中散公司信息化提升的新思路

湯科

(中海散貨運(yùn)輸有限公司， 廣州 510230)

摘要:通過(guò)分析中海散貨運(yùn)輸有限公司當(dāng)前在信息化方面取得的成績(jī)和存在的問(wèn)題，提出了信息化建設(shè)的新思路。闡述了企業(yè)信息化與精細(xì)化管理的相互推動(dòng)作用，提出提高企業(yè)信息化水平成就精細(xì)化管理企業(yè)的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞:散貨運(yùn)輸； 信息化； 精細(xì)化管理

收稿日期：2014-07-04

作者簡(jiǎn)介：湯科(1978—)，男，湖南衡陽(yáng)人，工程師，主要從事信息化規(guī)劃、建設(shè)，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、優(yōu)化等工作。

文章編號(hào)：1674-5949(2015)02-052-03

中圖分類號(hào)：F49； F270.7文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B

New Approach of Informatization in China Shipping Bulk Carrier Company

TangKe

(China Shipping Bulk Carrier Co., Ltd， Guangzhou 510230， China)

Abstract:Current achievements of China Shipping Bulk Carrier Company in informatization and existing problems are analyzed, and some new ideas are presented. The interdependence between informatization and the development of meticulous management is studied in detail, which concludes that an enterprise has to develop informatization if it is to implement meticulous management well.

Key words: bulk transport； informatization； meticulous management

0引言

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，誰(shuí)先掌握最新的信息，誰(shuí)就掌握主動(dòng)權(quán)。精細(xì)化管理必須以信息化為支撐，精細(xì)化是信息化的目標(biāo)，信息化是精細(xì)化的手段,兩者相輔相成，精細(xì)化必須以信息化為依托。隨著企業(yè)不斷發(fā)展，對(duì)精細(xì)化管理的要求不斷提高，也對(duì)信息化建設(shè)提出了更高的要求，下面就中海散貨運(yùn)輸有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)的信息化建設(shè)現(xiàn)狀和發(fā)展方向進(jìn)行簡(jiǎn)單探討。

1公司信息化整體情況

多年來(lái)，中海散貨運(yùn)輸信息化建設(shè)逐步形成了“自主開發(fā)、穩(wěn)步推進(jìn)，整合平臺(tái)、船岸同步，優(yōu)化流程、資源共享” 的信息化工作思路，先后完成了航運(yùn)管理信息系統(tǒng)(航運(yùn)MIS)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)、公司網(wǎng)站、信息溝通平臺(tái)(GKE)、SAP接口系統(tǒng)、報(bào)帳系統(tǒng)、船員工資管理系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、傳真系統(tǒng)等的開發(fā)及推廣應(yīng)用工作。

1) 公司因開發(fā)出船舶維修保養(yǎng)系統(tǒng)PMS/CWBT而于2004年2月獲得中國(guó)船級(jí)社“船舶機(jī)械計(jì)劃保養(yǎng)管理系統(tǒng)(軟件)型式認(rèn)可證書”，是獲得該證書的第一家航運(yùn)企業(yè)。

2) 通過(guò)自主研發(fā)，以衛(wèi)星或CDMA為通信載體，成功實(shí)現(xiàn)了船岸數(shù)據(jù)跨平臺(tái)交換、遠(yuǎn)程維護(hù)船舶應(yīng)用系統(tǒng)、自動(dòng)完成船舶應(yīng)用的升級(jí)。

3) 2010年達(dá)到了國(guó)資委制定的央企信息化B 級(jí)登高目標(biāo)。

近年，公司先后完成了三期航運(yùn)管理信息系統(tǒng)和SAP系統(tǒng)接口的開發(fā)，順利實(shí)現(xiàn)了公司航運(yùn)管理信息系統(tǒng)與國(guó)際領(lǐng)先信息系統(tǒng)SAP的數(shù)據(jù)對(duì)接，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)得以從以往的相對(duì)分離變?yōu)槟壳暗挠行蛉诤希关?cái)務(wù)核算得以從依賴滯后的紙張憑證轉(zhuǎn)為依隨高效的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)由事后核算型向控制決策型轉(zhuǎn)變。

