汪婷婷

（廈門華廈職業(yè)學(xué)院，福建廈門361024）

論ER P項(xiàng)目實(shí)施中各方關(guān)系與組織協(xié)同

汪婷婷

（廈門華廈職業(yè)學(xué)院，福建廈門361024）

ERP是是當(dāng)前企業(yè)管理改革的突破口。ERP的實(shí)施推動(dòng)企業(yè)的高效管理，幫助企業(yè)解決復(fù)雜問題并整合了企業(yè)整體資源。本文以用友軟件為例，著重論述ERP在實(shí)施中各方關(guān)系、存在的問題以及解決方法，說明ERP實(shí)施中只有達(dá)到各方的高效合作，才能實(shí)現(xiàn)實(shí)施問題最少化，提升實(shí)施的成功率。

ERP；實(shí)施；協(xié)同

用友公司是亞太本土領(lǐng)先的企業(yè)管理軟件提供商，中國最大的ERP供應(yīng)商。中國500強(qiáng)企業(yè)超過60%是用友的客戶。選取用友ERP軟件作為項(xiàng)目實(shí)施代表，具有典型意義。

一、ERP項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)系主體及其聯(lián)系

ERP項(xiàng)目實(shí)施主要涉及到三個(gè)利益主體：用友集團(tuán)、用友各區(qū)域分公司、用戶。

在ERP項(xiàng)目實(shí)施中，用戶方結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制提出需求，反饋給用友各區(qū)域分公司的實(shí)施顧問，實(shí)施顧問作出職業(yè)判斷，原有系統(tǒng)能滿足需求的，由實(shí)施顧問直接實(shí)現(xiàn)；不能滿足需求的，實(shí)施顧問與分公司客開溝通，能夠通過二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)的，交由客開完成，必要時(shí)尋找用友集團(tuán)協(xié)助；評(píng)估后無法通過二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)的，客開及時(shí)告知實(shí)施顧問，由實(shí)施顧問向用戶方反饋、溝通，請(qǐng)用戶方調(diào)整需求。

二、ERP項(xiàng)目實(shí)施的組織協(xié)同

在ERP項(xiàng)目實(shí)施中，兼顧各關(guān)系主體利益與訴求，最終達(dá)到協(xié)同一致，是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。

（一）用戶方

用戶方的首要任務(wù)是完成ERP項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備工作，包括成立ERP項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、員工的前期ERP知識(shí)培訓(xùn)、管理層需求分析、ERP軟件的培訓(xùn)等等。然而，在實(shí)際的ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中，用戶方，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)，往往忽視前期準(zhǔn)備工作，盲目跟風(fēng)，倉促購買軟件和硬件；或完全寄希望于外部實(shí)施顧問。殊不知，在整個(gè)ERP項(xiàng)目中，顧問能做的工作是有限的，顧問在企業(yè)實(shí)施的時(shí)間也是有限的，也就是在合同里所規(guī)定的天數(shù)。解決這個(gè)問題的最好方法就是借鑒外國成功案例，外國企業(yè)在前期的時(shí)候都會(huì)介入咨詢公司，他們的主要工作是：診斷企業(yè)管理中影響競爭優(yōu)勢的問題，提出有效的解決方案；進(jìn)行企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的需求分析，編寫投資分析和可行性分析報(bào)告；協(xié)助企業(yè)規(guī)劃信息化工程的建設(shè)，評(píng)價(jià)和選擇軟件企業(yè)及產(chǎn)品；承擔(dān)實(shí)施知道或項(xiàng)目管理，協(xié)助企業(yè)取得真正的實(shí)效。

