陳殿庫
湖北化肥分公司財務(wù)處 湖北 宜昌 443200
淺析ERP系統(tǒng)與財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化
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ERP系統(tǒng),即企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng),是一種直接服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理的應(yīng)用系統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)里,財務(wù)管理始終是核心的模塊和職能。財務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化,是指將公司財務(wù)的整個過程及產(chǎn)生的財務(wù)信息進(jìn)行規(guī)范,在符合企業(yè)會計準(zhǔn)則和企業(yè)會計制度的前提下,形成具有自身特點的標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)管理模式。因為ERP系統(tǒng)的兩大特點集成化與標(biāo)準(zhǔn)化,正契合了財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求,促進(jìn)了財務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。
ERP 財務(wù)管理 標(biāo)準(zhǔn)化
“Enterprise Resource Planning”——企業(yè)資源計劃,ERP是一套現(xiàn)代化的企業(yè)管理理念。ERP系統(tǒng)是基于ERP企業(yè)管理理念上的高度集成化的計算機(jī)信息系統(tǒng),幫助企業(yè)實現(xiàn)自動化的新型企業(yè)管理模式。ERP軟件,即企業(yè)資源規(guī)劃軟件,是一種直接服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理的應(yīng)用軟件。它是一種運用了當(dāng)今先進(jìn)的信息技術(shù)如數(shù)據(jù)庫/數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和INTERNET技術(shù),在MRPII系統(tǒng)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的,集企業(yè)的供應(yīng)鏈管理、財務(wù)管理和生產(chǎn)制造管理等功能于一身的高度集成的計算機(jī)管理信息系統(tǒng)。現(xiàn)代公司財務(wù)信息化進(jìn)程經(jīng)歷第一階段財務(wù)電算化時,ERP系統(tǒng)應(yīng)運而生。在第二階段網(wǎng)絡(luò)化階段,互聯(lián)網(wǎng)的普及使信息從數(shù)量到速度充分發(fā)展。公司跨地區(qū)的信息共享需求在充分性和及時性上得到了極大的滿足。但同時,由于財務(wù)的非標(biāo)準(zhǔn)化,使充分、及時獲得的信息,在有效性和可比性上都比較差。由此。影響了公司對自身財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的評價,影響公司計劃決策和控制。另外非單體公司的出現(xiàn)加快財務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。公司要提高自身在市場上的競爭力,就要提高整體的實力。在資本積累階段,公司通過成立分公司、子公司或收購兼并外部甚至國外公司。實現(xiàn)由單體公司向非單體公司的轉(zhuǎn)化,使經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)張。這是—種快速提高企業(yè)市場覆蓋面和生產(chǎn)能力的方法,提高公司的整體競爭實力。相對單體公司,非單體公司的最大特點就是包含—個或—個以上的分公司或子公司。正是由于非單體公司的出現(xiàn),產(chǎn)生了對財務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化的需求??梢栽O(shè)想,如果各個分公司或者子公司分別采用不同的財務(wù)核算,同樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在不同的公司采用不同的記錄和處理方法,由此為基礎(chǔ)匯總的數(shù)據(jù)必將因為失去可比性、真實性而導(dǎo)致失效,雖然各個單體的會計系統(tǒng)是規(guī)范的,嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?但是各個單體之間的財務(wù)差異使匯總信息無法恰當(dāng)反映公司整體財務(wù)狀況、經(jīng)營成果及現(xiàn)金流量情況,嚴(yán)重影響了管理者對公司整體情況的判斷。在競爭激烈的市場上,一個錯誤的決定有可能會給公司造成無法彌補的傷害。正是由于非單體公司的出現(xiàn),產(chǎn)生了對財務(wù)信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的需求,而ERP的集成化與標(biāo)準(zhǔn)化兩大特點恰恰滿足了這個需求。
