李澤瑛

紅河州交通運輸局公路工程質(zhì)量監(jiān)督站 云南 蒙自 661100

人事與工資管理系統(tǒng)在工作中的運用

李澤瑛

紅河州交通運輸局公路工程質(zhì)量監(jiān)督站 云南 蒙自 661100

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及,信息化、數(shù)據(jù)化已然躍升為當(dāng)今社會發(fā)展的主流。由于企事業(yè)的財務(wù)管理和人才資源具有工作范圍廣、工作難度大等特點,因此,提高企事業(yè)中人力工資管理體系設(shè)計水平勢在必行。它不僅可以節(jié)省員工的工作時間、提高工作效率、準(zhǔn)確快速的計算應(yīng)付員工工資、縮短管理耗時,而且給員工提供隨時隨地的咨詢服務(wù),方便員工完成工作任務(wù)。本文以交通運輸行業(yè)的人事勞資管理為出發(fā)點,著重探討人事薪資管理模式在國內(nèi)企事業(yè)機(jī)構(gòu)實踐工作行動中的運用,以期為同行提供一定的參考性作用。

人事 工資管理 運用

人力資源管理的一個重要組成部分就是工資管理,從整體來看關(guān)系到國家的宏觀發(fā)展政策,切實來說,又與每個員工的切身利益密切相關(guān)?，F(xiàn)階段的人力事務(wù)政策傾向性強(qiáng)、內(nèi)容多元化、信息靈活變通,依靠人工來管理人事薪資工作已逐漸力不從心,就單一的統(tǒng)計工作量都相當(dāng)之大,耗費的周期也較為漫長,得到的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度并不高僅能供初步預(yù)測所用,且管理程序冗雜,拉低了整體工作效率。將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用到企事業(yè)管理中是現(xiàn)代管理模式的顯著特征,因此,網(wǎng)絡(luò)企業(yè)管理是大勢所趨。

一、交通運輸行業(yè)人事勞資系統(tǒng)的管理現(xiàn)狀以及發(fā)展趨勢

隨著社會的不斷進(jìn)步,經(jīng)濟(jì)、文化、交通等各方面得到了全面的發(fā)展,其中承載了重要使命的交通運輸行業(yè),對推動社會的進(jìn)步起到了相當(dāng)重要的作用。為了適應(yīng)不斷發(fā)展的社會需求,交通運輸行業(yè)內(nèi)部也進(jìn)行了一系列積極的結(jié)構(gòu)變革,與此同時,傳統(tǒng)的交通人事勞資管理模式在經(jīng)歷一系列變革后,逐漸暴露其管理中的弊端,為交通事業(yè)的健康運行與可持續(xù)性發(fā)展造成了很大阻礙。

（一）交通運輸行業(yè)人事勞資管理系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

1、人事勞資系統(tǒng)缺乏自動化管理。在國外許多經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國家早已實現(xiàn)了人事自動化,由于我國信息技術(shù)發(fā)展較為落后,因此有關(guān)信息化工資管理的工作近幾年才逐步發(fā)展起來。傳統(tǒng)的人事薪資管理系統(tǒng)是極其簡單的,其原始的數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理、安全維護(hù)、性能升級等方面已經(jīng)漸漸滿足不了現(xiàn)代交通運輸行業(yè)人事勞資管理需求。以交通系統(tǒng)為例,近年隨著交通事業(yè)的發(fā)展,交通運輸行業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大、員工人數(shù)不斷增加,單位員工信息管理難度越來越大,人事薪資方面的工作也趨于復(fù)雜化。傳統(tǒng)管理模式導(dǎo)致人事勞資管理人員晉升工資難,發(fā)放工資難,員工查詢自己的薪資金額也難,給管理者和員工本人帶來了諸多不便。如到晉升工資或發(fā)放職工工資的時候,只能單純依靠人工填寫或計算,隨著職工人數(shù)增多,人工晉升工資或財務(wù)人員結(jié)算工資的難度越來越大,不能避免會出現(xiàn)晉升工資錯誤、漏進(jìn)、財務(wù)錯結(jié)、漏結(jié)的現(xiàn)象,結(jié)果不僅打擊了員工的工作積極性,而且也容易隱瞞單位真實的財務(wù)狀況。因此,企業(yè)要準(zhǔn)確高效的解決越來越復(fù)雜的人事管理工作,就必須依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的幫助,建立新型管理的人事薪資管理體系。同時,將員工的基本資料和工資記錄有序管理,可以讓管理者高效組織員工工資發(fā)放,省時省力,利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2、人事勞資系統(tǒng)工作效率偏低。自從我國經(jīng)濟(jì)完成由計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)換過程之后,交通運輸行業(yè)也隨之進(jìn)入市場管理時代。但是,由于內(nèi)部管理系統(tǒng)的發(fā)展滯后,我國部分經(jīng)濟(jì)較為落后地區(qū),交通人事勞資管理仍然停留在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)管理模式,管理需要依靠機(jī)構(gòu)的權(quán)威性來實現(xiàn)。尤其是在單位內(nèi)部實行人事勞資管理中,部分管理層一味追求個人權(quán)威的展現(xiàn),沒有深入了解職工的內(nèi)心訴求,對于職工的建議也不予理會,因而造成了單位內(nèi)部的潛在管理矛盾。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展,交通運輸行業(yè)要想緊跟社會發(fā)展步伐實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展,就必須遵循“擇優(yōu)、公正、公平、透明”的人事勞資管理原則,將管理工作落到實處,雖然交通運輸行業(yè)在內(nèi)部結(jié)構(gòu)方面有所改善,但在人事勞資管理素質(zhì)方面還有待提高,這種現(xiàn)象不僅降低了交通運輸行業(yè)的人事勞資管理工作效率,還在一定程度上阻礙了該單位的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。

