王淑娥

內蒙古錫林郭勒盟錫林浩特市第三小學 內蒙古 錫林郭勒盟 026000

會計電算化條件下的內部控制研究

王淑娥

內蒙古錫林郭勒盟錫林浩特市第三小學 內蒙古 錫林郭勒盟 026000

隨著計算機的普及和信息技術的不斷創(chuàng)新進步,當前世界范圍內改變了以往傳統(tǒng)的落后的會計模式,遵循最為新式的科學的會計電算化系統(tǒng),在我國也是如此。會計電算化系統(tǒng)的普及使得各個企事業(yè)單位內部在進行控制時出現(xiàn)了較以往不同的發(fā)展趨勢和問題,本文正是基于此點開展研究,對于當前會計電算化系統(tǒng)對內部控制的影響進行了深入分析,并且就控制方法等方面提出了一系列行之有效的建議和策略。

會計電算化 內部控制 對策

1 、會計電算化和內部控制的基本概述

會計電算化是通過計算機來實現(xiàn)以往的會計記賬、查賬、對賬等內容,通過計算機實現(xiàn)信息的分析與整合,它具有速度快、存儲數(shù)量大、信息資源可共享、查詢速度快、會計報表簡單明了、數(shù)據(jù)分析客觀等優(yōu)勢,還可以節(jié)省大量的人力與物力資源,是當前最為主流的會計模式。內部控制是企業(yè)為了提高自身的管理水平,加強信息資源的安全防護而制定的內部管理制度。它是企業(yè)進行經濟活動的主要考核依據(jù),也是審計人員最常用的審計方法。企業(yè)通過內部控制可以實現(xiàn)更為高效安全的經濟活動。

2 、會計電算化對會計內部控制的影響

2.1 內部控制的形式發(fā)生了變化

會計電算化系統(tǒng)的發(fā)展,使得企業(yè)內部在進行控制時出現(xiàn)了新的變化。當前進行會計賬務的處理時,需要進行集中化,對于一些原始資料的收集、審核、輸入等方面是需要和傳統(tǒng)的會計模式一樣,讓相關人員進行,但是對于資料的加工處理、會計報表的相關操作卻需要計算機來完成,這是和傳統(tǒng)會計模式不同的,所以以往傳統(tǒng)的會計模式在當時雖然可以對企事業(yè)單位內部進行有效監(jiān)管,但是當前形勢下已經不符合發(fā)展需求,需要作出相應的改變。

2.2 內部控制的內容發(fā)生了改變

較傳統(tǒng)意義上的會計模式來看,會計電算化系統(tǒng)在對企事業(yè)單位的內部控制內容上也出現(xiàn)了較大的轉變。它牽涉到的內容更加復雜多樣,一些屬于計算機系統(tǒng)的相關操作需要專人進行,所以需要對當前的會計人員進行專門的培訓,并且要針對計算機體系將人員進行細分,包括系統(tǒng)安全控制人員、系統(tǒng)組織操作人員、系統(tǒng)輸入輸出控制人員等等。

2.3 內部稽核機制發(fā)生變化

在會計相關的內部稽查制度中,傳統(tǒng)的會計模式對于每一個細分的業(yè)務流程都需要跟蹤處理,手續(xù)比較復雜,對于每一個步驟都能夠較為詳細的記錄,所以對于企事業(yè)單位內部控制比較嚴格,出現(xiàn)問題的幾率也不高。隨著電算化系統(tǒng)的推廣,大多數(shù)情況下采用計算機自身的自動化控制,使用程序對相關手續(xù)進行監(jiān)管,所以導致會計工作在權責上面出現(xiàn)變化,很大情況下會計人員沒有參與到實際的稽查過程中,所以對于內部控制力度不足,影響著會計系統(tǒng)的監(jiān)管職能。

2.4 內部控制的重點發(fā)生了變化

傳統(tǒng)會計模式對內部進行控制的主體是會計人員,而會計電算化系統(tǒng)大多數(shù)操作都是通過計算機軟件進行的,所以內部控制的重點不再單純是人員,而是變成了一系列的流程,包括人工處理控制、原始資料的輸入、會計信息的輸出、人機交互處理、計算機內部體系控制等等。

