徐冬梅
(中糧集團(tuán))
R業(yè)務(wù)單元的主營業(yè)務(wù)為R商品的原料采購業(yè)務(wù)(進(jìn)口及國內(nèi)采購)、生產(chǎn)加工(含倉儲及物流)、銷售業(yè)務(wù)(出口、國內(nèi)B2B及B2C),在全國各地?fù)碛薪?0家工廠及10多家銷售分公司,其業(yè)務(wù)的突出特點(diǎn)為產(chǎn)業(yè)鏈長、業(yè)務(wù)類型復(fù)雜多樣、關(guān)聯(lián)交易多(銷售公司采購自己工廠的產(chǎn)品在市場銷售)、產(chǎn)品品類多(近千個(gè)存貨名稱)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量大;財(cái)務(wù)方面的突出特點(diǎn)是核算工作量大、合并抵消工作量大、數(shù)據(jù)分析維度多環(huán)節(jié)多數(shù)據(jù)量大。基于管理需要及不斷配合業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,該單元自2008年起引進(jìn)了某國產(chǎn)ERP系統(tǒng),陸續(xù)應(yīng)用了其財(cái)務(wù)領(lǐng)域的財(cái)務(wù)核算模塊、成本管理模塊,業(yè)務(wù)領(lǐng)域的合同管理模塊、銷售管理模塊、信用/價(jià)格管理模塊、庫存管理模塊、采購管理模塊等。經(jīng)過多年的實(shí)踐,已經(jīng)初步建立了一個(gè)良性的ERP應(yīng)用體系,從全員的觀念培育到供應(yīng)鏈及財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)的實(shí)際操作能力都有了一定的基礎(chǔ)。但同時(shí)隨著ERP在單元運(yùn)營中的廣度和深度的不斷擴(kuò)大,一些在應(yīng)用初期沒有給予足夠關(guān)注的問題逐漸成為了制約ERP進(jìn)一步發(fā)揮效率的瓶頸。
為突破瓶頸,使ERP系統(tǒng)進(jìn)一步發(fā)揮效率,項(xiàng)目上線4年后,該單元采取了一系列措施加以改進(jìn)和提升。
1.應(yīng)用初期存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
自2008年ERP上線后的幾年來,R單元的ERP系統(tǒng)因設(shè)立時(shí)間有先后、設(shè)立形式有新建有合并、工廠及分公司業(yè)務(wù)側(cè)重有差異等原因,下屬各企業(yè)會計(jì)科目不統(tǒng)一,且各利潤點(diǎn)會計(jì)信息添加相對隨意,導(dǎo)致各利潤點(diǎn)會計(jì)信息的可比度較差,且總部整體財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)查詢時(shí)無法統(tǒng)一、批量查詢,需要大量數(shù)據(jù)再加工工作,影響效率及準(zhǔn)確性,導(dǎo)出速度與質(zhì)量方面均存在瓶頸。
例如,存貨類、貨幣資金類的會計(jì)科目余額方向要根據(jù)科目類型進(jìn)行嚴(yán)格的管控,杜絕出現(xiàn)按存貨檔案展開存貨類余額有貸方的現(xiàn)象;涉及收入、成本、存貨、水電費(fèi)的會計(jì)科目數(shù)量要進(jìn)行核算,避免出現(xiàn)會計(jì)憑證上無數(shù)量有金額的現(xiàn)象;對會計(jì)科目進(jìn)行受控系統(tǒng)的管控,解決部分會計(jì)科目必須通過前端供應(yīng)鏈或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)等傳導(dǎo)至總賬的問題;輔助核算項(xiàng)先后的排列排序標(biāo)志著單元查詢整體數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。
2.提升舉措
完善并統(tǒng)一各企業(yè)的會計(jì)科目,確保財(cái)務(wù)體系一體化。R單元在充分考慮歷史數(shù)據(jù)查詢不受影響的前提下,將變更節(jié)點(diǎn)選擇在了2013年1月初年度結(jié)賬后的10多天的時(shí)間內(nèi),在外部ERP專家及各企業(yè)骨干財(cái)務(wù)人員的共同努力下,統(tǒng)一成了一套相對完善的會計(jì)科目。