2當(dāng)前存在的主要問(wèn)題

雖然公司的信息化已達(dá)到央企信息化B 級(jí)水平，但隨著精細(xì)化管理的要求不斷提高，B級(jí)水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，接下來(lái)還要向A級(jí)水平邁進(jìn)?？偣疽蟾鞣止玖?zhēng)2015年實(shí)現(xiàn)A 級(jí)目標(biāo)，通過(guò)查找與信息化A 級(jí)相關(guān)要求的差距，發(fā)現(xiàn)目前主要存在以下幾方面的問(wèn)題。

1) 公司的信息化建設(shè)以滿足經(jīng)營(yíng)管理急需為主，缺少整體規(guī)劃，沒(méi)有形成信息化專項(xiàng)預(yù)算制度。公司信息化規(guī)劃應(yīng)包括的主要內(nèi)容有：信息化戰(zhàn)略、信息化總體架構(gòu)、信息化管理模式、信息化預(yù)算、信息化應(yīng)用、信息化績(jī)效和信息化標(biāo)準(zhǔn)。從這些內(nèi)容可以了解到，僅少量涉及到專業(yè)技術(shù)，規(guī)劃報(bào)告整體上需要管理層進(jìn)行把握和決策。

2) 數(shù)據(jù)采集規(guī)范程度不夠。 由于歷史原因，目前船舶的某些數(shù)據(jù)項(xiàng)重復(fù)采集現(xiàn)象比較嚴(yán)重，1個(gè)數(shù)據(jù)經(jīng)多次、多人采集，可能造成數(shù)據(jù)前后不一致，出現(xiàn)自相矛盾的現(xiàn)象。

3) 公司的信息化版圖中尚缺少?zèng)Q策支持系統(tǒng)，包含管理駕駛艙、數(shù)據(jù)挖掘(商業(yè)智能)系統(tǒng)等綜合智能分析系統(tǒng)、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)等拼圖。

4) 系統(tǒng)間的共享性、聯(lián)動(dòng)性還不夠。

公司目前主要有航運(yùn)管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等，但這些系統(tǒng)之間的用戶都是獨(dú)立管理的，容易造成數(shù)據(jù)不一致，增加維護(hù)工作量。

3精細(xì)化管理要求

3.1通過(guò)信息化手段規(guī)范、固化公司的業(yè)務(wù)流程

企業(yè)信息化(特別是企業(yè)管理信息化)一般從核心業(yè)務(wù)開始，只有抓住瓶頸環(huán)節(jié)、提升管理效率，才能使信息化體現(xiàn)出其效力。因此，業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性程度直接影響著企業(yè)信息化的過(guò)程以及最終的信息化效果。

公司目前的大部分業(yè)務(wù)操作都已在航運(yùn)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，但開發(fā)較早，并沒(méi)有完全引入流程管理的模式，導(dǎo)致還有很多業(yè)務(wù)流程是在系統(tǒng)外完成的，系統(tǒng)只記錄結(jié)果。這樣就會(huì)造成業(yè)務(wù)流程混亂，隨意性太強(qiáng)，且因人而異。業(yè)務(wù)流程不規(guī)范會(huì)導(dǎo)致很多信息沒(méi)有記錄、收集、整理與保存，使得系統(tǒng)缺乏必要的數(shù)據(jù)。這反映了企業(yè)的整體管理現(xiàn)狀和執(zhí)行力薄弱，加大企業(yè)實(shí)施信息化的難度，對(duì)最終信息化績(jī)效造成很大影響，同時(shí)也難以滿足精細(xì)化管理的要求。

