霍秋菊

中國神華神東煤炭分公司核算中心 陜西 榆林 719315

ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用及發(fā)展前景

霍秋菊

中國神華神東煤炭分公司核算中心 陜西 榆林 719315

當(dāng)今社會(huì),經(jīng)濟(jì)全球化的快速發(fā)展,催生了越來越多的經(jīng)濟(jì)體制下的新事物,為現(xiàn)代化的企業(yè)管理提供了先進(jìn)的理論支持和技術(shù)保障。隨著信息化時(shí)代的到來,EPR系統(tǒng)出現(xiàn)在各大企業(yè)與行業(yè)之間的財(cái)務(wù)管理部門當(dāng)中,為企業(yè)的壯大,行業(yè)的發(fā)展注入了一股新鮮的血液。

EPR系統(tǒng) 應(yīng)用 發(fā)展前景

ERP系統(tǒng)的全稱是ERP--Enterprise Resource Planning 企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng),是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,對企業(yè)的所有資源(物流、資金流、信息流、人力資源)進(jìn)行整合集成管理,采用信息化手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)供銷鏈管理,從而達(dá)到對供應(yīng)鏈上的每一環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。ERP系統(tǒng)集中信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身,成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式,反映時(shí)代對企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求,成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。

在企業(yè)中,一般的管理主要包括三方面的內(nèi)容:生產(chǎn)控制(計(jì)劃、制造)、物流管理(分銷、采購、庫存管理)和財(cái)務(wù)管理(會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理);三大系統(tǒng)集成一體,加之現(xiàn)代對人力資源的重視,就構(gòu)成了ERP系統(tǒng)的基本模塊。商通ERP系統(tǒng)將各個(gè)模塊細(xì)化,拆分,形成相對獨(dú)立又可無縫銜接的軟件系統(tǒng),使得不同規(guī)模的企業(yè)可根據(jù)需要自由組合,使得企業(yè)在財(cái)務(wù)管理的鏈條上的每一環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理。因此, ERP作為嶄新的現(xiàn)代管理手段,它的核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營管理各方面的信息資源進(jìn)行有效的整合與管理,讓企業(yè)的資源得到最優(yōu)化配置。目前最先進(jìn)的ERP品牌--SAP。

縱觀ERP發(fā)展史,它已經(jīng)應(yīng)用于全球各個(gè)企業(yè)內(nèi)部當(dāng)中近20年有余,它使得企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理工作發(fā)生了深刻的變化。隨著EPR系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理方面的普遍應(yīng)用,它在各方面應(yīng)用的特點(diǎn)、對會(huì)計(jì)人員的影響及發(fā)展前景問題也逐漸成為我們財(cái)務(wù)工作者不斷討論和研究的內(nèi)容。

一、ERP在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中的應(yīng)用

EPR系統(tǒng)應(yīng)用在財(cái)務(wù)管理上為其帶來的有利之處首先,EPR系統(tǒng)屬于現(xiàn)代企業(yè)的資源管理科學(xué)分析體系,為企業(yè)的財(cái)務(wù)信息資源快速準(zhǔn)確的提供了科學(xué)的配置分析,減少了人為的失誤,提高了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的處理能力。EPR系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊為現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體制下的企業(yè)提供了嚴(yán)格的財(cái)務(wù)管理制度,等等,總體上講,ERP在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用有兩個(gè)特點(diǎn):一是宏觀層面的ERP的架構(gòu)在擴(kuò)張;二是微觀層面,即ERP物理模塊在不斷細(xì)化。這兩者的互動(dòng)中,推進(jìn)了會(huì)計(jì)作業(yè)模式的變化。

從宏觀層面講,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的作業(yè)方式,長期以來主要體現(xiàn)在事后收集和反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)上,在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱,不論是及時(shí)性上,還是有效性上,都難以展現(xiàn)它的作用。當(dāng)企業(yè)發(fā)生危機(jī)時(shí),它又總是首先反映在財(cái)務(wù)危機(jī)上,不是缺少現(xiàn)金,就是缺乏持續(xù)經(jīng)營所需的資本。在引入ERP以前,隨著電腦的普及,會(huì)計(jì)系統(tǒng)的信息處理一般都是應(yīng)用電腦作業(yè),或是引入其他硬件來提高其自動(dòng)化水平,這對滿足會(huì)計(jì)核算的一般要求來說已是一大進(jìn)步。但這只是將手工會(huì)計(jì)向計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行的簡單復(fù)制與移植,減輕了會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度與難度,對提高企業(yè)經(jīng)營決策水平起的作用是有限的。在業(yè)務(wù)流程的臨近和與其他系統(tǒng)的集成上,則受到技術(shù)與功能不足的限制。因此,ERP在會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用,不僅相當(dāng)程度上反映了上述缺陷,而且,依托這一平臺(tái),可以進(jìn)行更廣泛的,包括客戶、供應(yīng)商、分銷商和代理網(wǎng)絡(luò)、各地制造工廠等的各種經(jīng)營資源、各種信息的集成,從而為企業(yè)科學(xué)決策提供更好的服務(wù)。

