畢琨艷

（云南省中醫(yī)醫(yī)院，昆明 650021）

淺談醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

畢琨艷

（云南省中醫(yī)醫(yī)院，昆明 650021）

隨著時代的不斷進(jìn)步，科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)的基本普及也使得信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中日益被人們所關(guān)注并加以應(yīng)用。但是醫(yī)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀仍是處于弱勢地位，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是十分必要。這既能在很大程度上提高各項(xiàng)工作的效率，還能實(shí)現(xiàn)信息資源有效利用與共享，尤其是醫(yī)院的收費(fèi)、統(tǒng)計(jì)、病案、檢驗(yàn)、影像檢查等部門若能廣泛采用計(jì)算機(jī)信息化管理方案，可使得檔案管理強(qiáng)化其部門服務(wù)功能從而為提高醫(yī)院工作質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

醫(yī)院；檔案管理；信息化；建設(shè)；必要性

云南省中醫(yī)醫(yī)院檔案涉及的面廣，內(nèi)容繁復(fù)，是醫(yī)院開展各種活動的過程（如行政方面、科研活動方面、后勤各項(xiàng)工作方面、資產(chǎn)的管理等）中所漸漸形成的公文文件、電報信息、各種簿冊與圖表、來往的書信函件、視頻音頻等各種類型及不同載體的歷史資料，是醫(yī)院歷史發(fā)展的記錄，也是醫(yī)院的寶貴財富。加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理一方面有助于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)、合理、及時的決策，有助于醫(yī)院進(jìn)一步進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，另一方面，還能為國家積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案財富［1］。

1　簡要分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的不足之處

1.1意識薄弱，理念滯后

在大多數(shù)人看來，檔案管理一般只是作為資料文檔記錄而不是直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益或者社會效益的。因此，許多的人員（包括領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)務(wù)人員、檔案管理人員等）在檔案管理方面的意識淡薄，重心都在臨床上面，而忽略我們的檔案的管理工作（如文書、圖文、圖紙、影像、協(xié)議、牌匾等綜合性檔案資料等）。另一方面，現(xiàn)階段的醫(yī)院醫(yī)院檔案管理信息化管理還是未能作為重要的業(yè)務(wù)工作以納入醫(yī)院崗位責(zé)任和考核之中。醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)總體還是處于資料的簡單錄入、查詢等階段，難以滿足大眾對檔案信息的利用需求，從而不能清楚了解到綜合檔案對醫(yī)院自身歷史發(fā)展的價值、貢獻(xiàn)做出了很明晰的記錄，在很大程度上忽視了該項(xiàng)工作的重要性，也沒有意識到其必要性。而我們客觀地來看待目前醫(yī)院檔案管理工作還是存在很多問題的，諸如從業(yè)人員的思想觀念，工作方式方法和態(tài)度與狀態(tài)都存在著或多或少的缺陷，這根本就不能跟上時代的腳步，也迎合不了醫(yī)院以及社會發(fā)展的需求。

1.2管理范圍模糊，管理體系有缺陷

從總體上來看我國檔案管理較為突出的問題就是體系分散［2］。沒有明確的檔案信息管理組織架構(gòu)使得長久以來，行政辦公室的檔案室負(fù)責(zé)的是一般綜合性歸檔管理（比如說文書、科技、會計(jì)、實(shí)物、音像等檔案綜合起來進(jìn)行歸檔，加以管理）。但是，醫(yī)療文檔、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種類型的檢查影像圖文檔案卻又是歸屬于各個相關(guān)業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行分檔管理，由此可見，便衍生出了一種一個單位內(nèi)的多部門管理機(jī)制格局。這種未統(tǒng)一的管理、評估、考核量化標(biāo)準(zhǔn)模式導(dǎo)致了各級醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時，忽略了規(guī)范化、科學(xué)化的管理，便致使檔案管理人員未能明確醫(yī)院檔案管理信息化管理的實(shí)際操作程序，并游離在檔案信息管理之外。

1.3管理專業(yè)化水平低，部門之間不協(xié)調(diào)統(tǒng)一

現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在不斷提升，但是由于管理人員忽略了自身的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致部分檔案管理人員在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時，還是停留在最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)信息化使用階段，更有甚者，缺乏科學(xué)規(guī)范化的檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致其工作的隨意性很強(qiáng)。檔案管理信息化程度低下，數(shù)據(jù)庫不夠全面，檔案管理系統(tǒng)也不夠完善，因此，可供使用者查詢的系統(tǒng)也不夠方便快捷［3］。我們都清楚，檔案管理要求較強(qiáng)的專業(yè)性，檔案管理人員不僅要做好自己的工作，更重要的是管理理念要跟從時代發(fā)展得步伐。但是，目前大部分醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還是有待提高，知識更新不夠快，也缺乏系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓(xùn)。還存在領(lǐng)導(dǎo)隨意將綜合檔案室作為人員來往密集的流動場所。這也使得管理人員的管理水平低下，影響了檔案的信息收集、合理利用開發(fā)。

