對信息的時效性非常關(guān)注，希望能夠使用信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)來及時獲取信息。所以被動和手工的檔案利用無法滿足需求。

檔案部門能夠通過開設(shè)網(wǎng)頁專題、數(shù)據(jù)查詢窗口以及電子信箱服務(wù)等內(nèi)容，給檔案利用者提供便利性，快速地進(jìn)行信息交互，對服務(wù)對象的問題和咨詢提供解答。

開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為了能夠滿足新形勢下的需求，加快工作職能轉(zhuǎn)變，提升工作效率，加強(qiáng)黨和人民大的聯(lián)系，為人民群眾提供切實(shí)可靠的幫助，應(yīng)該要建立服務(wù)中心，提供現(xiàn)行文件的服務(wù)工作，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

2 服務(wù)領(lǐng)域上的擴(kuò)展

信息化和多主體服務(wù)。從對企事業(yè)單位服務(wù)轉(zhuǎn)為提供社會全面服務(wù)，這是現(xiàn)代檔案管理者的共識。因?yàn)闄n案部門除了需要和黨政機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位有交互之外，還會需要和社會活動相聯(lián)系，為他們提供檔案信息，這些群體可能是個人或者組織，需要根據(jù)他們的需求來提供不同的服務(wù)。信息化社會人們對信息的渴求度非常高，信息技術(shù)發(fā)展后，科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)、行政管理等等都變得錯綜復(fù)雜，和信息服務(wù)的聯(lián)系密不可分。檔案信息的單一需求被打破，更多的是需要提供綜合的檔案信息服務(wù)。

提供實(shí)體服務(wù)，開發(fā)檔案產(chǎn)業(yè)。目前信息資源開發(fā)中，檔案工作者除了是檔案的保存著和管理者之外，更是檔案的開發(fā)利用者，檔案管理也是檔案的開發(fā)利用集散地，作為信息的聚集地和交流中心，為用戶提供檔案服務(wù)的窗口。知識檔案館的改革應(yīng)該向信息化道路發(fā)展，給社會提供檔案信息，建立檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，將信息收集、加工、保存和服務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一化，成為工作實(shí)體。檔案信息開發(fā)要求檔案工作者有服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，能夠順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢，主動提供服務(wù)。在信息編輯上，應(yīng)該引入先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品指引，為企業(yè)的結(jié)構(gòu)調(diào)整提供信息服務(wù)，為企業(yè)的營銷提供市場信息資料等等。

信息資源共同分享?，F(xiàn)代化信息資源增長快速，每天都有大量的信息產(chǎn)生，單一的文獻(xiàn)部門無法完成所有的收集和整理工作，所有應(yīng)該報實(shí)現(xiàn)橫向聯(lián)合，將信息資源共享，打破各自為政的局面，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，建立聯(lián)合目錄，這是社會信息系統(tǒng)的核心內(nèi)容。

聯(lián)合目錄是為了能夠?qū)崿F(xiàn)著錄格式和編排的統(tǒng)一，將兩個以上的檔案館館藏目錄聯(lián)合報道。讓資源可以共享，為使用者提供更加豐富的信息資源，建立聯(lián)合目錄能夠完成資源共享，對文獻(xiàn)部門深挖資料利用價值具有很大的幫助，也能夠作為資源互補(bǔ)的一種方式，讓館藏資源的利用度提升，防止資源被重復(fù)收集，造成人力物力的浪費(fèi)，也能夠有效地緩解館藏的空間不足問題，對檔案館的人力資源分配以及資金緊張情況都有很好的改善效果，還可以讓檔案館或圖書館能夠發(fā)揮自己的特色，提供特色化服務(wù)，更加系統(tǒng)的提供專一方向的服務(wù)，對社會的需求提供更加有針對性的服務(wù)。

3 檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要任務(wù)

檔案服務(wù)創(chuàng)新不能夠單純的依賴其他政府部門或社會的幫助，需要自己進(jìn)行改革發(fā)展，解決前進(jìn)道路上的各種難題。

（1）合理檔案資源建設(shè)，穩(wěn)固檔案服務(wù)創(chuàng)新基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案收集、保存和利用工作，這是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。所以檔案管理應(yīng)該在檔案資源建設(shè)上多努力，檔案服務(wù)是基于檔案資源提供的服務(wù)，沒有檔案資源也就服務(wù)提供檔案服務(wù)。檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中的基礎(chǔ)地位不可取代，所以應(yīng)該要抓好這一源頭，對重大活動、重大事件、重要會議、重要科研項目等內(nèi)容進(jìn)行多載體的檔案監(jiān)管，將常規(guī)歸檔和即時歸檔相結(jié)合，多征集各方面的社會報道，為檔案服務(wù)提供基礎(chǔ)條件。

（2）數(shù)字化館藏。檔案服務(wù)創(chuàng)新需要以數(shù)字化館藏作為基礎(chǔ)，館藏檔案數(shù)字化一方面能夠讓利用者更加的便捷；另一方面對于檔案的保存也比較方便，能夠保存更長的時間。檔案館藏數(shù)字化是目前正在建設(shè)和完善的一項工作，需要創(chuàng)造條件，把握機(jī)會，爭取社會和其他部門的支持，為檔案創(chuàng)新服務(wù)提供基礎(chǔ)條件建設(shè)。很多大的檔案館都已經(jīng)能夠完成數(shù)字化管理模式，而一些中小檔案館因?yàn)榻?jīng)費(fèi)等問題導(dǎo)致其發(fā)展緩慢，停滯不前，所以應(yīng)該爭取到更多部門的幫助，為數(shù)字化館藏提供基礎(chǔ)。

（3）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，建立高水平檔案管理隊伍。檔案管理工作者是檔案管理工作的主要實(shí)施者，他們的水平和能力直接影響了檔案服務(wù)的質(zhì)量高低。我國檔案管理人才稀缺，特別是復(fù)合型的人才，需要對優(yōu)秀的年輕檔案管理工作者給予重點(diǎn)培養(yǎng)，增加他們的知識面，提供更加的工作機(jī)會，豐富他們的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可以選擇優(yōu)秀人才進(jìn)行培訓(xùn)深造，掌握先進(jìn)檔案管理技術(shù)，學(xué)會先進(jìn)設(shè)備的使用方法，聘請高新技術(shù)人才，壯大檔案管理隊伍。

總而言之，檔案管理服務(wù)工作的創(chuàng)新是檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)和動力，需要解決發(fā)展過程的難題，富有創(chuàng)新精神，推動檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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