馮艷

近年來(lái)，由于各方面的原因，人事檔案管理發(fā)生了諸多變化，出現(xiàn)了一系列問(wèn)題，面對(duì)問(wèn)題，應(yīng)該如何解決，成為人事檔案管理工作者研究的新課題。本文以河南省人口和計(jì)劃生育科研院（以下簡(jiǎn)稱科研院）人事檔案管理為例說(shuō)明。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

1999年河南省事業(yè)單位人事制度改革，科研院全員實(shí)行聘用制，開(kāi)始聘用臨時(shí)工充實(shí)專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍，2003年該院編制人數(shù)85人，在編員工82人，聘用員工4人，因?yàn)槠赣萌藛T數(shù)量較少，沒(méi)有管理其人事檔案。但是隨著形勢(shì)發(fā)展和計(jì)劃生育職能的轉(zhuǎn)變，科研院在2006年到2014年事業(yè)編制沒(méi)有增加一名的情況下，從社會(huì)上大量招聘員工，到目前為止全院共聘用員工43人，已經(jīng)占在編職工數(shù)量的一半以上，改變了職工隊(duì)伍構(gòu)成。與正式在編人員有技術(shù)、工人、行政管理崗位分類不同，聘用員工主要是有一定技術(shù)專長(zhǎng)的人員，分布在各個(gè)技術(shù)崗位，有“外聘專家”“合同工”“臨時(shí)工”等稱呼?！胺蔷幦藛T”身份構(gòu)成也非常復(fù)雜，他們中既有無(wú)固定工作單位的專業(yè)技術(shù)人員，也有從企事業(yè)單位辭職、病退人員，還有退休職工、大中專畢業(yè)生等，從事醫(yī)師、藥師、護(hù)師（士）、煎藥員、文印員等崗位，這些編外聘用人員很多人已成為各科室業(yè)務(wù)技術(shù)骨干。管理聘用員工的人事檔案提到日程上來(lái)。人事檔案管理現(xiàn)狀是：

1.1 人事檔案管理模式改變。由單一內(nèi)部管理模式向雙軌制管理模式轉(zhuǎn)變。按照《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，這一部分聘用人員的人事檔案應(yīng)由縣級(jí)以上人才交流中心管理，所以在科研院，人事檔案管理存在兩種管理模式，一種是在編人員的人事檔案管理，在內(nèi)容和管理方式上均按照《干部檔案管理?xiàng)l例》管理，一種是非在編聘用人員職工的檔案，按照《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，由鄭州市人才交流中心管理，管理模式改變。

1.2 人事檔案的個(gè)體利用率下降。人事檔案的利用主要表現(xiàn)在人事活動(dòng)中，比如，人事任免考察、工資變動(dòng)、職稱職務(wù)晉升、出國(guó)考察憑證等，隨著人員流動(dòng)性增加和各方面發(fā)展需要，原來(lái)辦理出入境、考研、考公務(wù)員、辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱晉升等需要個(gè)人出示檔案原件或檔案內(nèi)部分材料的復(fù)印件，現(xiàn)在辦理不需要了，只需出具人事證明即可；辦理新錄用人員工資定級(jí)時(shí)，上級(jí)審批部門(mén)規(guī)定除研究生學(xué)歷以上有工作經(jīng)歷的需要提供人事檔案，一般不再提供檔案；專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升只需提供檔案內(nèi)近五年的年度考核表復(fù)印件，人事檔案?jìng)€(gè)體利用率下降。

1.3 人事檔案的應(yīng)用范圍更廣。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，人事檔案為政治目的服務(wù)，應(yīng)用者多是黨政機(jī)關(guān)和組織人事部門(mén)；在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，黨政組織機(jī)構(gòu)和人事部門(mén)仍然把人事檔案作為考察干部和考核職工的基礎(chǔ)性材料，另外聘用了大量流動(dòng)人員的大中型企業(yè)和實(shí)行聘用制的事業(yè)單位，都需要通過(guò)查閱流動(dòng)人員的人事檔案了解應(yīng)聘者素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力及各方面的信息，發(fā)現(xiàn)對(duì)口人才，人事檔案的應(yīng)用范圍擴(kuò)大了。

1.4 人事檔案的個(gè)人信息得到保護(hù)。在原有的干部人事檔案中，一般有社會(huì)關(guān)系和黨團(tuán)關(guān)系憑證詳細(xì)證明等，但是隨著時(shí)間推移，我們?cè)谑占硇氯肼毬毠?，特別是從學(xué)校轉(zhuǎn)來(lái)的學(xué)生檔案和調(diào)入人員檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，涉及職工私密信息的檔案材料在逐步減少，例如，檔案里的社會(huì)關(guān)系、婚姻關(guān)系的材料證明較少，在一定程度上保護(hù)了個(gè)人的私人信息。

