文/黑龍江省地質(zhì)測繪院　吳婷婷

紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)研究

文/黑龍江省地質(zhì)測繪院吳婷婷

紙質(zhì)檔案管理在我國檔案管理工作中一直是十分重要的內(nèi)容。從1949年至今，我國紙質(zhì)檔案管理工作經(jīng)歷了一個(gè)相當(dāng)長的歷程，本文從我國紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的問題和對策方面對紙質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行了分析。

紙質(zhì)檔案；標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)；問題和對策

一、中國標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案體系的發(fā)展歷程

紙質(zhì)檔案對于資料的留存、使用和記錄都十分重要，任何事件的建立都需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)和范圍。所以我國在紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)的建立過程中也存在一定的發(fā)展歷程。主要包括以下幾個(gè)階段：

（一）中國紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的萌芽階段（1949-1978）。1949年新中國成立，在黨和政府的重視下，我國紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)被逐漸提上日程。當(dāng)時(shí)紙質(zhì)檔案管理人員的主要任務(wù)是：對舊時(shí)期紙質(zhì)檔案的遺留問題進(jìn)行整理歸納。具體任務(wù)包括：接受舊紙質(zhì)檔案；對重點(diǎn)紙質(zhì)檔案進(jìn)行搶救；組建新機(jī)構(gòu)；立卷歸檔等。由于這一時(shí)期還沒有組建確定的紙質(zhì)檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒有建立確切的紙質(zhì)檔案管理辦法，各工作都處于萌芽階段。

（二）中國紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的理論探索階段（1979-1990）。1979年是改革開放元年。在這一年我國的各項(xiàng)工作蓬勃發(fā)展，百廢待興。1978年，我國的國家標(biāo)準(zhǔn)局成立，為我國的紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)工作奠定了基礎(chǔ)。這之后，《紙質(zhì)檔案法》《紙質(zhì)檔案法規(guī)體系方案》《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)法》等紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的法律法規(guī)相繼出臺，為以后紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理的具體實(shí)踐提供了理論依據(jù)和指導(dǎo)。

（三）中國紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的實(shí)踐引導(dǎo)階段（1991-2000）。這一階段通過固基護(hù)本，著重了對核心標(biāo)準(zhǔn)的制訂，并不斷充實(shí)擴(kuò)展、修訂更新，不但填補(bǔ)了紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)空白，也開拓了紙質(zhì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化新的事業(yè)?？傮w來看，這一階段根據(jù)實(shí)踐的需要制定了大量的紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)，初步形成了紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，充分發(fā)揮了紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)在紙質(zhì)檔案工作中的作用。

（四）中國紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的規(guī)劃體系階段（2001年至今）。2002年國家檔案局頒布《全國紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，針對檔案信息化建設(shè)，把推進(jìn)紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為新時(shí)期紙質(zhì)檔案管理工作的緊要目標(biāo)。

二、 紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的結(jié)構(gòu)要素和內(nèi)容要素

（一）紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的機(jī)構(gòu)要素。1.紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的層級結(jié)構(gòu)。紙質(zhì)檔案體系的層級結(jié)構(gòu)主要是指紙質(zhì)檔案管理的上下級之間、共性與個(gè)性之間的關(guān)聯(lián)以及各自對紙質(zhì)檔案管理的要求，一般是指總的系統(tǒng)體系的子系統(tǒng)?？梢哉f，在總節(jié)點(diǎn)和總機(jī)構(gòu)中，體系的標(biāo)準(zhǔn)更具有抽象性和無法描述性，在子系統(tǒng)和子節(jié)點(diǎn)中，紙質(zhì)檔案的體系標(biāo)準(zhǔn)更具體也更具有專用性和實(shí)用性。2.紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的性質(zhì)結(jié)構(gòu)。紙質(zhì)檔案體系標(biāo)準(zhǔn)的性質(zhì)結(jié)構(gòu)是指各種性質(zhì)不同紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，包括文書紙質(zhì)檔案、人事紙質(zhì)檔案、科技紙質(zhì)檔案、財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案和電子紙質(zhì)檔案等。依據(jù)這些不同的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案體系的標(biāo)準(zhǔn)建立也不一樣。3.紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的流程結(jié)構(gòu)。紙質(zhì)檔案的流程標(biāo)準(zhǔn)包括紙質(zhì)檔案的生命周期內(nèi)需要管理和進(jìn)行的相關(guān)步驟。一般依據(jù)紙質(zhì)檔案的內(nèi)部相關(guān)性和時(shí)間的進(jìn)行順序進(jìn)行。因此又成為紙質(zhì)檔案的程序性結(jié)構(gòu)。