從微觀層面講,即ERP物理模塊走向細(xì)分化?，F(xiàn)階段在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域,主要涉及以下方面。

（一）ERP系統(tǒng)在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用

會(huì)計(jì)核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變動(dòng)過程及其結(jié)果。它由總賬、應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構(gòu)成。因此,從物理層面看,ERP的會(huì)計(jì)核算模塊,涉及總賬模塊、應(yīng)收賬模塊、應(yīng)付賬模塊、現(xiàn)金管理模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、和工資核算模塊,等等。

（二）ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

財(cái)務(wù)管理的功能主要是基于會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù),再加以分析,從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測、管理和控制活動(dòng)。它側(cè)重于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、控制、分析和預(yù)測,強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制和事后反饋。然后,ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊已經(jīng)完成了從事后財(cái)會(huì)信息的反映,到財(cái)務(wù)管理信息處理,再到多層次、一體化的財(cái)務(wù)管理支持。這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在,它吸收并內(nèi)嵌了先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐,改善了企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程。它在支持企業(yè)的一體化經(jīng)營上,為分布在各地的分支機(jī)構(gòu)提供一個(gè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。由于支持基于Web的財(cái)務(wù)信息處理,為企業(yè)發(fā)展電子商務(wù)和基于Internet的應(yīng)用系統(tǒng)(如銷售訂單處理等)提供了平臺(tái),財(cái)務(wù)信息還可以通過Web方式收集和發(fā)布,使企業(yè)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的、跨地區(qū)的財(cái)務(wù)管理成為可能?？傊?這一切,倘若在非ERP的環(huán)境下,即使靠“人海戰(zhàn)術(shù)”來完成,其效益也是有限的。

（三）ERP系統(tǒng)在成本管理中的應(yīng)用

現(xiàn)代成本管理需要一個(gè)能協(xié)調(diào)計(jì)劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統(tǒng),從而協(xié)助企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都面向市場來進(jìn)行運(yùn)作。在典型的ERP系統(tǒng)中,所有的成本管理應(yīng)用程序都共用同樣的數(shù)據(jù)源并且使用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告系統(tǒng),用戶界面的同一結(jié)構(gòu)使這個(gè)系統(tǒng)具有容易操作的特點(diǎn),成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項(xiàng)目一旦出現(xiàn)就能被分離出來,并可采取措施去糾正。具體來說,典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個(gè)方面:成本中心會(huì)計(jì)、定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)、分析與決策等系統(tǒng)。

以定單和項(xiàng)目會(huì)計(jì)為例,它是一個(gè)全面網(wǎng)絡(luò)化的管理會(huì)計(jì)系統(tǒng),帶有定單成本結(jié)算的詳細(xì)操作規(guī)程。該系統(tǒng)收集成本,并用計(jì)劃與實(shí)際結(jié)果之間的對比來協(xié)助對定單與項(xiàng)目的監(jiān)控。系統(tǒng)提供了備選的成本核算及成本分析方案,從而有助于優(yōu)化一個(gè)企業(yè)對其業(yè)務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃與執(zhí)行。

歸納上述三個(gè)方面的技術(shù)特征的應(yīng)用效應(yīng),有以幾點(diǎn)表現(xiàn)。

其一,即時(shí)性。在ERR的狀態(tài)下,資料是聯(lián)動(dòng)的而且可以隨時(shí)更新,每個(gè)有關(guān)人員都可以隨時(shí)掌握即時(shí)的資訊,這在過去只能依賴大量的人力與時(shí)間才能完成。一般說來,影響企業(yè)競爭力固然有許多因素,但一個(gè)很重要的因素,在于它對企業(yè)內(nèi)部各種信息的把握,以及對外部市場的資訊、現(xiàn)狀變化的了解。在當(dāng)今信息社會(huì)里,不僅要知己知彼,還要貴在“即時(shí)”。能否如此,其效果迥異。以外匯市場為例,企業(yè)的國際化經(jīng)營,對外幣結(jié)算業(yè)務(wù)的不僅增多,而且還面臨一個(gè)如何規(guī)避多元貨幣、匯率變動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)的問題。如果不能對各種貨幣的匯率消長變化、各國客戶訂單、各種交易,包括應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、總賬等進(jìn)行即時(shí)運(yùn)作,那么,即使到手的企業(yè)利潤,也會(huì)因匯率的波動(dòng)或緩慢的作業(yè)而縮水。