為了規(guī)范企業(yè)財務(wù)會計確認(rèn)、計量和報告內(nèi)容,提高會計信息質(zhì)量,降低資金成本,提高資源配置效率,按照財政部等相關(guān)部門所制定的統(tǒng)一的企業(yè)會計規(guī)范及準(zhǔn)則來展開各項會計工作和活動。
財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化是夯實會計基礎(chǔ)工作的需要,是依法理財、規(guī)避違法違紀(jì)風(fēng)險的需要,是全面實現(xiàn)會計信息質(zhì)量要求的需要,是提升財會人員工作水平的需要,是提高工作效率的需要,是避免浪費企業(yè)資源的需要,是推行財務(wù)信息化的需要,是財務(wù)文化建設(shè)的需要。做好財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化工作,并把標(biāo)準(zhǔn)化成果運用到實際工作中,能提升財務(wù)管理水平,進(jìn)而提升企業(yè)核心競爭力。
而財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化對于ERP系統(tǒng)的作用則體現(xiàn)在以下三個方面。
1、實施財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化,能全面實現(xiàn)提供給ERP系統(tǒng)的會計信息質(zhì)量要求。財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化要求全面梳理會計核算和財務(wù)管理內(nèi)容,要求細(xì)化崗位并制定相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn),要求明確工作流程并制定相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn),相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)均要求科學(xué)化、合法化、合規(guī)化,有利于提高會計信息質(zhì)量。
2、實施財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化,有利于形成穩(wěn)定的關(guān)于ERP系統(tǒng)的知識庫。現(xiàn)代企業(yè)人員流動比較頻繁,標(biāo)準(zhǔn)化工作的實施保證了不會隨著人員的流動而流失技術(shù)、經(jīng)驗。這樣就做到個人知多少,企業(yè)就知道多少,也就是將個人的經(jīng)驗(財富)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的財富。
3、實施財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化,能推動ERP系統(tǒng)的建設(shè)。企業(yè)將財務(wù)活動進(jìn)行梳理、規(guī)范并形成標(biāo)準(zhǔn)后,必然要建設(shè)并標(biāo)準(zhǔn)化相應(yīng)的信息系統(tǒng),即ERP系統(tǒng),如SAP。只有信息化,才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享,實現(xiàn)財務(wù)管理的高效準(zhǔn)確化、透明規(guī)范化和決策的科學(xué)化。只有在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下產(chǎn)生的信息,才可以被更快捷地匯總,并具有更高的可比性,使信息達(dá)到充分地共享和有效地利用,從而作出合理的決策,優(yōu)化企業(yè)資源配置。
(一)公司會計流程和賬務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計
