郝 飛

(唐山市人民醫(yī)院，河北 唐山 063001)

唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)述論

郝 飛

(唐山市人民醫(yī)院，河北 唐山 063001)

唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的信息化建設(shè)主要側(cè)重于醫(yī)療業(yè)務(wù)管理方面，檔案管理的信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段。文章從檔案信息化建設(shè)的必要性、存在問題以及應(yīng)對(duì)措施等方面對(duì)唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析探討。

唐山市；醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)；檔案；信息化建設(shè)

所謂檔案信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理過程中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。檔案信息化是檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化形式為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程，這種轉(zhuǎn)變將使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與社會(huì)化。目前，唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的信息化建設(shè)主要側(cè)重于醫(yī)療業(yè)務(wù)管理方面，檔案管理的信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段。本文擬對(duì)唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析探討。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

(一)檔案信息化建設(shè)是檔案管理適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，也為新時(shí)期的檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，一個(gè)突出的表現(xiàn)就是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、廣大民眾都對(duì)檔案信息資源產(chǎn)生了不同程度的需求。檔案事業(yè)是社會(huì)主義先進(jìn)文化事業(yè)的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的重要組成部分。在以信息技術(shù)為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理必須大力加強(qiáng)信息化建設(shè)，加快推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，才能滿足社會(huì)各界對(duì)檔案事業(yè)的需求。

(二)檔案信息化建設(shè)是充分開發(fā)利用檔案信息資源的迫切需要

檔案資源管理是檔案信息化建設(shè)的核心，只有實(shí)現(xiàn)檔案資源管理的信息化，才能突破檔案利用的各種限制，實(shí)現(xiàn)檔案由單純的保管職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，使檔案信息資源得到合理配置和科學(xué)管理。檔案信息資源通過數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)一次投入多次產(chǎn)出，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)和資源共享，縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性，能更好地滿足檔案信息利用的社會(huì)需求。檔案信息化建設(shè)可以使檔案資源的利用得到延伸和拓展，同時(shí)也是開發(fā)檔案信息資源的有效途徑，使檔案實(shí)體不再是信息的孤立載體。

(三)檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院信息化建設(shè)的必然要求

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展客觀上要求醫(yī)院不斷提升現(xiàn)代化管理水平，信息化建設(shè)是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理的必由之路，而檔案信息化建設(shè)則是醫(yī)院信息化建設(shè)的必然要求和重要內(nèi)容。醫(yī)院檔案管理工作可借助醫(yī)院信息化建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，加快檔案信息化建設(shè)的步伐，使檔案的信息化管理融入到醫(yī)療工作之中，為醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展提供完整的數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)，最大限度地發(fā)揮檔案資料的作用和價(jià)值，從而為進(jìn)一步提升醫(yī)院的醫(yī)療實(shí)力和管理水平，更好地服務(wù)于廣大人民群眾奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

(一)對(duì)檔案信息化建設(shè)的緊迫性缺乏足夠認(rèn)識(shí)

目前，唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中很多單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的緊迫性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，信息化觀念不強(qiáng)，檔案管理多采用傳統(tǒng)工作方法，管理手段相對(duì)落后，制約了檔案信息化建設(shè)的步伐。

(二)對(duì)檔案信息化建設(shè)投入不足

檔案信息化建設(shè)不僅需要購置計(jì)算機(jī)、路由器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，還需要組建內(nèi)部局域網(wǎng)，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，開通檔案信息網(wǎng)站，加強(qiáng)信息安全防護(hù)等，這些都需要足夠的資金投入。由于檔案工作并不是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)，因此檔案工作在唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)各單位中長期處于邊緣化的狀態(tài)，得不到足夠的重視，致使各單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入不足，經(jīng)費(fèi)短缺，基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱。

(三)缺乏統(tǒng)一的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

當(dāng)前，唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作尚缺乏統(tǒng)一明確的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，忽視了檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。主要表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，質(zhì)量檔次參差不齊，未形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)應(yīng)用缺少整體規(guī)劃，軟件的通用性和實(shí)用性不足；檔案信息規(guī)范化的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一等。統(tǒng)一的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)的缺失，在很大程度上制約了系統(tǒng)內(nèi)部各單位信息交流的廣度和深度，資源共享和互補(bǔ)難以實(shí)現(xiàn)。

(四)高素質(zhì)的檔案信息化人才短缺

目前，唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理人員中，既精通檔案業(yè)務(wù)、又熟練掌握信息技術(shù)的人才短缺，多數(shù)工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，年齡偏大，信息化素養(yǎng)偏低，缺少系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，發(fā)展后勁不足。高素質(zhì)的檔案信息化人才的缺乏，使醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案工作缺乏活力，信息化建設(shè)的進(jìn)程受到很大限制。

三、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

(一)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃

只有從思想上重視，充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的必要性，并將其提高到戰(zhàn)略高度來考慮，唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)工作才能得以順利開展和落實(shí)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)要著眼于系統(tǒng)內(nèi)部各單位的具體實(shí)際，在對(duì)各單位的現(xiàn)狀、需求進(jìn)行充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定出本系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的總體方案和規(guī)劃，明確目標(biāo)任務(wù)，提出實(shí)施步驟，設(shè)立組織機(jī)構(gòu)，制定保障措施，做到統(tǒng)籌規(guī)劃、因地制宜、協(xié)同合作、突出重點(diǎn)，確保唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)。

(二)加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件、檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)檔案文件進(jìn)行信息化處理的規(guī)范，包括電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范等。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施等標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)必須加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，結(jié)合本地區(qū)和本系統(tǒng)的實(shí)際，盡快出臺(tái)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保電子文件的歸檔，檔案的數(shù)字化處理，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)規(guī)范、有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，避免出現(xiàn)各行其是、各自為政的混亂局面，既要保證檔案工作的質(zhì)量，又應(yīng)避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。在制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的過程中，一定要保證標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的可操作性，使設(shè)計(jì)指標(biāo)能客觀地反映問題、適合本系統(tǒng)的實(shí)際情況，以真正做到為檔案信息化建設(shè)提供量化的依據(jù)[1]。

