李霞 鐘志宏

摘 要： 學(xué)生檔案是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)中形成的記錄和反映學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷 、表現(xiàn)等信息的載體。在當(dāng)前的就業(yè)模式已轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆袌?chǎng)導(dǎo)向、 政府調(diào)控 、學(xué)校推薦、 學(xué)生與用人單位雙向選擇”下，學(xué)生檔案成為用人單位選拔人才的重要依據(jù)。 因此，科學(xué)地管好、用好學(xué)生檔案不僅是高校學(xué)生管理工作中重要的一環(huán)，更對(duì)加強(qiáng)學(xué)生管理工作、推動(dòng)學(xué)生全面發(fā)展、促進(jìn)學(xué)生就業(yè)、深入教育體制改革，提高檔案管理水平有重要作用。

關(guān)鍵詞： 學(xué)生檔案 二級(jí)學(xué)院 在校大學(xué)生

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《新辦法》）第一次提出“學(xué)生類”檔案的概念，并將“學(xué)生類”檔案單獨(dú)進(jìn)行管理，充分肯定學(xué)生檔案的理論價(jià)值。在《新辦法》中，國(guó)家教育部強(qiáng)調(diào)“各高等學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃之中”[1]，從而從法律和法規(guī)上將高校學(xué)生檔案納入國(guó)家、社會(huì)和學(xué)校管理的范疇，體現(xiàn)了高校學(xué)生檔案工作的重要性和社會(huì)性，明確了學(xué)生檔案管理工作是高校檔案管理工作不可或缺的組成部分。高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，記載了大學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人特長(zhǎng)及身體心理健康等信息，是了解大學(xué)生學(xué)習(xí)情況、能力特長(zhǎng)、個(gè)人信用等的信息窗口。在當(dāng)前就業(yè)模式已轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆袌?chǎng)導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、學(xué)生與用人單位雙向選擇”下，學(xué)生檔案成為用人單位選拔人才的重要依據(jù)。因此科學(xué)地管好、用好學(xué)生檔案是高校學(xué)生管理工作中重要的一環(huán)，這不僅將直接影響學(xué)生的切身利益，影響檔案憑證作用的有效發(fā)揮，更對(duì)進(jìn)一步適應(yīng)高校教育改革，滿足社會(huì)對(duì)人才的需求，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)、發(fā)展具有重要意義。

1.當(dāng)前高校學(xué)生檔案的構(gòu)成

高校學(xué)生的檔案分為電子檔案及紙質(zhì)檔案。電子檔案主要有高考報(bào)名登記表、學(xué)生的照片、電子學(xué)生注冊(cè)信息等；紙質(zhì)檔案主要有大學(xué)以前的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，大學(xué)在校期間的獎(jiǎng)懲情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、大學(xué)錄取通知書、學(xué)生表、實(shí)習(xí)手冊(cè)等材料。目前，電子化學(xué)生檔案處于初級(jí)階段，還未普及、健全的情況下，各高校、學(xué)生、用人單位主要以紙質(zhì)學(xué)生檔案作為測(cè)評(píng)、考察、錄用的依據(jù)。這些記錄著學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活軌跡的材料，將跟隨學(xué)生走完人生軌跡，是學(xué)生一輩子的身份證明及烙印，對(duì)學(xué)生、用人單位、學(xué)校都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義和社會(huì)價(jià)值。

2.當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

如前言所述，學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生、用人單位、學(xué)校都有重要的現(xiàn)實(shí)意義和社會(huì)價(jià)值，大部分高校對(duì)學(xué)生的檔案能給予高度重視，并進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)地管理，但目前仍有諸多問(wèn)題存在高校學(xué)生檔案管理工作中，一是檔案呈“多頭分散”管理[2]。許多高校對(duì)在校生的學(xué)生檔案管理沒(méi)有建立規(guī)范的管理制度，檔案的歸口管理部門五花八門，甚至多個(gè)部門參與管理。未成立統(tǒng)一、專門的管理部門或機(jī)構(gòu)，使學(xué)生檔案不能及時(shí)、科學(xué)、規(guī)范地管理；職責(zé)劃分不明確，調(diào)閱、查找、完善檔案困難。二是學(xué)生檔案等材料歸檔不及時(shí)。大學(xué)生入學(xué)后學(xué)生檔案未及時(shí)收集、檢查、歸檔的現(xiàn)象較嚴(yán)重。據(jù)有些高校的學(xué)生反映，部分新入學(xué)的學(xué)生檔案由學(xué)生本人帶至學(xué)校，而由于學(xué)校未及時(shí)收集，就只有積壓在學(xué)生本人保管，甚至有的保管到畢業(yè)，使得檔案的安全、真實(shí)性受到大大的質(zhì)疑。三是學(xué)生檔案材料不完整。檔案材料收集后，檔案管理人員未進(jìn)行拆袋一一檢查檔案袋中的材料，是否合格及缺少相關(guān)材料等，在大學(xué)期間異動(dòng)的學(xué)生材料未及時(shí)歸檔，造成檔案材料嚴(yán)重缺失及不完整，影響學(xué)生學(xué)習(xí)、獎(jiǎng)懲、就業(yè)等方面的綜合考核。