2.5 信息存儲介質和方式的改變

傳統(tǒng)的會計模式大多數(shù)采用的是在紙上記錄相關數(shù)據(jù),所以在審計過程中可以通過筆跡、印章等方式進行稽查,但是會計電算化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)被記錄在計算機中,這些數(shù)據(jù)是依托計算機而存在的,在光盤或者是磁盤上進行存儲,一旦出現(xiàn)人為性質的篡改和刪除,都是很難發(fā)現(xiàn)且難以避免的,另外使用的計算機磁盤光盤在很多時候容易損害,信息安全無法保證。所以如何提高計算機數(shù)據(jù)的安全和防護,保障數(shù)據(jù)的有效性成為我們研究的主要課題。

3 、會計電算化下會計內部控制的對策與措施

3.1 加強程序操作控制

會計電算化系統(tǒng)需要人來操作,需要系統(tǒng)來執(zhí)行,所以為了盡量減少在會計事務過程中出現(xiàn)問題,避免發(fā)生事故,單位內部要制定嚴格的操作規(guī)范,一般情況下有以下幾點需要注意:第一,限定準入人員,只能由專門指定的人員才能進行相關操作;第二,數(shù)據(jù)的輸入需要經過上級部門的審批,并且要保證數(shù)據(jù)的完整性和真實性,一旦在輸入過程中發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)失真現(xiàn)象,必須報上級部門審核,不能自己主觀決定;第三,操作人員應該嚴格遵守行為規(guī)范,不能向其他人透露內部資料;第四,如果在輸入數(shù)據(jù)時出現(xiàn)錯誤,可以按照系統(tǒng)的操作進行修改;第五,操作人員要堅守崗位,不能在操作過程中離席;第六,會計數(shù)據(jù)要備份。

3.2 加強組織控制和人員職能控制

會計電算化系統(tǒng)中,組織內部要將電算化部門和其它部門進行嚴格劃分,對于二者要形成良好的互相監(jiān)管、稽查的機制,保證會計信息的真實性,盡量避免出現(xiàn)差錯。電算化部門的分離使得組織內部在進行監(jiān)管方面出現(xiàn)較大的飛躍,職責分離也符合當前企事業(yè)單位發(fā)展的需要。

3.3 健全會計檔案管理制度

會計檔案管理是各單位需要注重的問題,當前企業(yè)一般是采用專門的檔案管理制度進行監(jiān)管,其中包括以下幾點:第一,檔案管理的基本要求是需要會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章;第二,對于檔案管理的安全問題要與時俱進,從檔案載體的實際出發(fā)制定良好的保管措施,避免檔案載體損壞而造成的信息丟失;第三,當前電算化系統(tǒng)的信息載體容易損壞,需要進行檢查和備份,避免數(shù)據(jù)的丟失。

3.4 提高工作人員素質

企事業(yè)單位必須嚴格重視人才的培養(yǎng),打造高素質、高科技的電算化人才隊伍,為企事業(yè)單位電算化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定發(fā)展提供強有力的支撐。

3.5 加強系統(tǒng)的安全控制

系統(tǒng)的安全控制主要就是對計算機進行全方位的控制,以確保資料數(shù)據(jù)的安全和真實,避免信息的丟失和泄露。當前系統(tǒng)安全控制主要包括接觸控制、環(huán)保、安全控制三種。具體的措施主要有:第一,嚴格制定操作條例,一切操作都要遵循內部制度;第二,計算機權限分級;第三,操作人員需要提供密碼才可以繼續(xù)操作;第四,數(shù)據(jù)存儲和處理要進行分離;第五,接觸和操作之間要通過日志控制;第六,機房重地要嚴格執(zhí)行相關的安全條例和用電條例,保障計算機的安全。

3.6 加強內部審計

在企業(yè)內部控制系統(tǒng)中,內部控制占據(jù)著較大比重,在電算化內部監(jiān)督方面,我們必須注意到,人與計算機的相互對話迫使我們必須對人和計算機都進行監(jiān)管,才能更好的實現(xiàn)內部控制。具體而言有以下幾點要求:第一,對于會計資料進行審查,對于在實際操作過程中是否違法、是否遵循單位的內部控制條例、憑證附件是否規(guī)范等方面進行核查,確保會計資料的科學性和真實性;第二,對于紙質資料和計算機資料進行比較,如果發(fā)現(xiàn)二者不符要及時進行處理;第三,對于資料數(shù)據(jù)的保存要進行監(jiān)督,避免因磁盤的失效而導致數(shù)據(jù)丟失;第四,對于計算機系統(tǒng)的各個流程進行監(jiān)管,一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。

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