中國石化集團東北石油局　閆志秋

會計檔案電子化相關問題研究

中國石化集團東北石油局閆志秋

摘要:隨著人類生產(chǎn)經(jīng)營與經(jīng)濟體制的不斷改革發(fā)展，我國的會計檔案也經(jīng)歷了三個發(fā)展時期，主要是以下三個時期：紙質(zhì)版會計檔案時期、紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案結合時期、電子會計檔案時期。隨著信息技術與網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，衍生出會計電算化、無紙化辦公等技術，這些技術都為會計檔案實現(xiàn)電子化創(chuàng)造了平臺，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅工作量大、查詢困難，而且也不適應信息化時代的發(fā)展需求，實現(xiàn)會計檔案電子化不僅能夠提高檔案人員的工作效率，也順應了時代的發(fā)展需求。因此，本文關于電子檔案電子化的相關問題進行了分析與研究，并提出建議。

關鍵詞:會計檔案電子化相關問題電子檔案

隨著網(wǎng)絡技術與信息技術的不斷改革發(fā)展，會計工作逐步由電算化向信息化轉變，同時，會計檔案的管理方式也發(fā)生了翻天覆地的變化。在這一背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版會計檔案管理已經(jīng)無法適應信息化時代的發(fā)展。因此，實現(xiàn)會計檔案電子化將是順應時代發(fā)展的必然結果。會計檔案主要包括企事業(yè)單位關于會計行為以及會計數(shù)據(jù)的各種資料信息，具有保存意義的文件。例如，會計憑證、報銷單據(jù)、財務報表以及其他會計資料。此外，加強會計檔案電子化管理工作十分重要，要不斷改進并完善管理制度，樹立創(chuàng)新意識，努力創(chuàng)新會計檔案電子化管理方法具有重要意義。

一、會計檔案管理中存在的問題

(一)檔案保存不規(guī)范、會計檔案嚴重缺失

由于考慮到管理成本等因素，大多數(shù)企業(yè)并未專門成立檔案管理部門，多數(shù)重要的會計檔案均有企業(yè)領導自主管理，例如，企業(yè)的固定資產(chǎn)產(chǎn)權證明等，由于會計檔案管理缺乏規(guī)范性，極易造成重要檔案資料缺失的現(xiàn)象發(fā)生，從而導致會計檔案缺乏規(guī)范性、完整性。此外，會計檔案嚴重缺失不僅可以反映出企業(yè)會計管理工作中的不足與存在的問題，這些問題都是阻礙企業(yè)發(fā)展的重要因素；還會拉低企業(yè)在社會中的形象，破壞企業(yè)聲譽，造成不必要的損失。另一方面，企業(yè)還存在個別不良分子，企圖以權謀私，實施偷稅、漏稅等犯法行徑，具體表現(xiàn)為：篡改或編造不真實的會計憑證，從而造成重要會計檔案缺失的現(xiàn)象

(二)會計憑證數(shù)量較大、嚴重浪費辦公資源

隨著信息技術的飛速發(fā)展，會計電算化已經(jīng)引起多數(shù)企業(yè)的廣泛關注與重視，為了規(guī)范會計檔案，企業(yè)都安裝了ERP核算系統(tǒng)，通過這一系統(tǒng)生成的會計憑證將會大幅度下降。但是由于ERP系統(tǒng)與其他財務管理系統(tǒng)有工作上的交叉、滲透，故而系統(tǒng)中產(chǎn)生的記賬憑證會大幅度上升。換言之，從數(shù)量上而言，會計憑證的數(shù)量依舊較大。與此同時，財務人員將要打印的財務報表、會計賬簿以及其他會計資料將會更多，嚴重浪費辦公資源。

(三)原始單據(jù)與集成憑證無法相互匹配、工作效率不高

在實際的會計工作過程中，ERP系統(tǒng)生成的集成憑證以及原始憑證通常產(chǎn)生與工作后，這一現(xiàn)象不僅沒有減輕財務人員的工作量，還嚴重拖慢了工作效率。此外，工作后產(chǎn)生的集成憑證往往比原始憑證數(shù)量多，憑證之間無法相互匹配。

(四)電子與手工查賬方式不同、會計檔案管理缺乏科學性

隨著信息技術的不斷發(fā)展，財務管理系統(tǒng)引入了最先進的管理理念、管理技術，這些都是傳統(tǒng)會計工作中無法實現(xiàn)的。雖然電子化會計檔案還是會有部分檔案需要打印，但是通過電子制表已經(jīng)大大的提高了工作效率，使傳統(tǒng)的手工查賬方式無用武之地?？偠灾?，由于企業(yè)在管理過程中，對會計檔案管理工作沒有給予一定的重視，導致企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求與會計檔案信息的管理差距逐步加深，因此，優(yōu)化會計檔案電子化管理方式，從而促進會計檔案利用水平的提高。

二、加強會計檔案管理的具體措施

(一)完善硬件設施建設，促進電子化會計檔案的有效利用

傳統(tǒng)的財務查賬過程中，最先是從財務系統(tǒng)中獲取財務憑證號，憑借這一號碼到檔案管理部門去查詢相應的檔案資料，當辦公地點與檔案存放地點距離比較遠時，那么查賬將會耗費較長的時間。因此，為了促進電子化會計檔案的有效利用，企業(yè)必須配備相關的硬件措施，例如，上網(wǎng)設備、掃描儀、傳真機等。此外，在計算機中安裝專業(yè)的會計檔案查詢系統(tǒng)尤為重要，這一系統(tǒng)與企業(yè)的財務管理系統(tǒng)是融合的，能夠實現(xiàn)信息共享，這樣就能夠節(jié)省查詢時間，直接憑借憑證號碼就能調(diào)取相應的檔案資料，兩系統(tǒng)的有機融合不僅提升了會計電子檔案的利用率，還使企業(yè)工作人員的工作效率有所提升。