2 人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 流動(dòng)人員檔案利用相對(duì)不方便。人事檔案管理模式存在的雙軌制，給檔案利用帶來(lái)不便。主要是對(duì)于人事檔案留存在人才交流中心的流動(dòng)人員，在辦理護(hù)士執(zhí)業(yè)注冊(cè)、變更或職稱考試時(shí)和晉升工資時(shí)需要調(diào)閱以前的工資表格；辦理社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)入時(shí)，需要查看與原單位簽訂的勞動(dòng)合同情況以及辦理社會(huì)保險(xiǎn)的原始資料等情況時(shí)，都需要人事檔案工作人員去人才交流中心調(diào)檔查閱，在聘用人員逐年增加的情況下，人事檔案工作人員的工作量相當(dāng)大，查閱后常常與在編職工辦理時(shí)間不一致，檔案利用不方便。

2.2 輕視人事檔案現(xiàn)象較為嚴(yán)重。人事檔案利用率的下降，使人們產(chǎn)生人事檔案地位下降的錯(cuò)覺(jué)，輕視人事檔案的現(xiàn)象屢有發(fā)生。表現(xiàn)在：

2.2.1 任意借閱現(xiàn)象較為嚴(yán)重。人事檔案管理工作中制定有借閱制度，但是有領(lǐng)導(dǎo)在調(diào)閱個(gè)人檔案時(shí)，仍然存在不簽字不打借條現(xiàn)象，任意性增加；職工個(gè)人不了解檔案保密規(guī)定，要求查閱個(gè)人檔案，甚至要求復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，在沒(méi)有接到肯定答復(fù)時(shí)認(rèn)為是人事檔案工作者故意刁難，造成關(guān)系緊張。

2.2.2 個(gè)人承擔(dān)檔案轉(zhuǎn)交接任務(wù)。在大學(xué)生畢業(yè)分配、轉(zhuǎn)業(yè)退伍、調(diào)動(dòng)晉升時(shí)，由于各種原因，人事檔案常常由個(gè)人攜帶轉(zhuǎn)交，在接轉(zhuǎn)人事檔案時(shí)，不開(kāi)具調(diào)檔函，手續(xù)不嚴(yán)格等。有的檔案交給人事部門(mén)時(shí)甚至沒(méi)有密封，存在人為改動(dòng)或掉頁(yè)缺頁(yè)的現(xiàn)象，人事檔案的真實(shí)完整受到破壞。

2.2.3 人事檔案與本人脫離現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。按規(guī)定，檔案管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，表現(xiàn)在：“人在檔案在，人走檔案走”，但是在實(shí)際工作中，存在人員調(diào)動(dòng)未辦理完手續(xù)期間，人事檔案仍然繼續(xù)存放在原單位現(xiàn)象，新單位辦理手續(xù)卻沒(méi)有檔案無(wú)法完成有關(guān)工作；還有個(gè)別單位為吸引人才，對(duì)流入的高級(jí)人才免予提供人事檔案，允諾到單位后重新建立。比如，2012年，科研院有一職工，辭職后在相關(guān)手續(xù)還未辦理完畢時(shí)就離開(kāi)原單位到新單位就職，人事檔案放棄不要，給人事檔案工作帶來(lái)被動(dòng)。

2.2.4 人事檔案管理的法律法規(guī)尚不完善。在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)定的有些內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)不符，難以落實(shí)。如，干部人事檔案材料的收集范圍及保管鑒定等各項(xiàng)制度，與當(dāng)前專業(yè)技術(shù)人員的跨行業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)，有許多材料不在收集范圍內(nèi)，影響了人事檔案信息的完整。在《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中缺少簽訂勞動(dòng)合同和辦理社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容，不利于工作。

3 對(duì)策與建議

3.1 主動(dòng)工作，承擔(dān)管理責(zé)任

3.1.1 承擔(dān)編外聘用人員人事檔案管理責(zé)任。如果按照流動(dòng)人員人事檔案管理?xiàng)l例，流動(dòng)人員的檔案由人才交流中心管理，但實(shí)際上給檔案利用造成不便，而且大部分的聘用人員不愿意交給人才交流中心，覺(jué)得放在自己?jiǎn)挝环判?、方便，我們就按照?shí)際情況，主動(dòng)承擔(dān)管理責(zé)任。對(duì)于新進(jìn)入單位的編外聘用人員，建議他首先把人事檔案放在人才交流中心，沒(méi)有檔案的建議他去人才交流中心咨詢建立，方便今后利用，如果愿意放在單位我們也同意接收，但必須經(jīng)檔案管理員驗(yàn)收，補(bǔ)齊所有材料驗(yàn)收合格后才予接收，編號(hào)入檔，管理方式等同在編人員。

