信陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)院 余 磊

出于提升財(cái)務(wù)管理效率以及降低財(cái)務(wù)成本的考慮，當(dāng)前不少企業(yè)都紛紛采取了財(cái)務(wù)外包方式，而且已經(jīng)成了現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。不過(guò)，外包就代表著承包方能夠獲得企業(yè)的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)，這極易導(dǎo)致企業(yè)的機(jī)密信息外泄出去，從而可能造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失；也有可能令企業(yè)過(guò)于依賴承包方，從而降低創(chuàng)新能力，使發(fā)展陷入停滯狀態(tài)。因此，必須正視財(cái)務(wù)外包的兩面性，即明白它的優(yōu)勢(shì)，也重視它的不足?；诖?，為了解決企業(yè)面對(duì)的兩難困境，就必須深入研究財(cái)務(wù)外包可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)以及具體的防控對(duì)策。

一、PDCA循環(huán)理論概述

PDCA循環(huán)理論其實(shí)是一套非常完善與科學(xué)的程序，主要用于全面質(zhì)量管理領(lǐng)域。具體來(lái)講，所謂的全面質(zhì)量管理就是質(zhì)量管理的全過(guò)程，是由制定質(zhì)量計(jì)劃開始到最終實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)的全過(guò)程。整個(gè)全面質(zhì)量管理就是根據(jù)PDCA循環(huán)進(jìn)行的，而且會(huì)無(wú)限循環(huán)下去。其基本步驟可以分為：計(jì)劃（P）、執(zhí)行（D）、檢驗(yàn)（C）、改進(jìn)（A），各步驟的運(yùn)行見圖1：

圖1 循環(huán)各步驟運(yùn)行過(guò)程

循環(huán)過(guò)程中，上面的四個(gè)步驟不斷重復(fù)，這樣每完成一次循環(huán)過(guò)程就能夠?qū)|(zhì)量進(jìn)行一定的改進(jìn)，不過(guò)無(wú)法以此改進(jìn)所有質(zhì)量問(wèn)題，所以需要繼續(xù)重復(fù)循環(huán)過(guò)程，直到全部的質(zhì)量問(wèn)題都得到改善與解決。因此，如果可以使用PDCA循環(huán)來(lái)防控財(cái)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)，就能保證該管理體系的運(yùn)行質(zhì)量，從而提升企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率，最終達(dá)到雙贏的理想局面。

二、基于PDCA循環(huán)理論的財(cái)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)防控過(guò)程

（一）計(jì)劃階段的風(fēng)險(xiǎn)防控

（1）企業(yè)決策和內(nèi)部協(xié)調(diào)。之所以進(jìn)行財(cái)務(wù)外包，主要是因?yàn)槠髽I(yè)想要提升自身的管理效率，從而提升在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。因此，是否將財(cái)務(wù)外包出去、外包哪些財(cái)務(wù)工作、選擇哪家承包商，都是企業(yè)提前需要解決的問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)讓全員參與到財(cái)務(wù)外包決策過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)層需要認(rèn)真傾聽來(lái)自企業(yè)各層級(jí)員工的意見，同時(shí)協(xié)調(diào)好他們之間的分歧。另外，財(cái)務(wù)外包工作的具體執(zhí)行需要交給CFO全權(quán)責(zé)任，而不單是部分的授權(quán)。

首先，企業(yè)需要根據(jù)自己的運(yùn)營(yíng)實(shí)際以及在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)地位，同時(shí)廣泛征求各職能部門的意見，科學(xué)確定要外包出去的財(cái)務(wù)工作。這樣不但能夠有效降低管理成本，還能提升企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，可謂一舉兩得。其次，為了完善對(duì)財(cái)務(wù)外包的管理，企業(yè)需要建立相應(yīng)的外包配合與監(jiān)督機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)外包工作制定規(guī)范的流程與規(guī)章，從而保證有效控制財(cái)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)。具體而言，企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)外包時(shí)應(yīng)該主要考慮下列因素（見圖2）：

