關(guān)鍵詞：圖書(shū)館辦公室；協(xié)調(diào)；問(wèn)題；措施

摘 要：文章通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段圖書(shū)館辦公室在工作上存在的一些主要問(wèn)題進(jìn)行挖掘和分析，全面了解了圖書(shū)館管理工作的具體狀況，并有針對(duì)性地提出了一些措施和建議，旨在加強(qiáng)高校圖書(shū)館的協(xié)調(diào)工作，提高整個(gè)辦公室的工作效率和工作質(zhì)量，為廣大高校的圖書(shū)館管理工作提供有價(jià)值的參考。

中圖分類號(hào)：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-1588（2014）10-0095-02

收稿日期：2014-09-08

作者簡(jiǎn)介：賈秀梅（1967-），內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)圖書(shū)館副研究館員。 1 前言

圖書(shū)館辦公室作為保障圖書(shū)館正常運(yùn)行的關(guān)鍵部門(mén)，對(duì)整個(gè)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)處理和管理工作起著一個(gè)承上啟下的作用，為了充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)作用和相關(guān)管理職能，我們必須高度重視圖書(shū)館辦公室管理工作，主動(dòng)挖掘和研究圖書(shū)館辦公室工作存在的不足和缺陷，并采取措施進(jìn)行解決和完善，從而促進(jìn)圖書(shū)館的穩(wěn)定有序運(yùn)行，為高校教學(xué)和科研活動(dòng)提供保障。

2 現(xiàn)階段高校圖書(shū)館辦公室管理存在的問(wèn)題分析

2.1 對(duì)圖書(shū)館辦公室工作的重視程度不足

首先，相當(dāng)一部分的圖書(shū)館工作人員對(duì)辦公室管理工作的認(rèn)識(shí)有偏差，認(rèn)為圖書(shū)館辦公室工作只是單純的信息傳遞、上傳下達(dá)，負(fù)責(zé)一些簡(jiǎn)單的文件收發(fā)工作，工作內(nèi)容瑣碎而枯燥，沒(méi)有任何技術(shù)含量。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書(shū)館辦公室的重視度不足，有部分院校甚至認(rèn)為圖書(shū)館辦公室是個(gè)可有可無(wú)的部門(mén)，沒(méi)有安排專門(mén)人員負(fù)責(zé)圖書(shū)館辦公室的各項(xiàng)工作，相當(dāng)一部分的院校干脆安排一些教職工的親友或其他人員直接負(fù)責(zé)圖書(shū)館辦公室的管理工作，具有明顯的隨意性。辦公室人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)得不到保證，管理方法陳舊落后，非常不利于辦公室協(xié)調(diào)管理工作的有效開(kāi)展。此外，由于對(duì)圖書(shū)館辦公室的忽略，也導(dǎo)致了圖書(shū)館管理?xiàng)l件的低下，沒(méi)有現(xiàn)代化的先進(jìn)管理系統(tǒng)，圖書(shū)自動(dòng)化管理水平低，對(duì)先進(jìn)管理理念和管理技術(shù)的引進(jìn)不足，阻礙了整個(gè)圖書(shū)館管理工作的有續(xù)發(fā)展。

2.2 缺乏完善的管理體制

首先，部分高校圖書(shū)館未能建立完善的圖書(shū)館管理體制，沒(méi)有形成完整有效的管理體制，在辦公室任務(wù)分配過(guò)程中，沒(méi)有將具體事項(xiàng)貫徹落實(shí)到每一個(gè)部門(mén)和崗位，導(dǎo)致工作過(guò)程中頻繁出現(xiàn)責(zé)任不明、事后互相推卸責(zé)任、工作完成不到位的現(xiàn)象[1]。其次，圖書(shū)館相關(guān)部門(mén)之間的聯(lián)系不夠密切，人員交流較少，大家沒(méi)能樹(shù)立起相互配合、通力合作的意識(shí)，不利于團(tuán)隊(duì)協(xié)作。相當(dāng)一部分的業(yè)務(wù)管理部門(mén)只顧完成自己的“分內(nèi)”工作，對(duì)其他部門(mén)和崗位的工作不聞不問(wèn)，在涉及“中間地帶”的一些工作時(shí)，更是彼此推脫，不愿意承擔(dān)工作任務(wù)，將所有事務(wù)都推給圖書(shū)館辦公室負(fù)責(zé)處理，這在無(wú)形中就加大了圖書(shū)館辦公室的工作量，造成有關(guān)業(yè)務(wù)和工作的大量堆積，給辦公室實(shí)現(xiàn)明晰、規(guī)范工作帶來(lái)了很多困難。此外，由于明確制度的缺乏，在辦公室貫徹落實(shí)各項(xiàng)工作的過(guò)程中，得不到有關(guān)部門(mén)和人員的有效配合和支持，導(dǎo)致辦公室人員的工作主動(dòng)性和積極性大大降低，不利于辦公室良好形象的樹(shù)立，也影響了整個(gè)辦公室的工作效率。