（二）中國紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的內(nèi)容分析。依據(jù)中國紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的內(nèi)容，可以分為兩個(gè)部分，即中國紙質(zhì)檔案管理內(nèi)容的物理管理和邏輯管理：1.紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的物理管理。紙質(zhì)檔案管理中的物理管理多是指紙質(zhì)檔案管理中所使用的一些實(shí)際物品的管理。常見的有紙質(zhì)檔案所置房間的建設(shè)和使用、紙質(zhì)檔案盒和紙質(zhì)檔案架、紙質(zhì)檔案柜的制作和使用、消毒柜的購買或制作、紙張、磁帶或膠卷等載體的存放和管理等。2.紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的邏輯管理。紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的邏輯管理主要包括紙質(zhì)檔案管理中的一些歸檔、使用和存放的邏輯工具的用途管理。具體有：制定紙質(zhì)檔案分類方案、制定紙質(zhì)檔案接收范圍、制定紙質(zhì)檔案管理期限表、制作紙質(zhì)檔案管理軟件及其各種制度、規(guī)則、辦法等。根據(jù)其適用范圍可將紙質(zhì)檔案的邏輯管理工具分為通用性邏輯工具和特殊性邏輯工具。

三、目前紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系存在的一些問題

（一）缺乏科學(xué)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)方案的制定。綜合以上紙質(zhì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，我們了解到，我國紙質(zhì)檔案管理存在著一定的在建立標(biāo)準(zhǔn)的過程中必須考慮的人力、財(cái)力、物力的提供和周全。因此有些機(jī)構(gòu)本身就很小，也許只有一個(gè)工作人員在管理紙質(zhì)檔案；而有的企業(yè)很大，分為眾多子公司和部門。因此不能簡單的標(biāo)準(zhǔn)來要求這些單位的紙質(zhì)檔案管理，在紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理的科學(xué)規(guī)劃上存在一定的問題。

自1949年我國開始著手紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)工作系統(tǒng)的建立以來，各個(gè)部門出臺了眾多的方案來要求紙質(zhì)檔案管理，有些紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有重復(fù)。但在有些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如紙質(zhì)檔案的建立、保存和紙質(zhì)檔案管理期限的標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督管理措施卻沒有建立。

（二）不能與國際接軌。目前，是否采用和應(yīng)用國際ISO標(biāo)準(zhǔn)是衡量紙質(zhì)檔案管理水平是否先進(jìn)的重要標(biāo)志之一，從目前我國現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)來看，我國在制定紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)的過程中很少考慮到與國際標(biāo)準(zhǔn)的一致關(guān)聯(lián)性，紙質(zhì)檔案國際標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)率還不是很高。不能確保和國際管理標(biāo)準(zhǔn)一致，無法達(dá)到通用性。

（三）紙質(zhì)檔案管理透明度不夠，缺乏開放性。紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)過程中應(yīng)該具備一定的開放和透明性。讓大家都能夠了解紙質(zhì)檔案的存在，工作人員能夠快速找到應(yīng)有的紙質(zhì)檔案才是紙質(zhì)檔案管理的重要要求。而在目前紙質(zhì)檔案的管理中，尤其是人事紙質(zhì)檔案，很多單位和國家部門不能很好地協(xié)調(diào)，致使紙質(zhì)檔案管理混亂，對保管年限的要求和責(zé)任也不夠明確。

（四）缺乏紙質(zhì)檔案管理的專業(yè)化人才。目前，我國紙質(zhì)檔案管理人員多為單位無處安排的職員，而對紙質(zhì)檔案管理工作沒有引起足夠的重視。因此，我國相當(dāng)缺乏紙質(zhì)檔案管理專業(yè)人才。

四、 紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系發(fā)展對策

（一）合理規(guī)劃紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

在我國紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)中，應(yīng)合理規(guī)劃紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，分工明晰，確保紙質(zhì)檔案的不重疊。各部門和單位保證各司其職，又能相互聯(lián)合，做好紙質(zhì)檔案管理工作。

（二）學(xué)習(xí)國際化的紙質(zhì)檔案管理知識。同其他知識的理解和學(xué)習(xí)一樣，紙質(zhì)檔案管理也不能閉門造車，要多向外國學(xué)習(xí)相應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，向外國學(xué)習(xí)，和國際接軌。

（三）保證紙質(zhì)檔案管理的透明性。在紙質(zhì)檔案管理的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注意紙質(zhì)檔案的透明性，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理的開放

性。在制定紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)注意這一點(diǎn)。

（四）培養(yǎng)紙質(zhì)檔案管理人才。培養(yǎng)紙質(zhì)檔案管理的人才首先應(yīng)從國家層面重視紙質(zhì)檔案管理人才的培養(yǎng)，多設(shè)置相關(guān)專業(yè)；其次要加強(qiáng)在崗人員的培訓(xùn)；最后還要招聘高學(xué)歷人才來任職紙質(zhì)檔案管理。

[1]劉梅瑰.基于分布式架構(gòu)的高校檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].南昌大學(xué),2014.

[2]賈文溪. 中國檔案標(biāo)準(zhǔn)體系研究[D].遼寧大學(xué),2014.