集團(tuán)目前正在開發(fā)航運(yùn)標(biāo)準(zhǔn)化平臺(tái)，該平臺(tái)以公司的航運(yùn)管理系統(tǒng)為系統(tǒng)原型進(jìn)行設(shè)計(jì)，引入了流程管理?？梢越柚瘓F(tuán)新的平臺(tái)來(lái)規(guī)范和固化本公司的業(yè)務(wù)流程。建議成立業(yè)務(wù)流程梳理規(guī)范化工作小組，把公司涉及到的所有業(yè)務(wù)流程像實(shí)施OA前一樣，畫出完整的流程圖，必要時(shí)可以優(yōu)化現(xiàn)有的流程，實(shí)現(xiàn)流程再造，以達(dá)到規(guī)范化管理和內(nèi)控的要求。只有規(guī)范業(yè)務(wù)流程，才能讓所有的業(yè)務(wù)操作有據(jù)可查，為以后的經(jīng)營(yíng)分析提供可靠的數(shù)據(jù)源，使分析結(jié)果更加精細(xì)化。

3.2數(shù)據(jù)共享，提供全面的數(shù)據(jù)支持

雖然航運(yùn)系統(tǒng)已和SAP建立接口，財(cái)務(wù)核算的大部分?jǐn)?shù)據(jù)源都是從航運(yùn)系統(tǒng)中取得，但是航運(yùn)系統(tǒng)中的大部分?jǐn)?shù)據(jù)都還是靠人工錄入的，未能實(shí)現(xiàn)上下游數(shù)據(jù)共享。公司目前的大部分供應(yīng)商都是集團(tuán)內(nèi)供應(yīng)商，其需要在系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，然后把票據(jù)寄給我公司后再人為地錄入航運(yùn)系統(tǒng)。目前已和中海船代商定信息系統(tǒng)對(duì)接方案：我公司將船舶的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)輸入后，直接通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)將數(shù)據(jù)同步到中海船代的服務(wù)器，方便其查詢船舶的最新動(dòng)態(tài)；中海船代將發(fā)生的港口使費(fèi)數(shù)據(jù)輸入后,直接通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)將數(shù)據(jù)同步到我公司的服務(wù)器，方便我公司查詢港口使用費(fèi)的明細(xì)數(shù)據(jù)。以后港口使費(fèi)審核人員拿到單據(jù)后，無(wú)需再輸入數(shù)據(jù)，只需要檢驗(yàn)我公司的系統(tǒng)計(jì)算出來(lái)的港口使用費(fèi)與船代的系統(tǒng)計(jì)算出來(lái)的港口使費(fèi)金額是否一致即可，當(dāng)某項(xiàng)費(fèi)用不一致時(shí)再查找原因。這樣大大減少了港口使用費(fèi)審核人員的工作量。

外部數(shù)據(jù)的獲取目前主要靠人工，這會(huì)造成數(shù)據(jù)收集不完整，輸入不及時(shí)，甚至因人為因素而使個(gè)別數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤。錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)還會(huì)導(dǎo)致分析結(jié)果出現(xiàn)偏差，給公司的決策造成重大影響。目前信息服務(wù)已較成熟，有一些專門的機(jī)構(gòu)能夠提供我公司所需要的部分?jǐn)?shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)通過(guò)公司的服務(wù)器自動(dòng)從服務(wù)商的服務(wù)器上調(diào)取，完全不存在數(shù)據(jù)延時(shí)和數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況，如臺(tái)風(fēng)信息、BDI指數(shù)、運(yùn)價(jià)信息、油價(jià)信息等。

3.3簡(jiǎn)化船舶輸入，提供真實(shí)的數(shù)據(jù)支持

船舶是公司的生產(chǎn)工具，在公司需要采集的數(shù)據(jù)中占很大一部分，其提供數(shù)據(jù)的質(zhì)量和顆粒度很大程度影響著對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、船舶狀況等的分析結(jié)果。目前船舶的數(shù)據(jù)通常根據(jù)管理部門的要求提供，由于是多頭管理、缺乏統(tǒng)一的歸口部門，往往會(huì)出現(xiàn)某些數(shù)據(jù)的重復(fù)采集，造成船舶工作量增加，同時(shí)也會(huì)造成數(shù)據(jù)前后不一致的情況。建議公司梳理目前船舶需要填報(bào)的數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)報(bào)送模板和規(guī)范。例如：燃油消耗數(shù)據(jù)，在抵、離港報(bào)里會(huì)輸入庫(kù)存數(shù)據(jù)，航次結(jié)束后匯報(bào)該航次的消耗數(shù)據(jù)，月底船舶還需要填報(bào)“船舶月度采購(gòu)、消耗情況”報(bào)表。同一數(shù)據(jù)多次輸入，容易影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