1.應(yīng)用初期的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
不同類型的業(yè)務(wù)對應(yīng)著何種入賬規(guī)則,總部未出臺標(biāo)準(zhǔn),因而導(dǎo)致各工廠及分公司月末結(jié)賬期間憑證生成經(jīng)常報(bào)錯。
2.提升措施
2013年1月,R單元財(cái)務(wù)部在統(tǒng)一會計(jì)語言的同時(shí),通過系統(tǒng)配置,對可固化的會計(jì)分錄進(jìn)行了固化,固化比例達(dá)總量的70%以上,最大程度統(tǒng)一了會計(jì)核算的入賬規(guī)則。此舉可最大程度克服以往月末結(jié)賬速度慢、部分會計(jì)核算的基本分錄不太準(zhǔn)確等問題,并提升利潤點(diǎn)數(shù)據(jù)間的可比性。隨后及時(shí)下發(fā)了最新版本的會計(jì)科目釋義,用以指導(dǎo)工廠和分公司的會計(jì)核算。
自2013年1月起,R單元財(cái)務(wù)部取消了各利潤點(diǎn)原先NC中對系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)自主分配的權(quán)限,并先后對參數(shù)設(shè)置、部門檔案、結(jié)算方式、收付款協(xié)議、賬齡區(qū)間分別進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范,并逐一落實(shí)至每家利潤點(diǎn)的系統(tǒng)當(dāng)中。同時(shí),逐步取消各利潤點(diǎn)所有人員對上述系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)的修改權(quán)限,一律上收至總部,徹底形成既集中又協(xié)同的管理模式,保證了各工廠和分公司后期在查詢數(shù)據(jù)過程中的口徑與唯度的一致性。
從2013年1月起,R單元財(cái)務(wù)部以“垂直管理,逐一核查”為中心點(diǎn)進(jìn)行各工廠和分公司的月末結(jié)賬檢查工作。
1.應(yīng)用初期的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)
R單元各工廠和分公司月末結(jié)賬過程中部分細(xì)節(jié)存在問題,如應(yīng)收賬款、存貨、固定資產(chǎn)的模塊數(shù)據(jù)與總賬數(shù)據(jù)不一致,存在數(shù)量與金額的差異;往來賬款每月月末尚未及時(shí)進(jìn)行核銷處理(如應(yīng)收單與收款單進(jìn)行勾對),直接導(dǎo)致賬齡分析數(shù)據(jù)區(qū)間值不準(zhǔn)確;月末結(jié)賬后,損益類科目仍然有余額,收入成本數(shù)量不相等,有實(shí)時(shí)憑證尚未生成記賬憑證等……這些問題會影響到財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
2.應(yīng)對措施
2013年,R單元財(cái)務(wù)部對供應(yīng)鏈存貨核算總賬存量差異、固定資產(chǎn)、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、月末損益是否有余額、財(cái)務(wù)子模塊是否關(guān)賬、其他應(yīng)收款核銷、其他應(yīng)付款核銷、應(yīng)付賬款核銷、未生成憑證檢查、內(nèi)部銷售、內(nèi)部采購等16個(gè)子模塊每月進(jìn)行正式結(jié)賬前的檢查。月末各工廠和分公司預(yù)結(jié)賬后須通知單元財(cái)務(wù)部,單元財(cái)務(wù)部將各工廠和分公司系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出,通過復(fù)制粘貼至相應(yīng)的檢查EXCEL表格模板中,以同一標(biāo)準(zhǔn)對各家的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行稽核,若發(fā)現(xiàn)錯誤,第一時(shí)間反饋至相關(guān)財(cái)務(wù)人員,要求必須予以更正,再予以重新結(jié)賬處理。至2013年末,各工廠和分公司1~12月財(cái)務(wù)模塊之間的數(shù)據(jù)與總賬實(shí)現(xiàn)零差異,每一筆往來賬款都做到了及時(shí)處理,收入與成本數(shù)量每月月末必須相等,損益類科目沒有任何余額,不存在有任何實(shí)時(shí)憑證尚未生成會計(jì)憑證。這些進(jìn)步對于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度、財(cái)務(wù)分析的準(zhǔn)確及快捷性均具有重要意義。