（二）交通運輸行業(yè)人事勞資管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢

人事勞資管理體系總體來說,是將數(shù)據(jù)庫技術(shù)與信息技術(shù)合為一體的綜合系統(tǒng)。我國目前擁有豐富的市場資源和人才資源,有較為豐富的經(jīng)驗與技術(shù)積累,因此具備較大的后發(fā)優(yōu)勢。當(dāng)今社會已進(jìn)入信息化時代,交通運輸行業(yè)如若依然單純依靠人工管理薪資的方法,不僅耗時耗力而且工作效率較低,難以滿足企業(yè)發(fā)展的需求。為了提高員工工作效率保證管理質(zhì)量,為交通行業(yè)人事管理層提供更快更準(zhǔn)確的決策依據(jù),完善人事薪資管理迫在眉睫。目前,對于人力管理系統(tǒng)的開發(fā)此起彼伏,例如南京管家婆開發(fā)公司出品以及旗幟公司出品的人事薪資管理系統(tǒng)等,而目前適用最廣的是北京技廣達(dá)軟件開發(fā)公司出品的《JGD人事管理系統(tǒng)4.0》,這套軟件是在國家人事部門相關(guān)文件政策的基礎(chǔ)上編寫的人事管理軟件,系統(tǒng)功能強(qiáng)大、通用性能良好,非常適合各行業(yè)的企業(yè)事業(yè)機(jī)關(guān)、單位使用,被普遍應(yīng)用于人事日常管理中,實現(xiàn)了人事薪資管理的準(zhǔn)確性、便利性、高效性。

雖然每個單位機(jī)關(guān)都有人事薪資管理工作,但由于各個單位性質(zhì)不同,人事管理的機(jī)構(gòu)、內(nèi)容就會有所差別,就算是同一家單位也會受到例如時間、政策等不定因素的影響,管理內(nèi)容和方式必然要做出相應(yīng)改變。在此之前,電腦人事薪資管理系統(tǒng)多數(shù)情況是針對一個單位特定時間的狀況,如若因此所有的檔案信息、工資記錄都需要重新錄入或?qū)υ浖M(jìn)行升級、更新、維護(hù),工作量無疑又將加大。所以說,建立一個能夠適應(yīng)所有狀況的通用型人事薪資管理體系是將來企事業(yè)發(fā)展的必然。

二、傳統(tǒng)人事薪資管理體系所存在的問題

將以往企事業(yè)單位使用的傳統(tǒng)人事薪資管理模式與技廣達(dá)工作新出品的《JGD人事管理系統(tǒng)4.0》相比,會明顯發(fā)現(xiàn)諸多缺點:比如在企業(yè)的日常薪資管理中,傳統(tǒng)型的薪資管理系統(tǒng)僅僅保證了員工薪資檔案資料的電子化管理,將紙質(zhì)檔案電子數(shù)據(jù)化,雖然在一定程度上減少了人工操作的工作量,但是仍然存在著各種原因?qū)е略撓到y(tǒng)尚需改進(jìn)。

（一）系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確

人事薪資檔案所填信息缺乏統(tǒng)一規(guī)范,以致薪資信息無法交流、共享。系統(tǒng)只能反映當(dāng)前的最新信息,對于歷史數(shù)據(jù)無法保存,因此人事薪資檔案里的信息不準(zhǔn)確。

（二）系統(tǒng)尚有模塊未開發(fā)使用

1、就傳統(tǒng)系統(tǒng)來講,它只具有對信息的儲存、處理等功能,無法對數(shù)據(jù)進(jìn)行具體的分析、開發(fā)。它在企事業(yè)單位的內(nèi)部管理下,對管理層的決策支持、改良決策效果、提高決策效率方面顯得力不從心。

2、由于技術(shù)水平方面的限制,傳統(tǒng)的系統(tǒng)多數(shù)是為一些簡易的流程性工作服務(wù),如查詢員工基本信息、工資結(jié)構(gòu)、簡易人事報表等?，F(xiàn)階段的一些日常業(yè)務(wù),還沒有達(dá)到必須依靠系統(tǒng)的程度,因此系統(tǒng)內(nèi)還有部分模塊難以廣泛使用。

