楊春煉　董日壯　段良濤　李凱

摘要：ERP是采購管理與信息化的完美結(jié)合，它將企業(yè)、客戶和供應(yīng)商三方需求統(tǒng)籌在一起。其中采購作業(yè)流程是采購管理中最重要的部分之一，它是詳細論述采購部門職責(zé)或任務(wù)的運營指南，是采購活動具體執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。一個優(yōu)質(zhì)的采購作業(yè)流程能直接提高采購管理水平，實對現(xiàn)陽光采購，這于降低企業(yè)運營成本具有戰(zhàn)略意義。該文通過實際設(shè)計ERP，提煉出了一套采購作業(yè)流程。

關(guān)鍵詞：采購管理；流程分析；ERP

中國分類號：TP311 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）30-7226-03

自瓦特發(fā)明蒸汽機照亮人類生活新時代以來，如今人們又進入了一個新的時代——互聯(lián)網(wǎng)的時代，互聯(lián)網(wǎng)正在改變著人們的學(xué)習(xí)、生活和工作方式，網(wǎng)絡(luò)的形式將成為貫穿一切事物的形式，極其重要。企業(yè)信息化也是順應(yīng)這大趨勢，基于ERP的采購作業(yè)流程就是要追蹤采購活動并落實到具體網(wǎng)絡(luò)流程上，這聽起來簡單但操作復(fù)雜又意義深遠：它要考慮到不同用戶的職能權(quán)限、物料的進出、采購申請和采購訂單的走向等等，企業(yè)配套的ERP系統(tǒng)能幫助企業(yè)保障物資供應(yīng)，建立牢固友好的供應(yīng)商關(guān)系[1]。該文通過實際設(shè)計ERP，來祥解一套采購作業(yè)流程，其包括三個大流程申請流、申請流到訂單流的轉(zhuǎn)換、訂單流。這三個大流程中又包括七個小流程，其包括供應(yīng)商管理、物料管理、采購申請、采購分配、采購訂單、訂單入庫、訂單付款。

1 信息化采購作業(yè)流程存在的問題

根據(jù)對企業(yè)的實際調(diào)研發(fā)現(xiàn)，企業(yè)采購普遍存在大量的共性問題。傳統(tǒng)的采購方式雖然實時交互性好，但其只適合小作坊來高效運行，無法操控大公司的大數(shù)據(jù)。在現(xiàn)代企業(yè)都往ERP系統(tǒng)傾斜的過程中，很多流程不清晰、流程與實際運作脫節(jié)、流程繁多且層次不清、很多人會擔(dān)心ERP數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確等問題。依筆者所見，ERP就像是一個機器人，不僅要求構(gòu)造完整完整（流程清晰），也要求能“學(xué)習(xí)”（需要各部門負責(zé)人員及時準(zhǔn)確的更新維護數(shù)據(jù)），那么企業(yè)采購便可實現(xiàn)大公司小作坊運行的效果。那么我們就應(yīng)該設(shè)計一套清晰的采購作業(yè)流程，并且落實人員責(zé)任，規(guī)范管理。

2 采購作業(yè)流程分析

系統(tǒng)就是要為客戶省時省事，否則一個電話能解決的問題，沒必要麻煩用一個系統(tǒng)，所以本著參與人員最少化，流程最簡化的思想，我所提煉的ERP采購流程業(yè)務(wù)分析大體動作過程如圖1所示。