各部門間的分工不明確，各類門的檔案資料是有多部門進(jìn)行管理的，因此，各部門的檔案收集工作不明晰，管理系統(tǒng)也不統(tǒng)一，存在各部門間各自為政的局面出現(xiàn)，并且，當(dāng)需要使用到醫(yī)院的檔案資料的時候，還需要去各部門進(jìn)行收集統(tǒng)一，又會出現(xiàn)混亂的情況。這從時間及人力的角度來看都在很大程度上造成了浪費(fèi)

1.4管理的資金、專業(yè)人員、設(shè)施投入不足

在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中不可或缺的條件就是計(jì)算機(jī)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施需要齊全。但現(xiàn)今仍舊是存在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中所需的一些基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊全的情況。以前的檔案管理是只靠手工操作完成，技術(shù)含量不高，但是，在目前這個科學(xué)技術(shù)先進(jìn)的時代，檔案管理人才卻忽視了業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，這也延緩了數(shù)字化、信息化的檔案管理建設(shè)。數(shù)字化檔案體系作為一種新型的網(wǎng)上信息資源管理模式，需要的就是高投入、高端設(shè)備以實(shí)現(xiàn)資源共享，但恰恰就是缺少信息化技術(shù)力量、信息化技術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及人才儲備等條件。

2　建設(shè)信息化醫(yī)院檔案管理的必要性

2.1完善了檔案管理模式

采用紙質(zhì)形式對各種各樣的檔案進(jìn)歸檔和管理在我們檔案管理中一直持續(xù)了很長一段時間，包括現(xiàn)在我們很多的檔案工作都還存在這樣的方式，而近年來信息化的悄然而至，并逐步盛行，也在很大程度上改變了這種落后檔案管理模式，在諸多傳統(tǒng)的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數(shù)都是以紙質(zhì)的形式存在的。由于醫(yī)院業(yè)務(wù)的特殊性，造成醫(yī)院的檔案數(shù)量眾多，如住院病人的病歷等，這些是不能隨便丟棄的，據(jù)相關(guān)規(guī)定醫(yī)院必須將這些檔案保存超過三十年，長此以往，這些紙質(zhì)檔案愈積愈多，不僅需要花費(fèi)大量的人力去歸檔管理，也需要很大的空間來存儲，而科學(xué)合理的保管好這么多檔案，而且在不斷遞增的病案資料將會給醫(yī)院造成多大的困難，實(shí)行電子病歷將成為一種必然的趨勢。在采用信息化管理之后，能夠?qū)⑸鲜霰撞〗o予最大限度的解決，同時，可以更大限度地增強(qiáng)檔案的運(yùn)用效率，既可同電腦設(shè)備實(shí)現(xiàn)大量的存儲和快速的管理，節(jié)約了大量的人力和非常大的空間，又可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)信息的增補(bǔ)與傳輸，實(shí)現(xiàn)更為先進(jìn)、便捷的檔案管理模式。

2.2完善文件的歸納方式

在醫(yī)院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進(jìn)行及時的錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費(fèi)很多的時間及精力進(jìn)行歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發(fā)生一連串的反應(yīng)，相關(guān)的部分都要需要改動，會耗費(fèi)大量的時間及精力。但是實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，在很大程度行減少了檔案管理人員的進(jìn)行手工勞作這樣需要花費(fèi)膽量時間和體力的繁重的工作，采取電腦軟件進(jìn)行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應(yīng)的命令，就可以自動促成系統(tǒng)的改正，更大層面上提高了工作的效率。由于醫(yī)院業(yè)務(wù)與管理的特殊性，一般都會要求本年的檔案需要在本年完成文件以及相關(guān)材料的分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。而在醫(yī)院檔案信息化管理的情況之下，只需要按要求錄入即可，再經(jīng)由專門的軟件加以轉(zhuǎn)化處理。同時，我們也可以通過管理系統(tǒng)中的檢索、排序等諸多先進(jìn)、便捷的功能來檢閱歸檔情況，實(shí)現(xiàn)輕松的管理。比如說發(fā)現(xiàn)沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發(fā)出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規(guī)范化［4］。

2.3有利于信息資源的整合和共享

由于醫(yī)院檔案的數(shù)量多，任務(wù)重，過去的管理模式下很難實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整合，更不用說實(shí)現(xiàn)資源的共享了。將醫(yī)院檔案管理信息化處理后，利用醫(yī)院設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，就解決了這些問題。較之于過去的紙質(zhì)檔案的原始文件，電子文檔最大的的優(yōu)勢在于：更加容易實(shí)現(xiàn)導(dǎo)視，并能將我們原始檔案文件加以更為廣泛的利用和實(shí)現(xiàn)更高的深度運(yùn)用；同時，更有利于醫(yī)院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機(jī)存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)的無限潛能。

