馬玉慶

大慶市讓胡路區(qū)老齡工作委員會(huì)

對(duì)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的分析

馬玉慶

大慶市讓胡路區(qū)老齡工作委員會(huì)

隨著信息革命的不斷深入發(fā)展，建設(shè)科學(xué)規(guī)范的檔案管理機(jī)制已經(jīng)成為一個(gè)重要議題。有識(shí)之士相信在檔案管理方面只有堅(jiān)持改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)地適應(yīng)新形勢(shì)，就一定可以更好的完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步完善，使其走可持續(xù)發(fā)展之路。本文在分析我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，點(diǎn)出檔案管理技術(shù)注重創(chuàng)新的意義，提出檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新觀念。

檔案管理；創(chuàng)新理念；電子文檔

在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展完善的今天，我國(guó)的檔案管理事業(yè)取得了一定的成績(jī)。尤其是新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)的檔案管理事業(yè)的社會(huì)主義建設(shè)進(jìn)程中發(fā)揮了較大的作用。然而，在信息全球化的現(xiàn)代社會(huì)，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理在體制、技術(shù)方法等方面存在著明顯的不足。因此，了解當(dāng)前我國(guó)檔案管理中存在的問(wèn)題，對(duì)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新具有理念上的指導(dǎo)意義。

1、我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理觀念上注重傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案忽視電子檔案

受傳統(tǒng)“白紙黑字，立此為證”觀念影響，我國(guó)檔案管理中一直是重點(diǎn)關(guān)注紙質(zhì)檔案。然而不得不指出，隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展，我們必須重視電子檔案，否則必將再一次落后于世界科技的發(fā)展。檔案的一個(gè)重要特征即是憑證性。然而在眾多檔案管理機(jī)構(gòu)中，并不認(rèn)同電子檔案的這一特性。通常，在我國(guó)只有紙質(zhì)檔案和電子檔案共同流轉(zhuǎn)方可生效。亦或是，僅憑紙質(zhì)檔案就可以獨(dú)立成為各機(jī)構(gòu)開展工作的重要憑證。然而，僅憑電子檔案是不可以單獨(dú)行使其憑證性的。這樣的認(rèn)知是不科學(xué)的，存在著很大的偏見。

1.2 電子檔案的歸檔及管理中存在不科學(xué)的現(xiàn)象

在各機(jī)構(gòu)內(nèi)部的流通過(guò)程中，不科學(xué)的電子檔案歸檔方式不利于檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案部門在處理電子檔案時(shí)，通常通過(guò)收集和移交的方式，將屬于各部門的檔案統(tǒng)一管理。然而，由于電子檔案生成較為分散、操作更為簡(jiǎn)易等特征，原有的歸檔方法、歸檔程序難以適用于電子檔案的需求。

在電子檔案管理方面，一些不科學(xué)不完善的管理方法也會(huì)不利于其信息資源的長(zhǎng)期留存。與保存紙質(zhì)檔案相比，長(zhǎng)期保存電子檔案更加取決于全程工作。電子檔案的格式、初始數(shù)據(jù)等問(wèn)題在形成、流轉(zhuǎn)、移交等過(guò)程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響電子檔案的長(zhǎng)期保存。在我國(guó)，電子檔案的初始數(shù)據(jù)的管理缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，因而極易在后期傳輸過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)。這種狀況自然導(dǎo)致電子檔案的長(zhǎng)期保存難以實(shí)現(xiàn)。

2、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性

在信息全球化的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。在面對(duì)這個(gè)開放性社會(huì)時(shí)，發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就必須發(fā)展檔案管理工作的創(chuàng)新。首先，檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進(jìn)各機(jī)構(gòu)做好本職工作。檔案記錄有各機(jī)構(gòu)的第一手原始資料，記錄著其發(fā)展歷史與進(jìn)程。由此不難看出，檔案管理是維護(hù)管理機(jī)構(gòu)歷史真實(shí)面貌的重要工作。做好檔案管理是衡量一個(gè)機(jī)構(gòu)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是促進(jìn)各機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新有利于各部門從本質(zhì)上解決檔案管理問(wèn)題的關(guān)鍵。其次，檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于管理人員觀念的轉(zhuǎn)變。我國(guó)現(xiàn)階段不重視電子檔案很大程度上是因?yàn)殡娮訖n案機(jī)制本身存在一定的問(wèn)題。改革檔案管理技術(shù)，完善電子檔案歸檔、存儲(chǔ)，建立電子檔案管理機(jī)制，使相關(guān)管理人員從事實(shí)上看到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。憑借這些，改變相關(guān)管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對(duì)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。

3、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新原則

首先，檔案管理技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)培養(yǎng)整體意識(shí)。檔案管理工作中的檔案雖然是來(lái)自個(gè)不同的機(jī)構(gòu)部門，但由于其信息是的交叉性，所有的檔案又是一個(gè)統(tǒng)一的整體。在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中，必須從宏觀上把握檔案管理的整體性。只有這樣才有可能探索出科學(xué)有效的創(chuàng)新管理技術(shù)。其次，檔案管理技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)該注重檔案的服務(wù)性。檔案管理的根本目的在于合理運(yùn)用檔案。眾所周知，做好檔案工作最直接的目的就是發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。全面加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新就是要更好地開發(fā)利用檔案，實(shí)現(xiàn)信息共享，促進(jìn)社會(huì)信息化的全面發(fā)展。因而，在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中尤其應(yīng)該注意檔案的服務(wù)性。所有的創(chuàng)新應(yīng)該更人性化，更為有效的為其服務(wù)，滿足檔案管理工作的需要。

4、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新方式

4.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的有機(jī)結(jié)合

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復(fù)勞動(dòng)在無(wú)形中浪費(fèi)了社會(huì)資源。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)中的缺陷更為突出。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)非常明顯。在此形式之下必須正視這一現(xiàn)實(shí)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的融合。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

4.2 建立電子檔案管理制度，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效統(tǒng)一

目前，我國(guó)電子檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展極度不統(tǒng)一、不完善，很大程度上是電子檔案管理技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)不足造成的。由于缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案管理建設(shè)水平較低，存在相當(dāng)嚴(yán)重的安全隱患。因而，必須建立并完善相關(guān)管理制度。

5、結(jié)論

在社會(huì)飛速發(fā)展的今天，機(jī)遇與挑戰(zhàn)是并存的。在檔案管理過(guò)程中，只有用發(fā)展的眼光看待身邊事物才有可能抓住機(jī)遇，促進(jìn)檔案管理技術(shù)的全面創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展與完善。只有時(shí)刻注意創(chuàng)新，有可能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和法制化。筆者相信，當(dāng)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中有所注重，必定能更好地完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

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