李雅玲

實(shí)證分析與學(xué)術(shù)思考：高校學(xué)生檔案管理優(yōu)化研究

李雅玲

（池州學(xué)院辦公室，安徽池州247000）

高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生在校期間個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、能力培養(yǎng)以及參與重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)校與社會(huì)聯(lián)系的橋梁紐帶。全面建立、科學(xué)管理高校學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)都具有重要意義。文章引入實(shí)證分析的理論研究方法，對(duì)高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化提出理論假設(shè)，并根據(jù)實(shí)踐論證總結(jié)出一般經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，對(duì)高校學(xué)生檔案管理研究活動(dòng)進(jìn)行了主體性反思與批判。

高校；學(xué)生檔案；管理；優(yōu)化

DOI：10.13420/j.cnki.jczu.2015.06.038

高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生在校期間個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、能力培養(yǎng)以及參與重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)校與社會(huì)聯(lián)系的橋梁紐帶。高校學(xué)生檔案為人才開發(fā)提供了原始信息和準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，是用人單位選拔人才的重要參考，是做好組織人事工作不可缺少的重要依據(jù)。全面建立、科學(xué)管理高校學(xué)生檔案對(duì)于學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)都具有重要意義。2008年，《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布以來(lái)，各地高校紛紛落實(shí)政策，開始按照集中統(tǒng)一的原則來(lái)管理學(xué)生檔案，并已取得一定成效，但其中問(wèn)題，也不可忽視。

本文引入實(shí)證分析的理論研究方法，結(jié)合學(xué)界已有的研究成果對(duì)高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化提出理論假設(shè)，并根據(jù)實(shí)踐論證總結(jié)出一般經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)兼論學(xué)術(shù)研究的“應(yīng)然”高度和“實(shí)然”困境，以求不落窠臼。

1　關(guān)于高校學(xué)生檔案管理的幾個(gè)熱門討論主題和理論假設(shè)

1.1誰(shuí)來(lái)管

指高校學(xué)生檔案工作由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)。所牽涉的子問(wèn)題包括高校檔案部門的設(shè)置、隸屬（體制），高校檔案部門的管理人員設(shè)置（領(lǐng)導(dǎo)與工作人員）以及與之相關(guān)的人員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)、編制待遇等。

事實(shí)上，關(guān)于上述問(wèn)題《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令）已有明確規(guī)定：

部門設(shè)置：第二章第六條規(guī)定具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：建校歷史在50年以上；全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上；已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷（長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米）以上。未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。

歸誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)：第一章第五條規(guī)定高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作。

管理人員設(shè)置：第二章第九條規(guī)定高校檔案館應(yīng)設(shè)館長(zhǎng)一名，根據(jù)需要可以設(shè)副館長(zhǎng)一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。

工作人員配備及待遇：第二章第十條規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員。高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。

但是，我們?nèi)詰?yīng)看到其中的疏漏和不足：

第一，辦法中只強(qiáng)調(diào)設(shè)置檔案部門，未對(duì)檔案部門的隸屬進(jìn)行明確規(guī)定，以致現(xiàn)實(shí)狀況中的體制混亂：建制上由正處級(jí)到副處級(jí)、科級(jí)不等，掛靠部門上由獨(dú)立部門到掛靠校辦、黨辦、人事處，情況不一，使得檔案管理工作的水平參差不齊。

第二，沒有對(duì)學(xué)生檔案的管理進(jìn)行明確規(guī)定。目前，對(duì)于學(xué)生檔案管理，高校存在三種情況：有的是由各院（系）管理；有的是研究生由研究生院管理，本科生由學(xué)生處管理；有的是由學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理［1］。三種做法各有利弊，且與各自檔案部門的建制密切相關(guān)，但多頭管理帶來(lái)的混亂是不可避免的。

第三，辦法中對(duì)于檔案部門管理人員的條件進(jìn)行了明確規(guī)定，但對(duì)于普通工作人員的要求不夠明確，以致現(xiàn)實(shí)工作中的檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊。

1.2管什么

指高校學(xué)生檔案管理的范圍。包括學(xué)生檔案的歸檔范圍和學(xué)生檔案管理的具體內(nèi)容。

高校學(xué)生檔案不全是高校學(xué)生檔案管理的主要問(wèn)題。歸檔范圍是什么？怎么移交？誰(shuí)來(lái)監(jiān)管？成為影響高校學(xué)生檔案完整性的主要問(wèn)題?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第三章第十五條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，并規(guī)定“學(xué)生類”文件材料的歸檔范圍“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等?！?/p>

