羅曉哲

摘要：現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展，高校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。隨著各項(xiàng)檔案管理法律法規(guī)的推行，學(xué)生檔案管理工作逐漸成為了高校檔案管理工作中的重點(diǎn)，并且成為了一項(xiàng)新的檔案類別。“學(xué)生類”檔案對(duì)于學(xué)生的學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)活動(dòng)情況進(jìn)行了記錄，實(shí)現(xiàn)“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理，可以有效地提高檔案管理成效。

關(guān)鍵詞：高等院校 “學(xué)生類”檔案 檔案數(shù)字化 難點(diǎn)

1 概述

隨著高校教學(xué)管理水平的不斷提高，在新時(shí)期相關(guān)高校檔案管理法律法規(guī)的推行形勢(shì)下，學(xué)校的“學(xué)生類”檔案管理工作逐漸成為了當(dāng)前高校檔案管理工作的重點(diǎn)?！皩W(xué)生類”成為了新的檔案管理類別，并且受到了高校檔案管理者的重視。“學(xué)生類”檔案可以對(duì)于學(xué)生的在校學(xué)習(xí)情況進(jìn)行記錄，并且保證了學(xué)生檔案的完整性，提高了學(xué)生人事檔案的真實(shí)性。與此同時(shí)，在進(jìn)行相關(guān)檔案查詢工作時(shí)，“學(xué)生類”也提供了完善的在校期間信息，滿足了多種活動(dòng)的檔案查閱需求。在高校開展檔案管理工作中，“學(xué)生類”檔案管理工作是新的實(shí)踐研究方向。在高校檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展不斷完善的形勢(shì)下，“學(xué)生類”檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行改進(jìn)，積極地引入數(shù)字化建設(shè)。通過(guò)構(gòu)建一套科學(xué)、完善、高效的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于“學(xué)生類”檔案進(jìn)行科學(xué)地管理與利用，是新時(shí)期“學(xué)生類”檔案管理工作的研究重點(diǎn)。本文分析了當(dāng)前高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的難點(diǎn)，并提出了相應(yīng)的對(duì)策，以期提高我國(guó)高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)成果。

2 當(dāng)前高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的難點(diǎn)

2.1 檔案管理不規(guī)范 根據(jù)我國(guó)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，高校在開展檔案管理工作中，需要對(duì)于具有價(jià)值的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的保存，包括了學(xué)生的入學(xué)信息、體檢信息、獎(jiǎng)懲信息、學(xué)籍信息、中學(xué)信息、畢業(yè)生登記信息、團(tuán)組織信息、黨組織信息等都要進(jìn)行歸檔。但是，現(xiàn)階段大多數(shù)高校在對(duì)“學(xué)生類”檔案管理上，管理缺乏一個(gè)有效的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)檔案管理工作不夠規(guī)范，經(jīng)常會(huì)存在檔案缺失的問題。與此同時(shí)，部分高校缺乏對(duì)“學(xué)生類”檔案管理工作的有效支持，這一系列的問題都不利于“學(xué)生類”檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行。

2.2 管理結(jié)構(gòu)不完善 很多高校對(duì)于“學(xué)生類”檔案管理上，與傳統(tǒng)檔案采用同樣的管理方式，并且管理上存在很多的不規(guī)范現(xiàn)象。對(duì)于一些學(xué)校來(lái)說(shuō)，其“學(xué)生類”檔案管理交由學(xué)校統(tǒng)一管理，而另一些學(xué)校則采用分類管理的模式，并且不同學(xué)院的學(xué)生由不同學(xué)院分管。與此同時(shí)，在管理過(guò)程中，管理流程難以適應(yīng)“學(xué)生類”檔案內(nèi)容的復(fù)雜性，經(jīng)常會(huì)存在管理過(guò)程中信息不完全的問題，整體管理結(jié)構(gòu)與流程不夠完善。

2.3 管理監(jiān)督的缺失 我國(guó)相關(guān)高校的檔案管理規(guī)范，對(duì)于“學(xué)生類”檔案管理提出明確的需求，并且將“學(xué)生類”檔案的內(nèi)容進(jìn)行了統(tǒng)一的確定與劃分。但是，對(duì)于檔案管理過(guò)程中信息真實(shí)性的監(jiān)管來(lái)說(shuō)，卻帶來(lái)了一定的難度。學(xué)生入學(xué)時(shí)一些信息是由學(xué)生自行進(jìn)行填寫，部分學(xué)生對(duì)于檔案信息沒有足夠的認(rèn)識(shí)，在填表時(shí)不認(rèn)真，相關(guān)信息質(zhì)量不足，并且準(zhǔn)確性也難以得到保證。與此同時(shí)，部分學(xué)生在檔案信息填寫的過(guò)程中弄虛作假，對(duì)于自己的身份和學(xué)校進(jìn)行虛構(gòu)，使得“學(xué)生類”檔案信息存在一定的誤差。管理和監(jiān)督方面的難度較高，是現(xiàn)階段“學(xué)生類”檔案管理工作中一個(gè)重點(diǎn)的問題。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高 “學(xué)生類”檔案管理工作開展的過(guò)程中，數(shù)字化建設(shè)需要依靠高素質(zhì)的管理人員來(lái)進(jìn)行推動(dòng)?！皩W(xué)生類”檔案管理工作相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其管理內(nèi)容更加復(fù)雜，并且相關(guān)管理需求和指標(biāo)更多。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，部分學(xué)校的從業(yè)人員缺乏足夠的專業(yè)素質(zhì)，并且內(nèi)部人員流動(dòng)較為頻繁，管理員的計(jì)算機(jī)操作能力有所不足，難以與數(shù)字化建設(shè)的需求相適應(yīng)。很多學(xué)校的“學(xué)生類”檔案管理人員，大多數(shù)都是由其他行政管理人員進(jìn)行兼職，其本身沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)工作，并且對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也有很大的不足。人員素質(zhì)水平的限制，是制約現(xiàn)階段“學(xué)生類”檔案管理數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)重點(diǎn)問題。

