高 福

（吉林省高等級公路建設(shè)局，吉林 長春130033）

高速公路竣工文件檔案是工程建設(shè)過程中形成的文字資料、聲像圖表等，這些內(nèi)容龐雜、數(shù)量巨大的檔案資料包括各種原始記錄、試驗、檢測報告等。貫穿工程建設(shè)始終的這些資料數(shù)據(jù)，對于確保工程質(zhì)量具有重要的意義。為此，吉林省高速公路建設(shè)在總結(jié)以往經(jīng)驗教訓的基礎(chǔ)上，在工程開工時，就對整個工程建設(shè)項目的竣工文件檔案編制工作進行規(guī)劃部署，制定改進竣工文件編制辦法。通過施工單位、監(jiān)理單位對項目進行單位工程、分部工程、分項工程的合理劃分，不僅為以后的檔案專項驗收奠定了基礎(chǔ)，而且對施工單位確保工程質(zhì)量也起到了積極的促進作用。

技術(shù)檔案承載著工程建設(shè)的歷史，更關(guān)乎高速公路未來的正常運營，關(guān)乎“長治久安”的百年大計，可以說技術(shù)檔案的質(zhì)量直接影響今后運營使用高速公路的“質(zhì)量”，對已建設(shè)完成的高速公路后評估和在建高速公路建設(shè)都具有重要的借鑒作用。以下結(jié)合筆者多年檔案工作的實踐，就如何建立科學的檔案體系進行探討。

1 吉林省高速公路檔案管理簡介

1.1 吉林省高速公路檔案管理現(xiàn)狀

吉林省高速公路建設(shè)起步比較晚，且地理環(huán)境多半是丘陵地帶和山區(qū)或半山區(qū)，施工條件困難，技術(shù)復雜，受東北地區(qū)氣候的影響，有效工期比較短。在工程建設(shè)過程中，外業(yè)質(zhì)量管理、安全管理、進度管理、費用管理，往往要優(yōu)先于內(nèi)業(yè)資料工作的管理。施工單位缺少檔案管理專業(yè)人員，對竣工文件工作的理解能力各不相同，想要按照統(tǒng)一的規(guī)范、科學的模式編制竣工文件很不容易，這就要求檔案體系建設(shè)和檔號編制必須易于理解，可操作性強。

1.2 公路建設(shè)項目檔案管理的自身特點

項目檔案涵蓋了工程建設(shè)的全過程，不同于其他科技檔案項目的單一性，高速公路建設(shè)包括了路基、路面、橋梁、隧道和交通工程及附屬設(shè)施，涉及多個領(lǐng)域，不同專業(yè)。公路建設(shè)的特點就是實際工作中，專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)性很強，對其他工作都不是很了解。如何從總體上把握竣工文件檔案的總體結(jié)構(gòu)、脈落層次是擺在檔案編制人員的一個首要問題，科技檔案有別于文書檔案，有其自身的工程建設(shè)特點，面對的使用查閱者也應當是相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。

1.3 已完公路建設(shè)項目檔案管理經(jīng)驗總結(jié)

在不同的高速公路建設(shè)項目中，各個項目建設(shè)又具有其自身的特點，建設(shè)過程復雜，即使是工程建設(shè)親歷者，也很難用簡單的語言把建設(shè)過程中發(fā)生的事說清楚。在以往的實踐過程中，嘗試通過檔號編制以完整、系統(tǒng)的體現(xiàn)工程項目，將其作為檔案工作的一項重要措施。國家高速公路檔案代號GL5.1，項目代號、招標代號、標段號、案卷號、分卷號、分卷流水號，一并用在檔號編制中，最長的編號可能會達到17 位字符，人為的設(shè)置過多層次，造成查閱者在查閱過程中對龐雜的檔案無從下手，而且也人為地增加了檔案編制的難度。因此，在建設(shè)和編制過程中，既要注意科學性，更要考慮到實用性。

2 吉林省高速公路竣工文件檔案體系和檔號編制方法

2.1 公路建設(shè)項目檔案編制依據(jù)

近些年來，交通運輸部為規(guī)范高速公路項目文件立卷歸檔工作，保證項目檔案質(zhì)量，先后發(fā)布了多個文件，開展多次項目檔案業(yè)務培訓。其中《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2010]382號）、《公路工程（竣）交工驗收辦法實施細則》（交公路發(fā)[2010]65 號）、《交通建設(shè)項目檔案專項驗收辦法》和《交通檔案進館辦法》（交辦發(fā)[2007]436號）、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28—2002）》等法律法規(guī)，為制定竣工文件編制辦法提供了依據(jù)。

