張建梅(浙江經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案館,杭州浙江310018)

高職院校二級院系教學檔案管理現(xiàn)狀分析與對策*

張建梅
(浙江經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案館,杭州浙江310018)

摘 要:隨著高職院校內(nèi)部管理體制的改革,高職院校逐步推行二級院系管理教學檔案。二級院系教學檔案是學校檔案的基礎和重點,反映了一所學校教學質(zhì)量和教學管理水平。本文就高職院校二級院系教學檔案管理的特點、存在的問題和不足進行了分析,并對改進高職院校二級檔案管理提出了一些建議和對策。

關鍵詞:高職院校;二級院系;檔案管理;對策

高職院校二級院系教學檔案是教學第一線的師生在教學實踐中形成的,反映二級院系主要職能活動和基本歷史面貌,具有保存、查考、利用價值的文字、圖表和音像等不同載體的材料。它是高職院校檔案的重要組成部分,是真實反映學校教學質(zhì)量和教學管理水平的重要依據(jù)。

一、二級院系教學檔案管理的特點

(一)二級院系檔案的基礎性

隨著高職院校二級管理的推進,教學檔案也開始實行二級院系管理。由于二級管理調(diào)整了學校職能部門的管理內(nèi)容和權(quán)限范圍,擴大了二級院系辦學自主權(quán),一些原本由學校教務處管理的教學文件下放至二級院系管理,如教學大綱、教師工作量、課程建設、典型教案、試卷、學生成績、學籍表及畢業(yè)論文等,這些在二級院系形成的具有保存、查考、利用價值的文件資料,現(xiàn)由各二級院系完成。

(二)二級院系檔案管理的雙重性

二級院系是高職院校實施教學任務的主要單位,直接接受和落實學校及教務處的各類教學文件,與一線師生直接聯(lián)系。由于高職院校內(nèi)部管理重心下移,它即是教學活動的組織者又是實施者,教學實踐中形成的檔案成了學校教學檔案的主體,也成了學校教學檔案管理的主要承擔者,其檔案管理工作是學校檔案工作的重要組成部分。檔案管理人員在業(yè)務上它受學校檔案館(綜合檔案室)的指導監(jiān)督,在行政上又受二級院系管理。一方面要為學校提供檔案,另一方面要收集、整理、鑒定、管理二級院系檔案。

(三)二級院系檔案內(nèi)容和載體的多樣性

二級院系基本上是獨立的教學單位,下設綜合辦公室、系、教研室、研究所(室)、實訓室、技能考證中心等,他們在各項管理活動中,會形成內(nèi)容豐富、數(shù)量眾多、不同載體的各類檔案材料。

二、高職院校二級院系檔案管理存在的問題

(一)檔案意識薄弱

二級院系長期處在教學的第一線,從院系領導到教職員工普遍只重視教學、科研,根本沒有意識到檔案的重要性,忽視日常工作中檔案材料的收集、整理、管理,存在著各類檔案記錄不完善、記錄分散等現(xiàn)象,只有在上級單位檢查或教學評估時才臨時突擊,重新補充各類材料,應付了事。同時有些老師認為科研、教學成果是他們自己心血的結(jié)晶,應該自己保存,不愿上交檔案部門,對歸檔持抵觸態(tài)度;有些人為了查閱方便,將自己經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有,給檔案材料的收集增加了難度,這樣導致檔案收集不夠齊全,檔案材料質(zhì)量不高,很難真實反映二級院系教學工作情況。

(二)管理制度不健全

二級院系的教學檔案管理工作起步較晚,處于實踐探索階段,二級院系雖然建立了檔案分室,配有兼職檔案員,但檔案管理職責不明確、管理力度不足,缺少一套完整的規(guī)章制度和健全的檔案組織機構(gòu)來監(jiān)督檢查。一些二級院系檔案工作處于人員不穩(wěn)定、材料不完整,甚至無人過問的狀態(tài),嚴重影響了整個學校檔案管理工作的效率。

(三)管理手段陳舊

隨著計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展,檔案工作已不能只停留于紙質(zhì)文檔或?qū)嵨镙d體,以計算機盤片、固態(tài)硬盤、磁盤和光盤等載體的電子文檔的文字、圖片材料已逐漸代替或與原始的紙質(zhì)檔案并存,傳統(tǒng)的檔案管理觀念、方式都需要更新與創(chuàng)新。但目前高職院校電子檔案的管理還沒有受到管理人員的關注,電子文件僅作為資料保存,借助計算機替代人工管理的模式與方法還沒有被充分認識和開發(fā),二級院系檔案管理方面沒有得到相應的人力、物力和財力的支持,檔案利用還是傳統(tǒng)的服務形式。