應(yīng)該說(shuō)這樣的規(guī)定已是十分明確，可在現(xiàn)實(shí)中仍存在新生檔案不全、檔案移交不規(guī)范造成檔案遺失、多頭管理引發(fā)檔案歸檔難、管理難、紙質(zhì)檔案材料與電子檔案材料歸檔不同步等問(wèn)題。

1.3怎么管

指與高校學(xué)生檔案管理相關(guān)的管理流程、管理制度、管理模式、管理手段等問(wèn)題。

這是高校學(xué)生檔案管理中的主體問(wèn)題。除去體制和人員素質(zhì)等“先天”因素的影響，高校學(xué)生檔案管理的混亂情況絕大部分歸因于其自身管理的不科學(xué)、不規(guī)范。《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對(duì)于高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)、管理內(nèi)容進(jìn)行了原則上的規(guī)定，但一是條款不夠具體，二是在落實(shí)過(guò)程中缺乏監(jiān)管，使得各高校檔案機(jī)構(gòu)各自為政，難以規(guī)范。

在縱向上與校外其他單位的對(duì)接，在橫向上與本校其他部門的合作，使得高校學(xué)生檔案這一檔案種類的管理難度大大增大，但也進(jìn)一步突出了高校學(xué)生檔案管理的重要意義。從理論上講，由于涉及多個(gè)職能部門，高校學(xué)生檔案的管理流程應(yīng)盡量簡(jiǎn)化、便于操作。在流程制定的過(guò)程中應(yīng)注意明確職責(zé)，避免多頭管理和交叉負(fù)責(zé)。而在管理手段上應(yīng)注意靈活多變，以提高效率為準(zhǔn)則。應(yīng)明確制定科學(xué)合理的學(xué)生檔案管理制度，并嚴(yán)格遵守實(shí)施，以確保高校學(xué)生檔案的高效管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2　優(yōu)化高校學(xué)生檔案管理的實(shí)證研究——以安徽大學(xué)學(xué)生檔案管理為例

作為全國(guó)檔案學(xué)高等教育代表院校的安徽大學(xué)，其檔案工作不僅在安徽省，乃至全國(guó)都具有借鑒價(jià)值。

2.1獨(dú)立建制，確保檔案部門工作地位

安徽大學(xué)檔案館的前身為學(xué)校綜合檔案室，學(xué)校綜合檔案室成立于1991年，歸校長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)，綜合檔案室的前身為1984年成立的檔案科，由校黨委辦公室領(lǐng)導(dǎo)。由從屬于黨辦到校辦再到學(xué)校直屬，從檔案科、室到檔案館，我們看到安徽大學(xué)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)歷了一個(gè)由從屬到獨(dú)立、由小到大的發(fā)展過(guò)程。而事實(shí)上，該校檔案管理工作在2006年建館以后實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展：檔案館面積由幾間辦公室到5000余平米，檔案館建設(shè)經(jīng)費(fèi)實(shí)現(xiàn)十多倍增長(zhǎng)。在這樣建制的基礎(chǔ)上，該校實(shí)現(xiàn)了對(duì)學(xué)生檔案的集中統(tǒng)一管理，建立起了科學(xué)合理的管理制度和易于操作的管理流程，并取得了良好的管理效果。

2.2建立科學(xué)合理的管理制度

高校作為科學(xué)文化事業(yè)單位，理應(yīng)按照《檔案法》述規(guī)定“建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度”。安徽大學(xué)檔案館制定的《安徽大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法》明確規(guī)定了學(xué)生檔案管理的基本原則、管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，并對(duì)學(xué)生檔案的保管與保護(hù)、學(xué)生檔案的歸檔范圍及要求、學(xué)生檔案的移交和整理、學(xué)生檔案的利用以及學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞等方面都行了詳細(xì)、清晰的規(guī)定。在相關(guān)法律、法規(guī)的指導(dǎo)下，結(jié)合自身工作情況，實(shí)現(xiàn)了因地制宜，實(shí)事求是，為指導(dǎo)具體實(shí)踐發(fā)揮了重要作用。