2.2 吉林省原有竣工文件編制體系和檔號編制辦法

在以往的工程建設(shè)中，竣工文件的編制體系，從大的方面分為四個部分：綜合文件、決算文件、監(jiān)理資料和施工資料，此種分類方法簡單明晰。明確檔案的歸檔機構(gòu)，按照“誰形成誰負責整理”的原則，由文件材料的形成單位或部門負責，不得委托他人。第一、二部分為建設(shè)單位形成，并負責整理，制定項目文件材料收集歸檔職責分工表，落實到具體責任部門，做好立卷人、審核人的審查簽證，必要時，如征地拆遷資料，由其處室負責人審核簽字，加蓋處室公章。

第一部分綜合文件，定為Y類文件；第二部分為決算和審計文件，定為R類文件；第三部分為監(jiān)理資料，定為J 類文件，由監(jiān)理單位負責整理歸檔；第四部分為施工資料，其中竣工圖表定為T類文件，其余施工資料定為S類文件，由施工單位負責整理。

對于施工階段監(jiān)理單位和施工單位形成的大量質(zhì)量保證資料，吉林省在以往成形經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，借鑒國內(nèi)、省內(nèi)幾條高速公路竣工文件整理的先進辦法，采取了一系列行之有效的措施，如編制《高速公路質(zhì)量檢查表格匯總》、《高速公路質(zhì)量檢查辦法》，《高速公路竣工文件編制整理辦法》。表格匯總囊括了試驗表格、檢測表格、數(shù)據(jù)匯總表格、評定表格，明確了工程質(zhì)量評分辦法、檢查程序、檢驗項目、檢測頻率。

為了便于整理，根據(jù)工程部位，分部分項工程對施工資料一一劃分，將其分為若干案卷，再下設(shè)分卷，各分卷流水排號，這種檔號編制方法，有效地避免了排大流水號，在全部項目工作未完成之前，各卷無法編號，正如預先設(shè)好一個架構(gòu)，整理文件資料時一一對號入座，各卷互不干擾，不必等待全部工程完成時再整理歸檔編號，即可完成多少整理立卷多少，使竣工文件檔案資料的大部分整理歸檔與工程施工同步進行。

資料分類如下所示：

第一卷 工程質(zhì)量管理文件

第二卷 質(zhì)量評定文件

第三卷 路基土石方施工資料

第四卷 路基排水及防護施工資料

第五卷 小橋、通道施工資料

第六卷 涵洞施工資料

第七卷 路面工程施工資料

第八卷 特大、大、中橋工程施工資料

第九卷 互通式立交、天橋施工資料

第十卷 分離式立交、天橋施工資料

第十一卷 隧道施工資料

第十二卷 交通安全設(shè)施施工資料

第十三卷 收費站等房建工程施工資料

第十四卷 通信、收費、監(jiān)控、供電系統(tǒng)施工資料

第十五卷 環(huán)保綠化施工資料

第十六卷 施工安全及文明施工文件

第十七卷 進度控制文件

第十八卷 計量支付文件

第十九卷 合同管理文件

第二十卷 施工原始記錄

檔號編制方法如圖1所示。

圖1 檔號編制示例

3 吉林省高速公路竣工文件檔案編制體系和檔號編制的改進方式探索

3.1 吉林省高速公路新的竣工文件檔案編制體系和檔號編制辦法的突出特點

在公路建設(shè)檔案整理歸檔過程中，不斷出現(xiàn)一些新的問題，新的情況，其根本原因在于吉林省竣工文件編制的一些歷年習慣性做法。例如，竣工文件編制審核工作放在工程竣工驗收之時，通過整改落實，集中施工單位內(nèi)業(yè)資料人員，對檔案整理過程中文件資料中的突出問題一一解決，竣工文件的編制體系的時點也是集中在竣工驗收階段，應對檔案單項驗收。新的檔案編制體系突出項目建設(shè)的基本建設(shè)程序，使檔案整理工作與工程建設(shè)施工同步進行。

這就是常說的過程比結(jié)果重要，抓好工程建設(shè)過程中的文件材料歸檔工作，遠比一味要求竣工文件結(jié)果審核要好的多。

竣工文件的編制體系上升到項目文件，更加明確了歸檔范圍，較以往的做法增加了不少新的內(nèi)容，比如設(shè)計審批中的工程勘測、設(shè)計基礎(chǔ)資料，這些過去都是由設(shè)計部門歸檔的。

新的編制體系中，將初步設(shè)計、施工圖設(shè)計單獨作為設(shè)計審批部分，體現(xiàn)出圖紙對于技術(shù)檔案的重要性，便于整理查閱。

在近些年的幾條高速公路決算審計過程中，需要查閱的竣工文件檔案數(shù)量大幅度增加，更加突顯了新的竣工文件結(jié)構(gòu)體系的優(yōu)點，如資金管理單獨作為一個獨立部分，極大地方便了查閱。對項目法人、監(jiān)理單位、施工單位就工程質(zhì)量、安全、進度、費用控制的專題性和普發(fā)性的往來文件加以區(qū)分，減少了交叉歸檔和重復歸檔。將科研及聲像資料作為施工文件的重要組成部分，也體現(xiàn)了新技術(shù)、新工藝、檔案管理信息化、科學化的發(fā)展。

