楊光

長春市二道區(qū)疾病預(yù)防控制中心辦公室，吉林長春 130031

疾病預(yù)防控制機構(gòu)是政府舉辦的國家級的公益事業(yè)單位，它是保證人民生命健康、社會發(fā)展的有力保障。而疾病控制機構(gòu)的專業(yè)人員檔案管理變得至關(guān)重要。健全檔案管理能夠為充分利用現(xiàn)有人才資源提供快速完整的資料，還可以為整個疾病預(yù)防控制機構(gòu)全方位的培養(yǎng)專項人員，保障了疾病控制機構(gòu)的衛(wèi)生防病管理水平[1-7]。該研究就目前如何疾病預(yù)防控制機構(gòu)專業(yè)人員技術(shù)檔案管理方面存在的問題進(jìn)行分析，并針對現(xiàn)有問題制定出相應(yīng)的對策，以便能夠更加有效地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1 疾病預(yù)防控制機構(gòu)專業(yè)人員技術(shù)檔案管理中的問題

1.1 專業(yè)人員建檔意識薄弱

專業(yè)人員對于建檔的認(rèn)識不足，建檔人員多忙于眼前工作，對建檔工作不重視。建檔人員不相信檔案管理，認(rèn)為自己保管更加安全，尤其是一些論文、著作等涉及到個人重大榮譽的東西，更是不敢上交保管。

1.2 專業(yè)人員技術(shù)檔案建檔難，管理不到位

現(xiàn)有的疾病控制機構(gòu)專業(yè)人員的技術(shù)檔案管理未全面開展，建檔時間較晚，各項管理制度還不成熟，加上管理人員的經(jīng)驗甚少，方法落后，給整個檔案管理過程帶來了諸多不便。另外，建檔的部分單位也沒有專人進(jìn)行管理，少數(shù)有人管理的單位也經(jīng)常無人定期進(jìn)行查閱，多數(shù)都是在遇到檢查時，臨時進(jìn)行整理，造成資料的缺失和錯亂。

1.3 收集資料困難，資料不完整

疾病預(yù)防控制機構(gòu)專業(yè)人員技術(shù)檔案都是以個人為單位進(jìn)行的，而每個人過往的業(yè)務(wù)行動都是各不相同的，內(nèi)容也是多方面的。因此，資料收集過程也是多個環(huán)節(jié)共同作用的。疾病控制機構(gòu)的工作內(nèi)容集各項專業(yè)工作、科研探索、衛(wèi)生管理為一體，相互滲透、相互融合，因此僅依靠檔案管理部門收集資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的[8-12]。

1.4 專業(yè)人員技術(shù)檔案歸檔難，利用率低

專業(yè)人員的技術(shù)檔案一直處于不斷的變化當(dāng)中，伴著專業(yè)人員的職稱晉升、論文發(fā)表、進(jìn)修學(xué)習(xí)等等，造成個人資料在不斷地更新當(dāng)中。另外，檔案管理人員的流動性，造成了各個人員在工作交接過程中的疏漏。加上工作人員的工作墨守成規(guī)，沒有工作的積極性，形成了被動的工作模式，個人檔案資料不能夠及時進(jìn)行補充，更新速度更不上[13-19]。另外，有些單位提供不了計算機建檔的支持，采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)等方式進(jìn)行保存，由于濕度等客觀因素造成檔案的損毀等。以上問題綜合起來，成為專業(yè)人員技術(shù)檔案管理困難的因素。同時，由于建檔的不完善，查閱過程的繁瑣，最終導(dǎo)致專業(yè)人員技術(shù)檔案的利用率低下。

2 加強疾病預(yù)防控制機構(gòu)專業(yè)人員技術(shù)檔案管理的對策

2.1 加強專業(yè)技術(shù)人員的建檔意識

各單位的檔案管理部門可以通過多元化的形式，向?qū)I(yè)人員宣傳建檔的重要性和必要性，培養(yǎng)專業(yè)人員積極建檔的意識。讓其充分認(rèn)識到建檔的優(yōu)勢，明白建檔有助于他們的工作，能夠反映他們在單位的地位和影響力，從而更加積極地配合檔案管理部門的工作。