圖2 外包財(cái)務(wù)管理主要考慮的因素

為了提升財(cái)務(wù)外包的執(zhí)行效率，企業(yè)必須做好內(nèi)部協(xié)調(diào)工作，做好溝通指引從而及時(shí)處理好外包過(guò)程中的信息互換問(wèn)題。有效的溝通不但可以提升員工的工作積極性，還能提升與各合作機(jī)構(gòu)的信息交流效率，從而最終實(shí)現(xiàn)各方利益的最大化。企業(yè)的最高管理層在開始進(jìn)行財(cái)務(wù)外包的分析時(shí)需要對(duì)整個(gè)行動(dòng)保密，這樣能夠避免出現(xiàn)還未進(jìn)行重要問(wèn)題的探討就被細(xì)節(jié)纏住的情況。這就需要企業(yè)從管理高層中挑選合適的人選組建管理團(tuán)隊(duì)，并從兼并的角度分析外包的綜合效應(yīng)。

CEO與CFO CEO CEO必須對(duì)外包項(xiàng)目保持積極態(tài)度，及時(shí)與外包過(guò)程中涉及到的各方進(jìn)行溝通，做好財(cái)務(wù)外包管理協(xié)調(diào)者與推動(dòng)者的角色。企業(yè)需要從善意的角度看待承包商，畢竟承包商為了外包項(xiàng)目需要投入大量資源改善管理流程，所以假設(shè)最后合同取消的話，承包商會(huì)遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

企業(yè)必須妥善處理好各利益者之間的關(guān)系。這就要求企業(yè)管理者深入了解并分析這些利益者的想法與需要，并借助思想交流與溝通減輕他們的顧慮。不過(guò)，這里需要注意的是，利益相關(guān)者并不是一成不變的，隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)的變化利益相關(guān)者也會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)。企業(yè)管理者一定要明確外包最終的管理工作其實(shí)還是要落實(shí)到人的身上，只是把企業(yè)全部或者部分財(cái)務(wù)管理工作交給更加專業(yè)、更有經(jīng)驗(yàn)的人，從而實(shí)現(xiàn)管理效率的最大化。

（2）確定財(cái)務(wù)外包內(nèi)容。經(jīng)過(guò)企業(yè)內(nèi)部的討論、分析、論證之后，企業(yè)需要確定財(cái)務(wù)外包內(nèi)容。為了更加準(zhǔn)確地定位財(cái)務(wù)外包工作的重要性，可以按照ABC分類法把外包內(nèi)容分為不同級(jí)別。

（3）制定控制文件。首先，清晰制定選擇承包商的要求與規(guī)范，并設(shè)置選擇流程；同時(shí)，制定評(píng)估承包商工作績(jī)效的流程。其次，明確財(cái)務(wù)外包的具體內(nèi)容，另外還需要強(qiáng)化財(cái)務(wù)部與承包商的信息溝通，從而保證承包商真正了解企業(yè)的需求。最后，核查財(cái)務(wù)外包文件是否符合各項(xiàng)法律法規(guī)以及企業(yè)內(nèi)控制度的要求，同時(shí)將結(jié)果提交至企業(yè)管理部門。

（4）承包商的管理。由于企業(yè)自身的實(shí)際情況各不相同，面對(duì)的市場(chǎng)環(huán)境也千差萬(wàn)別，所以，選擇的承包商自然也就會(huì)有所不同了。選擇承包商的時(shí)候，就應(yīng)該制定后續(xù)的管理方式與方法，并推敲其實(shí)操性與有效性，從而保證后續(xù)管理工作能夠順利開展。

（5）評(píng)估承包商資格。企業(yè)應(yīng)成立專門的評(píng)估小組，對(duì)承包商資格進(jìn)行評(píng)估，從而確定其進(jìn)行外包工作的成功可能性。如果承包商能夠?yàn)槠髽I(yè)提供連續(xù)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并不斷改善企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益，那么就是比較理想的承包商。企業(yè)在對(duì)承包商進(jìn)行綜合評(píng)估之后，可以選定幾個(gè)承包商作為候選；之后再綜合對(duì)比各間承包商的綜合實(shí)力以及和企業(yè)之間的合作關(guān)系。當(dāng)然候選名單不是一成不變的，企業(yè)應(yīng)該隨時(shí)了解承包商的變化并對(duì)名單進(jìn)行調(diào)整。