1.強(qiáng)化信用管控,ERP信用管控設(shè)置專崗專人
前期R單元整體信用管控有需提升的空間,表現(xiàn)在工廠及分公司層面可將客商設(shè)置為免于賬期賬額,且多人擁有對客商信用數(shù)據(jù)設(shè)置和修改的權(quán)限,一旦有問題無法追溯還原責(zé)任人,從而導(dǎo)致雖信用審批流程是完善的,但部分工廠及分公司信用賬期賬額的實(shí)際管理在執(zhí)行層面存在漏洞。為進(jìn)一步有效加強(qiáng)信用管控,單元財(cái)務(wù)部對每一家利潤點(diǎn)的客商管理檔案落實(shí)至專人進(jìn)行負(fù)責(zé),同時(shí),由財(cái)務(wù)部指定專員對接信用管控,并且對之前可以將任意客商免于賬期賬額的勾選項(xiàng)永久性置灰,以保證所有客商一旦發(fā)生先貨后款的業(yè)務(wù),就必須要進(jìn)行新的賬期賬額申請,否則銷售人員訂單層面將無法進(jìn)行審核。
2.月度公示及反饋跟蹤
2013年,R單元財(cái)務(wù)部將收付款業(yè)務(wù)核銷納入月末結(jié)賬檢查范圍,即必須核銷完成后,才允許進(jìn)行結(jié)賬處理,從而保證工廠及分公司往來賬款客商的賬齡數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,同時(shí)改變原來工廠及分公司提報(bào)、R單元根據(jù)提報(bào)信息質(zhì)詢分析的方式,采取“R單元統(tǒng)一從系統(tǒng)取數(shù)生成各利潤點(diǎn)往來賬款數(shù)據(jù),OA公示,工廠及分公司結(jié)合數(shù)據(jù)向單元反饋說明原因”的管理方式開展,力求規(guī)避利潤點(diǎn)提報(bào)過程中的填報(bào)疏漏或人為調(diào)整。R單元財(cái)務(wù)部結(jié)合各工廠及分公司反饋的說明原因定期進(jìn)行跟蹤,特別是應(yīng)收賬款要求業(yè)務(wù)必須落實(shí)至具體的預(yù)計(jì)回款時(shí)間與詳細(xì)原因說明,以便進(jìn)一步進(jìn)行追溯。季度時(shí),單元財(cái)務(wù)部會形成相應(yīng)的往來賬款專項(xiàng)報(bào)告。
1.對未結(jié)算數(shù)據(jù)每月定期跟蹤并落實(shí)
出庫未及時(shí)開票及采購未及時(shí)結(jié)算是長期困擾R單元存貨及往來管理的問題。因直營賣場的特殊性,R單元難以做到出庫即開票;而人員、管理區(qū)域的更換、管控手段的缺失、對直接業(yè)務(wù)責(zé)任人考核機(jī)制的不完善等原因,導(dǎo)致前期積累了部分應(yīng)結(jié)算未結(jié)算的數(shù)據(jù),直接帶來存貨管理的風(fēng)險(xiǎn)、外部欠款的風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)部往來不清晰的風(fēng)險(xiǎn)、稅收風(fēng)險(xiǎn)等。2013年,R單元財(cái)務(wù)部在原有制度流程的基礎(chǔ)上,下發(fā)了新的出庫結(jié)算管理規(guī)范,明確了直營、經(jīng)銷、大客戶等不同系統(tǒng)的出庫開票時(shí)間要求。同時(shí),由R單元財(cái)務(wù)部每月定期對各利潤點(diǎn)采購入庫未結(jié)算與銷售出庫未開票數(shù)據(jù)在OA上公布明細(xì)數(shù)據(jù)給總部及下述工廠及分公司的管理層、營銷、運(yùn)營、采購、儲運(yùn)、財(cái)務(wù)部門,要求及時(shí)反饋原因、計(jì)劃開票時(shí)間、責(zé)任人等;同時(shí),次月會針對各利潤點(diǎn)上月反饋的計(jì)劃開票時(shí)間予以跟蹤并提示相關(guān)業(yè)務(wù)部門關(guān)注,以更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)部的提示、監(jiān)督職能,使結(jié)算數(shù)據(jù)更具及時(shí)性,財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)更加真實(shí)。