目前本公司為大部分船舶安裝了機(jī)艙遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)，通過(guò)接口將機(jī)艙遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到航運(yùn)系統(tǒng)的輪機(jī)日志參數(shù)里，大大減少了船舶的輸入量，增加了數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。主管可以第一時(shí)間了解船舶的最新狀況，為船舶精細(xì)化管理提供了可靠的數(shù)據(jù)支持。由于目前條形碼技術(shù)已經(jīng)很成熟，且?guī)缀醪挥迷黾映杀?，建議下一步在集團(tuán)新的標(biāo)準(zhǔn)化平臺(tái)里增加對(duì)備件、物料等的二維碼識(shí)別。未來(lái)，船員可以像在超市里一樣對(duì)備件、物料進(jìn)行入庫(kù)、消耗等操作。

3.4適時(shí)開展電子商務(wù)平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)采購(gòu)管理精細(xì)化

目前公司采購(gòu)只記錄采購(gòu)結(jié)果，未記錄采購(gòu)過(guò)程。如果建立了電子商務(wù)平臺(tái)，就可以跟蹤整個(gè)采購(gòu)過(guò)程，做到貨比三家，提高采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，使采購(gòu)更加透明化，把風(fēng)險(xiǎn)控制提前。

3.5做到成本的預(yù)控、預(yù)算和預(yù)警，促進(jìn)成本管理精細(xì)化

目前航運(yùn)系統(tǒng)部分成本數(shù)據(jù)只有拿到發(fā)票后才能清楚，無(wú)法在實(shí)際發(fā)生后的第一時(shí)間就取得預(yù)估的數(shù)據(jù)。集團(tuán)已在新的平臺(tái)里增加應(yīng)付款(在途發(fā)票)功能。例如：備件采購(gòu)后系統(tǒng)就已記錄采購(gòu)單價(jià)和數(shù)量，此時(shí)可以預(yù)估大概的費(fèi)用，在3項(xiàng)成本里就能體現(xiàn)出發(fā)票未到的數(shù)據(jù)，為成本控制提供更加全面的數(shù)據(jù)支持。

3.6開發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)，為管理層提供決策依據(jù)

達(dá)到信息化A級(jí)，其中一條就是要求公司有為管理層提供決策的輔助決策支持系統(tǒng)。目前已經(jīng)完成輔助決策支持系統(tǒng)的一期模型，下一步將繼續(xù)深化和完善，力爭(zhēng)開發(fā)出更符合實(shí)際需要的輔助決策支持系統(tǒng)。

3.7主動(dòng)推送信息，更好地為員工、客戶服務(wù)

推動(dòng)信息化本來(lái)就是為了減輕員工的事務(wù)性工作，為員工提供更多精確的管理信息，既做到數(shù)據(jù)源單一準(zhǔn)確，又能輸出符合各崗位要求的報(bào)表。未來(lái)每位員工都能定制自己的系統(tǒng)頁(yè)面，收集自己需要的信息。例如：機(jī)務(wù)主管最關(guān)心的是自己管理的船舶，如果能把所管理船舶的基本情況(燃油、潤(rùn)滑油、備件、物料、成本、載貨情況、船位等)一目了然地展示，并可根據(jù)預(yù)設(shè)好的一些規(guī)則做到提示或報(bào)警，這樣勢(shì)必能夠大大簡(jiǎn)化主管的工作，提高管理效率，從事后處理轉(zhuǎn)為事前預(yù)防。

用信息化的手段來(lái)加強(qiáng)客戶的精細(xì)化管理和服務(wù)。例如：可以在船舶到達(dá)目的地點(diǎn)前，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)把相關(guān)貨主的貨物信息、船舶預(yù)抵時(shí)間等信息以短信、郵件等方式通知貨主，加強(qiáng)與客戶的及時(shí)溝通。