（6）構(gòu)建承包商評(píng)估模型。為了更加科學(xué)全面地反映承包商的實(shí)力，企業(yè)必須選擇合適的評(píng)估指標(biāo)。指標(biāo)可以從兩個(gè)方面選擇：承包商的經(jīng)營(yíng)層面和承包商的發(fā)展層面。在選擇了指標(biāo)之后，就可以構(gòu)建綜合評(píng)估模型了。評(píng)估模型的構(gòu)建主要結(jié)合定量與定性指標(biāo)，并以相關(guān)評(píng)估理論的基礎(chǔ)模型為依據(jù)，不同企業(yè)可以按照自身的實(shí)際情況選擇適合的模型。

（7）承包商評(píng)估結(jié)果。通過(guò)上面的模型計(jì)算之后，企業(yè)就能得出候選名單中各承包商的綜合得分了。然后，以這些得分為基礎(chǔ)，選擇滿足自身不同需求的承包商，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的效率化與多元化。

（二）實(shí)施階段的風(fēng)險(xiǎn)防控

（1）確定承包商。按照外包內(nèi)容的重要程度，企業(yè)應(yīng)首先設(shè)定能夠接受的外包價(jià)格；然后，再向各承包商詢價(jià)；拿到承包商的報(bào)價(jià)之后，企業(yè)內(nèi)部組織研討，分析報(bào)價(jià)的合理性與可行性；根據(jù)研討結(jié)果確定承包商。這里需要注意的是，如果是合作關(guān)系的承包商，那么應(yīng)該根據(jù)外包內(nèi)容確定2～3家，因?yàn)檫@樣可以提升承包商改善服務(wù)的積極性；如果是戰(zhàn)略關(guān)系的承包商，那么應(yīng)該確定1家，從而保護(hù)企業(yè)的財(cái)務(wù)機(jī)密信息，避免出現(xiàn)信息外泄的情況。

（2）合同磋商。確定好承包商之后，就需要和他們進(jìn)行合同磋商，詳細(xì)列明各種服務(wù)條款，并將評(píng)估指標(biāo)明確規(guī)定出來(lái)。評(píng)估指標(biāo)一定要是可以量化的，這樣進(jìn)行最終評(píng)估的時(shí)候就能減少分歧與糾紛。另外，合同中還要約定企業(yè)對(duì)承包商工作的監(jiān)督與控制權(quán)限等。同時(shí)，除了約定一般事項(xiàng)之外，針對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的特殊性，合同還需要按照具體的外包內(nèi)容，附加針對(duì)性的解釋條款。之所以要簽訂合同，就是要明確雙方的責(zé)任與權(quán)利，從而保證外包工作的順利實(shí)施，企業(yè)與承包商實(shí)現(xiàn)雙贏。不過(guò)，合同本身也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，外包開始的時(shí)候企業(yè)往往比較注重操作風(fēng)險(xiǎn)的防控，而忽視了其它內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn)的防控；而且，如果認(rèn)為合同從遠(yuǎn)期角度考慮，會(huì)有失敗可能性的話，那么企業(yè)與承包商之間就很難建立起信任機(jī)制，這樣勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)外包工作的實(shí)際收效?；谶@種情況，企業(yè)在構(gòu)建合同的過(guò)程中，應(yīng)重視以下幾方面：

首先，過(guò)渡時(shí)期。主要是資產(chǎn)轉(zhuǎn)移方面，企業(yè)在這個(gè)時(shí)期會(huì)陸續(xù)將一些資料以及資源轉(zhuǎn)交給承包商，為了保證轉(zhuǎn)交的安全性，合同需要列明轉(zhuǎn)交過(guò)程中的責(zé)任與權(quán)利。對(duì)于人員而言，特別是那些仍然要對(duì)以前工作承擔(dān)責(zé)任的員工，以何種方式進(jìn)行過(guò)渡是企業(yè)需要思考的。為了奠定良好的后續(xù)工作人員基礎(chǔ)，企業(yè)應(yīng)慎重考慮員工的薪資待遇以及發(fā)展機(jī)會(huì)等，這些應(yīng)該在合同中列明，避免以后產(chǎn)生糾紛。

