●廣東外語外貿(mào)大學(xué) 劉 瑾

基于內(nèi)部控制視角的高校水電收費(fèi)管理探討

●廣東外語外貿(mào)大學(xué) 劉 瑾

高校水電費(fèi)支出在總支出中占有較高的比例，在目前高校普遍背負(fù)沉重債務(wù)、努力向內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)型、資金極度缺乏的狀況下，加強(qiáng)水電費(fèi)管理可以增收節(jié)支，緩解高校資金壓力，也是高校拒腐防變，營造風(fēng)清氣正的校園環(huán)境，提高財(cái)務(wù)管理水平的內(nèi)在要求。本文主要從內(nèi)部控制的角度對高校水電費(fèi)管理中存在的問題進(jìn)行剖析，并提出完善管理的對策。

水電費(fèi)管理 內(nèi)部控制 事業(yè)單位

引言

目前國內(nèi)高校普遍面臨高速發(fā)展的迫切需求與背負(fù)沉重債務(wù)的嚴(yán)峻現(xiàn)實(shí)的矛盾，為破局而出，必須努力向內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)型，在發(fā)展增收的同時(shí)，嚴(yán)格控制經(jīng)費(fèi)支出。水電費(fèi)支出在高校經(jīng)費(fèi)支出中占有相當(dāng)高的比例，卻往往容易被忽視；同時(shí)，水電費(fèi)管理涉及高校財(cái)務(wù)、后勤等多個(gè)部門，管理流程復(fù)雜，內(nèi)部控制不完善極易滋生腐敗，使高校名譽(yù)受損。因此，加強(qiáng)水電費(fèi)管理不但可以增收節(jié)支、緩解高校資金壓力，還可以拒腐防變，營造風(fēng)清氣正的校園環(huán)境，也是提高財(cái)務(wù)管理水平的內(nèi)在要求。

一、高校水電費(fèi)管理現(xiàn)狀

目前高校普遍的用電模式是，國家電力公司將電源輸送到公共變電站后，高校通過自建的專用變電站將電輸送到校內(nèi)用戶。供電局對高校按整個(gè)單位統(tǒng)一收取，自來水公司對高校也是按集體用戶收取水費(fèi)，高校除了按時(shí)、足額向供電局和自來水公司支付水電費(fèi)外，還需負(fù)擔(dān)變電站建設(shè)及運(yùn)轉(zhuǎn)成本、輸電線路建設(shè)成本、輸水管道建設(shè)成本、水電管網(wǎng)維護(hù)成本、水電抄表及收費(fèi)人工及管理成本等。

高校內(nèi)部按用戶性質(zhì)和收費(fèi)情況主要可分為四類。第一類是行政機(jī)關(guān)、院系、科研院所等的辦公場所，教學(xué)樓、圖書館、實(shí)驗(yàn)室和其他公共場所，對此類高校一般保持不收費(fèi)的傳統(tǒng)，部分高校按一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行成本控制，主要是為了節(jié)能減排。第二類是教工生活區(qū)，按實(shí)際使用量收費(fèi)，收費(fèi)對象是家屬區(qū)教職工和過渡房教職工，高校家屬區(qū)住房多為老式的電表和水表，所以收費(fèi)仍以抄表收費(fèi)為主，只是在電表和水表損壞進(jìn)行更換后才陸續(xù)改為充值收費(fèi)，管理效率較低。過渡房基本實(shí)現(xiàn)充值收費(fèi)，但人員變動頻繁，管理難度較大。第三類是學(xué)生宿舍，每間宿舍安裝水表、電表各一，高校設(shè)定免費(fèi)用水用電量，超額部分按當(dāng)?shù)鼐用裆钣盟秒妰r(jià)格收費(fèi)，收費(fèi)方式為充值收費(fèi)。第四類是飯?zhí)玫群笄趯?shí)體、校辦產(chǎn)業(yè)、經(jīng)營戶及工程用水用電等，按協(xié)議或合同進(jìn)行收費(fèi)。以上四類中，教工生活區(qū)和學(xué)生宿舍是目前學(xué)校水電費(fèi)收費(fèi)的主體，也是本文研究的對象。