2.5 相關(guān)投入不足 相對(duì)于高校開展其他類別管理工作來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的投入占整體投入成本中很少的一部分。檔案管理工作短時(shí)間內(nèi)，難以給高校帶來(lái)相對(duì)顯著和直接的利益。與此同時(shí)，高校管理者對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，并且認(rèn)為“學(xué)生類”檔案管理工作與以往其他類別檔案管理工作區(qū)別較少，數(shù)字化建設(shè)意義不大。管理者重視程度的不足，導(dǎo)致了相關(guān)經(jīng)費(fèi)投入的不足，從而影響了相關(guān)軟硬件設(shè)施的建設(shè)，抑制了“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)。

3 如何應(yīng)對(duì)高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的難點(diǎn)

3.1 加強(qiáng)管理 在開展檔案工作中，必須要對(duì)于相關(guān)檔案管理的部門進(jìn)行統(tǒng)一，并且構(gòu)建規(guī)范化的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。為了保證整個(gè)“學(xué)生類”檔案管理工作的準(zhǔn)確性和可靠性，就必須將數(shù)字化建設(shè)納入工作的重點(diǎn)，并且從制度上與組織結(jié)構(gòu)上對(duì)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行支持。在檔案管理組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)上，要針對(duì)于“學(xué)生類”檔案的管理成立專門的檔案管理小組，并且指派專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。通過(guò)對(duì)于高校“學(xué)生類”檔案管理組織結(jié)構(gòu)與管理流程的科學(xué)構(gòu)建，將普通檔案管理與“學(xué)生類”檔案管理進(jìn)行區(qū)分，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理行為的約束與控制，提高后續(xù)工作開展的效果。在進(jìn)行學(xué)生招錄以及檔案信息錄入時(shí)，要對(duì)于學(xué)生的各項(xiàng)基礎(chǔ)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入，并且在學(xué)生就讀期間，組織輔導(dǎo)員對(duì)于學(xué)生的錄入檔案進(jìn)行真實(shí)性檢查，保證錄入的檔案具有真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在數(shù)字化建設(shè)上，要積極地引用先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái)，將“學(xué)生類”檔案信息進(jìn)行合理的運(yùn)用，提高檔案信息的利用效率。在學(xué)生畢業(yè)之后，高校的“學(xué)生類”檔案管理部門在進(jìn)行轉(zhuǎn)檔時(shí)，也要做好數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)交?！皩W(xué)生類”檔案管理工作要想真正的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的應(yīng)用，就必須對(duì)現(xiàn)有工作中的不足進(jìn)行改進(jìn)，轉(zhuǎn)變管理模式和管理流程，重視數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。

3.2 加強(qiáng)宣傳 “學(xué)生類”檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，并且其開展過(guò)程中有著諸多困難。在開展數(shù)字化建設(shè)的工作中，我們要注重營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，并且通過(guò)不同渠道來(lái)宣傳當(dāng)前“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要性與緊迫性，并且提高學(xué)生對(duì)于自身檔案的關(guān)注和認(rèn)識(shí)，了解檔案的意義。通過(guò)開展有效的宣傳工作，也可以提高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而為“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展提供完善的執(zhí)行環(huán)境和經(jīng)費(fèi)支撐，為相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件設(shè)施的建設(shè)提供支持。通過(guò)開展有效地宣傳工作，也可以讓高校內(nèi)部的教職工認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且積極地協(xié)助日?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的開展，促進(jìn)各項(xiàng)檔案管理工作的落實(shí)。

3.3 加強(qiáng)培養(yǎng) “學(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的開展，不僅需要外界環(huán)境的支持，其更需要高水平的管理人才來(lái)進(jìn)行推動(dòng)。針對(duì)于當(dāng)前相關(guān)檔案管理人員素質(zhì)不足的問題，我們要加強(qiáng)相關(guān)培養(yǎng)和培訓(xùn)工作，積極地組織管理人員參與檔案管理與信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)。與此同時(shí)，檔案管理人員也要加強(qiáng)對(duì)“學(xué)生類”檔案管理范圍、內(nèi)容以及相關(guān)流程的學(xué)習(xí)。針對(duì)于檔案管理工作中需要經(jīng)常運(yùn)用的一些常見辦公軟件，例如WORD、EXCEL、管理系統(tǒng)等都要進(jìn)行積極地學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并且結(jié)合相關(guān)考核與績(jī)效管理，讓檔案管理工作人員的工作積極性和學(xué)習(xí)積極性得到保證，充分的發(fā)揮人才的主動(dòng)性，來(lái)提高“學(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的落實(shí)效果。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校開展檔案管理工作中，數(shù)字化建設(shè)一直是其中的重點(diǎn)內(nèi)容，也是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)。在進(jìn)行“學(xué)生類”檔案管理工作中，我們要認(rèn)識(shí)到“學(xué)生類”檔案的重要性，并且明確“學(xué)生類”檔案的內(nèi)容和管理范圍，積極、嚴(yán)格地遵守相關(guān)法律法規(guī)，充分地利用現(xiàn)有學(xué)校內(nèi)部資源，規(guī)范化地開展相關(guān)管理工作，加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)，從而有效地解決當(dāng)前高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的一些難點(diǎn)。

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