3.2 吉林省高速公路新的檔案編制體系和檔號編制辦法

第一部分為立項審批，定為A類文件；第二部分為設(shè)計審批，定為B 類文件；第三部分為工程準備，定為C類文件，由此工程建設(shè)已具備了必須的ABC，進入施工階段，第四部分施工階段中，按照檔案資料形成部門又可分為：項目法人工程管理資料，定為F 類文件，監(jiān)理資料，定為J 類文件，施工單位施工資料，定為S類文件，竣工圖表定為T 類文件；第五部分交、竣工驗收，定為Y 類文件；第六部分工程招投標及合同文件，定為H類文件；第七部分資金管理，定為Z類文件。

為便于理解，易于操作，檔號的編制分為三級，即：項目代號+檔案分類號+案卷流水號。以琿烏高速公路通化至新開嶺建設(shè)項目為例，項目代號為G11TX，檔案分類號為ABCFJSTYHZ 中其一。案卷流水號10001，第一個1 代表合同段號，其后為大流水號。

3.3 吉林省高速公路新的項目文件材料收集歸檔編制體系及職責分工

吉林省高速公路新的項目文件材料收集歸檔編制體系及職責分工如下所示：

A 立項審批

1.項目建議書及審批文件（計劃處）

2.可行性研究報告及審批（核準）文件（計劃處）

3.可行性研究報告及行業(yè)主管部門對可行性研究報告的審查意見（計劃處）

4.專家對可行性研究報告的評審文件（計劃處）

5.環(huán)境影響評價報告書及批復（交通工程處）

6.項目用地預審意見（法規(guī)征地處）

7.水土保持方案及審批文件（交通工程處）

8.文物調(diào)查、保護、礦產(chǎn)資源調(diào)查等文件（技術(shù)處）

9.其他文件材料（計劃處）

B 設(shè)計審批

1.初步設(shè)計文件及審批文件、專家審查意見及審查會議紀要（技術(shù)處）

2.施工圖設(shè)計文件及審批文件（技術(shù)處）

3.工程勘測、設(shè)計基礎(chǔ)資料（技術(shù)處）

C 工程準備

1.建設(shè)用地選址意見及紅線圖（法規(guī)征地處）

2.建設(shè)用地申請及批復（法規(guī)征地處）

3.占地圖及土地使用證（指揮部）

4.征地拆遷批文、合同、協(xié)議、征用土地一覽表、拆遷數(shù)量一覽表（指揮部）

5.供電、供水、通訊、排水等協(xié)議（指揮部）

6.施工許可批準文件（計劃處）

7.質(zhì)量監(jiān)督申請書及質(zhì)量監(jiān)督通知書（質(zhì)監(jiān)處）

8.建設(shè)前原始地形、地貌狀況圖、照片（指揮部）

F、S、T、J 施工文件

1.F工程管理文件

1.1項目法人就工程質(zhì)量、安全、進度、費用控制管理的文件（指揮部）

1.2質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)印發(fā)的質(zhì)量監(jiān)督相關(guān)文件（質(zhì)監(jiān)處）