2.2 明確檔案范圍，規(guī)范資料收集

全面、系統(tǒng)的檔案收集工作是整個建檔工作的基礎(chǔ)，能夠保證檔案建立的完整性和真實性。想要做到資料收集的完整性，就要做到以下幾點：①基本資料的收集。其中包括了最新的個人簡歷，畢業(yè)證書、學(xué)位證書、個人的各種技能考試證書、考核合格證、上崗培訓(xùn)證明等。②疾病控制機構(gòu)專業(yè)人員工作當(dāng)中的各項考核資料。③任職資格評聘資料，包括歷次任職資格的申報表、評審表、任職資格書和任職聘書。④業(yè)務(wù)技術(shù)科研成果資料。包括了科技成果鑒定證書、發(fā)明創(chuàng)造專利證書、參與的科研項目證書以及其他方面的能夠反映科技人員業(yè)務(wù)成果情況的材料，還有參加重大會議時交流的學(xué)術(shù)論文和著作。⑤繼續(xù)教育資料。含有繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育培訓(xùn)證書、學(xué)分情況、公共課程考試合格證書、出國進(jìn)修和考察、規(guī)模培訓(xùn)等能夠代表個人技術(shù)水平的資料。⑥其他相關(guān)資料。專業(yè)人員參加的各種學(xué)會的聘書、聘證及其他榮譽證書?？傊?，技術(shù)檔案的建立是否完整與否只有建檔對象最清楚。因此，只有盡可能全面地收集完個人資料，然后讓建檔對象進(jìn)行核實，才能保證建檔的完整性。初步建檔完成后，請專人進(jìn)行統(tǒng)一管理，定期進(jìn)行收集，以免發(fā)生遺漏

2.3 建立和健全管理制度

以 《檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等法律作為依據(jù)和參考，制定符合疾病預(yù)防控制工作性質(zhì)和特點的管理辦法，形成文件的方式發(fā)放至各科室，保證從領(lǐng)導(dǎo)到科室人員都能夠重視技術(shù)檔案管理的作用[20-23]。制定檔案的收集、轉(zhuǎn)移、交接等管理工作的制度，嚴(yán)格要求專業(yè)人員不論在任何時間、任何情況下，必須將有保存價值和利用價值的資料進(jìn)行歸檔，由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。并且檔案管理情況納入單位考核內(nèi)容中。通過建立了完善的管理制度，使個人技術(shù)檔案進(jìn)入規(guī)范化、長期化的進(jìn)程當(dāng)中。

2.4 通過現(xiàn)代技術(shù)手段，提高檔案管理水平

隨著信息時代的到來，應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，將檔案信息服務(wù)向著網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要首先接受新思路、新觀念、及時了解現(xiàn)代科學(xué)的新發(fā)展、新動向，把握現(xiàn)代化的檔案管理方法，制定完善的網(wǎng)上檔案管理體系，開發(fā)符合自身管理方案的軟件系統(tǒng)，從而更好地對技術(shù)檔案進(jìn)行管理。

3 健全疾病預(yù)防控制機構(gòu)專業(yè)人員技術(shù)檔案管理的作用

3.1 隨時提供詳盡的個人信息，為選用技術(shù)人員提供依據(jù)

通過技術(shù)檔案管理，能夠了解專業(yè)人員的個人情況、擴大到單位甚至是整個單位的科研水平，有助于領(lǐng)導(dǎo)人員全面、客觀地了解專業(yè)人員的個人情況，以便做出正確的判斷，提高了管理人員做決策的科學(xué)性。

3.2 為質(zhì)量體系的良好運行提供保障

疾病控制機構(gòu)在整個社會當(dāng)中具有特殊的作用，能夠保證整個衛(wèi)生行業(yè)有序地進(jìn)行。因此，無論在衛(wèi)生監(jiān)測還是科研工作中，都要保證其正常的運行。在這一過程中，建立規(guī)范的法則和質(zhì)量管理體系變得至關(guān)重要。因此，專業(yè)人員的技術(shù)檔案管理必須保證真實性、完整性和及時性，也就必須保證實驗室留有所有技術(shù)人員的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、相關(guān)培訓(xùn)和交流的記錄。通過這一管理體系，能夠及時了解專業(yè)人員的工作能力及教育等基本情況，做到有章可循、有據(jù)可依，為質(zhì)量體系的良好運行提供保障。

