甘秋歌

（楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 人事處，陜西 楊凌712100）

高校檔案是高校在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄，是高校在進(jìn)行教學(xué)、科研、黨政工作必不可少的一部分，也是學(xué)校提高工作效率的重要手段［1］。檔案工作既可以促進(jìn)知識的不斷創(chuàng)新，還可以擴(kuò)大知識的利用范圍，將舊知識推陳出新，發(fā)揮出重要的作用。

一、高校檔案管理的重要性

高校的檔案管理工作真實(shí)著記錄了高校在教學(xué)、科研和黨政管理工作的全過程，它有利于記錄高校建設(shè)的軌跡，有利于提高學(xué)校的管理水平和工作效率。在高校的各種工作當(dāng)中，檔案工作是一種服務(wù)性的工作，它為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供依據(jù)，有的時候，還能起到?jīng)Q定性的作用［2］，比如：為學(xué)生或者畢業(yè)生出具錄取證明、學(xué)歷證明、教職工工作證明等，這些證明都關(guān)乎著一個人的前途和未來，因此檔案工作對高校的發(fā)展有著重大的意義。

二、高校檔案管理的特點(diǎn)

（一）高校檔案管理的社會性

高校錄取的學(xué)生來自于社會，在畢業(yè)之后又走入社會，學(xué)校的學(xué)生檔案中保存著學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的一些重要信息，反映著他們的體能狀況、道德修養(yǎng)、學(xué)習(xí)成績等方面的情況。高等院校的科研內(nèi)容、技術(shù)產(chǎn)品都是面向社會選取的，經(jīng)過研究所產(chǎn)生的成果也是服務(wù)于社會的。所以，高校檔案管理是具有社會性質(zhì)的［3］。

（二）高校檔案管理的綜合性

高校檔案中不但有每個學(xué)生的學(xué)習(xí)及活動情況的記錄，還包括學(xué)校在教學(xué)當(dāng)中形成的教學(xué)成果方面的檔案，還有教職工的人事檔案、財務(wù)費(fèi)用方面的檔案等。高校在培養(yǎng)人才的過程中，還經(jīng)常帶領(lǐng)學(xué)生去工廠、研究所等地實(shí)習(xí)，這些內(nèi)容都需要記錄在案，這就造就了高校檔案管理的綜合性。

（三）高校檔案管理的系統(tǒng)性

高校檔案材料分為黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、財務(wù)等十一個大類，種類繁多。形式多樣不但包括紙質(zhì)版的內(nèi)容，還有很多視頻、音頻檔案，這些檔案形成了一系列的文檔整理、保管、借閱利用等理活動，就是高校檔案管理的系統(tǒng)性。

三、當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

當(dāng)前，我國的檔案建設(shè)工作僅僅處在基礎(chǔ)時期，檔案信息化都還不成熟，依然存在著較多問題。

（一）高校檔案管理隊(duì)伍的不穩(wěn)定性

檔案管理要求工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)性和分析能力，如果工作人員欠缺這種能力就很難勝任檔案管理這項(xiàng)工作。檔案管理人員和高校專職老師在薪資待遇方面存在著較大差別，而且上下班時間較為固定，沒有彈性時間，這使得很多檔案管理人員在內(nèi)心上產(chǎn)生了一些波動，對本職工作存在抵觸情緒，人員流動性比較大，這就導(dǎo)致高校檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定。

（二）檔案管理手段落后

隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，計算機(jī)的利用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的發(fā)展之中，在高校檔案管理的過程中，由于信息量大，數(shù)據(jù)龐雜，內(nèi)容較多，一些數(shù)據(jù)的保存和分析依賴于計算機(jī)的使用，但是從目前的狀況來看，高校檔案管理的手段還相對落后，計算機(jī)技術(shù)并沒有得到普及，網(wǎng)絡(luò)化的管理工作還沒有全面開展［4］。