接下來我們說一下基礎(chǔ)工作：

基礎(chǔ)工作：在采購開始前，我們要做好供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理，在企業(yè)中，采購部門天天與市場資源打交道，采購部門需要靠敏銳的市場嗅覺來獲得一批可靠的供應(yīng)商的鼎力相助，從而保障供給，相互協(xié)調(diào)工作實現(xiàn)雙贏。在供應(yīng)商信息中，需要明確的物料條目、最低的采購價格、最高的供給數(shù)量以及供給日期等等具體信息[2]。此外，需要采購部門對供應(yīng)商進行監(jiān)控，以此來及時更新供應(yīng)商信息，保證ERP數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。對新開發(fā)的供應(yīng)商最好進行一段時間的認證過程，經(jīng)過評審再作為許可采購的供應(yīng)商再錄入系統(tǒng)[3]。其次我們要做好物料管理，物料管理：物料管理即公司根據(jù)自身情況增加需求條目，該部分由后勤領(lǐng)導(dǎo)管理。物料管理可以根據(jù)公司實際需求做出自己的特色管理，例如有的公司將物料分類為常備性物料（采用存量計劃采購）和專用性物料（隨用隨買，不保證庫存）。最后在該系統(tǒng)中，我們涉及的工作人員依次有：部門員工、部門領(lǐng)導(dǎo)、國資處、總經(jīng)理、采購人員、倉庫人員、財務(wù)人員。

然后我們進入采購流程，我們根據(jù)采購條目的走向，將采購流程分為三個大流，分別為：申請流（采購申請+部門審批+國資處審批+總經(jīng)理審批）、申請流到訂單流的轉(zhuǎn)換（采購分配+采購訂單）、訂單流（國資處審批+訂單入庫+訂單付款）。這樣做實現(xiàn)很好的分流效果，加上我們不同模塊對應(yīng)不同職能的人員進行工作，這樣就控制各部門之間的訪問權(quán)限，更好的管理采購流程。

下面我們主要結(jié)合具體動作與實際用語言來闡述采購流程。

2.1 申請流

在申請流中，已采購申請為操作元，一條申請中可以包含多條采購條目，條目以申請的形式存在。

2.1.1 采購申請

采購申請，是獨自申請，即只要有權(quán)限的人都可提出申請。它需要申請人員能科學(xué)測定采購提前期[4]，這樣當(dāng)用到貨物時才會不斷料、待料，不影響生產(chǎn)線。提交申請之后有對應(yīng)部門人員進行審核。若審核通過，后勤人員會查看庫存表（單種物料要考慮到所有的申請），若庫存滿足則可直接領(lǐng)用（先進先出，減小過期率），無需采購，這能保證倉庫不囤料，減少資金積壓和場地占用[5]。否則應(yīng)采購，則加入采購分配。提出申請的同時，進入申請流。

3.1.2 三級審批

三級審批包括部門審批+國資處審批+總經(jīng)理審批[6]，顧名思義，就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)自己的職能對采購申請進行批復(fù)意見填寫，然后決策（通過、退回修改、不通過）。三級審批的系統(tǒng)操作能極大提高現(xiàn)實中人力及時間使用的效率，幫助企業(yè)高效運行。其中，三級領(lǐng)導(dǎo)不僅可以處理信息，其實自己也能提出采購申請，在審批的時候，就直接跨過自己這一層的審批即可。

2.2 申請流到訂單流的轉(zhuǎn)換

采購分配里面看到的不是采購申請，是采購申請中的每一個條目，然后根據(jù)條目，分配給對應(yīng)的采購人員。

采購人員收到采購分配以后，根據(jù)采購分配的條目，進行供應(yīng)商的選擇，供應(yīng)商+對應(yīng)的采購條目，生成采購訂單。這樣就實現(xiàn)了申請流到訂單流的轉(zhuǎn)換。

2.2.1 采購分配

在采購分配時，我們應(yīng)該做到根據(jù)條目的各個屬性進行排序，這樣有利于我們進行批量處理，簡化處理大數(shù)據(jù)；有利于我們分門別類的處理，更有條理性執(zhí)行分配使我們選擇需要的條目給對應(yīng)的采購人員，所以在執(zhí)行分配前，要考慮到物料的采購數(shù)量、采購日期、運輸方式，執(zhí)行分配時需要根據(jù)物料類型指派有相關(guān)經(jīng)驗的采購人員，同時也可以分配數(shù)量，以達到大筆訂單可以分批次、分不同人員采購的目的。采購分配是個重要環(huán)節(jié)，關(guān)系到采購物品是否能夠適時、適質(zhì)、適量、適價、適地的入庫[7]。endprint