(二)利用數(shù)據(jù)標準接口，實現(xiàn)會計信息標準化

隨著信息技術深入應用于會計工作中，統(tǒng)一會計信息尤為重要，這一問題亟待解決，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口標準化是解決這一問題的最佳途徑。這是因為數(shù)據(jù)標準格式XBRL不僅能夠提供標準的數(shù)據(jù)接口，還能實時轉換各種不同格式。此外，由于XBRL操作設備不統(tǒng)一，尤其在開放網(wǎng)絡環(huán)境下，因此必須具備國際化標準。通過XBRL既能夠整合企業(yè)內(nèi)部結構、優(yōu)化企業(yè)會計資源、統(tǒng)一會計信息數(shù)據(jù)，針對不同軟件、不同格式的會計信息，還能進行自由轉換，并且還具有較高的安全性，根據(jù)相關的數(shù)據(jù)制定出相關的財務報表。根據(jù)新的會計制度與財務制度的相關要求，利用有效的工具，實現(xiàn)財務報表的二次利用，防止不同財務軟件版本不同導致會計數(shù)據(jù)丟失。換言之，只要采取XBRL技術，就能夠實現(xiàn)不同財務軟件版本之間會計數(shù)據(jù)信息的自由轉換，同時統(tǒng)一了財務報告數(shù)據(jù)的標準。另外，這一激素既拓展了電子化會計檔案的數(shù)據(jù)使用范圍，還將標準接口的相關數(shù)據(jù)進行了整合，實現(xiàn)會計信息的標準化目標。

(三)構建信息平臺，加強會計檔案管理信息化的腳步

根據(jù)企業(yè)先行的會計檔案管理現(xiàn)狀而言，大多存在會計憑證連貫性差、管理缺乏規(guī)范性等問題?；诖?，企業(yè)必須加強信息平臺的構建工作，同時，要保證信息平臺的人性化，便于日后檔案管理人員進行管理，會計檔案中的數(shù)據(jù)信息的安全性、各類憑證的連貫性、管理權限的明確性等，這些都是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理工作而服務的，隨著電子單據(jù)的廣泛應用，紙質(zhì)單據(jù)數(shù)量隨之下降。根據(jù)企業(yè)中財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的有機結合，身份識別系統(tǒng)正在快速發(fā)展中，其中領導人的簽字與簽章也由手工向電子化轉變，企業(yè)會計電子檔案管理工作正在日漸健全。

(四)促進數(shù)據(jù)集成，加快財務檔案精簡的腳步

隨著時代的不斷發(fā)展，各種管理系統(tǒng)正在日漸成熟并應用于管理工作中，利用數(shù)據(jù)接口轉換為FMIS的數(shù)據(jù)信息日漸增多，例如，通過ERP系統(tǒng)生成FMIS自動集成進貨信息等?，F(xiàn)階段，企業(yè)要想使業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)滿足集成的條件，有必要將企業(yè)各業(yè)務操作功能進行細分，將之與實際經(jīng)營流程一一匹配。值得重視的是，通過FMIS系統(tǒng)生成的會計數(shù)據(jù)，原始憑證就不用繼續(xù)添加進去，只用做個標注即可，這樣一來，會計憑證數(shù)量將大幅度減少，工作人員的工作效率將大幅度上升。

(五)構建會計電子文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會計檔案文檔一體化

會計電子文件是通過辦公自動化軟件生產(chǎn)的文件，將之輸入到會計檔案管理系統(tǒng)中，從而形成會計電子文件管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)能夠自動記錄關于會計電子文件的相關資料，能夠根據(jù)會計電子文件的生成時間，設置一定的年限并對管理進行提醒，超出管理年限的可以進行備份后刪除。這一過程中，不僅能夠保障會計電子文件和檔案的真實性、可靠性，還能提供各種企業(yè)需要的會計電子文件以及檔案。此外，還能保存紙質(zhì)版會計檔案錄入后的會計信息，從而全面促進會計檔案文件實現(xiàn)一體化。

(六)構建安全保障體系，確保信息安全

會計檔案包含企業(yè)重要的商業(yè)文件，因此坐高安全工作尤為重要，檔案管理部門可以通過安裝防火墻、加密以及各種殺毒軟件等方式加強會計檔案信息安全，防止惡意攻擊事件的發(fā)生，從而保證會計檔案管理系統(tǒng)的安全運行。與此同時，有必要規(guī)范檔案人員的工作流程，促進會計信息安全運轉。構建安全監(jiān)督體系，不僅能夠確保會計信息的完整性、全面性、真實性，還能保障各個系統(tǒng)的安全運行。因此，加強檔案管理工作流程的規(guī)范性具有重要意義，明確各個工作人員的權責范圍，實施責任制，進一步保證電子檔案信息的安全。

三、結束語

綜上所述，會計檔案實現(xiàn)電子化實質(zhì)上是革新傳統(tǒng)會計檔案管理的一個形式，同時使會計檔案管理更加規(guī)范化。采取科學合理的管理方法能夠深度挖掘會計檔案中的隱藏信息，通過現(xiàn)代化信息技術，給企業(yè)領導做決策時提供真實、可靠的依據(jù)，進一步提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，實現(xiàn)會計檔案電子化，并做好電子化管理工作具有重要意義，以此才能最大限度的發(fā)揮會計檔案的職能作用。從而檔案管理的人員，一定要有自我提升的意識，不斷創(chuàng)新管理方法，為提升企業(yè)的經(jīng)濟效益貢獻自己的一份力量。

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