劉春萍

灤南縣社會保險局 河北 灤南 063500

會計電算化內(nèi)部控制存在的問題及對策

劉春萍

灤南縣社會保險局 河北 灤南 063500

當(dāng)前,會計電算化已經(jīng)得到非常廣泛的普及和應(yīng)用,實施了會計電算化后,會計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。在實際應(yīng)用中,會計電算化系統(tǒng)仍然存在著一些問題和隱患,為此,為實現(xiàn)既定的經(jīng)營管理目標(biāo), 必須建立起一整套適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,以確保財務(wù)工作有序、健康發(fā)展。

會計電算化 內(nèi)部控制 問題和對策

會計電算化內(nèi)部控制,是指企業(yè)為了保證財務(wù)活動的有效進(jìn)行,保護財務(wù)資產(chǎn)的安全和完整,防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法,完整而制定和實施的一系列財務(wù)措施與程序。當(dāng)前,會計電算化得到越來越多的普及和應(yīng)用,會計電算化也憑借其便捷、高效、差錯率低等優(yōu)勢,極大地提高了單位財務(wù)處理的速度和效率。但也因其內(nèi)部控制的系統(tǒng)的復(fù)雜化而帶來諸多問題,因此,加強會計電算化的內(nèi)部控制管理,優(yōu)化財務(wù)運行環(huán)境,規(guī)避風(fēng)險,發(fā)揮優(yōu)勢,非常具有必要性和迫切性。

1 、會計電算化內(nèi)部控制的必要性

1.1 控制內(nèi)部財務(wù)風(fēng)險

在手工會計信息系統(tǒng)中,會計人員之間很自然地形成一種相互制約、相互監(jiān)督關(guān)系;會計核算信息記錄在紙上,直觀性較強,不同的筆跡也可作為控制的手段;記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質(zhì)上的會計記錄其勾稽關(guān)系較為明確;在電算化信息系統(tǒng)中,會計信息被存儲在u盤、光盤等磁介質(zhì)上,保管不善會導(dǎo)致磁介質(zhì)損壞,會計信息存在丟失或毀壞的危險。許多業(yè)務(wù)處理程序由計算機完成,一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行,導(dǎo)致內(nèi)部控制效率降低,內(nèi)部稽核的作用被削弱。

1.2 互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的必然要求

互聯(lián)網(wǎng)在財務(wù)會計中的運用,使得財務(wù)數(shù)據(jù)的收集、加工、處理都可以適時進(jìn)行,不僅迅捷、而且可以雙向交流財務(wù)信息。在以高科技為基礎(chǔ)的知識經(jīng)濟社會,財務(wù)報告中包含的人力資源、環(huán)境保護等信息的重要性迅速提高,以附表、附注形式披露的信息不再只是會計報表的補充,以前并不重要的信息或受成本效益原則約束無法披露的信息,都必須進(jìn)行充分、及時的披露。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境,會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。所以,加強會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度建設(shè)就顯得十分重要。

1.3 強化審計工作的需要

在電算化會計系統(tǒng)中,會計事項由計算機按程序自動進(jìn)行處理,如果系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯或被非法篡改,則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方法處理所有的有關(guān)會計事項,系統(tǒng)就可能被地嵌入非法的舞弊程序,不法分子可以利用這些舞弊程序大量侵吞企業(yè)的財物。在會計電算化條件下,審計人員要花費較多的時間和精力來了解和審查計算機系統(tǒng)的功能,以證實其處理的合法性、正確性和完整性,保證系統(tǒng)的安全可靠。

2 、會計電算化內(nèi)部控制存在的問題

2.1 會計核算軟件個性化致使內(nèi)部控制難度大

目前,多數(shù)在用的市場化的財務(wù)軟件都是由不同的財務(wù)軟件公司自行開發(fā),其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),操作平臺、支撐軟件不盡相同,編程風(fēng)格也各有特色,而各財務(wù)軟件公司為保密其技術(shù),相互間沒有交流和溝通,沒有業(yè)界的協(xié)議,不同品牌的財務(wù)軟件之間沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。不同的財務(wù)軟件對軟硬件環(huán)境要求不同,在內(nèi)部控制上設(shè)計不一致。