1.3監(jiān)理單位就工程質(zhì)量、安全、進度、費用控制與項目法人的來往文件（監(jiān)理單位）

1.4監(jiān)理單位就工程質(zhì)量、安全、進度、費用控制與施工單位的來往文件（施工單位）

1.5施工單位就工程質(zhì)量、安全、進度、費用控制與項目法人的來往文件（施工單位）

1.6項目法人組織召開的工地例會、專題會議紀要（指揮部）

1.7監(jiān)理組織召開的工地例會及專題會議紀要（監(jiān)理單位）

1.8計劃進度報表（指揮部）

2.F施工準備文件

2.1 合同段開工申請及批準文件（含施工組織設(shè)計方案）（施工單位）

2.2技術(shù)交底、圖紙會審紀要（施工單位）

2.3開工前的交接樁記錄、控制點的復測、施工控制點的加密、工程定位（水準點、基準點、導線點）測量、復核記錄（施工單位）

3.S 施工質(zhì)量控制文件

3.1工程及設(shè)計變更（施工單位）

3.2施工日志、大事記（施工單位）

3.3 永久性水準點坐標圖、建筑物坐標高程測量記錄（施工單位）

3.4沉降、位移觀測記錄、橋梁荷載試驗報告、橋梁基礎(chǔ)檢驗匯總資料（施工單位）

3.5各項標準及工藝試驗資料（施工單位）

3.6工地試驗室管理文件（施工單位）

3.7原材料（產(chǎn)品）質(zhì)量保證文件（施工單位）

3.7.1各種原材料、半成品、成品、混凝土預制件合格證及抽檢、試驗記錄（施工單位）

3.7.2產(chǎn)品、設(shè)備說明書、合格證及檢驗報告、質(zhì)量鑒定報告（施工單位）

3.8單位、分部、分項工程質(zhì)量評定文件（施工單位）

3.9施工原始文件

3.9.1 單位、分部、分項工程開工批準文件（施工單位）

3.9.2各工序施工記錄、試驗、檢測及報驗文件（施工單位）

3.9.3隱蔽工程驗收記錄（施工單位）

3.9.4混凝土配合比設(shè)計報告、配料單（施工單位）

3.9.5砂漿強度、混凝土強度、焊接、壓實度、彎沉等試驗檢測報告及匯總表（施工單位）

3.9.6預應力張拉、壓漿檢查記錄（施工單位）

3.9.7樁基檢測報告（施工單位）

3.9.8機電、監(jiān)控設(shè)備安裝調(diào)試及性能考核記錄（施工單位）

3.9.9橋隧工程風險評估報告、專項施工技術(shù)方案（施工單位）

3.9.10 事故情況及調(diào)查處理報告、補救后達到要求的認可證明文件（施工單位）

3.9.11 施工中遇到非正常情況記錄、處理方案及觀察記錄，對工程質(zhì)量影響分析（施工單位）

4.T 竣工圖

5.J監(jiān)理文件

5.1監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細則及批復、監(jiān)理日志、備忘錄（監(jiān)理單位）

5.2旁站監(jiān)理記錄、平行試驗及獨立抽檢文件材料（監(jiān)理單位）

6. 科研

6.1課題報告、任務書及批準文件（技術(shù)處）

6.2研究方案（技術(shù)處）

6.3試驗記錄、分析計算數(shù)據(jù)（技術(shù)處）

6.4專家評審及技術(shù)鑒定報告（技術(shù)處）

7.經(jīng)批準的新技術(shù)應用資料（技術(shù)處）

8.聲像資料

8.1重大活動、重大事故處理（施工單位）

8.2隱蔽工程、關(guān)鍵工序、橋梁隧道等結(jié)構(gòu)物重點部位施工（施工單位）

Y交、竣工驗收

1.交、竣工驗收文件（計劃處）

2.建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位工作報告（指揮部）

3.質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)出具的交工驗收質(zhì)量檢測意見（質(zhì)監(jiān)處）

4.質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)出具的竣工驗收質(zhì)量鑒定報告（質(zhì)監(jiān)處）

5.質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)質(zhì)量監(jiān)督報告（質(zhì)監(jiān)處）

6.試運行記錄、檢測、觀測記錄及成果報告、缺陷整改文件材料（指揮部）

7.環(huán)保、水保工程單項驗收文件（交通工程處）8.檔案專項驗收文件（技術(shù)處）

9.接管養(yǎng)單位項目使用情況報告（計劃處）

H 工程招投標及合同文件

1.招標文件（計劃處）

2.投標文件（計劃處）

3.評標文件（計劃處）

4.中標通知書（計劃處）

5.工程合同（計劃處）

Z 資金管理

1.支付報表（指揮部）

2.工程決算（計劃處）

3.竣工決算（財務決算）（財務處）

4.審計報告（審計辦）

隨著近些年電腦技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案目錄也很容易實現(xiàn)快速檢索，以WORD、EXCEL 軟件編制的技術(shù)檔案案卷目錄，通過字符段查找，很快就能查到所要查找的案卷目錄。在與工程項目建設(shè)同步的檔案管理過程中，應抓好檔案資料的預立卷工作，編制詳盡的卷內(nèi)目錄?？偰夸洷M可能體現(xiàn)多的卷內(nèi)特征，其案卷題名尤其重要，如重要的卷內(nèi)施工資料所在路線起訖樁號，工程部位，文字材料時間、問題分類都可以準確地反映卷內(nèi)內(nèi)容?？梢哉f，到竣工驗收時，就只剩下裝訂工作了。

4 結(jié)語

過去的10 年，吉林省的高速公路建設(shè)經(jīng)歷了發(fā)展規(guī)模大、工程項目多、建設(shè)速度快的重要時期，一批又一批的高速公路建設(shè)項目檔案資料，成為國家檔案系統(tǒng)的重要組成部分。檔案管理工作日漸成熟，對竣工文件的質(zhì)量要求也日益提高，如何加強其完整性、系統(tǒng)性、準確性、規(guī)范性仍是今后檔案工作的重點，解決存在的問題和不足，加強檔案編制體系和檔號編制方法的研究仍將成為以后工作的重點。

[1] 管先海.對檔案學研究的科學性與實用性的思考[J].檔案管理，2007（5）：22-24.