(三)建立健全檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度，形成檔案信息安全保障體系

為保證檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的有效執(zhí)行，確保檔案信息安全，唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)應(yīng)盡快建立健全相關(guān)規(guī)章制度。包括：①制定電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度以及收集、歸檔、鑒定、銷毀和利用制度。②完善教育、管理、技術(shù)相結(jié)合的檔案信息安全管理體制，積極開展信息系統(tǒng)的安全保密教育和培訓(xùn)，建立檔案信息保密制度和責(zé)任追究制度，制定計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全管理制度。③完善保障措施，強(qiáng)化制度落實(shí)，檔案部門與各科室簽訂安全保密責(zé)任書，內(nèi)部局域網(wǎng)須與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，未經(jīng)檔案部門審批的檔案信息一律不得在網(wǎng)上發(fā)布，嚴(yán)格采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全。

(四)加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的必要條件，對(duì)于信息化建設(shè)來說至關(guān)重要。唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)各單位應(yīng)加大經(jīng)費(fèi)投入，配齊檔案信息化建設(shè)所需的各種硬件設(shè)施，如路由器、掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、檔案密集架、監(jiān)控器、溫濕度記錄儀等；還要購置信息化建設(shè)所需的軟件系統(tǒng)，各單位要在衛(wèi)生系統(tǒng)的指導(dǎo)框架下，選擇先進(jìn)、實(shí)用、可靠的檔案管理軟件，為信息化建設(shè)提供基本的技術(shù)支撐，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。各單位還可以根據(jù)本單位實(shí)際，依托OA，HIS系統(tǒng)及單位網(wǎng)站的平臺(tái)，統(tǒng)一規(guī)劃，相互配合，開發(fā)設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)檔案信息的傳輸、交換和資源共享，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與辦公自動(dòng)化的銜接融合，達(dá)到文件、信息、檔案的一體化管理效果[2]，既能確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，又能提高檔案的利用效率。

(五)加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化取得實(shí)效的關(guān)鍵，在檔案信息化建設(shè)中具有核心地位。唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)各單位要以加快檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，大力加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。包括：①對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行整理、著錄，建立數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)檔案文件及目錄機(jī)檢。數(shù)據(jù)庫的建立要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的要求，必須充分注意共享性，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)只對(duì)檔案資源內(nèi)容進(jìn)行一次加工標(biāo)引，即可適應(yīng)將來檔案應(yīng)用系統(tǒng)功能擴(kuò)展升級(jí)的要求。②采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，逐步對(duì)紙質(zhì)檔案、膠片照片檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，加快推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，確保檔案的長久保存，注重對(duì)珍貴檔案的保護(hù)工作，提高檔案的利用率。③加強(qiáng)電子文件的收集、積累、著錄、歸檔等工作，保證歸檔電子文件的真實(shí)性和完整性，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的全程管理。④根據(jù)電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則，實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件歸檔雙軌制，并將電子文件拷貝兩份、異地保存，防止檔案資源丟失。

(六)加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人才是檔案工作中最活躍的因素，是檔案工作的具體實(shí)施者，在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。因此，唐山市醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)要大力加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案信息化建設(shè)提供高質(zhì)量的人才支撐。具體可采取以下措施：①加強(qiáng)對(duì)檔案人員的現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)。有針對(duì)性地組織關(guān)于檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等知識(shí)的培訓(xùn)，夯實(shí)檔案人員的信息技術(shù)理論基礎(chǔ)。提供信息技術(shù)應(yīng)用的實(shí)驗(yàn)和實(shí)習(xí)環(huán)境，提高檔案人員對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用和實(shí)際操作能力。②針對(duì)有些單位檔案管理人才隊(duì)伍不穩(wěn)定的現(xiàn)象，要積極留住現(xiàn)有人才，對(duì)他們進(jìn)行思想政治教育和職業(yè)道德教育，調(diào)動(dòng)他們的工作熱情，增強(qiáng)他們的事業(yè)心和責(zé)任感；同時(shí)要積極營造重視人才的環(huán)境氛圍，在工作條件和福利待遇方面給予關(guān)懷和照顧，建立有利于優(yōu)秀人才脫穎而出的選拔激勵(lì)機(jī)制，做到用情感留人、用待遇留人[3]。③有計(jì)劃、分階段地引進(jìn)高學(xué)歷、高素質(zhì)的檔案信息化專業(yè)人才，加強(qiáng)人才儲(chǔ)備，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，為檔案人才隊(duì)伍注入新鮮血液，為檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展積蓄動(dòng)力。

[1] 楊公之.檔案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)[M].北京：中國檔案出版社，2003：15.

[2] 王秀茹.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的探討[J].醫(yī)療裝備，2013(6)：18-20.

[3] 郝飛.檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)探析[J].山西科技，2014(5)：140-142.

(責(zé)任編校：白麗娟)

On the Archive Informatization Construction of Health System in Tangshan City

HAO Fei

(Tangshan People’s Hospital， Tangshan 063001， China)

At present， the informatization construction of the health system in Tangshan City focuses mainly on the medical service management， and the construction of archive management informatization is still in its infancy. This paper is intended to discuss the necessity of the archive informatization construction of the health system in Tangshan City， the existing problems and the strategies for them.

Tangshan City； health system； archives； informatization construction

G270.7

A

1672-349X(2015)02-0009-03

10.16160/j.cnki.tsxyxb.2015.02.004