2.2 財務(wù)數(shù)據(jù)的不安全性使得數(shù)據(jù)維護存在困難

在一定條件下,會計數(shù)據(jù)是絕對保密的。作為財務(wù)軟件的加密,很多財務(wù)軟件公司只考慮自身的經(jīng)濟利益,防止盜版,但對用戶會計數(shù)據(jù)保密性、安全性涉及不多。會計基本數(shù)據(jù)大多是以一種開放式的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫格式保存。只要懂得數(shù)據(jù)庫操作知識,就能進(jìn)入賬套數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行非法篡改。這樣即使進(jìn)入系統(tǒng)時加上諸如操作密碼、指紋辨識等檢測手段和操作權(quán)限設(shè)置等限制手段,實際上也不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用,非法篡改能夠輕易實現(xiàn)。

2.3 會計人員電算化水平的差異性致使系統(tǒng)維護存在不隱患

會計工作質(zhì)量依賴于計算機系統(tǒng)的可靠性和會計人員的操作水平。在會計電算化信息系統(tǒng)下,操作環(huán)境的改變使傳統(tǒng)內(nèi)部控制方法難以發(fā)揮作用,一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰,就可能使會計工作陷入癱瘓。同時,由于會計人員專業(yè)水平和電腦水平參差不齊,對會計電算化系統(tǒng)理解、使用、掌握等存在問題,也有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤、信息失真。

3 、加強會計電算化內(nèi)部控制的對策

3.1 強化會計電算化內(nèi)部控制制度

一要加強會計電算化業(yè)務(wù)人員組織控制。在會計電算化系統(tǒng)環(huán)境下,對各類會計崗位進(jìn)行重新的劃分,在授權(quán)過程中運用內(nèi)部審計,按照責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合原則明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的職責(zé)、權(quán)限,建立健全崗位責(zé)任制。二要加強會計電算化系統(tǒng)操作和維護控制。會計電算化系統(tǒng)操作和維護控制主要是通過制定一套完整而嚴(yán)格的操作和維護規(guī)程來實現(xiàn)的。規(guī)程應(yīng)包括操作的具體流程,各環(huán)節(jié)的主要分工和職責(zé),注意事項,維護的時間和方面,維護的程序等內(nèi)容。三要加強會計電算化系統(tǒng)檔案管理。會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時進(jìn)行備份,并做好防止計算機病毒侵襲的工作。所有財務(wù)檔案均應(yīng)做好放火、防潮、防塵、防盜等工作,并定期盤點整理。磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。

3.2 加強會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制

會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過程的控制是保證會計核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。只有經(jīng)過核準(zhǔn)的會計業(yè)務(wù)經(jīng)過正確的輸入,進(jìn)恰當(dāng)?shù)奶幚砗瓦\行,并及時的輸出,會計核算系統(tǒng)才能實現(xiàn)自身的目標(biāo)。

此外,憑證格式標(biāo)準(zhǔn)化控制、憑證順序號控制、憑證審核控制、重復(fù)輸入控制、對應(yīng)科目合法性控制、保留審計線索控制,修改痕跡控制、數(shù)據(jù)備份控制等都是會計電算化系統(tǒng)的輸入控制、處理控制、輸出控制的有效方法。

3.3 加強操作人員的職業(yè)道德建設(shè)

會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意的修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,最終還是達(dá)不到內(nèi)部控制的目的。因此,道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。單位管理者應(yīng)當(dāng)重視對財務(wù)人員的選用與培養(yǎng),努力增強財務(wù)人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到會計電算化系統(tǒng)的主體誠信。

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[2]張鳳,仵斌.淺議會計電算化內(nèi)部控制制度[J].武漢科技學(xué)院學(xué)報,2005,(01).

[3]申玉白.會計信息化管理中數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險與防范.中國管理信息化,2007,（08）.