蘇煉

摘要：通過對查新整個(gè)過程中，查新員與委托人所需要采取的溝通方式和溝通內(nèi)容進(jìn)行分析，探討查新員與委托人的溝通在整個(gè)科技查新活動(dòng)中所起的作用。

關(guān)鍵詞：科技查新；查新員；溝通；委托人

1引言

科技查新是文獻(xiàn)檢索和情報(bào)調(diào)研相結(jié)合的情報(bào)研究工作，它以文獻(xiàn)為基礎(chǔ)，以文獻(xiàn)檢索和情報(bào)調(diào)研為手段，以檢出結(jié)果為依據(jù)，通過綜合分析，對查新項(xiàng)目的新穎性進(jìn)行情報(bào)學(xué)審查，寫出有依據(jù)、有分析、有對比、有結(jié)論的查新報(bào)告。正是由于科研工作的多學(xué)科性以及查新工作必須針對某一特定的研究課題創(chuàng)新點(diǎn)的特殊性，導(dǎo)致查新過程中，由于查新員與委托人雙方在專業(yè)背景、學(xué)歷水平、檢索水平、表達(dá)水平等條件的不同，查新的效率和質(zhì)量也有所不同，因此，從查新委托與受理之時(shí)就開始與委托人保持良好暢通的溝通，是保證查新效率和質(zhì)量的前提條件。

2溝通交流的方式

查新一般包括咨詢、正式委托、文獻(xiàn)檢索、撰寫、審核、出具報(bào)告、歸檔、隨訪幾個(gè)階段，溝通也應(yīng)該始終貫穿在所有階段當(dāng)中，只是方式略有不同，在查新的咨詢階段，溝通可采用電話或網(wǎng)絡(luò)等形式，因?yàn)橥ǔＴ谶@一階段，委托人一般只是針對查新的流程、費(fèi)用等提出疑問。委托階段則是需要重點(diǎn)溝通的階段，在這一階段，查新員和委托人必須就查新項(xiàng)目的技術(shù)路線、查新點(diǎn)等進(jìn)行交流，并簽訂查新合同，這一步是關(guān)系到整個(gè)查新能否順利進(jìn)行的重要一步，最好的溝通方式時(shí)查新員與委托人面對面進(jìn)行溝通，其次也可以讓委托人委派其課題組成員或了解其課題的學(xué)生進(jìn)行溝通，而如果委托人是外地或外省的，盡量通過電話或網(wǎng)絡(luò)視頻等方式進(jìn)行溝通，這也是效果最差的一種溝通方式。在文獻(xiàn)檢索、報(bào)告撰寫、出具報(bào)告、歸檔等后續(xù)幾個(gè)階段中，為節(jié)省委托人時(shí)間，可主要采取電話、QQ、電子郵件等方式進(jìn)行交流，這幾種交流方式由于交流的內(nèi)容針對性強(qiáng)，操作方便，是查新后期常用的幾種交流方式。

3溝通交流的幾個(gè)階段

3.1咨詢階段 查新項(xiàng)目（特別是立項(xiàng)類）往往是科研主管部門要求在一段時(shí)間內(nèi)集中申報(bào)、辦理，容易造成項(xiàng)目"扎堆"委托的現(xiàn)象[1]，面對這種情況，通常委托人都心情都比較焦急，希望查新報(bào)告能"立等可取"，也有的委托人因?yàn)榈谝淮紊陥?bào)課題，不了解查新目的和流程，認(rèn)為查新不過是走過場，或認(rèn)為查新員不能為他的項(xiàng)目保密，從而拒絕提供項(xiàng)目的任何資料。在這一階段，查新員應(yīng)該為委托人詳細(xì)介紹查新的目的以及流程，大致了解查新課題的基本情況，如：課題查新是立項(xiàng)還是報(bào)獎(jiǎng)、需要出具的查新報(bào)告還是檢索證明、查新報(bào)告需要完成的時(shí)間、委托書如何正確填寫、委托人的聯(lián)系方式、查新費(fèi)用等事宜[2]，讓委托人意識(shí)到，查新是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎枰樾聠T與委托人的共同努力才能完成。