3.二級(jí)學(xué)院學(xué)生檔案管理的理論與實(shí)踐研究。

縱觀國(guó)內(nèi)外相關(guān)學(xué)者對(duì)高校學(xué)生檔案的研究，其研究理論依據(jù)及觀點(diǎn)主要集中在高校學(xué)生檔案管理的重要性及學(xué)生檔案的構(gòu)成、利用的研究，多數(shù)學(xué)者普遍認(rèn)為，高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新應(yīng)該完善檔案管理機(jī)構(gòu)、提高檔案管理人員的水平及擴(kuò)大檔案歸納的范圍、加大檔案的利用率等。但從二級(jí)學(xué)院管理角度，深入闡述、剖析和探討學(xué)生檔案的重要性及管理策略鮮見(jiàn)于相關(guān)學(xué)術(shù)期刊及論文，故本文擬從以下幾個(gè)方面，對(duì)高校在校生的檔案管理工作做進(jìn)一步探討。

3.1二級(jí)學(xué)院管理學(xué)生檔案的意義及重要性

隨著高校體制的進(jìn)一步深化改革、學(xué)生規(guī)模數(shù)的增加，高校實(shí)行二級(jí)學(xué)院管理體制已成必然趨勢(shì)并日臻完善。許多高校實(shí)行學(xué)生、教學(xué)等二級(jí)學(xué)院獨(dú)立管理的體制。而學(xué)生的管理又是二級(jí)學(xué)院管理中的重中之重。作為學(xué)生學(xué)習(xí)、生活中的引導(dǎo)者、啟迪者，各學(xué)院有權(quán)利、有義務(wù)、有便利管理在校生的檔案，這不僅能及時(shí)歸檔、整理好本學(xué)院學(xué)生的檔案，方便快捷查詢、調(diào)閱、完善學(xué)生的檔案，更對(duì)學(xué)院通過(guò)檔案材料，掌握學(xué)生思想動(dòng)態(tài)，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展、加強(qiáng)學(xué)生管理工作有重要的推動(dòng)作用。

3.2二級(jí)學(xué)院管理學(xué)生檔案的策略研究

3.2.1認(rèn)真完善學(xué)生檔案，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。高校學(xué)生檔案完整地反映一個(gè)大學(xué)生的大學(xué)學(xué)習(xí)生活，其對(duì)學(xué)生個(gè)人發(fā)展的作用至關(guān)重要。認(rèn)真翔實(shí)記錄、歸檔包含學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲記錄、志愿者活動(dòng)、社團(tuán)等實(shí)踐活動(dòng)的學(xué)生檔案，不僅能從諸多方面客觀反映出一個(gè)學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生的能力、水平及最終結(jié)果，而且能通過(guò)檔案記錄，了解自己的各方面表現(xiàn)，以查漏補(bǔ)缺、揚(yáng)長(zhǎng)避短、實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，培養(yǎng)學(xué)生的主動(dòng)、創(chuàng)新、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。

3.2.2細(xì)心查閱學(xué)生檔案，加強(qiáng)學(xué)生管理工作。大學(xué)生思想活躍、激情四射、個(gè)性鮮明，敢于接受、挑戰(zhàn)新鮮事物，但同時(shí)又是脆弱、敏感的一個(gè)群體，易被社會(huì)上、生活中的負(fù)面新聞、事件困擾、迷惑、迷失。為此，教育部多次下文強(qiáng)調(diào)大學(xué)生思想政治工作的重要性，各部屬、省屬高校都積極貫徹國(guó)家的相關(guān)文件精神，把加強(qiáng)大學(xué)生的思想政治教育作為學(xué)生管理工作的重要一項(xiàng)。學(xué)生檔案的查閱、使用是做好學(xué)生思想政治工作的一個(gè)有效途徑。二級(jí)學(xué)院的輔導(dǎo)員、班主任要經(jīng)常整理、查閱學(xué)生的檔案，通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的及時(shí)管理、查閱、完善，不僅能根據(jù)學(xué)生的個(gè)人特點(diǎn)、家庭、教育背景等有針對(duì)性地開(kāi)展思想政治教育，加強(qiáng)學(xué)生日常管理工作，對(duì)提高整個(gè)學(xué)院的管理水平、促進(jìn)學(xué)校、社會(huì)的和諧穩(wěn)定發(fā)展也有重要意義。