2.3制定易于操作的管理流程

《檔案法》第十條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。因此，高校各院系和相關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和學(xué)校的規(guī)定，及時(shí)向高校檔案部門移交學(xué)生檔案。而高校學(xué)生檔案從形成、收集到整理、保管乃至之后的利用、轉(zhuǎn)遞，涉及到高校檔案館（室）和相關(guān)院系等多個(gè)部門，因此，簡(jiǎn)化工作程序、明確工作職責(zé)十分必要。

安徽大學(xué)檔案館的具體操作包括如下程序：

本專科生檔案：各院系收集、整理、立卷、歸檔→（辦理相關(guān)移交手續(xù)后）移交學(xué)校檔案館。

研究生檔案：研究生院接收后，分發(fā)至各院系→各院系收集、整理、立卷、歸檔→（辦理相關(guān)移交手續(xù)后）移交學(xué)校檔案館。

而在移交至學(xué)校檔案館后，由專門工作人員負(fù)責(zé)將學(xué)生檔案按照已有流程進(jìn)行進(jìn)一步處理，以方便利用、轉(zhuǎn)遞。

2.4明確檔案部門與相關(guān)部門的協(xié)同合作關(guān)系

明確部門職責(zé)、同相關(guān)部門協(xié)同合作是高校檔案部門科學(xué)管理學(xué)生檔案不可忽略的重要問(wèn)題。安徽大學(xué)在其學(xué)生檔案管理辦法中就明確規(guī)定：

在校?？茖W(xué)歷以上所有學(xué)生形成的檔案均由相關(guān)院、系和部門收集齊全后，按規(guī)定整理立卷，在新生入學(xué)2個(gè)月內(nèi)向?qū)W校檔案館移交，并辦理歸檔手續(xù)，由學(xué)校檔案館集中統(tǒng)一管理。

而各部門的具體職責(zé)包括：教務(wù)處、各院系要在新生入學(xué)2個(gè)月內(nèi)及時(shí)向?qū)W校檔案館移交新生檔案，以便學(xué)校檔案館對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行接收、核對(duì)、整理和保存；各院系和相關(guān)職能部門要按照學(xué)校檔案館的要求做好學(xué)生檔案材料的收集、整理和移交工作，并及時(shí)辦理歸檔手續(xù)；就業(yè)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的派遣工作。

這種依照職能部門具體職責(zé)進(jìn)行劃分的工作方式，在分擔(dān)檔案部門工作壓力的同時(shí)，又保證了學(xué)生檔案管理的完整性和連續(xù)性，具有很強(qiáng)的可借鑒性。

3　關(guān)于高校學(xué)生檔案管理優(yōu)化的思考

3.1等待機(jī)會(huì)，不如創(chuàng)造價(jià)值

不可否認(rèn)，同其他職能部門相比，檔案部門的地位較為“邊緣”，在眾多高校中，不被領(lǐng)導(dǎo)重視也是“常態(tài)”。但筆者認(rèn)為，與其寄希望于有朝一日領(lǐng)導(dǎo)的“青眼”，不如腳踏實(shí)地，集中精力創(chuàng)造出自己的“價(jià)值”，從而吸引領(lǐng)導(dǎo)的注意。

現(xiàn)階段擁有獨(dú)立建制的高校檔案館，都不是一日促成的，絕大多數(shù)都經(jīng)歷過(guò)由從屬到獨(dú)立、由小到大的發(fā)展過(guò)程。而它們的發(fā)展憑借的都是出色的檔案管理工作。作為高校檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)將精力集中于科學(xué)、優(yōu)化、創(chuàng)新檔案管理工作上來(lái)，腳踏實(shí)地，勤勤懇懇，而不是一昧的抱怨、推卸責(zé)任。直面困難，勇于挑戰(zhàn)，才是打破僵局，走出困境的出路。

3.2嚴(yán)以律己，寬以待人

所謂“嚴(yán)以律己”，指高校檔案部門著眼部門內(nèi)部，對(duì)自身學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行反思和優(yōu)化。從制度到流程到人員隊(duì)伍建設(shè)等各項(xiàng)要素，都要進(jìn)行綜合考量和重點(diǎn)提升。要制定更加科學(xué)合理的學(xué)生檔案管理制度，并嚴(yán)格按照制度施行，以提升管理效率、優(yōu)化管理流程、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