公司會計流程和賬務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化指在公司內(nèi)發(fā)生同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時,會計處理的方法應(yīng)該—致;相關(guān)的授權(quán)、批準(zhǔn)與復(fù)核的程序—致。非單體公司所涵蓋的各個公司一般應(yīng)采用相同的會計軟件作為信息記錄的平臺,因特殊情況公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算內(nèi)容存在較大差別的,也至少應(yīng)采用相同軟件公司開發(fā)的軟件。由于數(shù)據(jù)記錄和收集過程采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),使數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)—的匯總分類成為可能。
(二)數(shù)據(jù)分類匯總的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計
公司的經(jīng)營狀況以數(shù)據(jù)的形式在會計賬簿及相關(guān)資料上得以體現(xiàn)。未經(jīng)歸類或只進(jìn)行了簡單歸類的信息數(shù)量繁多,性質(zhì)復(fù)雜。由于財務(wù)數(shù)據(jù)自身的特點,各個信息又有時間點或時間段的背景,所以數(shù)據(jù)分類匯總標(biāo)準(zhǔn)化首先就要求有統(tǒng)—的時間段和時點,其次是明確各個匯總項目的性質(zhì)和內(nèi)容。這個層次的標(biāo)準(zhǔn)化使信息以標(biāo)準(zhǔn)的形態(tài)反映出來,是信息的出口。合理完善的設(shè)計為標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行提供了良好的基礎(chǔ)。通過對體系整體設(shè)計和執(zhí)行的評價和評估,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,發(fā)現(xiàn)不足及時完善,重新修訂或更改原有的條款,使企業(yè)財務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化體系成為—個前后銜接,循環(huán)促進(jìn)的動態(tài)系統(tǒng)。
ERP系統(tǒng)的兩個顯著特點就是集成與標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng),即一個基于配置而不是基于開發(fā)的系統(tǒng)?;谂渲?才能最大限度降低實施系統(tǒng)時的開發(fā)量,也就是最大限度降低實施風(fēng)險。同時,只有標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)才可能是一個真正高度集成的系統(tǒng)。
(一)ERP系統(tǒng)的集成實現(xiàn)業(yè)務(wù)模塊之間規(guī)范統(tǒng)一
如果一個公司的財務(wù)部下面設(shè)有四個子部門:計劃部、資金管理部、投資部和會計部。在業(yè)務(wù)部門(如倉庫)發(fā)生了一個簡單的業(yè)務(wù)操作:收貨,那么這筆業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中對于整個財務(wù)部門都是有一系列影響的。
1、會計部。首先,這筆收貨可能不是一個單獨的動作,它是采購訂單的一個執(zhí)行步驟。收貨完成后,我們會收到供應(yīng)商提供的發(fā)票,這時候會計部門會進(jìn)行發(fā)票校驗。發(fā)票校驗在SAP系統(tǒng)中并不是一個單獨的輸入,而是作為收貨和采購訂單的一個后續(xù)事物。在收貨和收到發(fā)票后,系統(tǒng)會自動進(jìn)行“三單”匹配的校驗。“三單”指的是采購訂單、收貨單和發(fā)票。校驗內(nèi)容包括:數(shù)量、單價,發(fā)票日期和采購訂單日期是否一致,等等。另外在系統(tǒng)里還可以設(shè)定相應(yīng)的容差。如果三單匹配結(jié)果有差異,而差異在容差范圍內(nèi),業(yè)務(wù)就可以順利流轉(zhuǎn)下去。
2、計劃部。在發(fā)票校驗時,SAP會自動進(jìn)行預(yù)算檢查,即檢查本次采購是否有足夠的預(yù)算。試想一下:如果我們和某供應(yīng)商簽訂了采購合同,對方按時按質(zhì)交貨,貨物也驗收入庫了。財務(wù)在核對發(fā)票時,卻通知說因為預(yù)算不夠,這張發(fā)票將被凍結(jié)。這不僅對供應(yīng)商來說是難以接受的,從公司的管理角度來說也是不合理的。所以,在SAP系統(tǒng)中自動預(yù)算檢查的控制點不只是在發(fā)票校驗時。通常在采購訂單創(chuàng)建時,系統(tǒng)就會對此筆訂單進(jìn)行預(yù)算檢查。所以說ERP系統(tǒng)的財務(wù)控制是貫穿業(yè)務(wù)流程的,而不只是記賬時進(jìn)行事后的核算。
3、資金管理部。同時,發(fā)票一旦校驗通過,一般將在中短期內(nèi)被支付,所以,這筆業(yè)務(wù)對于資金管理部的資金安排是有影響的。而SAP的設(shè)計正是這樣:發(fā)票校驗通過時,會自動更新資金部的中短期資金預(yù)測,這種預(yù)測在系統(tǒng)中被稱為流動性預(yù)測。