2.2.2 采購訂單

采購人員收到采購分配，根據(jù)ERP中的供應(yīng)商信息，綜合考慮有關(guān)物價、數(shù)量、運輸方式、售后服務(wù)等要求，來對供應(yīng)商進行優(yōu)選，并且填寫相關(guān)備注，選擇支付方式等細節(jié)，然后生成訂單。該訂單要求能夠打印，打印出來紙質(zhì)版作為供應(yīng)商和企業(yè)溝通的依據(jù)憑證。采購訂單生成，并且國資處審批通過后便可由采購人員電話通知供應(yīng)商供貨。

2.3 訂單流：國資處審批+訂單入庫+訂單付款

在訂單流中，已采購訂單為操作元，一條訂單中可能包含多條采購條目，條目以訂單的形式存在。

2.3.1 訂單入庫

供應(yīng)商將貨物運到企業(yè)，需要庫管人員根據(jù)采購訂單對貨物進行驗收。驗收不通過則聯(lián)系換貨、補貨等，驗收通過之后庫管人員簽收入庫，簽收之后，及時修改庫存，保證ERP數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。簽收入庫后，要對供應(yīng)商的訂單進行蓋章，以便供應(yīng)商拿著蓋章訂單找財務(wù)人員經(jīng)行核算。在此期間，若采購申請人員看到自己的采購申請已經(jīng)入庫，便可攜帶采購申請單前去領(lǐng)用，庫管人員同時亦要做好庫存的更改。

2.3.2 訂單付款

涉及到資產(chǎn)都是企業(yè)的核心問題，采購付款不是簡單的結(jié)賬走人，我簡單根據(jù)涉及到的其他部門人員總結(jié)一下。供應(yīng)商的貨物入庫之后，拿著庫管人員蓋過章的紙質(zhì)采購訂單找財務(wù)人員結(jié)算。財務(wù)人員將其跟ERP系統(tǒng)上的訂單數(shù)據(jù)比對，如屬實，則根據(jù)訂單上的支付方式給供應(yīng)商結(jié)算。結(jié)算結(jié)束后，修改訂單的狀態(tài)。至此，訂單流結(jié)束，整個采購活動亦結(jié)束。

3 結(jié)束語

采購作業(yè)流程不在“多”，而在“清”，即：各部門之間的關(guān)聯(lián)與界面清晰、責(zé)權(quán)分明；各級人員管理清晰、層次分明；新老程序的變更清晰、時間分明；授權(quán)與監(jiān)管同步。清晰的采購作業(yè)流程是為了流暢的采購活動做準(zhǔn)備。沒有哪套ERP系統(tǒng)是萬能的，公司要根據(jù)實際需要來形成自己的采購作業(yè)流程。ERP運行后，要求每一名員工、每一名領(lǐng)導(dǎo)都真正的參與進來，根據(jù)外部市場和環(huán)境的變化驗證采購作業(yè)流程，將不適應(yīng)的地方進行淘汰維護?，F(xiàn)代企業(yè)正逐步走向虛擬管理和協(xié)同商務(wù)的運營模式[8]，一套擁有清晰化采購作業(yè)流程的ERP系統(tǒng)應(yīng)用到采購活動中，不但可以保證供應(yīng)鏈，同時是企業(yè)和供應(yīng)商建立伙伴關(guān)系的橋梁，提高采購管理效率。

參考文獻：

[1] 盧文濤.ERP在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用[J].商場現(xiàn)代化，2014（8）.

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[3] 王浩天.ERP在企業(yè)采購管理中的運用[J].商場現(xiàn)代化，2006（35）.

[4] 魯少勤.論ERP環(huán)境下企業(yè)采購管理機制的變革[J].常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014（1）.

[5] 郭德福，滿高鵬，王軍梅，馬軍雷.集約化采購管理與電子平臺的應(yīng)用[J].水泥技術(shù)，2014（4）.

[6] 王小靜.ERP軟件采購方法的探討[J].東方企業(yè)文化，2014（11）.

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[8] 卞磊.企業(yè)物資采購管理創(chuàng)新探討[J].中小企業(yè)管理與科技：中旬刊，2014（7）.endprint