陳林芳

(莆田學(xué)院 外國語學(xué)院，福建 莆田 351100)

高校教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀及其建設(shè)探析
——以莆田學(xué)院為例

陳林芳

(莆田學(xué)院 外國語學(xué)院，福建 莆田 351100)

教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)是高校教學(xué)管理的重要組成部分，教學(xué)秘書管理水平的高低直接影響教學(xué)管理的水平和質(zhì)量。本文以莆田學(xué)院為例，闡述了高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀及問題，深入分析了其中的原因，并探討了有效解決的對(duì)策。

高校教學(xué)秘書；現(xiàn)狀；改善建議

教學(xué)管理是高等學(xué)校管理的重要組成部分，教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理者和實(shí)施者。其參與教學(xué)活動(dòng)的組織與管理，對(duì)高校教學(xué)管理有著重要作用。本文結(jié)合工作實(shí)踐，闡述了教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀；分析了造成教學(xué)秘書隊(duì)伍不強(qiáng)的原因，積極探索改善教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策。

一、高校教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀

近年來，隨著我國高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)管理工作越來越專業(yè)化和復(fù)雜化。由于受傳統(tǒng)觀念“重教育、輕管理”的影響，對(duì)教學(xué)秘書工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。[1]筆者就2011-2013年莆田學(xué)院30位教學(xué)秘書進(jìn)行問卷調(diào)查，具體情況如下：

1.從年齡方面來看，被調(diào)查的30位教學(xué)秘書當(dāng)中，年齡在30歲以下12人，占40%，31-40歲13人，占43.3%，41-50歲5人，占16.7%。從各年齡段的比例來看，這支教學(xué)秘書的隊(duì)伍偏年輕，其中有10位老師是本學(xué)期剛擔(dān)任教學(xué)秘書工作，年輕的秘書還是很有發(fā)展?jié)摿Φ?，但是工作壓力可想而知?/p>

2.從職稱方面來看，被調(diào)查的30位教學(xué)秘書當(dāng)中，副研究員有3位，占10%；助理研究員、講師13人，占43.3%；研究實(shí)習(xí)員3位，占10%；還有11位是未定級(jí)的，占36.7%，正高一個(gè)也沒有。

3.從職級(jí)方面來看，被調(diào)查的30位秘書當(dāng)中，有5位秘書是科級(jí)干部，占16.7%。

4.從學(xué)歷方面來看，研究生有8位，占26.7%；其余的22位都是本科學(xué)歷，占73.3%，博士一個(gè)也沒有。

5.從從事秘書工作與所學(xué)專業(yè)來看，跟秘書專業(yè)有關(guān)的有5位，占16.7%，其余的25位來自19個(gè)不同專業(yè)，都不是秘書專業(yè)占83.3%，大部分教學(xué)秘書沒有學(xué)過秘書學(xué)、教育學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)專業(yè)方面的知識(shí)，缺乏教學(xué)管理方面的經(jīng)驗(yàn)，在平常教學(xué)管理過程中應(yīng)付日常事務(wù)性的工作，工作中缺乏創(chuàng)新意識(shí)。

6.從學(xué)術(shù)科研方面來看，申請(qǐng)到省級(jí)科研課題的只有3位秘書，占10%，90%的教學(xué)秘書沒有科研課題。

二、造成高校教學(xué)秘書隊(duì)伍不強(qiáng)的原因

1.教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定，工作熱情不高

近年來，隨著教學(xué)改革的不斷深化，辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)秘書的工作越來越多、內(nèi)容也越來越繁雜。每天除了要處理日常的事務(wù)性工作外，還要處理突發(fā)事件及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。比起教師，教學(xué)秘書的工資待遇相對(duì)是比較低的。在晉級(jí)和職稱評(píng)聘方面學(xué)校沒有政策向教學(xué)秘書傾斜，這種情況下教學(xué)秘書的工作熱情能高嗎？不能安心做本職工作，如果有可能的話，會(huì)通過各種渠道轉(zhuǎn)崗到其他管理部門工作；或者有的教學(xué)秘書本身是教師，兼職教學(xué)秘書工作，干了一段時(shí)間就不干了，直接當(dāng)專職教師了。這樣就使教學(xué)秘書隊(duì)伍流動(dòng)性比較大，直接影響到教學(xué)管理工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性，同時(shí)也間接影響到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平的提高[2]。

2.教學(xué)秘書進(jìn)修培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，業(yè)務(wù)水平有待提高