二、高校水電費(fèi)管理中存在的問題

近幾年來，部分高校出現(xiàn)了在相關(guān)部門利用高校資源對外服務(wù)收費(fèi)過程中，一些個(gè)人利用高校管理中的漏洞，將水電費(fèi)據(jù)為己有，造成學(xué)校水電費(fèi)流失的情況。問題主要產(chǎn)生在以下方面：

（一）抄表收費(fèi)中的問題。抄表收費(fèi)方式面對的主要是校內(nèi)教職工，已收費(fèi)登記及欠費(fèi)登記均為手工記錄，人為操縱空間較大，容易造成人情水、人情電問題和較高的欠費(fèi)率。

抄表收費(fèi)環(huán)境下，抄表員直接將抄表信息交給售電員，售電員根據(jù)抄表信息和單價(jià)計(jì)算應(yīng)收數(shù)并收費(fèi)，如有變化，售電員直接修改收費(fèi)簿，這種做法導(dǎo)致應(yīng)收金額缺乏監(jiān)管。

在管理鏈條中應(yīng)增加審核員，抄表員將抄表信息交給審核員，審核員通過系統(tǒng)生成水電收費(fèi)簿，交由售電員收費(fèi)。如遇特殊情況需要修改，由抄表員負(fù)責(zé)修改抄表簿中的度數(shù)，并通知審核員，審核員在收費(fèi)簿中修訂并簽字確認(rèn)，售電員嚴(yán)格按收費(fèi)簿確定的金額收費(fèi)，并不得隨意修改。

實(shí)務(wù)中通過查閱收費(fèi)簿，發(fā)現(xiàn)用戶交費(fèi)時(shí)，售電員有時(shí)在最近一季的應(yīng)交數(shù)上記錄繳款日期，代表以前欠費(fèi)全部已交，有時(shí)在以前的本子上逐季登記交費(fèi)日期，這樣導(dǎo)致應(yīng)交金額、已交金額混亂，另外登記信息字跡潦草，很多無法識別。

售電員本應(yīng)按季催收抄表水電費(fèi)，但從收費(fèi)簿記錄看，催收不及時(shí)，存在很多常年不交水電費(fèi)的現(xiàn)象。因此，抄表收費(fèi)環(huán)境下應(yīng)加強(qiáng)欠費(fèi)管理，在水電費(fèi)當(dāng)季記錄后，收費(fèi)記錄本增加一欄累計(jì)欠費(fèi)金額，售電員按此金額收費(fèi)，并清晰記錄收費(fèi)日期，審核人員應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督。

（二）充值收費(fèi)中的問題

1.系統(tǒng)授權(quán)問題。通過查閱收費(fèi)軟件充值清單，發(fā)現(xiàn)在系統(tǒng)中存在不同操作員共用一個(gè)用戶名和密碼的現(xiàn)象，這樣會導(dǎo)致權(quán)責(zé)界定不清楚，一旦出現(xiàn)問題，無法劃清責(zé)任。因此，管理中應(yīng)明確系統(tǒng)授權(quán)，各操作員只能使用自己的用戶名和密碼，清晰界定售電員在售電時(shí)間、售電金額及售電對象等方面的權(quán)責(zé)。

2.免費(fèi)信息登記不全問題。在系統(tǒng)充值清單中涉及免費(fèi)的主要有學(xué)生免費(fèi)政策和換卡兩種情況。免費(fèi)政策有明文規(guī)定，有專人審核，管理比較完善，但換卡信息中存在一些問題，用戶在換卡時(shí)，售電員將讀不出信息的卡片清零并更新卡片，同時(shí)在新系統(tǒng)中重新充電并注明“免費(fèi)”，這種情況會導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)記錄一筆電費(fèi)，但售電員沒有詳細(xì)記錄換卡用戶信息，也沒有人審核這些信息，這樣會導(dǎo)致電費(fèi)應(yīng)交金額不準(zhǔn)確。因此，免費(fèi)信息應(yīng)獨(dú)立登記，免費(fèi)原因應(yīng)得到審核人員的確認(rèn)。