所謂“寬以待人”，指高校檔案部門以服務(wù)為導(dǎo)向，對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。提供利用服務(wù)是檔案管理的最終流程，也是衡量檔案管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是檔案部門與外界交互的重要窗口?！皩捯源恕币鉃閼?yīng)遵循“以人為本”，以方便用戶利用為工作導(dǎo)向，降低門檻，簡(jiǎn)化流程，優(yōu)化服務(wù)。

嚴(yán)以律己是基礎(chǔ)，寬以待人是目標(biāo)，也是工作要求，二者相互影響，相互促進(jìn)。在優(yōu)化高校學(xué)生檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)注意同時(shí)把握這兩點(diǎn)，共同改善，不可偏廢其一。

3.3關(guān)于高校學(xué)生檔案管理研究活動(dòng)的主體性反思與批判

學(xué)界關(guān)于高校學(xué)生檔案管理的問(wèn)題、對(duì)策、思考、改革、創(chuàng)新等方面的研究是“碩果累累”。但細(xì)讀內(nèi)容便發(fā)現(xiàn)，多數(shù)文章都在“炒冷飯”，做重復(fù)研究。

事實(shí)上，早在2012年，廣西民族大學(xué)的李華明研究員在其文章《高校學(xué)生檔案研究綜述》中便已指出：“高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策研究主題的論文占了高校學(xué)生檔案研究的大部分……但這類研究原創(chuàng)性成果較少，重復(fù)性研究較為普遍，且多是現(xiàn)象的一般性描述，總體研究不夠深入，深層次原因分析較少［2］。”近兩年間，盡管有部分學(xué)者嘗試融入新環(huán)境，或拓展出新主題，但仍改變不了大部分研究“新瓶裝舊酒”的現(xiàn)狀。

作為檔案學(xué)社會(huì)實(shí)踐的重要組成部分，檔案學(xué)術(shù)研究主體所需要的敬業(yè)精神應(yīng)該體現(xiàn)在一種科學(xué)精神之上，體現(xiàn)在良好的治學(xué)態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)、不急不躁的學(xué)術(shù)風(fēng)氣上［3］。在高校學(xué)生檔案管理這一研究問(wèn)題上，可采用的研究方式有很多：既可以高屋建瓴的做理論構(gòu)建，又可以聯(lián)系實(shí)際做案例分析或?qū)嵶C研究，也可以用批判視角結(jié)合理論和實(shí)踐提出發(fā)展構(gòu)想。方式并不重要，關(guān)鍵在于學(xué)術(shù)嚴(yán)謹(jǐn)和學(xué)術(shù)創(chuàng)新。重復(fù)研究的現(xiàn)狀背后原因復(fù)雜，但“功利性”動(dòng)機(jī)應(yīng)是其中之一。作為檔案學(xué)研究者，應(yīng)飽含對(duì)檔案事業(yè)的忠誠(chéng)和執(zhí)著，承擔(dān)起檔案學(xué)術(shù)研究在社會(huì)發(fā)展中的責(zé)任和義務(wù)，而不是將研究作為謀生手段或謀取個(gè)人名氣的工具。

中國(guó)檔案學(xué)在幾代檔案人的努力之下，呈現(xiàn)出今日的繁榮，但如果“功利主義”的學(xué)術(shù)觀念再繼續(xù)蔓延，大廈將傾，岌岌可危。希望高校學(xué)生檔案管理研究暴露出的這一問(wèn)題能為各位研究同仁敲響警鐘，引以為戒。

［1］張曉.對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的質(zhì)疑［J］.檔案學(xué)通訊，2009（2）：15-18.

［2］李華明.高校學(xué)生檔案研究綜述［J］.山西檔案，2013（5）：54-56.

［3］任越.基于主體認(rèn)識(shí)視角的當(dāng)代中國(guó)檔案學(xué)術(shù)研究［M］.上海：世界圖書出版公司，2011：90.

［責(zé)任編輯：余義兵］

G275

A

1674-1102（2015）06-0126-03

2015-10-22

李雅玲（1971-），女，安徽貴池人，池州學(xué)院綜合檔案室檔案館員，研究方向?yàn)楦咝W(xué)生檔案管理。