3.2正式委托階段 當(dāng)委托人決定要在查新站開始正式查新以后，就必須向查新站提交項(xiàng)目申請書或成果鑒定申請，并與查新站簽訂查新合同。在這一階段，查新員與委托人的溝通是整個(gè)查新環(huán)節(jié)中至關(guān)重要的一環(huán)，溝通的內(nèi)容包括查新項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)、項(xiàng)目查新點(diǎn)、檢索關(guān)鍵詞三個(gè)方面。其中，科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)作為項(xiàng)目開展的主要過程和步驟，是整個(gè)項(xiàng)目的骨骼部分，但是又不等同于項(xiàng)目申請書的所有內(nèi)容，委托人應(yīng)當(dāng)采用簡潔、概括的語言對所要查新的項(xiàng)目進(jìn)行說明，包括項(xiàng)目所屬的技術(shù)領(lǐng)域或研究領(lǐng)域、國內(nèi)外同類科學(xué)技術(shù)和相關(guān)科學(xué)技術(shù)的研究背景和發(fā)展趨勢、要解決的技術(shù)或理論問題、采用的技術(shù)方案或研究方法、主要技術(shù)特征或達(dá)到的研究水平及應(yīng)用等情況，而部分委托人因?yàn)閳D省事或持無所謂的心態(tài)，要么將項(xiàng)目申請書的研究內(nèi)容全盤復(fù)制，要么只通過一兩句話寫上自己課題的新穎點(diǎn)，這個(gè)時(shí)候，查新員就必須耐心的與委托人應(yīng)當(dāng)填寫的內(nèi)容進(jìn)行講解，并讓委托人簡要復(fù)述自己的技術(shù)路線，并對不懂的地方提出疑問。

在了解清楚委托人的技術(shù)路線以后，接下來就是根據(jù)委托人的講解，提煉查新點(diǎn)，查新點(diǎn)是委托人申請的項(xiàng)目與其他項(xiàng)目不同的地方，是整個(gè)查新過程的靈魂所在，查新點(diǎn)提煉的正確與否，直接關(guān)系到后續(xù)的文獻(xiàn)檢索以及報(bào)告的撰寫。在這一點(diǎn)上，有的委托人不懂如何填寫查新點(diǎn)，甚至將"檢索XXX技術(shù)的國內(nèi)外研究現(xiàn)狀"這樣的文字寫入查新點(diǎn)，有的委托人無法說清自己的項(xiàng)目與其他項(xiàng)目的區(qū)別，只能用"技術(shù)先進(jìn)"或者"觀察全面系統(tǒng)"這樣的詞來描述，還有的委托人認(rèn)為查新點(diǎn)越多越好，將一個(gè)大點(diǎn)分成好幾個(gè)小點(diǎn)。遇到這樣的情況，查新員需要不斷與委托人進(jìn)行交流，挖掘出其項(xiàng)目的新穎點(diǎn)，并幫助其判斷能否作為查新點(diǎn)，例如，將"XX國內(nèi)外研究現(xiàn)狀"這樣的查新點(diǎn)去掉，將"技術(shù)先進(jìn)、全面"這樣的查新點(diǎn)修改，詳細(xì)寫出該項(xiàng)目采用了哪些方法、觀察了哪些指標(biāo)從而得出結(jié)論，將幾個(gè)查新點(diǎn)精煉為1～2個(gè)查新點(diǎn)等，最終，與委托人在查新點(diǎn)的確認(rèn)上取得一致意見，并將其寫入查新合同中。

在檢索的關(guān)鍵詞上，查新員需要了解委托人所提供的檢索詞及中英文寫法，向委托人詢問是否還有同義詞或俗稱，根據(jù)委托人提供的詞進(jìn)行篩選和甄別，去掉極不常用的詞以及拼寫錯(cuò)誤的詞，另外，查新員還應(yīng)該自行查閱相關(guān)文獻(xiàn)，查驗(yàn)是否還有其他相同詞匯，并與委托人溝通是否能夠采用，筆者就曾經(jīng)遇到委托人提供的"破骨細(xì)胞分化因子"一詞，有ODF、OPGL、RANKL、TRANCE多種英文縮寫，但委托人僅知道ODF一種形式，經(jīng)過筆者與委托人溝通，并提供其他幾種縮寫的出處后，委托人知曉并認(rèn)可使用以上幾種縮寫進(jìn)行檢索。