其二,集成性。在ERP狀態(tài)下,各種信息的集成將為決策的科學(xué)化提供必要條件。在ERP尚未導(dǎo)入之前,知識(shí)庫的信息資訊是屬于過時(shí)的,更多的是局部的信息、片面的信息,乃至失真的信息。導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因,除了其它因素外,信息的集成機(jī)制不完善,無疑是一個(gè)重要因素。另一方面,以往的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在面臨組織增減變化時(shí),需要花比較多的時(shí)間去修改與串聯(lián)。在導(dǎo)入ERP之后,面對這樣的變化,便可以很輕松地進(jìn)行銜接,預(yù)算規(guī)劃更為精確,控制更為落實(shí),也使得實(shí)際發(fā)生的數(shù)字與預(yù)算之間的差異分析、管理控制更為容易與快速。

其三,遠(yuǎn)見性。ERP系統(tǒng)的會(huì)計(jì)子系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)融合在一起,會(huì)計(jì)子系統(tǒng)又集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)于一體。這種系統(tǒng)整合,及其系統(tǒng)的信息供給,有利于財(cái)務(wù)做前瞻性分析與預(yù)測。

二、ERP導(dǎo)入對會(huì)計(jì)人員角色的影響

由于上述特點(diǎn)取代了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)功能的一大部分,因此導(dǎo)入ERP,實(shí)施ERP系統(tǒng)管理,對會(huì)計(jì)人員角色的影響是顯而易見的。其中,最突出的是,當(dāng)企業(yè)導(dǎo)入ERP系統(tǒng),許多資料直接由資料產(chǎn)生處的人員來鍵入,會(huì)計(jì)信息會(huì)在交易完成后自動(dòng)入賬,同時(shí)進(jìn)入相關(guān)分類賬,并自動(dòng)產(chǎn)出報(bào)表,且許多資料直接從系統(tǒng)中即時(shí)存取。這樣,許多原本由會(huì)計(jì)人員來完成的基礎(chǔ)工作已被取代,而且,從作業(yè)的質(zhì)量到速度,都比人工作業(yè)好得多。那么,對這一現(xiàn)象應(yīng)該怎么看呢？

從表面上看,ERP的導(dǎo)入對會(huì)計(jì)人員來說,確實(shí)是一大沖擊,或者說是一種“會(huì)計(jì)人員無事可做”的危機(jī)。但從深層次看,ERP的導(dǎo)入,本質(zhì)上是會(huì)計(jì)工作內(nèi)涵的新發(fā)展,是會(huì)計(jì)工作重心的轉(zhuǎn)移:從以往對數(shù)字的計(jì)量與記錄,轉(zhuǎn)向?qū)π畔⒌氖占⒄砗头治?。對這一會(huì)計(jì)作業(yè)新模式,如果借用美國IMA的話說,就是“未來會(huì)計(jì)人員將不再扮演賬房先生,而是企業(yè)咨詢者的角色。同時(shí),會(huì)計(jì)人員提供企業(yè)咨詢、分析的價(jià)值將愈來愈受到重視。會(huì)計(jì)人員在組織中所占地位及扮演的角色也日益重要”。

從對信息的加工層面講,由于導(dǎo)入ERP,不僅是一個(gè)硬軟件的引進(jìn)與安裝的問題,而且是實(shí)施ERP系統(tǒng)所取得的效益。而這效益的取得及其增值,相當(dāng)程度上取決于會(huì)計(jì)人員對信息進(jìn)行加工的層次性,所以“整理-分析”是會(huì)計(jì)新模式的基本特點(diǎn)。以前,管理人員需要從財(cái)務(wù)報(bào)表中獲取信息來做經(jīng)營及績效上的管理,如今的信息科技已轉(zhuǎn)為可隨時(shí)提供管理人員所需的信息,如此的轉(zhuǎn)變強(qiáng)調(diào)了管理會(huì)計(jì)的貢獻(xiàn)及重要角色。總之,隨著ERP在會(huì)計(jì)領(lǐng)域應(yīng)用的發(fā)展,會(huì)計(jì)人人員的主要職能也逐步由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)發(fā)展。

