王玉紅

1 企業(yè)職工檔案管理現(xiàn)狀

通過對29家國企、民企和微小企業(yè)的調(diào)查，有14家不同程度建立了職工檔案，占調(diào)查總數(shù)的48%；其中：國有企業(yè)十家，建立率100%，占調(diào)查總數(shù)的34.4%；三家股份制（較大型）有兩家除了招收的大學(xué)生有較完整的檔案外，收集了部分和職工簽訂的勞動合同等一些材料，但沒有經(jīng)過系統(tǒng)整理，占總數(shù)的6.8%；六家建筑企業(yè)有兩家公司對長期在公司工作的工作人員收集并保存了部分材料，占總數(shù)的6.8%；微小企業(yè)十家全部沒有建立職工檔案。

1.1 從調(diào)查情況看，國有或國有控股企業(yè)，從領(lǐng)導(dǎo)到職工，職工檔案的意識比較強，領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)非常重視，每個企業(yè)不僅有機構(gòu)，配備有專兼職檔案人員，并有分管領(lǐng)導(dǎo)，各項制度健全、設(shè)施設(shè)備完善，檔案基本通過了系統(tǒng)整理，檔案完整率、歸檔率達到了該類企業(yè)的90%以上。也有部分檔案材料的客觀性、完整程度不夠，管理人員身兼數(shù)職，職工檔案管理無暇顧及的情況，出現(xiàn)了應(yīng)歸檔的文件材料，不能及時收集歸檔，甚至出現(xiàn)了不歸或漏歸的現(xiàn)象。

1.2 股份制企業(yè)一部分是由企業(yè)改制后重新組建起來的，像這類企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)及大部分職工有檔案的概念，比較重視，但有一部分在“改革開放中”發(fā)展起來的企業(yè)，檔案意識就比較淡薄。通過對三家股份制企業(yè)調(diào)查，只有兩家企業(yè)保存有職工的極少數(shù)應(yīng)歸檔材料，而且分別保存在不同的人員手中，沒有收集，沒有機構(gòu)、人員等，更談不上整理，占該類企業(yè)的66%，僅對一些重要材料進行保存。由于個別企業(yè)負(fù)責(zé)人對企業(yè)檔案沒有足夠重視，認(rèn)為檔案整理工作增加了企業(yè)的管理費用，得不償失，大部分企業(yè)職工檔案意識淡薄，認(rèn)為只要和企業(yè)簽訂了勞動合同，每月給開工資，把勞動保險金交到個人賬戶，有沒有檔案無所謂。

1.3 六家建筑企業(yè)，企業(yè)內(nèi)部管理都比較松散，所有職工都是臨時招用的農(nóng)民工和社會閑散人員，沒有固定的勞動場所，在這些企業(yè)中建立職工檔案非常困難，只有兩家保存了長期在公司的人員比較重要的應(yīng)歸檔材料，占該類企業(yè)的33.3%。這六家建筑企業(yè)，只有兩家對長期在本公司工作關(guān)系到職工個人利益的合同勞動保險交費清單的材料進行了保存，談不上歸檔，屬于粗放型收集；另外幾家企業(yè)一點材料都沒有，就連本企業(yè)開發(fā)的商品房等基本建設(shè)檔案都沒有整理，成堆堆在一起。有些微小企業(yè)建檔率為0。

2 造成這種狀況的原因

2.1 企業(yè)的改革給職工帶來了一系列變化，民企或微小企業(yè)不存在領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整問題，職工流動快，這是民企或微小企業(yè)的顯著特點，而國有或國有控股企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整頻繁，滿足現(xiàn)狀，不能積極應(yīng)對新形勢，喜歡躺在原有管理模式的基礎(chǔ)上，沾沾自喜。

2.2 從領(lǐng)導(dǎo)到員工檔案意識淡薄，一是企業(yè)用人制度的靈活性增強，企業(yè)可以自主從社會招收員工，不需要辦理任何招工手續(xù)；二是擇業(yè)的靈活性增強，有時老板選中員工，而員工還不一定能選中老板，在企業(yè)工作不只是看發(fā)不發(fā)工資、交不交保險，還要看老板的人品等因素，要檔案何用。

2.3 職工檔案管理水平不高，直接影響職工檔案作用的發(fā)揮。從調(diào)查的情況來看，除民營或微小企業(yè)外，國企或國有控股企業(yè)在管理上雖然有機構(gòu)、有人員、設(shè)施設(shè)備齊全，但是由于管理人員兼職太多，致使應(yīng)歸檔材料殘缺不全，零散雜亂，在企業(yè)用人選人方面，檔案不能為領(lǐng)導(dǎo)提供一個完整的職工形象，職工檔案的作用只能是潛在的。

3 提高檔案管理水平，立足長遠(yuǎn)發(fā)展

3.1 及時增加人事檔案的內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些著重反映個人科技水平、業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)及個人性格特征、興趣愛好等個性化的材料。使人事檔案更全面反映一個人在企業(yè)發(fā)展過程中的成長歷程，同時也為人力資源部門考核考察企業(yè)后備人才提供第一手的資料。

3.2 維護人事檔案的準(zhǔn)確、完整與安全。人事檔案在人力資源工作中的地位作用，決定了它的內(nèi)容必須準(zhǔn)確可靠。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進行清查、核對人員信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。對于企業(yè)較為重要的人員（如，高管、專業(yè)技術(shù)人員）應(yīng)更為詳盡地收集其個人信息。

3.3 加強人事檔案的時效性。人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，加強人事檔案的動態(tài)性管理，及時收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時更新。

3.4 合理開發(fā)人事檔案信息資源為現(xiàn)代企業(yè)服務(wù)。人事檔案工作者從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創(chuàng)新人事檔案工作，加強檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理服務(wù)向研究開發(fā)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理建設(shè)成為干部工作、人力資源工作、人才工作信息庫和參謀部。同時，不得濫用或擴散人事檔案中的數(shù)據(jù)信息。

（作者單位：河南天海電器有限公司 來稿日期：214-12-19 ）