其次，執(zhí)行時(shí)期。承包商會(huì)按照合同的要求向企業(yè)提供一系列財(cái)務(wù)管理服務(wù)，相應(yīng)的，企業(yè)要向承包商提供經(jīng)濟(jì)回報(bào)。構(gòu)建合同的時(shí)候，應(yīng)平衡雙方之間的利益關(guān)系，不管是哪一方未按照約定執(zhí)行合同，都要向另一方支付事前約定的賠償。由于外包的時(shí)間期限可能很長(zhǎng)，因此，行業(yè)環(huán)境可能出現(xiàn)了很大改變，外包服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)可能也出現(xiàn)了相應(yīng)的變動(dòng)，在合同中應(yīng)約定如果外在環(huán)境出現(xiàn)了明顯變化，就需要調(diào)整合同中原來(lái)約定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，以最新的市場(chǎng)行情為基礎(chǔ)進(jìn)行增減。

最后，終止時(shí)期。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是終止合同，雙方都可以隨時(shí)終止合同，不過(guò)要約定終止合同的一系列程序，從而保證企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作不會(huì)受到明顯影響。雙方都應(yīng)提前一段時(shí)間聲明終止合同，并做好工作的交接，等到一切程序結(jié)束之后，才能終止合同。

企業(yè)與承包商出現(xiàn)意見分歧是十分常見的，因此，如何處理這些分歧就成了雙方都要認(rèn)真對(duì)待的問(wèn)題。合同需要對(duì)這類情況進(jìn)行約定，從而通過(guò)內(nèi)部協(xié)調(diào)解決分歧，避免要通過(guò)法律程序進(jìn)行追索訴訟的情況出現(xiàn)。圖1中歸納了合同中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題。

表1 合同中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題

（3）合同審核。擬好合同之后，業(yè)務(wù)部門需要將合同提交至企業(yè)的高級(jí)管理層審核，只有獲得審批之后才能簽字執(zhí)行。合同審核是企業(yè)防控財(cái)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)的最后防線，高級(jí)管理層會(huì)論證合同中約定的外包項(xiàng)目以及具體服務(wù)條款是否科學(xué)合理，同時(shí)檢查合同的各項(xiàng)條款是否存在明顯不利于企業(yè)的內(nèi)容。如果合同沒(méi)有獲得審批，那么就需要重新與承包商磋商，改變其中的部分條款，如果承包商不同意或者無(wú)法達(dá)到企業(yè)的要求，那么就要及時(shí)更換其他的承包商。

（4）簽約以及變更審核。合同審批簽字之后就正式生效了，雙方都要按照約定的條款履行合同內(nèi)容。如果因?yàn)榻?jīng)營(yíng)或者內(nèi)部管理出現(xiàn)了變化要修改條款的話，那么就要和承包商協(xié)商；如果承包商同意修改條款，就要列明合同變更附件提交至企業(yè)管理高層，得到高層審批之后，即和承包商簽字確認(rèn)，之后就按照新的條款履行合同。

（5）對(duì)承包商的監(jiān)督。企業(yè)要想隨時(shí)了解承包商的工作情況，就需要建立專門的監(jiān)督小組，從而提升承包商的工作責(zé)任感與緊張感。監(jiān)督小組成員可以從企業(yè)內(nèi)部各職能部門抽調(diào)，負(fù)責(zé)監(jiān)督承包商的各項(xiàng)財(cái)務(wù)處理工作是否符合法律法規(guī)以及企業(yè)管理規(guī)范的要求，最好指定一位小組成員長(zhǎng)期留守在承包商處，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并上報(bào)給企業(yè)管理層。上述過(guò)程需要承包商的配合，因此，企業(yè)應(yīng)處理好與承包商之間的溝通問(wèn)題，從而保證如果出現(xiàn)了問(wèn)題，雙方也能心平氣和的解決，而不影響良好的合作關(guān)系。

（三）檢驗(yàn)階段的風(fēng)險(xiǎn)防控 檢驗(yàn)是企業(yè)全面檢查承包商工作結(jié)果的重要手段。這時(shí)企業(yè)要將外包出去的財(cái)務(wù)工作結(jié)果與對(duì)經(jīng)濟(jì)收益形成的影響進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，從而了解外包的綜合效應(yīng)是否達(dá)到了預(yù)期。

