林梓賢

（珠海市永晉建筑工程有限公司　廣東省　珠海市　519000）

建筑工程資料管理的現(xiàn)狀與分析

林梓賢

（珠海市永晉建筑工程有限公司廣東省珠海市519000）

工程資料是工程建筑中重要的組成部分，涵蓋了工程建筑的全過(guò)程，是項(xiàng)目工程管理、質(zhì)量控制、安全生產(chǎn)以及技術(shù)措施的原始記錄和憑證，為工程的監(jiān)督檢查、合同簽訂及變更管理、法律責(zé)任以及工程賠償提供重要的法律依據(jù)。因此做好工程資料管理對(duì)建筑企業(yè)意義重大。

建筑工程；資料管理；問(wèn)題分析

工程資料是工程建筑重要的基礎(chǔ)工作，涉及到工程建筑的每一個(gè)環(huán)節(jié)，不僅是指導(dǎo)工程建設(shè)的有效工具，而且也是工程合同簽訂、變更、違約賠償?shù)姆梢罁?jù)，是保護(hù)建筑企業(yè)的有效手段。隨著建筑工程的復(fù)雜化和系統(tǒng)化發(fā)展，以及人們對(duì)工程建筑要求的提高，增加了工程建筑的法律責(zé)任，所有這些工程環(huán)節(jié)必須要有一個(gè)系統(tǒng)完成的工程資料作為建設(shè)的依據(jù)，否則建筑企業(yè)就工程建設(shè)中的某一項(xiàng)環(huán)節(jié)出問(wèn)題，無(wú)法給業(yè)主交代，也很難查找工程問(wèn)題的原因。所以加強(qiáng)工程資料管理是工程建設(shè)的要求，也是明確法律責(zé)任，保護(hù)自身的依據(jù)。

1　工程資料的分類

做好工程資料管理首先明確資料的分類，按照不同的資料進(jìn)行完善管理。

1.1按照資料的形式分為紙張資料和電子信息資料

（1）紙張資料是工程建設(shè)最原始的資料，如工程設(shè)計(jì)圖紙、項(xiàng)目招投標(biāo)書、合同協(xié)議等。紙張資料最大優(yōu)點(diǎn)是方便簡(jiǎn)單，而且隨時(shí)隨地都可以拿出查閱，并且可以有效的指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)施工作業(yè)。但是隨著工程建筑的復(fù)雜化，大大增加了工程資料的記錄，使工程資料檔案紛繁復(fù)雜，這就增加了管理的難度。而且工程企業(yè)隨著建筑的變化，也在不斷的搬遷，那么紙張工程資料多了就不好搬遷，即使搬遷也容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，一旦工程資料丟失就會(huì)給建筑企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的后果。

（2）電子信息資料

隨著電腦信息的發(fā)達(dá)，電腦廣泛用于工程建筑，特別是在高層建筑和大型建筑中，三維立體成像技術(shù)將工程建造結(jié)構(gòu)直觀的展示在人們面前，讓設(shè)計(jì)者和施工者切身感受到工程施工的環(huán)節(jié)和步驟，這樣有利于工程建設(shè)和質(zhì)量把控。而其中的電腦設(shè)計(jì)工程圖，作為電子資料檔案須得管理起來(lái)。不僅工程設(shè)計(jì)圖需要電腦管理，而且工程招投標(biāo)書、合同簽訂變更協(xié)議書、工程法律責(zé)任及賠償事項(xiàng)，也需電腦管理。電腦出了管理基本的工程資料外，還可以通過(guò)電腦分析工程建設(shè)投資成本分析、盈利虧損分析、材料消耗分析等，這些分析報(bào)告仍然是重要的工程資料，而且通過(guò)電腦管理分析報(bào)告，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地查詢翻閱，遠(yuǎn)程操控。所以電腦管理資料檔案是工程資料管理的必然選擇。

1.2按照法律效力的不同分為有法律效力的資料和無(wú)法律效力資料

（1）有法律效力的資料如工程招投標(biāo)書、合同簽訂變更協(xié)議、工程質(zhì)量安全保證書、工程違約責(zé)任賠償書、工程返工維修責(zé)任書、監(jiān)督檢查處罰決定等，這些資料內(nèi)容眾多，關(guān)系復(fù)雜，涉及面廣而且牽扯各方的根本利益，所以在簽訂的時(shí)候要細(xì)心認(rèn)真對(duì)待。

（2）無(wú)法律效力的資料如工程廣告策劃書、施工設(shè)計(jì)圖紙、工程驗(yàn)收文件、工程管理?xiàng)l例、施工方案、材料管理目錄等，雖然這些不直接涉及工程法律效力，但是作為工程內(nèi)部資料，是工程建設(shè)不可缺少的。不管是合同簽訂協(xié)議還是施工設(shè)計(jì)圖紙，其法律效力都是相對(duì)的，如果工程建筑一旦發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題，其設(shè)計(jì)圖紙、施工方案都可以作為工程問(wèn)題追究的法律資料。

2　工程資料管理存在的問(wèn)題

2.1思想認(rèn)識(shí)不清

每一項(xiàng)工程從策劃招投標(biāo)開(kāi)始，到項(xiàng)目合同簽訂再到開(kāi)始施工以及竣工檢查驗(yàn)收，都牽扯施工方、業(yè)主、項(xiàng)目主管部門、檢查監(jiān)督部門的制約和利益，所以資料成了處理各種關(guān)系利益的法律依據(jù)，如果沒(méi)有資料記錄，那么工程一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就弄不清楚問(wèn)題和原因，也劃不清楚法律責(zé)任，最后吃虧的還是建筑企業(yè)，因此思想上不重視工程資料的管理，勢(shì)必帶來(lái)工程麻煩。

