奚亞娟

[摘 要]本文首先論述了檔案保密與開放問題，得出了檔案信息服務(wù)活動(dòng)中的開放與保密的協(xié)調(diào)統(tǒng)一關(guān)系。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息服務(wù)活動(dòng)；開放；保密

一、檔案信息服務(wù)中的開放問題

檔案開放之后，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)是以檔案為中心提供利用。具體來講，就是我這有什么就為你提供什么；而在“以人為本”的今天，檔案信息服務(wù)應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，從以“自我”為中心轉(zhuǎn)向以用戶為中心，以用戶的需求為導(dǎo)向。不僅提供用戶需要的檔案信息，更應(yīng)協(xié)助用戶解決具體的疑難問題，這也正是對(duì)現(xiàn)代檔案信息服務(wù)者提出更高素質(zhì)要求之所在。

從總的來說，至今為止，我國(guó)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)包括以檔案館為代表的社會(huì)檔案信息服務(wù)和以檔案室為代表的內(nèi)部檔案服務(wù)兩大類。由于館、室的機(jī)構(gòu)性質(zhì)不同，導(dǎo)致了兩個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案信息開放存在著差異。

雖然我國(guó)檔案館向社會(huì)開放檔案，提供檔案信息服務(wù)取得了很大的進(jìn)展，并在不斷拓展服務(wù)內(nèi)容，比如正在風(fēng)行全國(guó)檔案館的現(xiàn)行文件提供服務(wù)。但時(shí)至今日，從總體上講，檔案館開放檔案仍具有很大的挖掘潛力，特別是應(yīng)充分認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境已打破時(shí)空限制和地理位置上的差異，從根本上改變了傳統(tǒng)的信息結(jié)構(gòu)與人們利用信息的渠道。借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)高效、快速的信息提供利用和共享。這就要求檔案館應(yīng)注重以用戶需求為導(dǎo)向，尋求最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源。因此，在檔案信息資源建設(shè)方面，我國(guó)不妨向檔案開放先行的歐美國(guó)家學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)，尤其要注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的全國(guó)統(tǒng)一規(guī)劃、制定標(biāo)準(zhǔn)、分步實(shí)施。

總之，伴隨著我國(guó)政府信息公開制度的逐步確立，由機(jī)關(guān)檔案室提供政府文件服務(wù)，由檔案館托管和提供政府文獻(xiàn)服務(wù)，這不僅會(huì)豐富檔案信息服務(wù)實(shí)踐，而且還會(huì)充實(shí)傳統(tǒng)的檔案信息開放服務(wù)理論。

二、檔案信息服務(wù)中的保密問題

檔案的開放和保密是一個(gè)事物的兩個(gè)方面。在注重檔案信息開放，以發(fā)揮其積極的社會(huì)作用的同時(shí)，亦不可忽視檔案擁有者的合法權(quán)益。由于檔案真實(shí)記錄了政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和科技現(xiàn)實(shí)及過程，保護(hù)當(dāng)事人的利益是檔案信息服務(wù)工作者義不容辭的職責(zé)?！段覈?guó)檔案法》、《保密法》和知識(shí)產(chǎn)權(quán)法等法律法規(guī)都作了規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他不宜開放的檔案文件要控制使用。在大力推進(jìn)政府信息公開的過程中，保密工作仍是不可缺少的。保密工作，無論在檔案館還是檔案室，都必須高度重視，并采取切實(shí)可行的措施。有的學(xué)者提出，在信息開放的問題上，我國(guó)可以參照美國(guó)等國(guó)的做法，考慮將下述信息列為不開放的范圍：與個(gè)人有關(guān)的信息、與法人有關(guān)的信息、與國(guó)家安全和公共安全有關(guān)的信息、第三方的商業(yè)秘密及第三方向政府有關(guān)行政機(jī)構(gòu)提供的信息、純屬行政機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理活動(dòng)的信息、為執(zhí)法而生成的信息等。

隨著國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立和發(fā)展，一方面，打破了時(shí)間、空間的局限，為人們利用各種信息資源提供了方便、快捷的途徑。因此，信息安全控制問題正日益變得迫切。網(wǎng)絡(luò)信息安全涉及兩個(gè)因素，一是技術(shù)因素，另一是人為因素。為有效解決網(wǎng)絡(luò)效率和安全問題的矛盾。