3.數(shù)據(jù)修改問題。充值收費(fèi)環(huán)境下，充值員往往收費(fèi)充值一肩挑，若常年不輪崗，又無監(jiān)管，則很容易通過修改數(shù)據(jù)達(dá)到截留資金的目的。因此，在選購收費(fèi)軟件前，應(yīng)征求紀(jì)檢、審計(jì)、財(cái)務(wù)等監(jiān)督部門意見，避免監(jiān)督真空，選定軟件后軟件公司應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，因?yàn)樵谛畔⒓夹g(shù)環(huán)境下，交易處理痕跡減少，一旦部分交易被徹底刪除，則收費(fèi)情況將無跡可尋。

（三）水電費(fèi)票據(jù)問題。水電費(fèi)的收費(fèi)屬于代收費(fèi)，手工出具一式三聯(lián)的收費(fèi)票據(jù)，若無有效監(jiān)督，則很容易通過開陰陽票據(jù)達(dá)到少上繳財(cái)務(wù)水電費(fèi)的目的，陰陽票據(jù)就是開給交費(fèi)用戶的第二聯(lián)金額與上繳財(cái)務(wù)的第三聯(lián)金額不一致。因此，水電費(fèi)收費(fèi)管理應(yīng)有必要的內(nèi)部牽制，水電審核人員每日確保應(yīng)收數(shù)（充電明細(xì)及抄表收費(fèi)簿記錄）、開票金額及實(shí)收金額三者一致，售電員、審核人員及后勤處經(jīng)理簽字確認(rèn)，財(cái)務(wù)處將確認(rèn)記錄作為原始憑證入賬。

在票據(jù)借還記錄中還發(fā)現(xiàn)有歸還以前年度票據(jù)的情況，未做到“限量領(lǐng)用”和“驗(yàn)舊換新”，會導(dǎo)致所收款項(xiàng)不能及時(shí)、足額上交財(cái)務(wù)處等問題。還發(fā)現(xiàn)部分票據(jù)缺少數(shù)量、單價(jià)等信息，部分票據(jù)水電金額合計(jì)與票據(jù)金額不一致，部分票據(jù)開票人簽名字跡潦草或只簽一個(gè)姓的問題，會導(dǎo)致收款不準(zhǔn)確及責(zé)任不明等問題。因此，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行票據(jù)管理規(guī)定，加強(qiáng)票據(jù)借還管理，特別是票據(jù)催還管理，開票人應(yīng)確保票據(jù)字跡清晰，金額不得修改。

（四）應(yīng)收款管理中的問題。無論哪種收費(fèi)方式，應(yīng)收款的管理都是難點(diǎn)。首先，水表電表的安裝環(huán)節(jié)，如果內(nèi)部管理不完善，會存在該裝的不裝或者部分單位擅自在學(xué)校轄區(qū)內(nèi)的管線上接水接電，就談不上收費(fèi)了。其次，根據(jù)已有水電表記錄核定總量會發(fā)現(xiàn)總表與分表不一致的現(xiàn)象，可能存在水電偷漏的問題，水電表由于老化、損壞等原因，水電表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性存在一定問題。最后，如前所述，收費(fèi)系統(tǒng)存在更改的可能，票據(jù)管理存在陰陽票據(jù)或不開票據(jù)的可能。因此，如何獲取準(zhǔn)確的應(yīng)收款，需要一套完善的內(nèi)部控制體系，相關(guān)部門還應(yīng)定期分析數(shù)據(jù)，橫縱向?qū)Ρ?，并進(jìn)行多方核對和印證。