4 結(jié)語

綜上所述，疾病預(yù)防控制機構(gòu)專業(yè)人員技術(shù)檔案管理工作，目前存在著多種問題。但是，如果能夠及時進(jìn)行規(guī)范化的管理，在各個環(huán)節(jié)上更加精進(jìn)，保證整個管理工作正常進(jìn)行，則會發(fā)揮巨大的作用。保證了衛(wèi)生行業(yè)個人和單位評價的公平性和合理性。

[1]李玉波.切實做好專業(yè)人員技術(shù)檔案管理工作 充分發(fā)揮其在疾病預(yù)防控制工作中的作用[J].中國醫(yī)藥指南,2013,11(28):593-594.

[2]張美佳.天津市疾病預(yù)防控制機構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀及對策[J].職業(yè)與健康2015,31(11):1571-1572.

[3]齊玉萍.新時期我國疾病預(yù)防控制檔案管理研究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)2013,10(25):193-194.

[4]曾四清,歐志洪,楊杏芬,等.廣東省疾控系統(tǒng)信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對策分析[J].中國公共衛(wèi)生管理,2008，24(4):109-110.

[5]莫若琦.健全疾病控制機構(gòu)專業(yè)人員技術(shù)檔案的對策與作用[J].醫(yī)學(xué)動物防制,2008，24(8):131-132.

[6]李丹.淺談疾控機構(gòu)檔案管理存在的問題和對策[J].醫(yī)學(xué)信息,2011，24(11上旬刊):155-156.

[7]董曉永,左曉榮.淺談疾控機構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理[J].中國保健營養(yǎng),2013，23(7下旬刊):168-169.

[8]楊鳳珍.疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)芻議[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2014，25(6):191-192.

[9]林強.加強疾控系統(tǒng)檔案隊伍建設(shè)探討[J].海峽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志,2014，20(3):175-176.

[10]馮少強,姜恩明.鐵路疾控機構(gòu)實驗室檢測能力的現(xiàn)狀及對策[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2012，9(19):102-103.

[11]辛清華.論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2015，12(2):116-107.

[12]王陽,楊陽,弓春菊.淺談高等醫(yī)學(xué)院校人事檔案的電子信息化[J].承德醫(yī)學(xué)院學(xué)報,2012，29(3):121-122.

[13]鐘瑩.淺談如何做好人事檔案的信息化管理工作[J].中外健康文摘,2013(8):411-412.

[14]陳艷軍.淺析醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)[J].醫(yī)學(xué)美學(xué)美容,2014(7中旬刊):151-152.

[15]李欣.面對醫(yī)院在新時期的人事檔案管理信息化之我見[J].中國保健營養(yǎng),2013，23(5上旬刊):116-117.

[16]劉承志,韓瑛,吳蔚.醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)[J].中國病案,2011，12(9):137-138.

[17]劉蕾,房坤,胡衛(wèi)新.高校人事檔案信息化建設(shè)的困境及對策[J].華北煤炭醫(yī)學(xué)院學(xué)報,2010，12(6):122-123.

[18]伍丹玉,陳昶.高校人事檔案信息化建設(shè)芻議[J].廣西中醫(yī)學(xué)院學(xué)報,2007，10(3):161-163.

[19]李躍.電子信息化的醫(yī)院人事檔案管理[J].中國醫(yī)藥指南,2013，11(3):201-102.

[20]吳瑾.新醫(yī)改時期下醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)[J].中國療養(yǎng)醫(yī)學(xué),2015，24(2):108-109.

[21]劉玲玲,唐雪峰,盧卉,等.四川省疾病預(yù)防控制機構(gòu)能力現(xiàn)狀分析及對策[J].預(yù)防醫(yī)學(xué)情報雜志,2014，30(4):182-183.

[22]謝淑梅.某疾控機構(gòu)人事檔案管理的現(xiàn)狀和對策[J].海峽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志,2014，20(5):155-156.

[23]甘啟蘆,李輝,胡茂紅,等.南昌市縣級疾病控制機構(gòu)應(yīng)急演練活動評估分析[J].職業(yè)與健康,2013，29(13):108-109.