云南省第一人民醫(yī)院績效管理科 魏玲

藥品作為特殊流通商品，醫(yī)院是其主要使用區(qū)域，藥品庫存管理在醫(yī)院管理工作中占據(jù)重要地位，關(guān)系到院內(nèi)醫(yī)療工作能否順利實施、利潤目標(biāo)能否實現(xiàn)，因此做好醫(yī)院藥品的實庫存管理是醫(yī)療工作的必然需求，對于保障醫(yī)療工作的質(zhì)量與成效有積極意義。醫(yī)院內(nèi)部藥品金額與數(shù)量的實庫存管理經(jīng)歷了弊端良多的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)在普遍傾向于使用信息系統(tǒng)服務(wù)管理，我國醫(yī)院相關(guān)財務(wù)制度也對實庫存管理提出了實耗實銷的要求，這意味著醫(yī)院信息系統(tǒng)要結(jié)合實庫存情況制定完善的管理體系，從信息系統(tǒng)管理舉措的實施到管理注意事項都要給予重點(diǎn)關(guān)注，從而督促藥品實庫存管理實現(xiàn)信息化、常態(tài)化與規(guī)范化，做到有章可循。下面就如何利用醫(yī)院信息系統(tǒng)實現(xiàn)藥品的實庫存管理做簡要探究。

一、醫(yī)院藥品實庫存管理現(xiàn)狀

(一)定義

醫(yī)院藥品從采購入庫到醫(yī)療工作領(lǐng)域流通，經(jīng)歷了入庫-藥房-麻醉科-放射科-醫(yī)生病患等正向分發(fā)流程，或者從患者醫(yī)生到退藥入庫的方向流程，在這個流程上的每個節(jié)點(diǎn)都是藥品實庫存管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其業(yè)務(wù)流程意味著在管理中可從五大節(jié)點(diǎn)入手提升管理質(zhì)量與效益。

(二)現(xiàn)狀

醫(yī)院藥品實庫存管理工作受借藥、急救醫(yī)療等因素影響無法實現(xiàn)完全意義上的藥品庫存量與賬務(wù)數(shù)據(jù)相吻合，面對這種情況信息系統(tǒng)的出現(xiàn)意味著可做到對藥品入庫到使用的全程跟蹤管理，為兩種數(shù)據(jù)的吻合提供更多的可能性。在實現(xiàn)藥品庫存量管理與賬務(wù)數(shù)據(jù)吻合的過程中，藥品庫管與藥品會計擔(dān)任了非常重要的角色，庫管負(fù)責(zé)根據(jù)庫存情況及院內(nèi)藥品需求制定合理的采購計劃，做好藥品的出入庫及日常盤點(diǎn)工作，減少藥品積壓或過期失效等，藥品會計則是對藥品采購、出入庫的原始單據(jù)憑證等進(jìn)行審核、登記，并編制準(zhǔn)確的會計報表并做定期核算，為藥品采購、管理與使用提供參考、改進(jìn)意見。醫(yī)院藥品實庫存管理中無論是藥品會計還是藥品庫管都主要圍繞四個目標(biāo)管理要素展開工作，分別是實（藥品實物）、證（藥品會計憑證）、賬（藥品總賬、分類賬、明細(xì)賬等）、表（藥品會計報表），通過對四個管理要素的施加影響從而做到賬表相符、賬證相符、賬賬相符、賬實相符。

二、醫(yī)院藥品實庫存管理的重要實施節(jié)點(diǎn)

結(jié)合醫(yī)院藥品的實庫存管理流程，其應(yīng)用信息系統(tǒng)提升管理效果與質(zhì)量時可從關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)入手，具體如下：

(一)藥庫

藥庫是醫(yī)院藥品的最大集散基地，也是實庫存管理的重中自重，藥品每次出入庫、盤點(diǎn)時都必須及時做好信息系統(tǒng)的賬目錄入，尤其是遇到價格調(diào)整時要及時通知，并根據(jù)時間點(diǎn)明確不同藥品入庫時間、采購成本，以便為后期盈虧調(diào)整提供參考依據(jù)，并做好日常盤點(diǎn)工作中意外損耗、過期失效損耗等調(diào)查，及時盤點(diǎn)盈虧，建立完善的藥品出入庫記錄。