（五）預(yù)收款管理中的問題。在高校水電費(fèi)管理實(shí)務(wù)中，還存在預(yù)收款的現(xiàn)象。隨著高校國際化的定位和發(fā)展，留學(xué)生數(shù)量增加，各國留學(xué)生在衣食住行管理方面存在一定的語言溝通障礙，學(xué)校為了搞好服務(wù)會采取與國內(nèi)學(xué)生不一樣的做法，如水電費(fèi)按一定標(biāo)準(zhǔn)預(yù)收，根據(jù)實(shí)際用量代為充值。流程描述為，留學(xué)生按標(biāo)準(zhǔn)預(yù)交水電費(fèi)給當(dāng)班服務(wù)員，當(dāng)班服務(wù)員交給經(jīng)理，經(jīng)理按用戶需要代為充值，退房時(shí)超額部分需補(bǔ)交。此流程存在收款與開票脫節(jié)、收款與充值脫節(jié)、大量現(xiàn)金收費(fèi)、多交清退困難四個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，且經(jīng)手人過多，責(zé)任不易劃清。根據(jù)相關(guān)管理文件規(guī)定，向?qū)W生收取超額水電費(fèi)應(yīng)將具體的結(jié)算時(shí)段及計(jì)費(fèi)辦法向?qū)W生公示，收費(fèi)時(shí)須開具收款收據(jù)，以杜絕預(yù)收款現(xiàn)象。

三、完善高校水電費(fèi)內(nèi)部控制體系策略

（一）完善制度，明確崗位職責(zé)。高校經(jīng)過快速擴(kuò)張與發(fā)展，內(nèi)部控制環(huán)境存在諸多缺陷，管理層風(fēng)險(xiǎn)防范意識淡薄，很多制度沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，在實(shí)際執(zhí)行中流于形式，腐敗案例頻發(fā)。就水電費(fèi)管理而言，首先要健全、完善費(fèi)用收繳內(nèi)部控制制度，對崗位設(shè)置、票據(jù)使用、現(xiàn)金解繳結(jié)算等方面作出具體規(guī)定，嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，實(shí)現(xiàn)管理制度化。如制定具有可操作性的水電費(fèi)收繳管理辦法，改進(jìn)管理手段，完善收費(fèi)流程，規(guī)范水電費(fèi)收費(fèi)業(yè)務(wù)的處理流程，明確業(yè)務(wù)流程的每一個(gè)步驟，各個(gè)步驟有權(quán)進(jìn)行處理的崗位，內(nèi)部控制制度應(yīng)與軟件控制配套，各崗位人員明確自身的職責(zé)。嚴(yán)格執(zhí)行票據(jù)管理規(guī)定，加強(qiáng)票據(jù)借還管理，特別是票據(jù)催還管理，指導(dǎo)開票人票據(jù)字跡清晰，金額不得修改。同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)管，避免內(nèi)控制度形同虛設(shè)、實(shí)際工作中未能嚴(yán)格落實(shí)到位等現(xiàn)象。

（二）不相容崗位分離，定期輪崗。實(shí)現(xiàn)開票和收款崗位的分離，收費(fèi)和記賬崗位的分離，以及應(yīng)收款、減免費(fèi)用崗位的分離等，實(shí)現(xiàn)各個(gè)崗位之間的相互牽制。此外，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置具有監(jiān)督職能的收費(fèi)復(fù)核崗位，通過收費(fèi)復(fù)核來對費(fèi)用進(jìn)行有效的控制，降低風(fēng)險(xiǎn)。高校各類收費(fèi)崗位較多，具有輪崗的可行性，建議二至三年定期輪崗。