三、檔案信息服務(wù)活動(dòng)中的開放與保密的協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在檔案信息未開放時(shí)代，檔案信息的保密對(duì)象是所有的公民，統(tǒng)治者不需履行向公民公開信息的義務(wù)；而被統(tǒng)治者除了法律明文規(guī)定的義務(wù)外，沒有獲取信息的權(quán)利。這種對(duì)公民的的保密原則無疑已成為民主發(fā)展道路上的障礙，它不僅構(gòu)成了全民在享有知情權(quán)上的不平等，而且會(huì)滋生信息擁有者和管理機(jī)制的壟斷行為和特權(quán)思想，還可能助長(zhǎng)不正之風(fēng)和腐敗弊端的產(chǎn)生。從事物的發(fā)展規(guī)律來看，任何事物沒有絕對(duì)的不可公開性，檔案的機(jī)密程度隨著時(shí)間的推移在逐漸淡化，任何檔案的保密都是針對(duì)不同利用對(duì)象所規(guī)定的保密，任何檔案的開放都是針對(duì)不同保密程度的檔案所規(guī)定的開放。如果沒有文檔的保密，所謂的開放就成為言之無物，不是真正意義上的開放；如果只強(qiáng)調(diào)開放而沒有保密，應(yīng)當(dāng)保密的信息一旦泄露，就會(huì)危及國(guó)家或當(dāng)事人的安全與利益。絕對(duì)的保密與絕對(duì)的開放同樣是不可思議且不現(xiàn)實(shí)的。

隨著民主政治的推進(jìn)，公民在享受公共信息的知情權(quán)、使用權(quán)的同時(shí)，依法履行對(duì)秘密信息的保密也是責(zé)無旁貸的義務(wù)。從檔案信息服務(wù)角度來看，如何正確處理好兩者的關(guān)系，既是檔案信息利用服務(wù)中極為關(guān)鍵的，也是把握難度很大的，因?yàn)闄n案信息服務(wù)中的開放和保密是一對(duì)矛盾體。現(xiàn)實(shí)中，應(yīng)針對(duì)不同的用戶、不同的檔案信息內(nèi)容，檔案信息服務(wù)者依照國(guó)家的法規(guī)和組織的有關(guān)制度的規(guī)定，在檔案信息提供服務(wù)時(shí)，既不能只強(qiáng)調(diào)開放，簡(jiǎn)單地以檔案信息服務(wù)數(shù)量考評(píng)檔案工作服務(wù)效果，無原則地?cái)U(kuò)大檔案信息服務(wù)范圍，以致?lián)p害權(quán)益人的利益，造成無法挽回的經(jīng)濟(jì)、政治與安全損失；又不能一味注重保密，限制合理、合法利用，造成人為的秘密擴(kuò)大化，不重視檔案信息的社會(huì)服務(wù)功能。就合理、合法保密問題，有學(xué)者曾指出：“保密是一個(gè)普遍存在的社會(huì)現(xiàn)象。它是指某些信息的傳播范圍和傳播對(duì)象必須進(jìn)行限制和控制的行為、措施。如不實(shí)施這種控制和限制，就有可能對(duì)信息的形成者或某一方的利益造成損害，使某些工作活動(dòng)失去公正性與平等性，無法正常地進(jìn)行下去。”這樣必將不利于經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人類進(jìn)步，有悖于全球化的發(fā)展趨勢(shì)。因此，在檔案信息服務(wù)過程中，正確處理開放和保密的關(guān)系具有非常重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義，這將成為檢驗(yàn)檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)在日趨社會(huì)化、網(wǎng)絡(luò)化和市場(chǎng)化的信息服務(wù)領(lǐng)域是否有競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)重要指標(biāo)。

通過對(duì)檔案信息服務(wù)作業(yè)系統(tǒng)的質(zhì)量管理、創(chuàng)新管理與效益管理，并適時(shí)地對(duì)檔案信息服務(wù)績(jī)效做出恰當(dāng)?shù)脑u(píng)估，使檔案信息服務(wù)組織白身擁有了發(fā)展的動(dòng)力、活力和競(jìng)爭(zhēng)力，

并能夠正確地處理檔案信息開放與保密之間的關(guān)系，才能使檔案信息服務(wù)組織不斷地壯大，以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。

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