（三）檔案專業(yè)管理難度較大

在實(shí)際的工作當(dāng)中，很多高校是由幾個院校合并后形成的，由于地理位置發(fā)生了變化，以前各院校的檔案沒有因?yàn)楦咝５暮喜⒍喜ⅲ乙恢狈稚⒃诟鱾€校區(qū)，管理難度增大。這就導(dǎo)致沒有將檔案管理規(guī)范化，檔案的完整性得不到保證。

（四）檔案意識淡薄

高校師生和工作人員受傳統(tǒng)思想的影響，認(rèn)為只要做好教學(xué)和科研工作就可以提高辦學(xué)質(zhì)量，導(dǎo)致檔案管理的意識不強(qiáng)；還有一些學(xué)校認(rèn)為，檔案工作和學(xué)校辦學(xué)沒有直接聯(lián)系，不把這項(xiàng)工作加以重視，嚴(yán)重影響到檔案的完整性和真實(shí)性。

（五）檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)較低，管理制度有待完善

高校檔案管理人員中缺乏專業(yè)人員，管理人員的整體素質(zhì)不高，檔案管理制度不健全，這使得很多檔案在搜集、整理、保護(hù)方面的工作做得不夠好，造成了檔案在使用之時變得難以查找，或者文件丟失、數(shù)據(jù)流失，這種現(xiàn)象時有發(fā)生。

四、新時期高校檔案管理建設(shè)對策

（一）增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化意識

在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要加強(qiáng)工作人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識。檔案管理的現(xiàn)代化意識包括思想意識的提高，知識結(jié)構(gòu)和操作技能的現(xiàn)代化。需要依靠科技的進(jìn)步和科學(xué)的管理理念，摒棄傳統(tǒng)的保守思想，將被動的檔案管理理念變成現(xiàn)代服務(wù)的管理理念。

（二）提高檔案工作人員的專業(yè)技能和素質(zhì)

檔案管理的建設(shè)過程是一個不斷完善的過程，在這個過程中，需要依賴檔案工作人員的專業(yè)技術(shù)與文化素質(zhì)的提高，只有檔案管理的工作人員改進(jìn)了思想，樹立了服務(wù)意識，才能更好地為學(xué)校服務(wù)，按質(zhì)按量地完成檔案管理中的重要任務(wù)，為后期的工作開展提高有效保證。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案管理工作的基礎(chǔ)是檔案資源，各種檔案工作都是依靠資料來進(jìn)行的，檔案工作是人們有意識得按照一定的規(guī)律對文獻(xiàn)和記錄進(jìn)行歸整和保存的工作。目前我國很多高校都有自己的校園網(wǎng)，如果可以將計算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理中，會給檔案管理、特別是檔案利用方面帶來很大的便捷。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是信息時代對檔案管理工作提出的新要求。除此之外，檔案安全關(guān)系到國家的民生大計，將網(wǎng)絡(luò)安全融入到檔案管理工作當(dāng)中，有利于檔案管理的安全性和長久性［2］。

五、結(jié)語

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，不可能一蹴而就。需要工作人員樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，建立健全檔案管理制度，提高自身專業(yè)和道德素質(zhì)。不斷地對檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，加強(qiáng)對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)和提高，以及英語水平的提高。在檔案管理工作當(dāng)中，需要有計劃，有步驟地進(jìn)行，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，不斷將新的技術(shù)引入其中。

［1］王朝陽.高校檔案管理工作面臨的主要問題及對策研究［J］.華北水利水電學(xué)院學(xué)報：社科版，2010（5）：44－46.

［2］戴典芬.運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)做好高校檔案工作［J］.南京農(nóng)專學(xué)報，2011（4）：95－96.

［3］甘秋歌.新時期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考［J］.楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014（2）：84－86.

［4］劉燕.高校檔案管理中存在的問題及對策［J］.長春大學(xué)學(xué)報，2011（2）：121－123.