首先，為了更好地檢驗(yàn)外包收效，企業(yè)最好能夠先從重要業(yè)務(wù)開始，因?yàn)槠渌侵匾獦I(yè)務(wù)往往是重要業(yè)務(wù)的后續(xù)環(huán)節(jié)，如果重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的收效理想的話，那么進(jìn)行后續(xù)檢驗(yàn)就有良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，可以有效降低檢驗(yàn)工作量。

其次，如果檢驗(yàn)之后認(rèn)為承包商的工作達(dá)到了企業(yè)的預(yù)期，那么就需要將結(jié)果匯總為書面報(bào)告，并給出合格的檢驗(yàn)意見；如果承包商的工作沒(méi)有達(dá)到企業(yè)預(yù)期，那就應(yīng)要求承包商進(jìn)行相應(yīng)的處理。因?yàn)椋@是關(guān)系到企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要事項(xiàng)，所以如果承包商的工作情況確實(shí)不符合要求的話，那么就只有終止合同更換承包商。當(dāng)然，因?yàn)槭怯捎诔邪套陨韱?wèn)題，企業(yè)才提出的合同終止要求，所以承包商需要退還企業(yè)預(yù)先支付的部分服務(wù)費(fèi)。

（四）改進(jìn)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制 企業(yè)檢驗(yàn)之后，如果發(fā)現(xiàn)部分工作未達(dá)到合同約定的水平，則需要承包商進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，這一階段對(duì)于整個(gè)外包項(xiàng)目而言，是非常容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)。企業(yè)在該階段應(yīng)完善下列工作：

（1）經(jīng)常性評(píng)估。為了提升承包商的工作質(zhì)量，企業(yè)需要對(duì)其工作進(jìn)行經(jīng)常性的評(píng)估，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，進(jìn)而要求承包商進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。具體的評(píng)估內(nèi)容則以合同約定的內(nèi)容為準(zhǔn)，如果是合作關(guān)系的承包商，那么企業(yè)需要及時(shí)要求其改進(jìn)工作中存在的問(wèn)題，并持續(xù)進(jìn)行評(píng)估；如果是戰(zhàn)略關(guān)系的承包商，那么企業(yè)應(yīng)該與承包商的相關(guān)負(fù)責(zé)人共同探討解決問(wèn)題的途徑，從而改善承包商的長(zhǎng)期服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而提升管理效率。

（2）動(dòng)態(tài)管理。做好了經(jīng)常性評(píng)估之后，企業(yè)還應(yīng)做好對(duì)承包商的動(dòng)態(tài)管理。企業(yè)最好將承包商的綜合服務(wù)水平量化，之后將各個(gè)承包商的服務(wù)能力排序。對(duì)于那些綜合服務(wù)能力強(qiáng)的承包商，企業(yè)可以要求其在現(xiàn)有服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，繼續(xù)完善或者細(xì)化服務(wù)內(nèi)容；對(duì)于那些綜合服務(wù)能力差的承包商，企業(yè)如果多次要求其完善服務(wù)質(zhì)量均未得到滿意收效的話，則需要重新評(píng)估承包商的服務(wù)資格。

特別是對(duì)那些存在重大合同履約問(wèn)題的承包商，企業(yè)應(yīng)書面通知其當(dāng)前存在的問(wèn)題以及不及時(shí)處理的后果。如果承包商按照企業(yè)的要求，深刻檢討了當(dāng)前工作中的問(wèn)題，并進(jìn)行了相應(yīng)完善，那么可以繼續(xù)執(zhí)行合同；否則，就必須終止合同。這種動(dòng)態(tài)管理方式不僅可以提升企業(yè)自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，還可以提升承包商的服務(wù)水平，從而實(shí)現(xiàn)雙贏。

［1］王力、方蕾：《國(guó)際財(cái)務(wù)外包：特征及風(fēng)險(xiǎn)防范》，《財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)》2009年第9期。

［2］謝美萍、陸志平：《企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)外包模式應(yīng)用研究》，《昆明大學(xué)學(xué)報(bào)》2007年第3期。

［3］劉書慶、白靜濤：《基于PDCA循環(huán)的采購(gòu)與外包過(guò)程質(zhì)量控制模型研究》，《科技管理研究》2007年第1期。

［4］簡(jiǎn)兆權(quán)、王賀珍、方興、田宇：《一體化外包管理模式探討》，《科技進(jìn)步與對(duì)策》2006年第5期。