◎武潤芳

當前形勢下文書檔案管理工作探究

◎武潤芳

文書檔案管理工作在當前迅速發(fā)展的經(jīng)濟社會背景下受到了更多的關注，人們非常注重該項工作的重要性，因此，文書檔案工作已經(jīng)面臨著比較嚴峻的考驗。根據(jù)筆者掌握的關于文書檔案管理的特點，充分對該項工作中存在的問題進行深刻分析。

新形勢 管理 文書檔案 對策

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人們對文書檔案的管理工作提出了更高的要求，文書檔案是指社會團體、企事業(yè)單位和其他有組織的群體、政府機關在領導和行政活動中形成的具有保存價值的文件的總稱。

一、新形勢下文書檔案管理存在的問題

1.完善文書檔案管理的制度

當前的文書檔案管理制度存在著一些比較明顯的問題，需要在今后進一步完善與創(chuàng)新。我國事業(yè)單位與國有企業(yè)中比較重視經(jīng)營管理方面的創(chuàng)新，但是對于文書檔案管理并沒有給予充分的重視，因此文書檔案管理工作與創(chuàng)新的管理機制并不合拍，一直運用著傳統(tǒng)的，具有機關檔案管理特色的管理方法與制度，嚴重落后于改革后的管理機制，這對文書檔案管理方法的創(chuàng)新與改進產(chǎn)生了嚴重的阻礙。

2.需要提高檔案管理水平

檔案管理中運用的計算機管理軟件系統(tǒng)沒有通用性，缺乏統(tǒng)一標準，無法實現(xiàn)管理的規(guī)范化與標準化。例如，一些檔案管理軟件，忽略了檔案理性與文件的銜接，僅突出了檔案的專業(yè)流程，尤其實現(xiàn)OA系統(tǒng)后，無法將檔案管理融入到系統(tǒng)中來，使許多文件在OA系統(tǒng)中無法及時、準確地納入到管理中來。

3.需要提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質

盡管現(xiàn)在具有文字檔案管理的單位已經(jīng)有了固定的人員參與文書檔案管理，但是參與文書檔案管理的人員整體素質并不高，其文化程度也與文書檔案管理工作的要求不相符，不能適應面對極大挑戰(zhàn)的文書檔案管理工作，尤其是進入新世紀以來，具有專業(yè)的文書檔案管理人員技術素質的人才極少，對文書檔案管理工作能夠進行深入研究并進行專業(yè)開發(fā)的人員更缺乏。

4.缺乏開發(fā)檔案資源的力度

檔案管理人員不少缺乏專業(yè)性而且在從事檔案管理的工作上也缺乏開發(fā)資源的積極性，他們將工作的重點放在收集檔案、保管檔案上，其服務方式是被動的，無法把當前實行的主動熱情服務意識落實到工作中去，對文書檔案管理的開發(fā)與利用工作形成了阻礙。

二、新形勢下做好文書檔案管理的對策

1.加強制度建設，提升管理能力

對目前實行的文書檔案管理工作要進行制度上的全面改革，對現(xiàn)行的傳統(tǒng)制度進行重新梳理，去粗取精，再根據(jù)部門公文管理工作的要求，合理合法地對公文檔案進行有效的處理，將文書檔案進行整理歸納，分門別類，進行統(tǒng)計，集文件處理程序、檔案保密、借閱與歸檔、檔案鑒定和銷毀于一體，將這一系列問題進行規(guī)范化管理使檔案管理實現(xiàn)統(tǒng)一化，標準化。對不完善的制度進行糾正與完善，廢除無效的規(guī)章制度，實現(xiàn)對新形勢下文書檔案進行科學規(guī)范的管理規(guī)章制度。

2.運用先進手段，加強文書檔案現(xiàn)代化管理

第一，根據(jù)本單位文書檔案管理的需要，選擇合適的軟件，在計算機這一平臺上，可以進行對檔案的整理、分類、編號、檢索、存儲和查閱，將檔案管理軟件和系統(tǒng)軟件的接品做好，使兩者能夠實現(xiàn)順利對接，讓電子數(shù)據(jù)文件能夠與檔案系統(tǒng)實現(xiàn)直接歸納，從電子文件中查詢到紙質文件的內(nèi)容，保證原有文件的真實性。第二，要提高文書檔案的檢索速度。設計多樣化的檢索工具，實現(xiàn)對文書檔案分層分級別的檢索，通過提高檢索工具的覆蓋率，讓每一種檢索工具都能夠將所有的存入的檔案進行全面覆蓋，并通過檢索快速、準確地找出需要的文件，實現(xiàn)文書檔案檢索的高效性。

3.優(yōu)化隊伍結構，提高管理人員素質

在文書檔案管理工作中，要堅持以人為本的原則，要提高管理工作的質量，就要以人為本，優(yōu)化隊伍結構，各個單位要根據(jù)自身在文書檔案管理的需求，在人才選擇與聘用時，選擇一些具有相當文化水平與業(yè)務能力的人員參與到文書檔案管理中來。檔案管理者要樹立現(xiàn)代化管理檔案的理念，掌握檔案計算機管理運用技術，根據(jù)需要進行多層次、多渠道、多形式、多手段的繼續(xù)教育，不斷強化檔案管理人員的素質培養(yǎng)與教育。要結合本崗位工作，不斷更新文書檔案管理的業(yè)務知識，努力從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉變。

4 .增強服務意識，大力開發(fā)檔案信息資源

檔案管理人員應該深入到單位、科室，了解他們對檔案信息的需求，根據(jù)各類人員不同需求的特點，有針對性地提供編研信息，使各部門在實踐中充分認識到檔案對其工作所起到的作用。同時，要重視檔案信息資源的開發(fā)和利用，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源。如：利用檔案信息資料組織編印《檔案利用匯編》《統(tǒng)計資料匯編》《財務經(jīng)營統(tǒng)計分析匯編》等一系列資料匯編，充分利用檔案信息資源，為單位管理決策和制訂規(guī)劃、計劃、工作總結、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。[1]要編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息，不斷提高文書檔案利用效率。

[1]陳龍民，論新形勢下如何做好文書檔案管理工作[J].黑龍江史志,2013.20總第309 期

（作者單位：張家口市建設檔案館）

（責任編輯 劉冬楊）