（三）系統(tǒng)信息難以共享、交流

企事業(yè)單位相較而言,事業(yè)單位的信息化程度更高。內(nèi)部的各級部門幾乎都有各自的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。。雖然這些信息系統(tǒng)相互獨立,但他們都需要填寫員工基本檔案,其實只需要借鑒人事薪資管理系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)就可以很方便得到。但傳統(tǒng)的系統(tǒng)無法提供實時訪問,無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

（四）系統(tǒng)與最新政策難以掛鉤

傳統(tǒng)的人事模式雖然內(nèi)設(shè)當(dāng)時的工資政策,但目前最新的政策它不會自動更新。因此管理工作就難以符合當(dāng)前最新政策,最終就會引起一些不必要的問題。因此,要將最新政策要求及時添加到系統(tǒng)中,定期更新系統(tǒng),貫徹落實國家實行的工資政策。就本單位工程質(zhì)量監(jiān)督站而言,國家在2006年實行了第四次工資制度改革,詳細(xì)劃分了職級工資和技術(shù)職務(wù)工資標(biāo)準(zhǔn),因此本單位需要通過更新系統(tǒng),對單位內(nèi)部許多職級干部與技術(shù)工程人員的工資做出相應(yīng)調(diào)整。

三、新型人事薪資管理體系的改進(jìn)措施

就交通運輸行業(yè)來說,升職晉升、調(diào)動、工資變動等都需要按照國家最新的工資政策及時上報審批。完善人事薪資系統(tǒng)的規(guī)范化、合理化管理已經(jīng)越來越迫切。

（一）統(tǒng)一數(shù)據(jù)基本信息

及時匯報最新數(shù)據(jù)才能確保信息資料的準(zhǔn)確性。人事薪資管理體系要滿足不同單位對工資管理的要求,系統(tǒng)提供簡單干凈的用戶界面與易上手的輸入格式,使工作人員方便地輸入、輸出、修改、查詢單位員工的工資狀況,運用規(guī)范的數(shù)據(jù)庫,可以精簡不必要的程序,使整個界面更加整潔有序。

（二）加強(qiáng)模塊靈活性

人事薪資管理系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的信息庫、處理過程功能、數(shù)據(jù)檢索程序與報表統(tǒng)計功能,能處理企事業(yè)單位各種人事情況,最終生成統(tǒng)計報表,轉(zhuǎn)化為Excel格式,方便管理人員定期查看、審核,了解本單位具體人事情況。目前有企業(yè)將工資信息上傳網(wǎng)絡(luò),方便員工自行查看,比如開設(shè)財務(wù)微信,員工只要關(guān)注了該單位的公眾賬號,通過輸入員工賬號,系統(tǒng)就會將工資數(shù)額與工資結(jié)構(gòu)反饋給本人。

（三）做好系統(tǒng)更新和維護(hù)

紙質(zhì)人事檔案是人事資源管理的根基。在使用管理系統(tǒng)過程中,每一道環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的質(zhì)量要求,以確保結(jié)果的規(guī)范性、合理性、有效性。只有這樣,才能在各種人事變動調(diào)配中,不但能夠自動化處理事務(wù),還能隨著時間的變化動態(tài)地處理數(shù)據(jù)、歸檔記錄,確保數(shù)據(jù)更新及時,偏差程度小。

結(jié)語

就目前來看,依靠計算機(jī)技術(shù)來管理企事業(yè)單位人事薪資的目標(biāo)已經(jīng)大致實現(xiàn)。但我們不能夠忽視,人才是生產(chǎn)活動中最活躍的因素,人是管理工作的主體,管理工作是由人主導(dǎo)的,是無可替代的第一選擇。因此,在交通運輸行業(yè)人事勞資管理中,必須牢記人力是第一生產(chǎn)資源,相關(guān)的薪資福利發(fā)放密切關(guān)系到員工的切身利益,也是員工最為關(guān)注的地方。可以說工資管理是一項政策限定,業(yè)務(wù)繁多,工作任務(wù)重,注意事項繁復(fù)的管理工作。這就嚴(yán)格要求我們每一位從事人事薪資管理工作的工作人員認(rèn)真貫徹落實上級指示政策,提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì),嚴(yán)格遵守職業(yè)規(guī)范,從日常工作中總結(jié)經(jīng)驗,提高企事業(yè)人事薪資管理水平,促進(jìn)企事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。

[1]陳曉紅.人事信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].天津大學(xué),2012.

[2]陳艷.企業(yè)人事工資管理信息系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].廈門大學(xué), 2013.

[3]嚴(yán)日利.企業(yè)人事工資管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].華南理工大學(xué),2012.

[4]李華平.企業(yè)人事工資管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].電子科技大學(xué),2011.

李澤瑛（1972-）,女,人力資源經(jīng)濟(jì)師,本科,1996年參加工作至今一直從事人事勞資工作,2002年至今在紅河州交通運輸局負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位人事勞資工資工作。