2.2技術(shù)知識(shí)不專業(yè)

工程建筑中的技術(shù)知識(shí)相當(dāng)多，如工程設(shè)計(jì)技術(shù)、施工技術(shù)、維修技術(shù)、合同簽訂法律知識(shí)、工程違約賠償知識(shí)、招投標(biāo)簽約知識(shí)等，正是因?yàn)槿狈α诉@些技術(shù)知識(shí)，所以在工程承包中和施工中很容易留下很多問(wèn)題。由于技術(shù)知識(shí)的不專業(yè)，會(huì)給涉及工程利益的各部門留下把柄，從而造成工程麻煩。

2.3工程資料保存不完善

前面提到工程資料涉及各方的利益，具有法律責(zé)任。但隨著工程項(xiàng)目部得不斷變遷，很有可能在搬遷的過(guò)程中發(fā)生工程資料丟失的情況，工程資料一旦丟失或者損毀，將無(wú)法挽救回來(lái)，而工程建筑質(zhì)量至少保證使用期限，而在這漫長(zhǎng)的時(shí)間里工程資料必須保存起來(lái)，如果保存不完善，終究發(fā)生工程建筑矛盾。

3　建筑工程資料管理的優(yōu)化措施

3.1提高思想認(rèn)識(shí)

工程資料作為保護(hù)建筑企業(yè)的工具，在工程投資、建設(shè)、支付款項(xiàng)里面發(fā)揮著極其重要的作用。工程建筑一旦發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題以及工程賠償問(wèn)題，則工程資料顯得尤為重要，成為賠償和處理問(wèn)題的依據(jù)，所以只有思想上重視了，引起了大家的關(guān)注，才能將工程資料像工程施工那樣，每個(gè)記載環(huán)節(jié)做的詳細(xì)認(rèn)真，若發(fā)現(xiàn)資料不全或者錯(cuò)誤，也能及時(shí)得到糾正，所以思想認(rèn)識(shí)是做好工程資料管理的前提。

3.2提高管理人員的管理水平

資料管理雖然是軟件工作，但是真正管理起來(lái)也是一件不容易的工作，因?yàn)榍懊嫣岬?，工程資料中包含了許多專業(yè)技術(shù)知識(shí)，如法律、設(shè)計(jì)、施工、維修、保險(xiǎn)等，作為一名優(yōu)秀的管理者，必須精通這些知識(shí)，只有精通這些知識(shí)，才能將工程所需的每個(gè)文件，分門別類的建檔管理，才能發(fā)現(xiàn)諸多工程資料中的錯(cuò)誤和問(wèn)題，否則管理人員只是工程資料的收集者而沒(méi)有真正起到管理的作用。所以熟練掌握各類知識(shí)，才能將資料管理落到實(shí)處。

3.3提高信息化管理水平

前面提到工程資料涉及很多部門和行業(yè)，涉及很多知識(shí)。如果用紙張檔案管理，則工程資料就會(huì)堆積成山，對(duì)于任何一個(gè)管理者來(lái)說(shuō)，其工作量不亞于施工人員的工程建筑。將這些繁雜的資料做到細(xì)化管理，津津有條那是不可能的。因此信息化管理將大大減輕管理人員的工作量，而且大大提高管理的效率和速度。信息化管理工程資料有諸多的優(yōu)越性：①查閱極其方便，只要在電腦中輸入要查找的關(guān)鍵詞，電腦將很快找到，準(zhǔn)確及時(shí)。②隨時(shí)隨地可以查閱，不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，也不需要管理人員的參與。③更為重要的是電腦還可以分析工程資料的使用價(jià)值，真正挖掘資料包含的其他重要的信息，這是紙張資料無(wú)法做到的，例如通過(guò)建立經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)模型，可以分析工程投資收益率、成本分析率、債務(wù)償還分析率等，這是工程資料管理的真正價(jià)值。④工程設(shè)計(jì)還可以通過(guò)電腦建立工程模型進(jìn)行四位一體設(shè)計(jì)，這樣設(shè)計(jì)出的工程建筑，可以細(xì)化到建筑內(nèi)部的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從而將工程施工可視化進(jìn)行，大大提高了施工質(zhì)量和施工效率，而且建筑中需要材料的用量，可以通過(guò)電腦準(zhǔn)確的計(jì)算出來(lái)，避免盲目的采購(gòu)，造成工程成本的增加。所以信息化管理工程資料，可以大大以高管理的效率和質(zhì)量。

4　結(jié)語(yǔ)

總之，做好建筑工程資料管理，對(duì)于工程施工企業(yè)來(lái)說(shuō)具有非常重要的意義，工程資料管理過(guò)程中出現(xiàn)疏漏，將會(huì)嚴(yán)重影響工程施工進(jìn)度和工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量，為企業(yè)帶來(lái)較大的影響，因此，我們必須加強(qiáng)工程資料管理力度，提高工程資料管理人員的工作意識(shí)，保證工程資料管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和全面性，從而保證工程施工的順利開(kāi)展，保證企業(yè)的良好經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)在激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，獲取更多的發(fā)展機(jī)遇。

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