3.1.2 加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理。面對(duì)聘用的流動(dòng)人員越來(lái)越多情況，參照《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，科研院加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理，對(duì)于新招聘合同員工，宣傳檔案的重要性，要求必須有人事檔案才給予其辦理社會(huì)保險(xiǎn)，沒(méi)有人事檔案的必須按照檔案要求返回原單位（原所在學(xué)校）辦理，丟失檔案的要求填寫(xiě)有關(guān)表格，交納相關(guān)證件，人事檔案部門(mén)給予重新辦理或者去人才交流中心辦理。

3.1.3 建立流動(dòng)人員人事檔案副本。對(duì)于已經(jīng)放在人才交流中心管理檔案的人員，我們建立了檔案副本，收集該同志的身份證、學(xué)歷證和任職證書(shū)復(fù)印件、合同復(fù)印件、辦理社會(huì)保險(xiǎn)材料的復(fù)印件，備工作之需，實(shí)際證明這種檔案副本管理較為方便，減少了去人才交流中心的次數(shù)，減輕了工作量。

3.2 實(shí)施人性化管理

3.2.1 加強(qiáng)在職員工人事檔案管理。特別是加強(qiáng)借閱制度和接轉(zhuǎn)入（出）手續(xù)，完善《科研院人事檔案借閱制度》，加強(qiáng)借閱手續(xù)管理，借閱檔案必須有主管領(lǐng)導(dǎo)和人事部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字才可借閱，并于當(dāng)天還回；對(duì)于調(diào)出人員檔案盡快辦理檔案核查、完善、密封，按照對(duì)方單位要求快遞寄走，不讓調(diào)出人員為難。

3.2.2 尊重個(gè)人擁有的人事信息知情權(quán)。人事檔案管理中一直存在并延續(xù)著神秘思想，實(shí)行本人回避制度。隨著社會(huì)的發(fā)展和知情權(quán)觀念的深入人心，在工作中盡量做到保證機(jī)密與適度開(kāi)放。比如，檔案中涉及國(guó)家機(jī)密的部分或者涉及個(gè)人的歷史評(píng)價(jià)、處分材料，嚴(yán)格實(shí)行保密制度，不允許任何個(gè)人查閱，除非組織需要，有領(lǐng)導(dǎo)簽字同意才可；對(duì)那些本人要求知道的部分，允許本人查閱，例如，報(bào)考博士時(shí)，學(xué)校要求本人提供研究生階段學(xué)習(xí)成績(jī)，我們就按當(dāng)事人的要求準(zhǔn)予其查看此部分內(nèi)容，需要復(fù)印的話經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批可以抽出復(fù)印，管理更加人性化。

3.2.3 實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。實(shí)現(xiàn)信息化管理，保證人事檔案信息的完整真實(shí)?？蒲性耗壳叭耸聶n案信息化主要通過(guò)河南省事業(yè)單位工資軟件系統(tǒng)和事業(yè)單位人事崗位管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)這兩個(gè)軟件可以查到人事檔案的基本信息，如，個(gè)人的名字，身份證號(hào)碼，參加工作時(shí)間，學(xué)歷、工作經(jīng)歷、現(xiàn)任職稱或職務(wù)、聘任時(shí)間等重要的人事信息，這個(gè)信息只有操作員來(lái)掌握，一般人員不允許看到，避免人為的改動(dòng)，保證了信息真實(shí)和安全，在人檔脫離的情況下依然可以查閱到人事信息。

3.3 創(chuàng)新管理，增加收集范圍。根據(jù)工作需要，酌情增加人事檔案收集材料，為技術(shù)人員未來(lái)的職業(yè)發(fā)展提供支撐。隨著計(jì)劃生育事業(yè)的發(fā)展和專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技能的提高，在原有的人事材料歸檔中增加了技術(shù)人員的社會(huì)團(tuán)體專兼職情況和科研成果獎(jiǎng)勵(lì)信息，比如，參加某醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)會(huì)并任職的審批表，獲得省科技成果獎(jiǎng)證書(shū)的復(fù)印件等；按照2008年《勞動(dòng)合同法》，流動(dòng)人員人事檔案歸檔內(nèi)容增加與用人單位簽訂的勞動(dòng)合同書(shū)、辦理社會(huì)保險(xiǎn)的相關(guān)材料，因?yàn)檫@些材料涉及社會(huì)保險(xiǎn)金額度的計(jì)算和退休后的發(fā)放，為慎重起見(jiàn)我們統(tǒng)一放入人事檔案，以備查考；按照河南省2014年事業(yè)單位繼續(xù)深化改革的文件規(guī)定，今后所有事業(yè)單位在編人員全部辦理社會(huì)保險(xiǎn)，那么在編人員的人事檔案也將增加相應(yīng)材料，收集內(nèi)容將更加豐富。

（作者單位：河南省人口和計(jì)劃生育科研院 來(lái)稿日期：2014-12-18）