3.2.3真實(shí)記錄學(xué)生檔案，推動(dòng)學(xué)生合理就業(yè)。高校培養(yǎng)的學(xué)生最終要走向各級(jí)各類就業(yè)崗位。學(xué)生作為高校教育的特殊產(chǎn)品，步入社會(huì)、就業(yè)市場(chǎng)中需要“身份”證明、憑證。為此，以什么憑證、以什么作為優(yōu)劣的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)生檔案工作提出新的要求。給學(xué)生一份完整、真實(shí)的檔案，為用人單位提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，服務(wù)好用人單位，這才是高校學(xué)生檔案工作的真正目的。在人才市場(chǎng)特別是公務(wù)員類的就業(yè)部門，畢業(yè)生能否為用人單位所滿意，除了看他的言談舉止與所持的學(xué)歷證書、考試分?jǐn)?shù)等外在因素外，還要看他的內(nèi)在素質(zhì)、成長(zhǎng)、學(xué)習(xí)歷程、教育背景、思想品德等。為此，作為學(xué)生檔案的直接管理者，二級(jí)學(xué)院應(yīng)認(rèn)真、真實(shí)、客觀地記錄、整理好學(xué)生在校期間的表現(xiàn)和材料，及時(shí)配合用人單位調(diào)取、政審學(xué)生的學(xué)生檔案，同時(shí)通過(guò)學(xué)生檔案的調(diào)閱、查詢，及時(shí)掌握學(xué)生的性格特點(diǎn)、愛(ài)好特長(zhǎng)、專業(yè)優(yōu)劣等，對(duì)大學(xué)生的就業(yè)做好正確的引導(dǎo)、輔導(dǎo)、推薦工作。

3.2.4科學(xué)規(guī)范檔案建設(shè)，提高檔案管理水平。部分高校的學(xué)生檔案在開(kāi)學(xué)伊始，由學(xué)生交由各院系，再由各院系移交至在校生檔案管理部門，如教務(wù)處、學(xué)工處或檔案館等，而學(xué)生一旦學(xué)籍、學(xué)業(yè)、獎(jiǎng)懲有異動(dòng)時(shí)，往往由于檔案不在學(xué)生所在院系，無(wú)法及時(shí)將這些異動(dòng)信息入檔，不能及時(shí)、真實(shí)、有效地反映學(xué)生在校期間的表現(xiàn)。為此，由二級(jí)學(xué)院指定專人或由帶學(xué)生的輔導(dǎo)員，設(shè)置專門的檔案保管室，分年級(jí)管理。從開(kāi)學(xué)伊始一直到學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生的檔案由學(xué)生所在二級(jí)學(xué)院進(jìn)行收集、整理、歸檔、完善、保管，有效解決當(dāng)前大學(xué)生檔案管理中存在的諸如此類的短木塊及問(wèn)題。

高校學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)關(guān)乎、維護(hù)學(xué)生切身利益、促進(jìn)學(xué)校、社會(huì)穩(wěn)定和諧發(fā)展的工作，對(duì)學(xué)校、社會(huì)的發(fā)展提供的借鑒和指導(dǎo)意義是不言而喻的。因此，在高校擴(kuò)大招生規(guī)模和大學(xué)生“雙向選擇、自主擇業(yè)”的今天，實(shí)行二級(jí)學(xué)院管理在校生檔案管理辦法，既有利于學(xué)生的自律規(guī)范和約束學(xué)生的行為，又能促進(jìn)高校內(nèi)部管理水平的提高，優(yōu)化育人環(huán)境、提高人才質(zhì)量服務(wù)水平，更能推動(dòng)學(xué)校教育教學(xué)改革，全面提高高校教育教學(xué)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國(guó)教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法[ER/OR].[2008-08-20]http：//www.edu.cn/news-127/20080912/t20080912_325115.shtml.

[2]王偉.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].北京檔案，2009[5]：25.

基金項(xiàng)目：江西省高等學(xué)校檔案科研課題“高校在校生檔案實(shí)行二級(jí)院系管理模式理論與實(shí)踐研究”（編號(hào)：jxgxdakt-2012049）。