財(cái)務(wù)是ERP的核心模塊和職能。在ERP實(shí)施中，領(lǐng)導(dǎo)人在整場的實(shí)施中負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制，會(huì)計(jì)人員主要作為直接執(zhí)行者?，F(xiàn)實(shí)中，會(huì)計(jì)人員普遍對(duì)ERP認(rèn)識(shí)不夠。我國ERP事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念還未充分認(rèn)識(shí)到ERP的意義及重要性。多數(shù)單位ERP主要是購買財(cái)務(wù)模塊以來代替手工核算，僅僅是從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手，根本未認(rèn)識(shí)到建立完整的系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性，使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。目前大家還只是還停留在對(duì)于數(shù)據(jù)的核算層面上，沒有起到管理的作用，功能過于單一，削弱了其在管理方面的應(yīng)用價(jià)值。此外，會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)方面不足?，F(xiàn)在很多會(huì)計(jì)人員只會(huì)基本的辦公軟件和做帳能力，而他們計(jì)算機(jī)的水平存在很大的不足，不能把財(cái)務(wù)方面上的流程和企業(yè)運(yùn)營流程完美的結(jié)合，這樣一來導(dǎo)致有一些需求得不到解決。

可行的解決方案包括：一是，轉(zhuǎn)變觀念。ERP財(cái)務(wù)模塊是以電子計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)中，用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算報(bào)賬，以及部分替代人工完成對(duì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程，以提高財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。企業(yè)要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，真正意義上認(rèn)識(shí)ERP財(cái)務(wù)模塊，要同時(shí)重視人才和ERP，要意識(shí)到ERP財(cái)務(wù)不單是核算工具和方法的改變，也是對(duì)會(huì)計(jì)本身一次重大的革命，這次革命不僅減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，并且使會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間用于企業(yè)的管理工作，提高了會(huì)計(jì)工作效率，為決策者提供可靠的數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高整個(gè)會(huì)計(jì)工作水平。二是，技能培訓(xùn)。會(huì)計(jì)工作人員在工作中要不斷學(xué)習(xí)新的相關(guān)技術(shù)和知識(shí)，豐富自身的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，提高自身的專業(yè)技能，并多渠道、多角度、全方位地掌握科學(xué)的信息知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和管理知識(shí)，將這些相關(guān)知識(shí)引進(jìn)到自己的工作流程中，不斷改進(jìn)工作方法，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。

單位可單獨(dú)選派一名會(huì)計(jì)人員參加ERP軟件設(shè)計(jì)的全過程，掌握一定的源代碼。這位會(huì)計(jì)人員不進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理，主要負(fù)責(zé)與會(huì)計(jì)主管人員勾通，了解軟件使用過程中需要完善的事項(xiàng),積極地與軟件工程師協(xié)調(diào)，把會(huì)計(jì)語言翻譯成編程語言。這樣，主管會(huì)計(jì)人員就可以隨時(shí)根據(jù)新業(yè)務(wù)、新情況調(diào)整報(bào)表之間的勾稽關(guān)系。尤其是在軟件系統(tǒng)升級(jí)和執(zhí)行新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的情況下，更為便捷。一方面，軟件的設(shè)計(jì)會(huì)與實(shí)務(wù)相一致，另一方面也可以節(jié)省一大筆軟件升級(jí)費(fèi)用。

（二）實(shí)施顧問

現(xiàn)在ERP的競爭不僅是不同品牌的競爭，有時(shí)候還會(huì)是同一個(gè)品牌不一樣產(chǎn)品的競爭，在這個(gè)過程中授權(quán)人為了自身的利益，往往會(huì)高估自己產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)，而沒有結(jié)合用戶的真實(shí)需求來引導(dǎo)用戶購買適合自己企業(yè)的產(chǎn)品。在實(shí)施中如果客戶想要的需求實(shí)施做不到時(shí)，到時(shí)候糾紛就會(huì)產(chǎn)生出來了，最嚴(yán)重的就是產(chǎn)品無法實(shí)施下去，導(dǎo)致雙方都會(huì)受到損失。最好的解決方法就是授權(quán)人員要做到職業(yè)道德誠實(shí)介紹產(chǎn)品，猶如會(huì)計(jì)中講到的謹(jǐn)慎性原則。