（三）強(qiáng)化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制。目前高校普遍推行信息化建設(shè)，信息化建設(shè)提高了管理效率，避免了人為因素，但同時(shí)也產(chǎn)生了新的風(fēng)險(xiǎn)，如交易處理痕跡減少，部分交易如被徹底刪除則無跡可尋。系統(tǒng)權(quán)限控制，通過密碼等方式進(jìn)行，但是密碼被盜用的情況時(shí)有發(fā)生，責(zé)任無法劃清。單機(jī)版系統(tǒng)升級為網(wǎng)絡(luò)版又會面臨信息竊取、病毒入侵等新的風(fēng)險(xiǎn)。建議結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況和相關(guān)需求來選擇合適的收費(fèi)軟件，設(shè)定崗位的系統(tǒng)權(quán)限時(shí)應(yīng)注意權(quán)限管理與系統(tǒng)管理崗位分離、系統(tǒng)管理與業(yè)務(wù)操作崗位分離等。系統(tǒng)管理人員定期檢查系統(tǒng)的運(yùn)行和數(shù)據(jù)的備份，定期進(jìn)行異地備份處理，并妥善保管。后勤處定期核對電表水表數(shù)與軟件數(shù)據(jù)，確保一致，結(jié)果提交財(cái)務(wù)處。數(shù)據(jù)在教育技術(shù)中心備份，財(cái)務(wù)處定期核對教育技術(shù)中心數(shù)據(jù)與后勤數(shù)據(jù)。

（四）加強(qiáng)成本核算，完善賬務(wù)處理。水電費(fèi)屬于代收款項(xiàng)，在目前松散的財(cái)務(wù)管理環(huán)境下，收了多少，繳了多少，只有經(jīng)辦人員心里清楚，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)脫節(jié)，財(cái)務(wù)處對應(yīng)收多少款額心中無數(shù)。

財(cái)務(wù)處應(yīng)完善水電費(fèi)明細(xì)科目核算體系，規(guī)范入賬附件要求，如在入賬附件中增加經(jīng)過售電員和復(fù)核人員雙簽的流水賬，增加上交財(cái)務(wù)前各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)確認(rèn)的收款對賬單，財(cái)務(wù)處內(nèi)部審核員、報(bào)賬員雙簽的交款單等，確保金額全額入賬。設(shè)計(jì)水電費(fèi)預(yù)算申報(bào)表格，年末進(jìn)行預(yù)決算對比分析控制水電費(fèi)支出，掌握年度水費(fèi)、電費(fèi)的應(yīng)交金額和實(shí)繳金額，掌握年末水電費(fèi)欠費(fèi)信息，通過分析發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異動的原因，指導(dǎo)管理部門改善管理。

財(cái)務(wù)處還應(yīng)加強(qiáng)水電成本核算，如科研課題所耗水電由課題經(jīng)費(fèi)部分承擔(dān)，學(xué)校經(jīng)營性單位水電等費(fèi)用計(jì)入成本。在水電費(fèi)定價(jià)方面，除了供水電公司向?qū)W校收取的直接水電費(fèi)用外，管線損耗、水電增容費(fèi)、設(shè)備檢修費(fèi)、設(shè)備改造、管理費(fèi)等應(yīng)計(jì)入成本。另外，目前國內(nèi)電價(jià)調(diào)整，總支出下降，對高校來說無疑是利好消息，內(nèi)部價(jià)格也要隨之調(diào)整。

對不適合實(shí)行收費(fèi)管理的物業(yè)如行政機(jī)關(guān)、院系、科研院所等的辦公場所、教學(xué)樓、圖書館、實(shí)驗(yàn)室應(yīng)進(jìn)行定額管理，后勤處結(jié)合實(shí)際按一定的規(guī)則制定各單位水電經(jīng)費(fèi)指標(biāo)，財(cái)務(wù)處設(shè)立水電費(fèi)專戶，通過預(yù)算撥付，各單位超支部分在本單位劃塊經(jīng)費(fèi)中列支，節(jié)約可轉(zhuǎn)至下年度使用。通過項(xiàng)目管理和預(yù)算管理，達(dá)到控制水電費(fèi)支出的目的。

（五）健全經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識。高校應(yīng)建立內(nèi)部經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)職責(zé)和工作目標(biāo)，健全經(jīng)濟(jì)責(zé)任人的審計(jì)制度。對因水電費(fèi)管理不善、控制不嚴(yán)等造成經(jīng)濟(jì)損失的領(lǐng)導(dǎo)干部，要按照經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的要求追究責(zé)任，對造成重大經(jīng)濟(jì)損失的，還應(yīng)追究學(xué)校行政主要領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

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（本欄目責(zé)任編輯：王光?。?/p>