2.4讓檔案的檢索和使用更加快捷方便

我們過去要去查詢所需的檔案資料，必定會動用人力在大量檔案中去尋找，不僅要花費(fèi)很多的時間和人力，而且有時候也不能達(dá)不到查詢的目的。將醫(yī)院檔案管理信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統(tǒng)，使通過關(guān)鍵的字詞進(jìn)行檢索，與其相關(guān)的資料或者相關(guān)的文獻(xiàn)顯示出來，這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進(jìn)行保密處理。

2.5有利于檔案原件的保存

由于過去的檔案管理在歸檔、查詢等過程中會不斷的翻閱、拿取，容易造成檔案的損壞、甚至丟失，而信息化管理，在很大程度上減少了的檔案的翻閱和拿取，更好地讓眾多的檔案原件得到了保存，可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫(yī)院在建設(shè)以及發(fā)展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻(xiàn)資料，包括歷史文字照片圖片資料等。

3　關(guān)于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1更新觀念

雖然說醫(yī)院的主體的業(yè)務(wù)是開展各種醫(yī)療活動，而檔案的管理僅僅是輔助主業(yè)的一項(xiàng)管理活動［5］，但不可否認(rèn)的地它對于醫(yī)院工作的順利進(jìn)行和健康、持續(xù)發(fā)展都具有極其重要的作用，比如領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時候，就不能缺乏檔案管理所提供的各項(xiàng)信息。尤其是在科技、經(jīng)濟(jì)、社會都飛速邁進(jìn)的當(dāng)代，過去的檔案管理的觀念、方式方法等已經(jīng)不能滿足醫(yī)院業(yè)務(wù)開展與持續(xù)發(fā)展的需求?；诖耍覀円紫纫獜尼t(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)的觀念著手進(jìn)行更新，從思想上加強(qiáng)對我們檔案工作的內(nèi)涵、重要性的認(rèn)識與理解，并深入認(rèn)識檔案信息化管理是時代發(fā)展的需求，是醫(yī)院跟上時代步伐的必然舉措。因?yàn)橹挥形覀兊念I(lǐng)導(dǎo)在這方的意識得到加強(qiáng)、觀念得到更新，才會積極地從財力和精神上予以支持和鼓勵，才能帶動我們檔案人員積極投入到檔案管理改革中去，并主動地投入專業(yè)能力的提升和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)中去，這是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的基礎(chǔ)和前提。

3.2加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)

現(xiàn)階段在很多的醫(yī)院都已經(jīng)構(gòu)建起了內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)我們檔案信息化管理的一個重要的條件，但是這還不夠，還需要投入足夠的硬件設(shè)備，并進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，這樣既便于各科室、各人員在單位內(nèi)部進(jìn)行便捷交流、溝通，也能實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時傳輸、收集、查詢、使用，更好地實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院信息化的全面建設(shè)，比如說我們可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，聘請專業(yè)的IT人員結(jié)合醫(yī)院自身的實(shí)際情況編制出一套科學(xué)性、可行性、自動化、便捷性的集病理檔案、文書檔案、人事檔案、圖書檔案等全面性的管理的軟件系統(tǒng)。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。

3.3管理模式的更新

信息化技術(shù)的快速發(fā)展與觀法運(yùn)用，顛覆了很多行業(yè)的工作與管理模式，我們醫(yī)院檔案管理模式也不應(yīng)該例外。因此，我們的檔案管理人員積極接受和適應(yīng)檔案管理模式的變化，學(xué)會利用網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)設(shè)備進(jìn)行工作，比如說通過網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)設(shè)備來完成檔案的收集，檔案的整理，檔案的編目，并能進(jìn)行檔案檢索與借閱，甚至記錄與統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作?；诖?，我們的檔案管理人員不僅要加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的提升，也要積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識與操作技術(shù)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，以便更快地適應(yīng)新的工作模式。

4　結(jié)語

綜上所述，檔案是一種寶貴的信息資源，在各個行業(yè)、各個企業(yè)中起著非常重要的作用，在新形勢下不僅要重視醫(yī)院檔案管理的重要性，并要與時俱進(jìn)，積極采取措施實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理，不斷提高醫(yī)院檔案管理的水平和信息化水平，為廣大人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，醫(yī)院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫(yī)治病的醫(yī)療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫(yī)療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的健康是密不可分的，也是與我們醫(yī)學(xué)的發(fā)展緊緊連在一起的。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。

［1］王珊珊，張燕.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)［J］.檔案天地，2010（11）：50-51.

［2］方孝梅，明星辰，楊婷.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（13）：160-161.

［3］王澤蓓，楊志濱，劉英霞.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的思考［J］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2015（13）：80，82.

［4］衛(wèi)雙囤.淺談醫(yī)院檔案信息化管理的途徑［C］//檔案管理與利用——方法技術(shù)實(shí)踐，2013：4.

［5］陳愛紅，柴艷麗，陳巖.淺談醫(yī)院檔案如何向信息化管理邁進(jìn)［J］.中國醫(yī)院管理，2000（3）：39.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.109

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