就本校從事教學(xué)秘書工作與所學(xué)專業(yè)關(guān)聯(lián)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，跟秘書專業(yè)有關(guān)的有5位，占16.7%，其余的25位來自19個(gè)不同專業(yè)，都不是秘書專業(yè)占83.3%。教學(xué)秘書隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，教學(xué)秘書參加教育學(xué)、管理學(xué)、秘書學(xué)等方面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)更少，學(xué)校對(duì)教學(xué)秘書專業(yè)方面的培訓(xùn)意識(shí)比起教師來說會(huì)顯得較薄弱，沒有制定相應(yīng)的崗位培訓(xùn)制度和培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)教學(xué)秘書的培訓(xùn)缺乏政策和經(jīng)費(fèi)的支持。很多人認(rèn)為教學(xué)秘書的工作難度不大，主要是處理日常的事務(wù)性工作，打打電話、發(fā)發(fā)通知，技術(shù)含量不高，不需要什么專業(yè)方面的知識(shí)，認(rèn)為什么人都可以干秘書工作，不需要培訓(xùn)，直接就可以上崗了。高校普遍重視戰(zhàn)斗在一線的教師和科研人員，對(duì)教學(xué)秘書業(yè)務(wù)培訓(xùn)重視不夠，造成教學(xué)秘書管理方面的知識(shí)普遍不夠，往往以管理經(jīng)驗(yàn)為主，缺乏運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念來開展日常工作；在教學(xué)管理理念上跟不上新形勢(shì)的發(fā)展趨勢(shì)，缺乏分析問題和解決問題的能力，更談不上向科學(xué)化、專業(yè)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展。

3.教學(xué)秘書科研能力有限，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理最基層的教育工作者，日常工作非常繁雜，經(jīng)常忙于教學(xué)相關(guān)工作，還要忙于應(yīng)付各類評(píng)估，如教學(xué)評(píng)估、精神文明評(píng)估、平安校園評(píng)估等等；同時(shí)還要忙于應(yīng)付各類檢查，如期初檢查、期中檢查、試卷專項(xiàng)檢查、學(xué)生畢業(yè)論文專項(xiàng)檢查等等，教學(xué)秘書很難會(huì)有整塊時(shí)間閑下來做自己的事情。教學(xué)秘書在科研方面的能力非常有限，在教學(xué)管理研究方面也不被人們重視，就算個(gè)別教學(xué)秘書有科研成果，也只是發(fā)表一些論文，應(yīng)付評(píng)職稱。由于對(duì)教學(xué)秘書的隊(duì)伍建設(shè)重視不夠，缺乏相應(yīng)的激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，你在工作上有沒有創(chuàng)新不會(huì)影響到你的工資和職務(wù)升遷，這種情況下，很多人都認(rèn)為只要做好本職工作，不出教學(xué)事故，什么創(chuàng)新不創(chuàng)新的，無所謂的。

三、努力建設(shè)一支高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊(duì)伍

1.轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書隊(duì)伍的重要性

教學(xué)秘書是最基層的教學(xué)管理者，是聯(lián)系教務(wù)處、各院系、教師和學(xué)生的橋梁，其教學(xué)管理水平的高低會(huì)直接影響到教學(xué)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量。首先，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從思想上高度重視教學(xué)秘書工作的重要性，給予更多的關(guān)心和溝通交流，多聽取他們的建議和要求，要從決策和行動(dòng)上積極支持他們開展工作。其次，優(yōu)化教學(xué)秘書隊(duì)伍的人員配備，學(xué)校在招聘教學(xué)秘書的時(shí)候，應(yīng)該首先考慮那些具有一定的教育、管理、秘書知識(shí)的，具有良好的素質(zhì)和能力的高學(xué)歷人員，提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的管理水平。

2.完善機(jī)制，建立健全考核和激勵(lì)制度

高校教學(xué)秘書在工作上往往要比其他崗位的工作人員付出更多的時(shí)間和精力，但是他們的經(jīng)濟(jì)待遇和工作付出不成正比。要提高教學(xué)秘書的經(jīng)濟(jì)待遇，在學(xué)校評(píng)優(yōu)評(píng)先方面給予優(yōu)先考慮，在職稱評(píng)定、職務(wù)晉升方面給予政策支持和傾斜，充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，保證教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性。為了提高教學(xué)秘書的工作積極性，建立健全獎(jiǎng)懲分明的激勵(lì)制度，建立一套相應(yīng)的考核機(jī)制，主要以工作業(yè)績(jī)、工作能力、師生滿意度、工作效率和工作創(chuàng)新為考核目標(biāo)，采用領(lǐng)導(dǎo)考評(píng)、群眾考評(píng)、平時(shí)考核、年度考核、定性考評(píng)和量化打分相結(jié)合。[3]對(duì)于那些在教學(xué)管理過程中工作態(tài)度認(rèn)真、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、成績(jī)突出的教學(xué)秘書給予精神上和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，讓他們享受各種優(yōu)厚的待遇。而對(duì)于那些在工作中不負(fù)責(zé)任、應(yīng)付了事、上交材料拖拖拉拉、推諉扯皮的，嚴(yán)重影響到正常的教學(xué)管理秩序的教學(xué)秘書應(yīng)給予批評(píng)教育，對(duì)于那些屢教不改、不適合教學(xué)秘書崗位可調(diào)換其它工作。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平