3.3文獻(xiàn)檢索階段 查新員了解整個(gè)項(xiàng)目的技術(shù)路線，并確定查新點(diǎn)及檢索詞后，就進(jìn)入文獻(xiàn)檢索階段，在這一階段，由于課題的難易程度不同、國內(nèi)外研究情況的多少不同、查新員專業(yè)背景的限制，導(dǎo)致在檢索過程中通常會(huì)遇到檢索結(jié)果過多或過少甚至完全不相關(guān)的情況，要在短時(shí)間內(nèi)吃透查新項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容，制定出準(zhǔn)確的檢索策略，查新員必須與委托人進(jìn)行深入的溝通，對課題作進(jìn)一步的了解，然后作出相關(guān)的判斷[2]，查新員可采取邊檢索邊與委托人交流的方式，這樣可以使檢出文獻(xiàn)是否相關(guān)以及檢索的方向是否正確，得到及時(shí)反饋，如果委托人不在身邊，查新員可將檢出的文獻(xiàn)發(fā)送給委托人，如果委托人實(shí)在沒有時(shí)間，查新員還可以查閱委托人提供的參考文獻(xiàn)，將這些文獻(xiàn)使用的關(guān)鍵詞與自己使用的進(jìn)行對比，根據(jù)實(shí)際的檢索情況，反復(fù)推敲、修正與完善檢索策略。

3.4報(bào)告撰寫階段 報(bào)告撰寫的好壞，將直接影響到查新報(bào)告的質(zhì)量，在這一階段，通常查新員會(huì)忽略兩個(gè)問題，一個(gè)是相關(guān)文獻(xiàn)的挑選，另外一個(gè)是查新結(jié)論的撰寫，均沒有委托人的參與。在相關(guān)文獻(xiàn)挑選方面，一部分委托人會(huì)非常重視，因?yàn)椴樾聢?bào)告的相關(guān)文獻(xiàn)，直接反映了該課題的國內(nèi)外研究現(xiàn)狀，而這些現(xiàn)狀在項(xiàng)目評(píng)審專家眼中，是關(guān)系到該項(xiàng)目是否獲得批準(zhǔn)的重要砝碼，所以，委托人通常會(huì)比較關(guān)心相關(guān)文獻(xiàn)數(shù)量的多少，以及相關(guān)程度的大小，筆者甚至遇到過委托人對查新報(bào)告中的密切相關(guān)文獻(xiàn)和主要相關(guān)文獻(xiàn)的判定提出明確要求，而不同查新員往往由于自身專業(yè)背景、對課題的理解以及邏輯思維的不同，對文獻(xiàn)的相關(guān)度判定也不同，在這一點(diǎn)上，筆者認(rèn)為，在文獻(xiàn)挑選階段，應(yīng)該與委托人共同協(xié)商，確立一個(gè)挑選相關(guān)文獻(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)，在此標(biāo)準(zhǔn)下挑選相關(guān)文獻(xiàn)。

查新結(jié)論是對課題給出的一個(gè)綜合性評(píng)語，是查新報(bào)告的核心內(nèi)容之一，也是查新用戶、課題評(píng)審專家和科研主管部門最關(guān)心的內(nèi)容之一。對于所查新課題評(píng)價(jià)出的質(zhì)量好壞、水平高低，將會(huì)直接或間接影響到專家的評(píng)審結(jié)果和衛(wèi)生科研主管部門的最終決策[3]。通常委托人都希望見到自己的查新結(jié)論為"該項(xiàng)目具備新穎性"或者是"該項(xiàng)目國內(nèi)外領(lǐng)先水平"等字句，在這種情況下，查新員要引導(dǎo)委托人對查新結(jié)論有一個(gè)正確認(rèn)識(shí)，即查新結(jié)論的實(shí)質(zhì)是從文獻(xiàn)情報(bào)學(xué)角度對查新項(xiàng)目作出的新穎性評(píng)價(jià)，必須準(zhǔn)確有據(jù)，客觀反映查新項(xiàng)目的真實(shí)情況，但查新結(jié)論不是全面的成果評(píng)審結(jié)論，不能代替專家的作用，它有自身的要求和特點(diǎn)。2013年頒布的《教育部科技查新工作站查新報(bào)告撰寫規(guī)范》明確規(guī)定，查新結(jié)論是查新報(bào)告的核心部分，應(yīng)對查新點(diǎn)的新穎性作出判斷，文字表述應(yīng)當(dāng)客觀、公正、準(zhǔn)確、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)。結(jié)論僅能從檢出的文獻(xiàn)當(dāng)中進(jìn)行歸納總結(jié)，且不能對項(xiàng)目的新穎性做出判斷。對確具有新穎性的查新點(diǎn)，應(yīng)說明其與相關(guān)文獻(xiàn)的區(qū)別；對不具有新穎性的查新點(diǎn)，應(yīng)說明其與相關(guān)文獻(xiàn)相似或相同的理由；對未能檢出相關(guān)文獻(xiàn)的查新點(diǎn)可使用"未見報(bào)道"加以表述。但是，在申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)或立項(xiàng)的項(xiàng)目中，達(dá)到全面創(chuàng)新的畢竟是少數(shù)，大多數(shù)是部分創(chuàng)新。這部分創(chuàng)新是指其研究對象或研究方法或所采用檢測方法或觀察指標(biāo)等與以往研究不同的部分，正是這些與既往研究不同的部分才是該項(xiàng)目研究的核心和特色所在，這也是溝通的關(guān)鍵之一[4]。查新員可在報(bào)告結(jié)論寫好以后，將其發(fā)給委托人閱讀，看其是否存在常識(shí)性錯(cuò)誤或技術(shù)描述上的錯(cuò)誤，也可與委托人共同探討結(jié)論的寫法，可在客觀、公正的原則上，滿足委托人在結(jié)論語言描述上所提出的合理要求，但要注意不可過分強(qiáng)調(diào)甚至夸大課題的新穎性，也不可省略甚至回避與其他課題的相同部分。