軟件實(shí)施顧問是ERP項(xiàng)目實(shí)施中的橋梁。ERP是一個(gè)工具，它是不能自行實(shí)施和維護(hù)的，稍有松懈，應(yīng)用水平就會(huì)降低；要把ERP實(shí)施的越來越好，人是最關(guān)鍵的，而整個(gè)過程中實(shí)施顧問與用戶方、客開及集團(tuán)均關(guān)系密切，需要從中不斷溝通、反饋、調(diào)整，以達(dá)到多方滿意。這樣一來對(duì)實(shí)施顧問的職業(yè)水平和素質(zhì)要求就很高了，一名優(yōu)秀的實(shí)施顧問首先應(yīng)明確自己的職責(zé)，具備一定的知識(shí)技能經(jīng)驗(yàn)及實(shí)施能力，不斷鑄造自身的勝任能力。

ERP實(shí)施顧問的主要工作內(nèi)容是針對(duì)不同的用戶搭建符合客戶實(shí)際情況的軟件平臺(tái)。其重要意義體現(xiàn)在豐富并發(fā)揮軟件功能，配置適合使用對(duì)象的軟件。實(shí)施后的軟件所達(dá)到的效果，不僅適合用戶群體的個(gè)性化使用，并且在使用過程中逐漸體現(xiàn)軟件的價(jià)值。ERP實(shí)施顧問的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)對(duì)于企業(yè)能否成功上線ERP至關(guān)重要。他們知道什么該做，什么不該做，從而避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或者保證少出錯(cuò)誤。即使出現(xiàn)錯(cuò)誤，一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的ERP實(shí)施顧問，也能快速找到修正錯(cuò)誤的實(shí)施途徑。簡而言之，ERP實(shí)施顧問，需要能夠運(yùn)用自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分析企業(yè)的現(xiàn)狀，糾正企業(yè)目前存在的偏差，幫助企業(yè)更快更好地達(dá)到管理目標(biāo)。此外，一個(gè)好的ERP實(shí)施顧問，能夠幫助企業(yè)組建ERP團(tuán)隊(duì)，并對(duì)ERP項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工進(jìn)行應(yīng)用培訓(xùn)。實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)，企業(yè)員工基本上都沒有ERP項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，不清楚在實(shí)施過程中會(huì)出現(xiàn)哪些問題，哪些任務(wù)是關(guān)鍵任務(wù)，不知道ERP實(shí)施團(tuán)隊(duì)需要哪些人參與。在ERP實(shí)施過程中，客戶要進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、核對(duì)，流程的梳理、確認(rèn)，這些內(nèi)容都要在顧問的指導(dǎo)下進(jìn)行。

應(yīng)當(dāng)注意的是，實(shí)施顧問在項(xiàng)目上的一個(gè)階段性目的就是要盡早讓ERP系統(tǒng)上線，盡快拿到企業(yè)支付的實(shí)施費(fèi)用，但不是以實(shí)施費(fèi)為第一目的，項(xiàng)目的實(shí)施是一個(gè)長遠(yuǎn)的規(guī)劃，在系統(tǒng)上線之后，將由實(shí)施狀態(tài)轉(zhuǎn)為維護(hù)狀態(tài)，需要顧問后續(xù)進(jìn)行跟蹤不定期回訪。正因?yàn)轭檰栐谄髽I(yè)的時(shí)間是有限的，尤其是那些同時(shí)忙于幾個(gè)項(xiàng)目的顧問來說，時(shí)間就更是寶貴，因此企業(yè)的前期準(zhǔn)備工作十分重要，不僅可以盡快推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，且顧問在項(xiàng)目中能夠提高效率，這樣就減少了顧問做高價(jià)值工作的時(shí)間，但若企業(yè)愿意增加顧問天數(shù)延長實(shí)施周期，那就另當(dāng)別論。

（三）客開

客開在ERP項(xiàng)目實(shí)施中主要從技術(shù)上對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行支持?？烷_中領(lǐng)導(dǎo)人及開發(fā)顧問是主要的構(gòu)成部分。

用戶開發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人有時(shí)候只考慮到后期的維護(hù)費(fèi)用，而沒有評(píng)價(jià)一個(gè)工作量和任務(wù)的難易程度，就趕緊接單子。因?yàn)殚_發(fā)是一個(gè)很耗時(shí)的工作又加上難度大的任務(wù)有時(shí)導(dǎo)致前期的工作壓力很大，有時(shí)候成本大于收入而屬于虧損狀態(tài)，就很難再持續(xù)下去，因此，在承接項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)綜合評(píng)估，切忌短視、急功近利。