三、ERP在我國企業(yè)的應(yīng)用與前景

早在20世紀(jì)80年代初,我國企業(yè)就開始引進(jìn)國外的MRPII軟件,推行MRPII管理系統(tǒng)。進(jìn)入20世紀(jì)90年代后,特別是90年代中期以來,企業(yè)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)、實(shí)施ERP系統(tǒng)管理的趨勢呈現(xiàn)出新的發(fā)展。從市場面看,一方面,外國的軟件公司,包括SSA、Froth Shift、QAD、?EMS、Avalon、SAP、Ban、CA等公司先后設(shè)立銷售網(wǎng)點(diǎn),直接銷售ERP軟件。另一方面,我國自己的軟件中心或公司,包括金蝶、用友等軟件公司專門開發(fā)并推出商品化的ERP軟件。再一方面,諸如世界著名的咨詢公司安達(dá)信等在我國推銷ERP系統(tǒng)。影響這些趨勢發(fā)展的原因,在于我國擁有龐大的?ERP市場。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料,我國企業(yè)對管理軟件的年需求量應(yīng)在200億元以上,其中對ERP軟件、集團(tuán)財(cái)務(wù)管理軟件、商務(wù)管理軟件的需求較為強(qiáng)烈,占?90%.可見,我國企業(yè)在應(yīng)用ERP上,目前已進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段。

從應(yīng)用層面看,我國企業(yè)應(yīng)用ERP的態(tài)勢,主要向兩個(gè)方向發(fā)展,一是量的擴(kuò)張,二是質(zhì)的提升。從前者來看,企業(yè)應(yīng)用ERP的領(lǐng)域,不僅只是制造業(yè),還包括服務(wù)業(yè)和其它領(lǐng)域。其中,近年來特別是流通領(lǐng)域的企業(yè)應(yīng)用ERP的比例明顯上升。這與我國加入WTO的大趨勢息息相關(guān)。也就是說,為了適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)一體化,并能在激烈的國際競爭中求得生存與發(fā)展,我國企業(yè)正開始重視企業(yè)管理,并應(yīng)用了許多企業(yè)管理軟件。從后者來看,由于我國企業(yè)數(shù)目龐大,各個(gè)企業(yè)的發(fā)展階段、技術(shù)水平、市場結(jié)構(gòu)存在著很大的差異,因此,在ERP應(yīng)用上,多數(shù)是走“量身定制”這一模式。據(jù)南開大學(xué)、香港城市大學(xué)對內(nèi)地企業(yè)與香港企業(yè)應(yīng)用?MRPII的比較調(diào)查資料,在內(nèi)地企業(yè)被應(yīng)用最多的MRPII系統(tǒng)符合特征是物料系統(tǒng)、會(huì)計(jì)、采購、收貨管理,其中會(huì)計(jì)被使用比例明顯高于香港。

從實(shí)踐來看,以石油企業(yè)為例,由于石油企業(yè)單位數(shù)目龐雜,各單位的技術(shù)水平、管理模式、市場結(jié)構(gòu)存在著很大的差異,因此,在ERP應(yīng)用上,要多走“量身定制”這一模式。如何調(diào)整現(xiàn)有管理模式,將以往好的管理思想植入ERP系統(tǒng)中,對ERP系統(tǒng)進(jìn)行后期改造以適應(yīng)企業(yè)的管理現(xiàn)狀與管理要求,將是ERP系統(tǒng)實(shí)施成功與否和發(fā)揮ERP管理效益的關(guān)鍵。這就老板自己的事情了。

四、結(jié)束語

就整體而言,我國企業(yè)在應(yīng)用ERP上呈現(xiàn)出不平衡的發(fā)展態(tài)勢。各個(gè)企業(yè)差距較大,能夠真正成功地全面實(shí)施ERP管理系統(tǒng)的企業(yè)并不是很多。而且,ERP實(shí)施成功的模塊主要集中在財(cái)務(wù)和供應(yīng)鏈上。究其原因,主要有以下幾點(diǎn)。

1、對ERP的認(rèn)識(shí)不夠,片面認(rèn)為ERP是單純的技術(shù)問題,只重視信息流,忽視物流,對物流的控制作用認(rèn)識(shí)不足。

2、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視與參與程度不夠,特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè),許多主管對此既沒有充分認(rèn)識(shí),也支持不力。

3、對咨詢服務(wù)的價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠,這使企業(yè)在軟件選型和實(shí)施過程中遇到的問題不能得到及時(shí)解決。

應(yīng)該說,ERP在我國企業(yè)的應(yīng)用中出現(xiàn)上述問題并不奇怪。因?yàn)?這些都屬于發(fā)展中的問題,它既有技術(shù)面的問題,但更多的是觀念更新問題。因此,今后必須加大對ERP的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行普及、宣傳的力度,更廣泛地?cái)U(kuò)大ERP培訓(xùn)和教育的寬度與深度。這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。依托這一基礎(chǔ),ERP在我國企業(yè)的應(yīng)用,勢必走向一個(gè)新的高度。

[1]程艷秋,王巖論ERP在我國財(cái)務(wù)管理應(yīng)用中存在的問題及解決辦法 [J].商業(yè)經(jīng)濟(jì),2008(1)．