(四)檔案管理員對檔案專業(yè)知識缺乏

檔案管理工作具有很強的專業(yè)性質(zhì),但二級院系的檔案管理員大多由二級院系教學秘書(或教務員)兼任,基本都沒有受過檔案管理培訓,缺乏檔案管理知識,對檔案的收集、鑒定、分類組卷、歸檔、編目等規(guī)范程序不熟悉,加之教學秘書(或教務員)工作任務繁忙,沒有更多的精力顧及檔案工作,基本上是找勤工儉學的學生幫忙整理,導致教學檔案資料整理無統(tǒng)一的分類標準,習慣存放,各行其是,重復歸檔或"檔案死角"現(xiàn)象普遍存在[1],嚴重影響了檔案的質(zhì)量,對高職院校檔案管理造成了不可彌補的損失。

三、優(yōu)化高職院校二級院系教學檔案管理的措施

(一)強化檔案宣傳,提高檔案意識

利用學校宣傳媒體加強對《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和檔案學基礎知識的宣傳,使廣大教職員工了解檔案的價值和作用,認識到檔案重要性以及自身工作對院系教學檔案的積累和開發(fā)利用的責任,使教職員工自覺地維護檔案的完整,轉(zhuǎn)變以往"檔案與我無關"的觀念,通過培養(yǎng)教職員工保護、利用檔案的理念,來提高全體教職員工的檔案意識。

(二)完善檔案制度,規(guī)范檔案管理

二級院系作為教學檔案管理工作的直接施行者,結(jié)合綜合檔案室的業(yè)務要求,依據(jù)《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》,讓擁有本專業(yè)和學科知識的教師專家自主制定或完善涉及自己專業(yè)和學科范圍的教學檔案管理條例,包括材料的收集、整理、立卷、分類、歸檔、編研和管理工作,做到有章可循,有據(jù)可依,使檔案管理體現(xiàn)專業(yè)知識、學科體系的科學性和權(quán)威性。[2]通過制度來保障檔案的規(guī)范和完整,使高職院校二級院系的檔案管理工作健康有序地發(fā)展。

(三)重視檔案培訓,提升管理人員檔案素養(yǎng)

由于檔案工作有很強的專業(yè)性和業(yè)務性,而二級院系檔案管理人員基本上全是兼職檔案員,本身對檔案管理業(yè)務不熟悉。要提高二級院系檔案管理水平,必須讓檔案管理人員學習檔案基礎知識,進行業(yè)務指導和培訓,通過基礎知識的學習和業(yè)務培訓,使檔案管理人員掌握一定的檔案管理專業(yè)知識來提高自身的檔案素養(yǎng),促使檔案管理人員熟知自己的薄弱點并有針對性地改進和提高。

(四)依托網(wǎng)絡技術(shù),推進信息化管理

傳統(tǒng)的檔案管理方式信息共享化程度很低,信息處理的靈活性、時間性和準確性已不能滿足日常工作的需要,與學校教育信息化的需要差距越來越大。依托計算機和網(wǎng)絡技術(shù),將現(xiàn)代辦公技術(shù)與教學檔案管理相結(jié)合,改變過去以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等傳統(tǒng)的檔案管理方法,實現(xiàn)二級院系教學檔案的電子化、網(wǎng)絡化管理。建立和完善多種檢索渠道,更直接、快捷、方便地滿足教師對教學檔案的需求,實現(xiàn)檔案資源共享,更好地促進二級院系教學檔案管理工作的優(yōu)化進程。[3]

參考文獻:

[1]劉璐梅.談本科教學評估后高校檔案工作的改進[J].蘭臺世界,2005(6).

[2]許娟.新時期高校二級院系教學檔案管理工作的幾點思考[J].北京檔案,2010(4).

[3]劉麗華.構(gòu)建高校二級院系教學檔案優(yōu)化管理體系[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟,2009(10).

An Analysis of the Present Status in Teaching Archive Management of the Secondary Faculties in Vocational Colleges and Its Countermeasures

ZHANG Jian mei
(Archives of Zhejiang Technical Institute of Economics,Hangzhou 310018,China)

Abstract:With the practice of two-level management in vocational colleges,the model of teaching archive’s two-level management gradually comes to implement.The teaching archive is the foundation and emphasis of the whole school archives,which reflects the teaching quality and the teaching management level of every school.This paper analyzes the traits,existing problems and insufficiencies about teaching archive management of secondary faculties in vocational colleges,and puts forward some pertinent suggestions and countermeasures about the archive management.

Key words:vocational colleges;secondary faculties;archive management;countermeasures

作者簡介:張建梅,碩士,副研究館員,從事檔案管理研究。

基金項目:湖州師范學院2011年高等教育研究項目(GJC11021)研究成果。

*收稿日期:2015- 03- 07

中圖分類號:G271

文獻標識碼:A

文章編號:1009- 1734(2015)06- 0040- 03