(二)藥房

藥房是醫(yī)院內(nèi)部除去藥庫之外第二大藥品集散地，其負(fù)責(zé)了醫(yī)院門診、住院部等醫(yī)療工作中所有中西藥品的申請、領(lǐng)藥、發(fā)放、醫(yī)囑擺藥、退藥、科室或個人換藥、借藥等工作，是藥品是庫存管理具體流通的外在表現(xiàn)。利用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理時必須明確這些流程及其之間的相互關(guān)系，才能夠確保管理的順暢實施，從而獲得準(zhǔn)確的流通數(shù)據(jù)與庫存數(shù)據(jù)，結(jié)合報損、調(diào)價等完成藥品管理盈虧盤點(diǎn)，以做好賬表相符、賬賬相符。

(三)病區(qū)藥柜

病區(qū)藥柜的藥品管理有固定基數(shù)，根據(jù)藥品使用情況定期由住院部藥房進(jìn)行定量補(bǔ)充，基數(shù)的調(diào)整可通過藥品數(shù)量調(diào)撥來實現(xiàn)，同時在不同藥品調(diào)價時記錄盈虧情況，為信息系統(tǒng)及時補(bǔ)充錄入數(shù)據(jù)，做好藥品流通情況跟蹤記錄。

(四)麻醉科與放射科

麻醉藥品作為性質(zhì)較為特殊的日常使用藥品，其用量較大，一般直接由藥庫直接調(diào)撥，在流通過程中必須嚴(yán)格遵守相關(guān)藥品管理規(guī)定，做到出入庫記錄清晰、完整，憑證、賬表數(shù)據(jù)吻合，賬目清晰。麻醉藥品入庫數(shù)據(jù)來源于藥庫調(diào)撥，出庫數(shù)據(jù)則來源于信息系統(tǒng)對病人用藥記錄，庫存量與出庫量要經(jīng)得起隨時盤查，調(diào)價盈虧要對全院藥品執(zhí)行新價格時重新計算。放射科造影劑在性質(zhì)上與麻醉科麻醉藥品較為類似，二者遵循同樣的出入庫管理機(jī)制，實庫管理時要做到系統(tǒng)信息的完整錄入，調(diào)價同步記錄盈虧。需要注意的是，醫(yī)院的藥品本身及管理都是有成本的，考慮到藥品固定成本一旦調(diào)價必然會帶來新的盈虧，所以作為信息系統(tǒng)下藥品實庫存管理的一大重點(diǎn)與難點(diǎn)，要結(jié)合系統(tǒng)對藥品庫存數(shù)量、價格變化做準(zhǔn)確記錄以方便藥品會計平賬，為后續(xù)采購、流通、管理計劃的制定提供可靠參考數(shù)據(jù)。

三、醫(yī)院藥品實庫存管理注意事項

(一)建立藥品會計監(jiān)管體系

結(jié)合醫(yī)院藥品管理辦法與信息系統(tǒng)優(yōu)勢要建立專門的藥品會計監(jiān)管體系。醫(yī)院會計制度明確規(guī)定了要定期對藥品進(jìn)行清點(diǎn)盤查核對，及時發(fā)現(xiàn)過期失效、損毀、變質(zhì)藥品，根據(jù)藥品采購成本本完成“待處理財產(chǎn)損益”表的制定與錄入，及時查明盈虧原因，并與藥品會計進(jìn)行賬務(wù)處理，根據(jù)不同原因?qū)е碌奶潛p制定相應(yīng)的處理辦法，以改善后續(xù)藥品實庫存管理現(xiàn)狀。尤其是藥品會計，要定期對庫存藥品做賬面盤查與實物核對，確保賬面庫存相吻合，嚴(yán)格審核各類憑證報表，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中的異常問題，清除不規(guī)范消耗，提升藥品管理質(zhì)量與效益。

