文/張茹

在公務(wù)活動(dòng)中，口頭匯報(bào)是公務(wù)人員將有關(guān)的工作資訊經(jīng)過(guò)分析、研究、總結(jié)后向上級(jí)或全體下級(jí)及時(shí)、準(zhǔn)確的進(jìn)行面對(duì)面的、座談式的告之、溝通或切磋的必要環(huán)節(jié)。匯報(bào)和接受匯報(bào)的雙方以禮相待、遵守程序并執(zhí)行禮儀，對(duì)于個(gè)人而言，是上下級(jí)雙方增進(jìn)了解的良好機(jī)會(huì)，有利于上級(jí)在下級(jí)面前樹立威信，下級(jí)在上級(jí)面前展示口才、能力和形象。對(duì)于工作而言，可以上情下達(dá)或下情上通，掌握工作進(jìn)展、解決困難和問(wèn)題，為上級(jí)決策指導(dǎo)和下級(jí)跟進(jìn)執(zhí)行提供依據(jù)。

一、周密的準(zhǔn)備

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。在匯報(bào)前，匯報(bào)雙方應(yīng)有的放矢地做好必要的禮儀性準(zhǔn)備。

（一）時(shí)機(jī)。例行匯報(bào)需按部就班，特殊匯報(bào)應(yīng)力求短小精煉。確定匯報(bào)時(shí)間應(yīng)事先征求上級(jí)的意見，并預(yù)估和遵守時(shí)間。匯報(bào)的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，以免耗費(fèi)不必要的精力。用餐、休息、休假時(shí)不宜匯報(bào)工作，對(duì)方忙于其他事務(wù)時(shí)應(yīng)避免打斷。

（二）地點(diǎn)。由上級(jí)屈就下級(jí)來(lái)聽取匯報(bào)是不禮貌的行為，因此，匯報(bào)的地點(diǎn)一般由上級(jí)確定，下級(jí)不宜擅自決定。常設(shè)在會(huì)議室、辦公室等正式場(chǎng)合，不宜在餐廳、走廊、電梯或嘈雜的場(chǎng)所匯報(bào)要事，不宜公開的事情應(yīng)回避眾人。匯報(bào)場(chǎng)所應(yīng)整潔干凈，桌椅座位按照會(huì)議中的位次進(jìn)行擺放，準(zhǔn)備必要的茶具、紙筆、材料等用具和設(shè)備。

（三）主題。主題要鮮明，不易太多，防止內(nèi)容分散、主次不分、勞而無(wú)功。要提前確定匯報(bào)的主題，以便圍繞具體的內(nèi)容來(lái)搜集材料、梳理思路。應(yīng)站在對(duì)方的角度來(lái)設(shè)想可能提出的問(wèn)題和質(zhì)疑，抓住中心，列好提綱，力爭(zhēng)做到內(nèi)容翔實(shí)而不空洞。

二、謙恭的態(tài)度

態(tài)度決定人的內(nèi)心情緒和行為表現(xiàn)。匯報(bào)和接受匯報(bào)的雙方愉快的合作和融洽的氣氛會(huì)激發(fā)參與的熱情、提高工作效率、促進(jìn)工作的順利開展。

（一）謙恭。尊敬是禮儀的根本原則。匯報(bào)中，無(wú)論對(duì)方的態(tài)度怎樣，都應(yīng)將尊重對(duì)方放在第一位，匯報(bào)者和匯報(bào)對(duì)象任何一方的傲慢、責(zé)難、逞強(qiáng)都是失敬之舉。匯報(bào)者應(yīng)謙虛謹(jǐn)慎、沉穩(wěn)冷靜、不驕不躁，不要抬高自己打擊別人，不要面露慍色、惱羞成怒、使人難堪。聽取匯報(bào)時(shí)應(yīng)認(rèn)真嚴(yán)肅、殷切謙和、平易近人、專心致志，不宜隨時(shí)發(fā)火、喜怒無(wú)常、冷淡無(wú)情。

（二）誠(chéng)實(shí)。實(shí)事求是、客觀公正。下級(jí)不能在上級(jí)面前打同級(jí)的小報(bào)告，要老老實(shí)實(shí)、誠(chéng)心誠(chéng)意地還原工作的原貌，不能為了圖表?yè)P(yáng)怕批評(píng)而好大喜功或?qū)Ｖv上級(jí)愛聽的話。同樣，上級(jí)將工作情況切切實(shí)實(shí)地向大家交待會(huì)贏得下級(jí)的體諒與支持。