2.存貨負(fù)庫存管控
2013年前,工廠和分公司存貨在按供應(yīng)商展開數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢的過程中,數(shù)據(jù)不規(guī)范,但合并抵消的重要步驟之一是為了將內(nèi)部采購形成的采方庫存中的銷方的毛利抵消掉,為此必須真實(shí)獲取采方庫存按內(nèi)部供應(yīng)商維度展開的毛利情況,因而導(dǎo)致部分負(fù)數(shù)存貨對R單元整體損益類抵消數(shù)據(jù)產(chǎn)生了影響。
為此,R單元財(cái)務(wù)部2013年一方面積極清理前期負(fù)庫存數(shù)據(jù),同時(shí)要求各工廠和分公司不允許就新發(fā)生的業(yè)務(wù)出現(xiàn)負(fù)庫存。ERP系統(tǒng)層面也對存貨類的會計(jì)科目加強(qiáng)嚴(yán)格控制,原則上除直營退貨業(yè)務(wù)外不允許出現(xiàn)負(fù)庫存現(xiàn)象。對于由于直營系統(tǒng)退貨業(yè)務(wù)發(fā)生后,部分門店無法及時(shí)結(jié)算,甚至有些無法開具紅字發(fā)票導(dǎo)致的負(fù)庫存,單元財(cái)務(wù)部將在月末結(jié)賬檢查過程中重點(diǎn)檢查。截止至2013年年末2014年年初,在保證存貨總數(shù)不變的情況下,將原先的一萬多行存貨明細(xì)數(shù)據(jù)合并至5 000多行,大大提升了存貨數(shù)據(jù)按供應(yīng)商展開明細(xì)賬的清晰度,為今后進(jìn)一步真實(shí)準(zhǔn)確呈現(xiàn)單元整體損益合并情況奠定了基礎(chǔ)。
1.ERP應(yīng)用初期的主要問題
(1)分戶報(bào)表方面:工廠及分公司各類分戶財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)量大,填報(bào)水平參差不齊,人員流動性大等導(dǎo)致雖經(jīng)常加班但數(shù)據(jù)質(zhì)量不佳、效率低;
(2)合并報(bào)表方面:ERP系統(tǒng)與一些后期開發(fā)的業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)存在兼容性方面的問題,比如合并報(bào)表系統(tǒng)不能從ERP的財(cái)務(wù)端直接取數(shù),需要人工填報(bào)進(jìn)合并報(bào)表系統(tǒng)再進(jìn)行抵銷。
2.分戶報(bào)表質(zhì)量的提升舉措
(1)所有報(bào)表的數(shù)據(jù)源必須要明確從系統(tǒng)當(dāng)中某一個(gè)口徑獲?。?/p>
(2)所有報(bào)表的最終數(shù)據(jù)凡不能夠通過系統(tǒng)直接獲取的,需要進(jìn)行加工整理的,必須要明確加工整理過程當(dāng)中的每一細(xì)節(jié)口徑一致;
(3)所有報(bào)表的數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn),只要報(bào)表人員通過簡單的操作(無論是在系統(tǒng)里還是系統(tǒng)外),就能夠準(zhǔn)確無誤地生成最終報(bào)表式樣當(dāng)中的各類數(shù)據(jù)
R單元財(cái)務(wù)部2013年將ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與EX?CEL表格形成緊密聯(lián)系,固化數(shù)據(jù)唯度標(biāo)準(zhǔn)值,實(shí)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)在導(dǎo)出數(shù)據(jù)后迅速生成最終報(bào)表數(shù)據(jù)的全過程,大部分工廠及分公司運(yùn)用后可將原先報(bào)表的工作時(shí)間從之前的3~5天縮短至目前的1天,從而提升工作效率及準(zhǔn)確度。