(二)建立藥品盤點(diǎn)制度

結(jié)合藥品實庫存管理情況要建立專門的盤點(diǎn)制度，定期對藥品存量、藥庫藥房病區(qū)藥柜的藥品流通情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查，對不同品種、不同價格、同品種調(diào)價前后藥品建立專門的小分庫或者建立分架包干制，將藥品管理的責(zé)任落實到具體部門與個人。為消除假賬消耗藥品等問題，盤查工作要不定期、不定品種、不定節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，盤查工作人員要加強(qiáng)資質(zhì)審核，隨時更換，建立動態(tài)監(jiān)管判斷制度。另外，醫(yī)院還要建立專門的藥品永續(xù)盤存制度，藥品會計要合理安排盤點(diǎn)計劃，做到與各類賬表、憑證的核對，加強(qiáng)藥品資金、存量管理。針對盤點(diǎn)工作要建立專門的獎懲制度，獎懲制度的建立是為了消除藥品管理流通各個節(jié)點(diǎn)中存在的無正當(dāng)原因虧損，是盤虧的重點(diǎn)舉措之一，除去完善信息系統(tǒng)記錄之外還要結(jié)合盤虧情況建立相應(yīng)的懲罰機(jī)制，并在執(zhí)行中予以貫徹落實。

(三)完善信息系統(tǒng)的管理細(xì)節(jié)

醫(yī)院藥品實庫存管理中某些藥品是單劑量發(fā)放，在信息系統(tǒng)錄入時不可避免存在藥價拆分情況，尤其是考慮到個別種類藥物分包裝較多，拆分藥價后可能涉及兩位小數(shù)點(diǎn)存在，因此要注意藥價拆分方面系統(tǒng)錄入細(xì)節(jié)，至少保留五位小數(shù)，以此來消除平賬中四舍五入帶來的不平衡現(xiàn)象。信息系統(tǒng)除了出具電子處方、擺藥兩種操作之外，對其他特殊性質(zhì)的如捐贈出庫、借藥或換藥出庫、過期報損出庫、調(diào)撥出庫等要嚴(yán)格核對申請、明確操作權(quán)限以減小不當(dāng)操作空間。像換藥出庫，要明確操作過程中的換藥權(quán)限，關(guān)聯(lián)換藥入庫與出庫操作，其中入庫金額必須大于或者等于出庫金額，控制對方只能是醫(yī)院科室而非個人，換藥還要在藥品賬目中有詳細(xì)體現(xiàn)。另外，對于藥價調(diào)整，醫(yī)院內(nèi)部所有部分的調(diào)價盈虧都必須以執(zhí)行調(diào)價時間為節(jié)點(diǎn)，以各科室?guī)齑媪俊①~面量為基礎(chǔ)利用信息系統(tǒng)自動計算盈虧，以減少人工處理的失誤，還要積極利用系統(tǒng)盤存結(jié)轉(zhuǎn)工程，在結(jié)轉(zhuǎn)時間點(diǎn)鎖定庫存表并生成快照，以減少對正常藥品管理業(yè)務(wù)的影響，保障管理工作質(zhì)量與效益。至于盤點(diǎn)工作中經(jīng)常遇到的盈虧情況要建立專門的盈虧清單，在獲得相應(yīng)處理權(quán)限后利用管理程序完成調(diào)庫分配并生成相應(yīng)出入庫數(shù)據(jù)清單，以保障掌握平衡。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院藥品實庫存管理關(guān)系到院內(nèi)醫(yī)療工作成效及效益目標(biāo)能否順利實現(xiàn)，是保障管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵，利用醫(yī)院信息系統(tǒng)服務(wù)藥品實庫存管理是必然選擇，可有效減少不必要的藥品消耗與虧損，對于實現(xiàn)藥品實庫存管理信息化、常態(tài)化與規(guī)范化有積極意義。

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