4、投資部。該采購訂單很可能源于一個項目,如石油行業(yè)的油井安裝項目。此時采購訂單就成了一個項目中某項作業(yè)的執(zhí)行手段。系統(tǒng)會在項目管理模塊對其進(jìn)行控制。如果該項目是屬于集團(tuán)的投資行為,投資部會根據(jù)整個集團(tuán)的投資規(guī)劃及資金狀況,綜合考慮各個項目的撥款情況,通過一系列的計劃分析審批,最終確定投資落實到哪些項目中去,并在項目管理模塊中進(jìn)行處理??梢?投資部的投資管理模塊和項目管理模塊也是實時集成的。
(二)ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)業(yè)務(wù)模塊本身的標(biāo)準(zhǔn)化
1、系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化需求的產(chǎn)生。總的來說非單體公司的產(chǎn)生對信息系統(tǒng)有了標(biāo)準(zhǔn)化的需求,跨國公司的產(chǎn)生就是其中之一。例如現(xiàn)在國內(nèi)很多公司在國外上市,這要求公司必須在原先只向中國主管部門遞交財務(wù)報表的基礎(chǔ)上,開始向外國遞交符合該國會計準(zhǔn)則的財務(wù)報表。這要求ERP系統(tǒng)可以按不同會計準(zhǔn)則對數(shù)據(jù)進(jìn)行實時記錄、核算和分析。
2、系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的含義。系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化是要讓軟件在按ISO和CMM標(biāo)準(zhǔn)組織管理的軟件工廠中開發(fā)出來,而不是在系統(tǒng)實施中在各行各業(yè)的現(xiàn)場做開發(fā)。以一個標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)來滿足層出不窮的管理需求,必須依靠一下兩個原則:首先,這個系統(tǒng)必須立足于最佳業(yè)務(wù)實踐;其次,必須是一個可配置的系統(tǒng),可以通過靈活的配置實現(xiàn)各種業(yè)務(wù)需求。
3、SAP實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的兩個手段。(1)可配置。以固定資產(chǎn)管理為例,可以配置不同的折舊表和折舊范圍、資產(chǎn)類別、折舊方式、折舊年限、殘值等。(2)最佳業(yè)務(wù)實踐。SAP在向全球120多個國家近2萬家集團(tuán)公司提供解決方案的同時,吸收了其中一些行業(yè)領(lǐng)袖公司的先進(jìn)管理理念和優(yōu)秀業(yè)務(wù)實踐,并將這些管理流程在系統(tǒng)中加以固化和優(yōu)化。經(jīng)過近30年的積累,在SAP系統(tǒng)中對于各類型企業(yè)的通用情況和行業(yè)特殊流程都有標(biāo)準(zhǔn)的解法。
(三)ERP系統(tǒng)本身標(biāo)準(zhǔn)化的實現(xiàn)
1、使用軟件對象標(biāo)準(zhǔn)化?,F(xiàn)有ERP市場的廠商,既有國內(nèi)品牌用友和金蝶,也有國際品牌SAP、ORACLE、Infor、Microsoft等。企業(yè)在選擇供應(yīng)商時應(yīng)保持時間和空間的一致性。
2、軟件開發(fā)過程標(biāo)準(zhǔn)化。設(shè)置專門的管控質(zhì)檢部門,制定軟件二次開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn),為日后的維護(hù)工作節(jié)省人力物力。
3、實施維護(hù)過程標(biāo)準(zhǔn)化。
ERP系統(tǒng)的集成是橋梁,將各個紛繁復(fù)雜的會計業(yè)務(wù)連成整體;加以ERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化的作用,使得整個財務(wù)過程貫穿一體,保持一致和標(biāo)準(zhǔn)化。保證了大型企業(yè)集團(tuán)對其復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行迅速、靈敏、符合規(guī)范的全過程的有效管理,讓大象跳起舞來。
[1]佚名.《談?wù)勜攧?wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化》2005年02月10日.http://www. canet.com.cn/wenyuan/cwgl/qtcglw/200807/18-19437.html.
[2]張軍.淺談ERP系統(tǒng)環(huán)境下的財務(wù)管理.《商場現(xiàn)代化》,2010年31期.
[3]管敏麗.《會計之友》.2011年 (36).
[4]林向華.《時代金融》.2012年18期.