同時(shí),為了保證報(bào)表的填寫質(zhì)量與水平能夠得到一定的保障,對于每一份報(bào)表模板,R單元財(cái)務(wù)部單獨(dú)錄制了相應(yīng)的視頻軟件,平衡了各利潤點(diǎn)報(bào)表人員之間填報(bào)能力參差不齊的差異化,從而讓各工廠和分公司培養(yǎng)自我學(xué)習(xí)的創(chuàng)新意識。另一方面,R單元也會直接通過系統(tǒng)獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)整理成報(bào)表,與各利潤點(diǎn)填報(bào)的海波龍系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行二次復(fù)核,確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率不斷提升。
3.合并報(bào)表質(zhì)量的提升舉措
R單元ERP系統(tǒng)無法自動將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳導(dǎo)入另外開發(fā)的一套合并報(bào)表系統(tǒng),使得每月R單元整體損益情況表需要靠各工廠和分公司人工來進(jìn)行錄入后方可獲取,而數(shù)據(jù)錄入的工作量又是錯綜復(fù)雜,以R單元內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易抵消數(shù)據(jù)量為例:30多家工廠及分公司之間共存在50多個(gè)存貨大類的交叉買賣關(guān)系,這樣的抵消數(shù)據(jù)量理論抵銷值約6萬多條數(shù)據(jù),實(shí)際操作層面粗略統(tǒng)計(jì)約為11 000條以上。而如果業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)分析時(shí)需知道某一個(gè)具體存貨名稱而不是大類的全鏈的損益結(jié)果,則所有存貨名稱的抵消數(shù)據(jù)量將近100萬條。龐大的數(shù)據(jù)量即便各工廠和分公司在有了對應(yīng)的EXCEL報(bào)表模板之后進(jìn)行錄入,效率會有提升,但數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要想達(dá)到99%以上,避免人為手工錄入錯誤的問題較為困難。
為了保證各利潤點(diǎn)手工錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,R單元財(cái)務(wù)部將ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出用EXCEL表格生成一套與合并報(bào)表系統(tǒng)計(jì)算邏輯趨同的數(shù)據(jù),同時(shí),每月將所有工廠和分公司的100多張涉及損益類的EXCEL表格模板實(shí)時(shí)更新,并且將其手工錄入數(shù)據(jù)與R單元EXCEL表格數(shù)據(jù)進(jìn)行核對,對利潤點(diǎn)錄入錯誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。通過數(shù)據(jù)核對,R單元財(cái)務(wù)部避免了將每月?lián)p益報(bào)表數(shù)據(jù)因人為因素而導(dǎo)致盈虧的不準(zhǔn)確特別是毛利的失真。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),2013年平均每月通過數(shù)據(jù)復(fù)核帶來的直接影響損益虧損減少近百萬元。而2013年年末數(shù)據(jù)中,最終將EXCEL表格手工計(jì)算的理論結(jié)果與合并報(bào)表系統(tǒng)抵消結(jié)果進(jìn)行對比,毛利差異控制在10萬元左右,數(shù)據(jù)質(zhì)量的準(zhǔn)確度大大提升。
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