三、翔實(shí)的內(nèi)容

為了使對(duì)方了解情況、通曉過(guò)程，內(nèi)容的翔實(shí)是匯報(bào)的重要因素。

（一）精煉。匯報(bào)伊始，可首先進(jìn)行簡(jiǎn)短的禮貌性寒暄，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的幫助和信任表示感謝，對(duì)他人的付出和努力給予認(rèn)可，對(duì)自身的不足表達(dá)歉意等，以使匯報(bào)有良好的開端。匯報(bào)過(guò)程中，對(duì)事情的發(fā)展背景和過(guò)程不宜講得太細(xì)，成績(jī)不必過(guò)多渲染，問(wèn)題和解決方案應(yīng)重點(diǎn)分析；內(nèi)容應(yīng)突出中心、擇其要點(diǎn)、結(jié)構(gòu)鮮明、精煉概括；論證說(shuō)明要邏輯嚴(yán)密，論證充分。匯報(bào)結(jié)束，可誠(chéng)懇地請(qǐng)求批評(píng)指正。

（二）準(zhǔn)確。匯報(bào)的材料要真實(shí)準(zhǔn)確。弄虛作假、請(qǐng)功擺好、欺騙隱瞞是對(duì)上級(jí)和群眾的最大不敬。匯報(bào)的具體內(nèi)容要客觀、公正、確切，不對(duì)材料和事實(shí)進(jìn)行修飾和加工，不拔高成績(jī)、不掩飾過(guò)錯(cuò)，對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、數(shù)據(jù)等描述準(zhǔn)確，對(duì)事情的發(fā)展過(guò)程和例證要交待明白，不講套話、假話、空話、廢話。

四、得體的形象

有了思想和內(nèi)容上的禮貌性準(zhǔn)備，匯報(bào)過(guò)程中就要注意和把握好行為規(guī)范中的諸多禮節(jié)性細(xì)節(jié)與技巧。

（一）著裝和儀表。正式的匯報(bào)應(yīng)著正裝且儀表整潔，以給人精神振奮、精明干練、端莊大方之感。不可穿得過(guò)于隨意與邋遢，否則過(guò)于懶散、放松的氣質(zhì)會(huì)使匯報(bào)的氣氛過(guò)于松散、懈怠，降低匯報(bào)質(zhì)效。匯報(bào)雙方要多注視、常微笑，不時(shí)地互換交流理解、鼓勵(lì)、友好、熱情的眼神和表情，通過(guò)態(tài)度、表情、眼神、語(yǔ)氣等以示對(duì)匯報(bào)的濃厚興趣和積極態(tài)度。

（二）傾聽和言辭。匯報(bào)中貴在洗耳恭聽，尤其是不順耳的話也要聽得進(jìn)去。認(rèn)真聽、認(rèn)真記、認(rèn)真分析，不隨便打斷對(duì)方的思路，不追問(wèn)對(duì)方的疏漏?？梢晕竦貑l(fā)和提示，使切入的話題變得流利、順暢；也可以及時(shí)肯定和鼓勵(lì)，使匯報(bào)富有建設(shè)性并趨同一致。對(duì)匯報(bào)人的談話應(yīng)盡量給予當(dāng)場(chǎng)答復(fù)或適時(shí)的回應(yīng)。匯報(bào)者要吐字清晰、語(yǔ)氣和語(yǔ)調(diào)溫和、聲音大小恰當(dāng)適中，多使用敬語(yǔ)、雅語(yǔ)和謙語(yǔ)。談成績(jī)時(shí)忌趾高氣揚(yáng)，談缺點(diǎn)時(shí)忌閃爍其詞，激動(dòng)時(shí)忌粗門大嗓，求證時(shí)忌支吾敷衍，辯論時(shí)忌爭(zhēng)吵沖撞。

（三）舉止和行為。匯報(bào)時(shí)的體態(tài)要文雅大方、彬彬有禮。誠(chéng)惶誠(chéng)恐、靦腆木訥、面紅耳赤、撅嘴皺眉、閉目養(yǎng)神、手勢(shì)夸張、語(yǔ)無(wú)倫次、走調(diào)失聲等都影響匯報(bào)和聽取的質(zhì)效。受邀時(shí)，應(yīng)聽從安排、講究次序、保守秘密；歡迎時(shí)，應(yīng)主動(dòng)讓座、整理材料、端茶倒水；交流時(shí)，應(yīng)身體前傾、點(diǎn)頭示意、掌心指引；告別時(shí)，應(yīng)感謝賜教、誠(chéng)懇挽留、期待祝愿。

綜上所述，口頭匯報(bào)是一種經(jīng)常性的溝通協(xié)調(diào)、統(tǒng)一思想的工作模式，只有遵守規(guī)范和禮儀秩序才能充分發(fā)揮其促進(jìn)和推動(dòng)工作的作用。