開發(fā)顧問內(nèi)部管理是一個(gè)很關(guān)鍵的因素，管理制度最好能以工作完成情況來衡量，這樣才能使工作效率提高；與之相悖的是，大部分開發(fā)團(tuán)隊(duì)是以時(shí)間來衡量。每天工作時(shí)間從早上9點(diǎn)到晚上10點(diǎn)周六再加班，這樣一來不僅效率沒有提高，長此以往對(duì)客開的個(gè)人健康亦會(huì)產(chǎn)生不良影響。開發(fā)顧問職業(yè)素質(zhì)要求很高，不僅要有高超的技能，還要有很好的溝通能力和健壯的身體，只有這樣才能長期勝任這樣的崗位。

（四）用友集團(tuán)

用友集團(tuán)作為ERP項(xiàng)目實(shí)施的“大后方”，主要負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化軟件的開發(fā)及集團(tuán)協(xié)作。

企業(yè)在選擇國產(chǎn)軟件時(shí)，歸納起來主要有兩點(diǎn)理由：一是便宜，二是好用好改。選擇進(jìn)口軟件則是考慮引進(jìn)先進(jìn)管理思想，產(chǎn)品集成度高、成熟可靠。因此開發(fā)國產(chǎn)ERP軟件，要注意幾個(gè)問題：一是要密切注意現(xiàn)代管理思想和方法的發(fā)展；二是要體現(xiàn)供應(yīng)鏈范圍的信息集成，尤其是物流同資金流的集成以及靈活適應(yīng)業(yè)務(wù)流程重組的要求；三是要考慮計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信最新技術(shù)的發(fā)展，有一個(gè)較高起點(diǎn)的開發(fā)平臺(tái)；四是要照顧到量大面廣的企業(yè)，考慮到企業(yè)的承受能力；五是一定要高瞻遠(yuǎn)矚，著眼于長遠(yuǎn)未來發(fā)展。

實(shí)施顧問即使能力很強(qiáng)，但是在實(shí)施過程中還是會(huì)遇到一些自己不能解決的事情，比如一些應(yīng)用的限制沒開放、模板的使用權(quán)限、用戶使用的速度跟蹤等等，這樣一來就要總部的實(shí)施人員來協(xié)助支持，但是他們平時(shí)工作面對(duì)的是全國的實(shí)施顧問，這樣在一定程度上響應(yīng)速度降低很多，如果遇到大的問題可能還要等上兩三天甚至更久，有時(shí)候就會(huì)影響到用戶的上線時(shí)間，因此，集團(tuán)本部的資源調(diào)度是否充足，協(xié)同支持是否到位，亦是項(xiàng)目成敗的重要砝碼。

三、結(jié)束語

合理解決ERP在實(shí)施中的問題，可以更快更好地把好的產(chǎn)品和管理理念傳遞給用戶，使雙方達(dá)到共贏。

從以上論述可以看出，要加強(qiáng)ERP的實(shí)施，關(guān)鍵在于充分調(diào)動(dòng)四方的力量，合力配合，這樣才能使實(shí)施中的問題降到最少，使實(shí)施成功率提高，同時(shí)要不斷地學(xué)習(xí)西方先進(jìn)的ERP管理軟件的理念，這樣才能達(dá)到使ERP方便、快捷、準(zhǔn)確、安全地為用戶提供服務(wù)的目的。

[1]汪國章.ERP原理、實(shí)施與方案[M].北京：電子工業(yè)出版社，2003.

[2]李長山.淺談ERP存在的問題與對(duì)策[N].集團(tuán)經(jīng)濟(jì)研究，2007-03-06.

[3]葉許紅.信息系統(tǒng)創(chuàng)新實(shí)施中的管理者影響研究[M].北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2010.

［責(zé)任編輯：高 瑞］

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1005-913X（2015）04-0207-02

2015-01-15

汪婷婷(1982-)，女，福建惠安人，講師，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：會(huì)計(jì)信息化、財(cái)務(wù)成本管理、會(huì)計(jì)教育。