3.5審核階段 審核階段是一份報(bào)告能夠正式出具的最后階段，在這一階段，查新員通過與委托人的溝通、文獻(xiàn)的檢索、結(jié)論的撰寫，已經(jīng)對課題非常了解，而審核員一般對需要審核的報(bào)告，是比較陌生的，而審核的時(shí)間一般只有1天甚至半天，要在如此短的時(shí)間內(nèi)了解課題全貌，并對報(bào)告使用的檢索式對檢出文獻(xiàn)進(jìn)行驗(yàn)證，還要對報(bào)告的結(jié)論表述進(jìn)行審查，同時(shí)對報(bào)告的文字、標(biāo)點(diǎn)等細(xì)節(jié)進(jìn)行檢查，其中如果少了查新員與審核員的溝通，會(huì)影響審核員的審核效率。溝通的重點(diǎn)包括項(xiàng)目的技術(shù)路線、相應(yīng)的名詞術(shù)語、制定檢索式的思路、挑選相關(guān)文獻(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)以及結(jié)論的表述形式。

3.6出具報(bào)告、歸檔、隨訪階段 報(bào)告出具并交予委托人以后，委托人在報(bào)告交付當(dāng)日及以后的時(shí)間內(nèi)，都可能對報(bào)告提出疑問，查新人應(yīng)該耐心地對疑問點(diǎn)進(jìn)行解釋，并且還應(yīng)該在后續(xù)的隨訪中對委托人的項(xiàng)目是否申請成功、對查新報(bào)告是否進(jìn)行過利用等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和調(diào)查，接收委托人對于查新報(bào)告的意見和建議，建立與委托人長期聯(lián)系的溝通渠道。

4重視非語言溝通

非語言溝通是相對于語言溝通而言的，是指通過身體動(dòng)作、體態(tài)、語氣語調(diào)、空間距離等方式交流信息、進(jìn)行溝通的過程。在溝通中，信息的內(nèi)容部分往往通過語言來表達(dá)，而非語言則作為提供解釋內(nèi)容的框架，來表達(dá)信息的相關(guān)部分，也就是通過身體動(dòng)作、體態(tài)、語氣語調(diào)、空間距離等方式交流信息。在查新的各個(gè)階段與委托人溝通時(shí)應(yīng)該注意，在注重語言表達(dá)的同時(shí)，查新員還需要注意與委托人溝通時(shí)的語氣要平和，講話應(yīng)不緊不慢，體態(tài)要不卑不亢，面對面談話時(shí)應(yīng)與委托人有眼神上的交流，對委托人的講解應(yīng)及時(shí)給予回應(yīng)，同時(shí)，在交流的全過程應(yīng)該保持微笑，做好非語言上的溝通，能夠很大程度上彌補(bǔ)語言交流不暢所帶來的負(fù)面影響，減少查新員和委托人之間的誤會(huì)，拉近雙方距離。

5結(jié)論

由上可以看出，一份高質(zhì)量的查新報(bào)告，不僅僅需要查新員的深耕細(xì)作，還需要在查新的各個(gè)階段與委托人共同交流，讓委托人參與到查新中來，使得保證查新質(zhì)量的同時(shí)，也讓委托人了解查新工作的整個(gè)流程以及查新報(bào)告的嚴(yán)謹(jǐn)性、和客觀性，使得查新員能在最短的時(shí)間內(nèi)做出使委托人、查新員、報(bào)告接收單位三方都滿意的高質(zhì)量的查新報(bào)告。

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編輯/孫杰