2.3 服務(wù)意識(shí)滯后，工作質(zhì)量有待提高

圖書(shū)館辦公室的主要工作任務(wù)是為館領(lǐng)導(dǎo)的管理工作和相關(guān)決策提供全面的服務(wù)和支持，實(shí)現(xiàn)全館人力、物力資源的優(yōu)化配置，促進(jìn)整個(gè)圖書(shū)館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的有效完成。要想達(dá)到以上要求，館辦公室人員必須樹(shù)立“服務(wù)至上”的觀念，培養(yǎng)良好的服務(wù)意識(shí)。我國(guó)高校的圖書(shū)館管理制度和規(guī)范中，還不能很好地體現(xiàn)出其服務(wù)理念，更多的是在強(qiáng)調(diào)一些禁止事項(xiàng)，并沒(méi)有做到盡可能地滿足讀者的合理需求這一項(xiàng)。此外，工作人員在平時(shí)的工作中存在大量的“勢(shì)利眼”現(xiàn)象，把讀者分成三六九等，沒(méi)有做到一視同仁。部分圖書(shū)館工作人員在上班時(shí)間懶散、拖沓、推諉責(zé)任，大部分人都選擇被動(dòng)地接受領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)安排，工作熱情和積極性有待提高。圖書(shū)館是廣大高校師生的第二課堂，是高校知識(shí)傳播的重要場(chǎng)所，圖書(shū)館辦公室的工作質(zhì)量直接影響著廣大師生的切身利益，如果辦公室人員沒(méi)有足夠的責(zé)任意識(shí)和工作積極性，很容易會(huì)引發(fā)讀者的不滿，造成整個(gè)學(xué)校學(xué)習(xí)氛圍的不和諧。

3 增強(qiáng)高校圖書(shū)館辦公室協(xié)調(diào)管理工作的措施建議

3.1 重視圖書(shū)館辦公室的對(duì)外交流

首先，各大高校圖書(shū)館之間可以實(shí)行館際圖書(shū)互借，將相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行傳遞共享，不同圖書(shū)館之間建立計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)協(xié)作，提高圖書(shū)館之間的資源共享率，進(jìn)一步豐富圖書(shū)館的圖書(shū)和電子文獻(xiàn)資源。其次，每隔一段時(shí)間就組織圖書(shū)館學(xué)術(shù)交流會(huì)、座談會(huì)和研討會(huì)等，通過(guò)組織參觀、組織問(wèn)題競(jìng)賽等方式增進(jìn)彼此間的了解，溝通彼此間的感情，同時(shí)學(xué)習(xí)其他圖書(shū)館的先進(jìn)管理思想和服務(wù)方法，摒棄自己管理上的缺陷和不足，推動(dòng)各大圖書(shū)館的相輔相成和共同進(jìn)步。圖書(shū)館辦公室應(yīng)該協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)做好各方面的協(xié)調(diào)工作，在對(duì)外交流的過(guò)程中提出具體的協(xié)作內(nèi)容、協(xié)作方法，并將計(jì)劃貫徹落實(shí)，從館際交流中取長(zhǎng)補(bǔ)短，強(qiáng)化交流，主動(dòng)解決交流中出現(xiàn)的矛盾和問(wèn)題，促進(jìn)館際交流協(xié)作的深入發(fā)展。

3.2 建立健全圖書(shū)館辦公室管理的各項(xiàng)制度，規(guī)范各項(xiàng)具體工作

賈秀梅：高校圖書(shū)館辦公室協(xié)調(diào)工作探討 賈秀梅：高校圖書(shū)館辦公室協(xié)調(diào)工作探討首先，要進(jìn)行良好的辦公室人員崗位配置，明確各個(gè)崗位的具體職責(zé)，建立科學(xué)合理的崗位責(zé)任制，防止辦公室人員在開(kāi)展工作過(guò)程中出現(xiàn)任務(wù)混亂、責(zé)任不明的狀況，造成工作無(wú)法有序開(kāi)展。其次，逐步完善圖書(shū)館服務(wù)承諾制度和目標(biāo)責(zé)任制度，提高辦公室人員的服務(wù)意識(shí)，明確其工作目標(biāo)，切實(shí)將讀者和用戶的切身感受放在首位，竭誠(chéng)為其提供服務(wù)，提高用戶的滿意度。最后，要建立并完善圖書(shū)館辦公室的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，制定明確的獎(jiǎng)懲方法，督促?gòu)V大圖書(shū)館工作人員認(rèn)真完成本職工作，同時(shí)調(diào)動(dòng)他們的工作主動(dòng)性，激發(fā)他們的工作積極性，提高辦公室工作的業(yè)務(wù)水平和管理質(zhì)量。

在辦公室具體工作的管理上，圖書(shū)館辦公室必須將各個(gè)學(xué)期的任務(wù)具體落實(shí)到某個(gè)崗位或某個(gè)工作人員身上，實(shí)行定量管理和定性管理有效結(jié)合的管理方式。量化管理主要是針對(duì)辦公室的公文管理和資料撰寫(xiě)、整理，圖書(shū)館信息的接收和發(fā)送，相關(guān)會(huì)議的籌備和召開(kāi)以及圖書(shū)館接待工作，而定性管理則主要服務(wù)于圖書(shū)館的各種溝通協(xié)調(diào)工作[2]。辦公室工作人員每天都要建立和整理好自己的工作日志，完善日清日畢制度、跟蹤問(wèn)效制度和重要事件即報(bào)制等相關(guān)制度，同時(shí)嚴(yán)格要求辦公室人員在工作過(guò)程中注意操作規(guī)范化，端正工作態(tài)度。只有不斷建立健全這些制度和規(guī)范并切實(shí)貫徹落實(shí)，才能保證整個(gè)辦公室工作的有序順利開(kāi)展。endprint