隨著我國高等教育的不斷深入和不斷發(fā)展，高校的教學(xué)管理工作出現(xiàn)了新情況和新問題，所以加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書的培訓(xùn)顯得非常有必要[4]。首先，要完善和建立健全教學(xué)秘書的培訓(xùn)制度。學(xué)校應(yīng)該把教學(xué)秘書的培訓(xùn)和進(jìn)修列入教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)的規(guī)劃之中，明確規(guī)定教學(xué)秘書培訓(xùn)內(nèi)容和進(jìn)修的形式、進(jìn)修時(shí)間和經(jīng)費(fèi)來源，確保培訓(xùn)的規(guī)范性。其次，鼓勵(lì)教學(xué)秘書參加學(xué)歷提高教育、報(bào)培訓(xùn)班、參加學(xué)術(shù)交流和工作經(jīng)驗(yàn)交流；到兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，同時(shí)也可以邀請(qǐng)專家做專題講座，擴(kuò)大視野，開拓思路，取長(zhǎng)補(bǔ)短，并結(jié)合自己學(xué)院的實(shí)際情況，總結(jié)并歸納出適合本校的教學(xué)管理的可行性方法。再次，學(xué)?？梢愿鶕?jù)需要，為教學(xué)秘書舉辦形式多樣的培訓(xùn)，如：舉辦教育學(xué)、管理學(xué)、秘書學(xué)專題講座、網(wǎng)絡(luò)辦公技能培訓(xùn)、組織教學(xué)管理工作專題研討會(huì)。

4.提供科研條件，提高科研創(chuàng)新能力

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要?jiǎng)?chuàng)新，高校教育改革需要?jiǎng)?chuàng)新，教學(xué)秘書的教學(xué)管理工作也需要?jiǎng)?chuàng)新。提高教學(xué)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)是教學(xué)秘書的管理工作，所以教學(xué)秘書應(yīng)該通過學(xué)習(xí)，不斷給自己充電，充實(shí)教學(xué)管理崗位所需的綜合管理知識(shí)和教育創(chuàng)新理念，要善于探索新方法和新思路。另外學(xué)?？蒲胁块T應(yīng)該特地為教學(xué)秘書提供一些有針對(duì)性的教學(xué)管理改革項(xiàng)目，鼓勵(lì)教學(xué)秘書把平時(shí)從事的教學(xué)管理實(shí)踐和教學(xué)管理理論結(jié)合起來加以研究。學(xué)校也可以根據(jù)實(shí)際情況，針對(duì)教學(xué)秘書，每年撥出一定的科研專款，增加教學(xué)秘書的科研成就感，激發(fā)他們的工作熱情。

5.認(rèn)識(shí)不足，不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)

如果教學(xué)秘書要想成為優(yōu)秀的教學(xué)管理人員，那他必須知道自己在教學(xué)管理中的重要地位，不斷以高標(biāo)準(zhǔn)要求自己。首先，要不斷學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。教學(xué)秘書所從事的工作性質(zhì)不但要求他們必須熟悉高校秘書工作的專業(yè)知識(shí)，而且還要求有教育學(xué)、管理學(xué)、秘書學(xué)等方面的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)還必須要求熟練掌握現(xiàn)代化辦公軟件的使用，這就要求教學(xué)秘書不斷學(xué)習(xí)，不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，更好地為師生服務(wù)。其次，要善于總結(jié)，統(tǒng)籌安排。高校教學(xué)管理日常工作具有階段性，同一時(shí)間段會(huì)收到不同部門的各種通知，而且上交材料的時(shí)間也差不多，這就要求教學(xué)秘書在有限的時(shí)間內(nèi)，要統(tǒng)籌安排，理清工作思路，分清輕重緩急。[5]

四、結(jié)語

教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中起到承上啟下、協(xié)調(diào)左右的作用，是連接教務(wù)處和各院系、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的紐帶和橋梁。因此，要不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，研究新情況，解決新問題，努力建設(shè)一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、結(jié)構(gòu)優(yōu)化和富有創(chuàng)新意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)的教學(xué)秘書隊(duì)伍。

[1] 杜啟明，江芳.高校教學(xué)秘書的角色分析[J].湖北民族學(xué)院學(xué)報(bào)，2012,(2)：143～145.

[2]劉建鳳，劉孟.高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀及改善建議[J].黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012,(3)：66～68.

[3]張奎華.高校教學(xué)秘書隊(duì)伍素能提升問題研究[J].臨沂大學(xué)學(xué)報(bào)，2012,(5)：98～100.

[4] 周潔.對(duì)新時(shí)期高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的若干思考[J].浙江樹人大學(xué)學(xué)報(bào)，2011 ,(2)：74～78.

[5]徐潔.淺析高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題及對(duì)策[J].教學(xué)理論研究，2012,(10)：206～207.

2095-4654(2015)01-0179-03

2014-11-09

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