3.3 充分利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)提高總體工作效率

首先，辦公室人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)研及問(wèn)卷調(diào)查等方式了解廣大讀者對(duì)目前的圖書(shū)館管理工作的滿意度、參與度、相關(guān)意見(jiàn)及建議，為辦公室的網(wǎng)絡(luò)管理工作提供參考。其次，建立一個(gè)質(zhì)量有保證的高效技術(shù)平臺(tái)，為圖書(shū)館的信息服務(wù)工作提供技術(shù)支持。從網(wǎng)絡(luò)反饋上來(lái)看，目前好評(píng)率較高的技術(shù)平臺(tái)大多數(shù)都應(yīng)用了Web2.0技術(shù)，有專家認(rèn)為，要建立較高水平的技術(shù)平臺(tái)則必須要充分利用Web2.0的相關(guān)元素及創(chuàng)意[3]。圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)的構(gòu)建必須要保證其后臺(tái)系統(tǒng)的強(qiáng)大性，同時(shí)兼顧前臺(tái)頁(yè)面的簡(jiǎn)單性，以便更好地為讀者提供服務(wù)和體驗(yàn)，提高工作效率和讀者的滿意度。最后，加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，使大家盡可能地熟悉計(jì)算機(jī)操作流程和圖書(shū)館平臺(tái)、軟件的應(yīng)用，減少大家在網(wǎng)絡(luò)管理工作中的誤操作現(xiàn)象，提高整個(gè)辦公室的業(yè)務(wù)解決能力，促進(jìn)總體工作效率的大幅提升。

3.4 重視創(chuàng)新和團(tuán)隊(duì)協(xié)作，做好館內(nèi)協(xié)調(diào)工作

首先，圖書(shū)館辦公室對(duì)整個(gè)圖書(shū)館管理工作起著一個(gè)承上啟下、上傳下達(dá)的作用，做好圖書(shū)館辦公室的工作有利于促進(jìn)整個(gè)圖書(shū)館管理工作乃至整個(gè)學(xué)校管理工作的順利開(kāi)展。這就要求辦公室人員必須要能夠科學(xué)處理辦公室內(nèi)部關(guān)系，協(xié)調(diào)好辦公室與館領(lǐng)導(dǎo)、辦公室與校內(nèi)外其他部門(mén)之間的關(guān)系。在進(jìn)行信息上傳下達(dá)的過(guò)程中，辦公室人員必須要盡量準(zhǔn)確地理解和傳達(dá)上級(jí)管理人員的意思，并注意監(jiān)督相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)真完成館領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，將工作過(guò)程中碰到的問(wèn)題及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)信息溝通的暢通無(wú)阻。其次，充分發(fā)揮圖書(shū)館辦公室的“管家”職能，全面掌握館內(nèi)各類信息，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部及各個(gè)部門(mén)之間的任務(wù)和關(guān)系，使大家形成一個(gè)有默契的團(tuán)隊(duì)，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，進(jìn)行科學(xué)合理的分工合作，共同做好圖書(shū)館管理工作，樹(shù)立良好的辦公室形象。最后，在做好本職工作的基礎(chǔ)上，要不斷更新工作方法和協(xié)作方式，充分利用信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大膽進(jìn)行創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，盡可能地滿足當(dāng)下讀者的需求。

4 結(jié)語(yǔ)

為了有效解決以上這些問(wèn)題，首先，我們必須充分發(fā)揮圖書(shū)館辦公室對(duì)外交流、對(duì)內(nèi)管理的職能，不斷增加館際交流的機(jī)會(huì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，完善自身的管理工作。其次，要建立健全各項(xiàng)圖書(shū)館管理制度，促進(jìn)各項(xiàng)具體工作走向規(guī)范化，科學(xué)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行圖書(shū)館技術(shù)平臺(tái)的建設(shè)，促進(jìn)圖書(shū)館的自動(dòng)化管理，提高工作效率。此外，還要重視圖書(shū)館內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，使大家團(tuán)結(jié)起來(lái)共同為圖書(shū)館的創(chuàng)新管理奉獻(xiàn)力量，切實(shí)提高圖書(shū)館辦公室的協(xié)調(diào)工作的有效性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馬曉軍.關(guān)于做好高校圖書(shū)館辦公室工作的思考[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011（11）：34-35.

[2] 羅梅鳳.對(duì)做好高職院校圖書(shū)館辦公室工作的思考[J].科技資訊，2011（18）：276.

[3] 劉 靜.如何做好高校辦公室的協(xié)調(diào)工作[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2011（6）：21-22.

（編校：嚴(yán) 真）endprint